INICIO PLANIFICACION EJECUCIONMONITOREO Y
CONTROL CIERRE
NIVEL DE MADUREZ POR AREA
CLASIFICACION 4. Gestion de la Integracion 24% 20% 27% 30% 38% 28% Baja
5. Gestion del Alcance 30% 32% 31% Baja
6. Gestion del Tiempo 36% 38% 37% Intermedia Baja
7. Gestion de los Costos 33% 38% 35% Intermedia Baja
8. Gestion de la Calidad 46% 54% 54% 51% Intermedia Alta
9. Gestion de los Recursos Humanos 34% 27% 30% 30% Baja
10. Gestion de las Comunicaciones 16% 16% 16% 16% Muy Baja
11. Gestion de los Riesgos 25% 50% 0% 25% Baja
12. Gestion de las Adquisiciones 16% 14% 16% 15% Muy Baja
13. Gestion de los Interesados 22% 24% 24% 20% 23% Baja
INICIO PLANIFICACION EJECUCIONMONITOREO Y
CONTROL CIERRE GRADO DE MADUREZ POR GRUPO
DE PROCESOS 23% 28% 30% 27% 38%
Baja Baja Baja Baja Intermedia Baja
Grupo de Procesos de la Direccion de Proyectos Area de Conocimiento
Figura 34. Grafica grado de madurez por grupo de procesos
Fuente: Elaboración Propia
Inicio
De acuerdo al análisis realizado se evidencio que la empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, para este grupo de procesos de clasifica como bajo con un 23% siendo este el menor porcentaje, lo que indica que este es el proceso más crítico ya que no se encuentran alineadas las expectativas de los interesados y el propósito de cada proyecto, no se informa a los interesados de forma eficiente y ordenada el alcance y los objetivos así como la participación e interacción entre todas las áreas involucradas para el cumplimiento de las expectativas.
No se tienen implementadas estrategias en las cuales únicamente los proyectos alineados con objetivos estratégicos son autorizados por parte de gerencia para su ejecución, así como la persona encargada en este caso dicha responsabilidad recae sobre el director. Aunado a lo anterior no se establece la importancia de esta etapa del contrato, no se tiene conocimiento de acta de constitución así que todos los protocolos para el inicio de los proyectos se realizan de manera informal. Planificación
Para este grupo de procesos la empresa cuenta con una calificación de bajo con un 28%, a pesar de ser un proceso tan importante no se tienen estandarizados procesos en los que se establezca el
0% 10% 20% 30% 40%INICIO PLANIFICACION EJECUCION MONITOREO Y CONTROL CIERRE
alcance total del esfuerzo, que permitan definir los objetivos y la línea de acción para la ejecución de los diferentes proyectos, se evidencio que no se desarrollan componentes del plan para la dirección del proyecto así como los documentos del mismo para llevarlo a cabo.
Dentro de los proyectos que se encuentran en ejecución y sobre los cuales han existido diferentes cambios modificando con ellos algunas condiciones contractuales, sobre los cuales no existen planes de contingencia toda vez que no se cuenta con el plan para la dirección del proyecto, estos se van ejecutando de acuerdo a las directrices de los que ya se ejecutaron y que cuentan con un alcance similar sin embargo no se estructura ni se tiene ningún proceso en el que se describan las actividades a llevar a cabo así como la documentación requerida. Adicional a esto todos los integrantes del equipo de trabajo no se encuentran enterados de la interacción de cada uno desde su cargo en la planificación y ejecución de los proyectos.
Por otro lado es en este grupo de procesos donde todas las áreas de conocimiento convergen lo que indica que existe un punto crítico durante la planificación de los proyectos que es lo que está generando problemáticas y convenientes durante le ejecución de los mismos.
Ejecución
La empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, se clasifica en este grupo de procesos en bajo con un 30%, como se mencionó en el proceso anterior al no existir un plan para la dirección del proyecto las consecuencias se hacen visibles durante la ejecución, toda vez que al no tener estandarizada la forma de ejecutar las actividades de cada proyecto no se logran satisfacer los requisitos del mismo.
