4.3.1.1 Conocimiento de la empresa
La empresa BUENAVISTA LEATHER SHOES Inicia sus actividades en la ciudad de Santo Domingo el 16 de Junio del 2000, dedica a la comercialización al por mayor y menor de calzado.
Su domicilio principal en la calle Ambato 426 y avenida 29 de mayo en Santo Domingo de la Provincia Tsáchilas cual podrá establecer agencias, sucursales o establecimientos en uno o más lugares dentro del territorio nacional o en el exterior sujetándoos a las disposiciones legales correspondientes, el plazo de duración de la empresa es de 50 años contados desde la fecha de inscripción.
4.3.1.2 Base Legal.
El diseño del sistema contable se efectuó en base a las normas generales vigentes aplicables a las empresas comerciales como la Ley de régimen tributario interno, cámara de comercio, ley municipal de patentes, código de trabajo y otras leyes civiles y comerciales.
4.3.1.3 Dirección Estratégica.
Toda empresa necesita un direccionamiento estratégico gerencial por lo cual la empresa Buenavista Leather Shoes para poder diseñar su sistema contable es necesaria con que cuente con objetivos organizacionales, visión, misión y políticas que ayuden a cumplir dichas metas.
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4.3.1.4 Misión propuesta de de calzado Buenavista
Calzado Buenavista es una empresa innovadora dedicada a la comercialización de productos de cuero de excelente calidad y garantía, que dirige sus esfuerzos a complacer las necesidades y expectativas de sus clientes, cumplimiento, avances tecnológicos y compromiso social. Se preocupa por el bienestar de su recurso humano capacitado dotado de características personales y laborales, para que sea el ente facilitador para identificar la organización como la mejor elección de la clientela y buscar obtener la distinción de líder en su NICHO.
4.3.1.5 Visión propuesta de calzado Buenavista
Calzado Buenavista será una organización líder en la fabricación y comercialización de productos de cuero en el mercado nacional e internacional que genere una alta rentabilidad y una mayor productividad, resultado de un compromiso con la innovación, la tecnología y la calidad, además incrementar nuestra participación en el mercado extendiendo nuestros puntos de venta a nivel local y nacional.
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4.3.1.6 Estructura Organizacional Buenavista Leather Shoes.
Gráfico 46 Organigrama Estructural.
Elaborado por: Tlgo. Pedro Zambrano.
Fuente: Empresa Buenavista Leather Shoes.
4.3.1.7 Descripción del Organigrama.
Con el grafico anterior se puede saber la forma con la cual está dividida las actividades de la empresa por lo cual se detalla que este organigrama de Buenavista Leather Shoes cuenta con los siguientes departamentos:
4.3.1.8 Gerencia.
Integra, Decide, Dirige y Controla, la correcta administración de los recursos materiales, técnicos, humanos y administrativos de Buenavista Leather Shoes, con la finalidad de hacerlos eficientes, eficaces y efectivos.
4.3.1.9 Departamento Financiero (Contabilidad).
Controlar la contabilidad del almacén e intervenir todos los documentos de cobro y pago correspondientes. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PRESIDENCIA. GERENCIA DEPARTAMENTO COMERCIAL. ASESORIA CONTABLE. COMPRA Y VENTA DEPARTAMENTO FINANCIERO. CONTABILIDAD. BODEGA MANTENIMIENTO LIMPIEZA.
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Crear un sistema de Control interno Eficiente, Eficaz, e inviolable.
Vigilar y controlar las actividades relacionadas con la contabilidad y operación del personal.
Crear diariamente los asientos correspondientes, Presentar estados financieros al final de cada año.
Formular el presupuesto y la cuenta general de gastos e ingresos de cada año, sometiéndolos a la aprobación de la Junta Directiva, para que ésta los presente, con su dictamen, a la Junta General.
4.3.1.10 Departamento Comercial (Ventas).
Analizar las encuestas de satisfacción y desarrollar campañas que mejoren la lealtad del cliente, revisando los planes y objetivos con la gerencia y departamento de ventas.
4.3.1.11 Bodega.
Tomar registro de bienes materiales que se ingresen a bodegas del Servicio.
Almacenar físicamente con los medios disponibles en los espacios dispuestos.
Almacenar los registros de los materiales en medios escritos y/o magnéticos que disponga el Servicio.
Efectuar salidas de bodega conforme a requerimientos de jefaturas superiores.
Reportar informes mensuales a su superior jerárquico, respecto del estado de las existencias que contenga a lo menos saldos disponibles valorizados.
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4.3.1.12 Manual de funciones por departamentos
4.3.1.13 Gerencia
Tabla 36 manual de funciones de Gerencia
1. Identificación Título del Puesto: Gerencia Área : Administrativa
2. Descripción Genérica
Establecer objetivos anuales en coherencia con las políticas existentes y asignar recursos necesarios para el cumplimiento de estos.
3. Dimensiones Establecer competencias en las diferentes aéreas.
Supervisar la situación financiera de la empresa
Contar con información oportuna y confiable a través de los sistemas administrativos y computarizados.
Realizar periódicamente controles y revisiones de las políticas de la organización, revisando los resultados de las mismas
4. Naturaleza y Alcance
Puesto que le reporta: Asistente administrativo, Contador general, Cajero, Vendedores. Bodegueros.
5 Funciones Establecer objetivos anuales en coherencia con la
política existente.
Asignar los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para conseguir los objetivos establecidos.
Visitar periódicamente los lugares de trabajo para poder estimular comportamientos eficientes, detectar deficiencias y trasladar interés por su solución.
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Establecer las competencias y las interrelaciones de cada departamento.
Realizar periódicamente controles y revisiones de las políticas de la organización, revisando los resultados de las mismas.
Reconocer a las personas sus logros, de acuerdo a los objetivos y actuaciones planteadas
Autorizar las compras de material faltante en almacén.
6. Relaciones
del puesto
Supervisa: Todas las áreas de la empresa
Trabaja con: Todas las áreas de la empresa
Fuera de la empresa: Clientes, autoridades,
proveedores y directivos de otras empresas
7. Requisitos
para el cargo
Título en administración de empresa o carreras afines habilidad para diseñar estrategias y objetivos Empresariales Experiencia en cargos similares
4.3.1.14 Asesoría contable
Contador general
Tabla 37 Manual de funciones del departamento de asesoría contable
1. Identificación Título del Puesto: Contador General Área : Administrativa
2. Descripción Genérica
Es el encargado de proporcionar información Financiera, Contable, Presupuestos, Costos, Estadísticas y Estados Financieros de manera oportuna y veraz, para la toma de
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decisiones Gerenciales, así como el cumplimiento de aspectos Fiscales y Legales ante dependencias oficiales, de acuerdo a los procedimientos, presupuestos y programas correspondientes.
3. Dimensiones Su alcance general incluye las actividades Contables.
Asegura el cumplimiento de la normatividad Contable y Fiscal de la compañía.
4. Naturaleza y Alcance
Reporta a: Gerente general y Presidente
Puesto que le reporta: Auxiliares Contables y Cajero.
5. Funciones
En lo contable es el responsable de que la información cumpla un estándar de conformidad a principios contables reconocidos en el ámbito nacional e internacional, de la información generada en las oficinas del interior de la república y en las oficinas centrales.
Es el encargado de la consolidación de la información generada
Encargada de analizar las cifras contenidas en los Estados Financieros generados en el proceso contable para determinar la eficiencia operacional de la sociedad.
En el aspecto fiscal es el responsable de vigilar y regular todos los aspectos impositivos de la entidad estableciendo las políticas fiscales de conformidad con las Leyes correspondientes, apegándose en su carácter de causante.
Tiene la obligación de presentar al Gerente General y al Asistente Administrativo los estados financieros, balance, estado de resultados, sus comparativos y anexos.
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de cuentas de mayor o auxiliares.
Elabora la declaración anual de la entidad en base a la información contable y fiscal..
7. Requisitos
para el cargo
Título en Contabilidad y Auditoria
Sólidos conocimientos en control y gestión de empresas
Experiencia mínima 4 años
Conocimiento de la normativa legal y tributaria
Alta capacidad de análisis y síntesis
4.3.1.15 Departamento financiero
4.3.1.16 Gerente financiero
Tabla 38 Manual de funciones del gerente financiero
1. Identificación Título del Puesto: Gerente Financiero Área : Contabilidad
2. Descripción Genérica
Asignación eficiente de fondos dentro de la organización
Verificar información para autorización y pago
Control de cuadre de caja
Control de gastos
3. Naturaleza y Alcance
Reporta a: Gerencia General
Puesto que le reporta: Contabilidad General.
4 Funciones del Titular
Informar al gerente general de las actividades de acuerdo con los planes y programas.
Revisión detallada de las cajas
Verificación de autorización en los gastos incurridos
7. Requisitos para el cargo
Título profesional en Finanzas o carreras a fines
Espíritu crítico; Fluidez verbal; Capacidad de prevenir y adaptarse a varias situaciones.
Experiencia en cargos similares
Capacidad para adoptar decisiones oportunas en el manejo contable y financiero.
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4.3.1.17 Asistente de contabilidad
Tabla 39 Asistente de Contabilidad
1. Identificación Título del Puesto: Asistente de Contabilidad Área : Contabilidad
Nombre :Álava Marina
2. Descripción Genérica
Registrar en el sistema los movimientos contables de la empresa Realizar pago a proveedores y revisar cuentas por pagar
Elaborar roles de pago
3. Naturaleza y Alcance
Reporta a: Contador General
Puesto que le reporta: Asistente Contable
4. Funciones del Titular
Contabilización de roles de pagos Revisión diaria de facturas vencidas
Realización de transferencias por pago a proveedores Elaboración de retenciones en compras
7. Requisitos
para el cargo Titulo en Contabilidad y auditoría.
Experiencia en cargos similares Habilidad para resolver problemas
4.3.1.18 Auxiliar de contabilidad
Tabla 40 Manual de funciones auxiliar contable
1. Identificación Título del Puesto: Auxiliar de Contabilidad Área : Contabilidad
2. Descripción Genérica
Recibir y cobrar el dinero por los bienes o servicios recibidos por los clientes
Realizar cobros a clientes así como también revisas las cuentas por cobrar.
3. Naturaleza y Alcance
Reporta a: Contador General
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4. Funciones del Titular
Depósitos diarios Cierre de caja diario Cobro a clientes
Revisión de las cuentas por cobrar
7. Requisitos
para el cargo Titulo en Contabilidad y auditoría.
Experiencia en cargos similares Conocimiento en las normas contable
4.3.1.19 Departamento comercial
Tabla 41 Gerente comercial
1. Identificación Título del Puesto: Gerente Comercial Área : Almacén
2. Descripción Genérica
Atender a los clientes para dar solución o aclarar situaciones de inconformidad
Obtención de información acerca del mercado
3. Dimensiones Satisfacer con oportunidad y eficiencia las necesidades
de los clientes de acuerdo a los requerimientos. Mantener surtido el almacén. Controlar el Inventario y canalizar los servicios de mantenimiento con el personal asignado para tal efecto.
4. Naturaleza y Alcance
Reporta a: Gerencia General
Puesto que le reporta: Contabilidad General.
5Funciones del Titular
Mantener el equipo en condiciones óptimas para proporcionar servicios de calidad que permitan el mejor aprovechamiento de los recursos y la búsqueda de mejora continua.
Informar al gerente general de las actividades de acuerdo con los planes y programas.
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Búsqueda de nuevos clientes
Solicitar el material faltante en el almacén a los proveedores, con previa autorización del Gerente General.
Llenar las salidas de material que soliciten los trabajadores para las instalaciones eléctricas que estén realizando.
7. Requisitos para el cargo
Título en Administración o carrera afines al cargo Imprescindible conocimientos de equipos informáticos
4.3.1.20 Vendedores
Tabla 42 Manual de Funciones del Vendedor
1. Identificación Título del Puesto: Vendedores Área : Almacén
2. Descripción Genérica
Vender y salvaguardar las computadoras y equipos y accesorios en almacén, así como proporcionar servicios de calidad a público en general.
3. Naturaleza y Alcance
Reporta a: Gerencia General
Puesto que le reporta: Contabilidad General.
4 Funciones del Titular
Mantener surtido el almacén.
Solicitar al cliente los datos personales para ingresar al sistema
Emitir la factura verificando con la entrega física de los productos
Registrar entradas y salidas de inventarios.
Asesor al cliente de cómo los productos o servicios pueden satisfacer las necesidades
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7. Requisitos
para el cargo
Título en informática o carreras a fines
Experiencia en cargos similares
Habilidad para brindar servicio post venta
Conocimiento de computadoras
Facilidad de palabra para ventas
4.3.1.21 Políticas internos generales empresa “BUENAVISTA LEATHER
SHOES.”
4.3.1.22 Para los empleados DE BUENAVISTA LEATHER SHOES
Los sueldos y salarios se pagaran a los trabajadores de acuerdo al código de trabajo y serán afiliados al (IESS) desde el momento de ingresar a laborar, se dará el nivel de sueldos del mercado.
Todo el personal utilizara uniforme impuesto por la empresa.
Toda la información de la empresa es restringida externamente.
Velar por el buen manejo de los recursos económicos suministros y otros que se le proporcione para el desempeño de sus labores,
Se dará capacitación anual.
Se mantendrán reuniones con los colaboradores para la integración
Se realizaran exámenes médicos a los colaboradores cada año para mantener la salud.
El horario de trabajo de la empresa es 8:00am a 18:00 horas de lunes a viernes con una hora de almuerzo y sábados de 9 a 13 horas.
El personal que llegue atrasado 3 veces se le cobrara una multa de 0,20 como coeficiente del sueldo que perciba mensualmente.
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En caso de faltar por problemas de salud, justificar con los debidos permisos del IESS.
4.3.1.23 Políticas generales de ventas
Todo pedido tomado para la venta, será atendido de acuerdo con las siguientes condiciones cuyo contenido el cliente declara conocer y aceptar.
Todo pedido está sujeto a la aceptación por parte de la oficina Principal de BUENAVISTA LEATHER SHOES En Santo Domingo, mediante el envío al cliente de la Copia de la nota de pedido con el sello de confirmación. Los plazos de entrega definitivos serán los indicados en dicha copia, salvo casos de fuerza mayor, imposibilidad técnica o circunstancia imprevista fuera de nuestro control. Una vez confirmado el pedido no se podrá cambiar ni cancelar sin consentimiento de ambas partes, y si ya se hubiera comenzado a despachar, su valor correrá por cuenta del comprador.
BUENAVISTA LEATHER SHOES, efectuará la venta de la mercadería conforme a las características indicadas por el cliente y anotadas en el presente pedido de modo que no será responsable si dichas características no correspondieren a las necesidades reales del cliente.
Los productos vendido por BUENAVISTA LEATHER SHOES. Son productos de primera clase, está garantizado contra defectos de fábrica y mano de obra al ensamblar No asume ninguna responsabilidad por los resultados y consecuencias del uso de sus productos, por los clientes o terceras personas, o por el uso de sus productos en combinación con cualquier otro uso.
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Una vez entregada la mercadería, no se aceptarán devoluciones, a menos que sean por causa justa, en un plazo máximo de 30 días y previa autorización de un funcionario de BUENAVISTA LEATHER SHOES. Asumiendo el cliente el costo del transporte.
El cliente asume toda la responsabilidad de la transportación de la mercadería en lo que se refiere a daños o pérdidas, así como del pago del flete, a menos que exista arreglo especial en contrario.
Si la entrega de la mercadería es postergada por deseo del Cliente, se facturará la cantidad pedida como recibida, BUENAVISTA LEATHER SHOES .se reserva el derecho de cobrar al cliente dicha factura, incluyendo el cargo por almacenaje, quedando dicha mercadería por cuenta y riesgo del cliente.
Si entrare a regir alguna disposición legal, gubernamental o administrativa, que aumente directa o indirectamente el costo de venta de los artículos descritos en el presente pedido, éstos estarán sujetos al alza en su precio por la cantidad crédito y consecuentemente la entrega de la mercadería pedida, cuando lo juzgue conveniente por incumplimiento del cliente en el pago de sus obligaciones a cualquier acreedor, o cuando la situación financiera o moral del cliente así lo justifique.
1. Realizar el despacho mediante orden de pedido
2. Otorgar créditos a 15 días, se puede cancelar a través de tarjetas de crédito, se pedirá garantía al crédito personal a través de cheques
3. Se mantendrán reuniones por día en la primera hora de la mañana para ver sugerencias e inquietudes presentadas
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4. Se realizaran visitas técnicas a las empresas clientes para mantener la lealtad
5. Se vigilara las quejas presentadas 6. Se evaluara la satisfacción del cliente
4.3.1.24 Políticas de compras
1. Las compras se harán solo si son necesarias, con previa verificación de existencias en la bodega.
2. Se realizara un control de suministros de oficina, los proveedores deben cumplir con productos de calidad, mejor precio, entrega a tiempo.
3. Se receptaran propuestas de proveedores
4. Se realizara el pago a proveedores de manera mensual.
4.3.1.25 Política de atención al cliente
1. El cliente por encima de todo.
2. No hay nada imposible cuando se quiere 3. Cumplir todo lo que promete al cliente
4. solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle más de lo que espera 5. para el cliente, tu marcas la diferencia
6. fallar en un punto significa fallar en todo
7. un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos. 8. el juicio sobre la calidad de servicio lo hace el cliente.
9. por muy bueno que sea un servicio, siempre se puede mejorar. 10. cuando se trata de satisfacer al cliente, todos somos un equipo
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4.3.1.26 Políticas de crédito y cobranza
Las políticas de cobranza garantizan el control necesario para asegurar la recuperación, de acuerdo a las condiciones y propósitos para la que fue concedido el crédito. Se basan en normas convenientes de actuación oportuna para prevenir, detectar y remediar problemas mucho antes de que la operación sea clasificada como “irrecuperable” a perjuicio de la empresa.
1. Se dará crédito a 15 días y de acuerdo a tasas activas del mercado. 2. Se cobrara el 10% de interés de mora adicional al porcentaje de tasa del
mercado.
3. Se pedirán cheques de garantía y se clasificara por categoría: A cliente responsable, B Cliente no responsable.
4. Los valores superiores a 2500 dólares en crédito serán aprobados por el gerente