Las diferentes problemáticas encontradas dentro de la empresa se dan específicamente por que el trabajo necesario para cumplir con los requisitos y objetivos del proyecto no se lleva de acuerdo a un plan. Los presupuestos, los recursos y los tiempos de los proyectos se ven ejecutados en este proceso, es acá donde se generan las solicitudes de cambio que al no ser planificadas llevan a retrasos, perdidas económicas, y demás consecuencias negativas para la compañía. Por otro lado la falta de experiencia de los directores hace que se estén resolviendo inconvenientes a la marcha con el fin de sacar a flote los proyectos, pero sin tratar los problemas de fondo.
Este grupo de procesos se clasifica como bajo con un 27%, lo que indica que no se cuenta con ningún proceso estandarizado para realizar seguimiento, análisis y regulación del progreso y desempeño del proyecto, lo que impide que se evidencien los cambios que se requiera realizar. No se realiza un monitoreo del desempeño del proyecto por lo que por parte de gerencia no se puede suministrar información sobre el mismo. La forma como se realiza el seguimiento de los contratos impide conocer el avance contractual respecto al avance ejecutado, analizar las variaciones, evaluar las tendencias que permitan realizar mejoras a los procesos, evaluar las alternativas entre otras acciones.
Si bien existe un rol encargado de realizar seguimiento a cada proyecto, no se tienen parámetros específicos a tener en cuenta para que el proceso sea eficiente y beneficioso para la empresa, esta persona no cuenta con las herramientas para evaluar solicitudes de cambio, recomendar acciones correcticas o preventivas de contingencia para inconvenientes, monitorear las actividades del proyecto, compararlas con los términos contractuales entre otros, lo que hace que este proceso no sea útil a la compañía.
Cierre
Este grupo de procesos tiene una calificación de intermedio bajo con un 38%, sin embargo es el que cuenta con un mayor porcentaje, tiene más fuerza toda vez que al ser el estado el cliente principal de ARCA, este se encuentra en la obligación de dar un cierre definitivo a cada contrato que para estos casos seria el acta de liquidación o el acta de entrega a satisfacción de los servicios recibidos.
Sin embargo este no es considerado un proceso en si puesto que ni existe ningún parámetro sobre el cual definir las actividades que se llevan a cabo para dar cierre a cada uno de los proyectos. Al no encontrarse estandarizado no se puede verificar formalmente que los procesos definidos se han completado con el fin de cerrar el proyecto, así como la terminación definitiva de cada uno de ellos, no se pude definir si terminaron adecuadamente hasta no contar con un documento que certifiqué la terminación del misma a satisfacción para cada cliente.
6 FORMULACION ESTRATEGICA
(Plan de Mejora)
La empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, cuenta con 26 años en el sector de la construcción y la consultoría, con la ejecución de proyectos importantes y de gran reconocimiento tanto a nivel privado como público. Sin embargo, se hace necesario que para garantizar el éxito de los proyectos se realicen acciones de mejora en la gestión de proyectos, se evidencio un fuerte interés por parte de los directores para realizar la estructuración y futura implementación de una metodología que les permita culminar a entera satisfacción los proyectos que tienen a su cargo. Adicional a lo anterior al contar con un sistema de gestión de calidad, hace más fácil para el personal seguir lineamientos establecidos tal y como se establece en este tipo metodologías.
Por lo anterior se propone establecer un plan de mejora el cual se espera sea implementado por parte de ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A de forma progresiva, toda vez que se debe reconocer que este es un proceso al cual se deben adaptar no solo los involucrados sino la compañía en su totalidad, ya que este representa costos adicionales, inversión de tiempo, cambios en la forma de ejecución de los proyectos (método que llevan trabajando durante muchos años), entre otros.
Se plantea un plan de mejora así:
CORTO PLAZO
1.Realizar una reunión de socialización en la cual se señale el estado actual de la empresa, respecto a la gestión de proyectos, lo anterior con el fin de concientizar al personal sobre la importancia de las buenas practicas al interior de la empresa.
2.Crear una política y una visión para gestión de proyectos, aplicadas a los objetivos estratégicos de la empresa y a las metas planteadas por parte de la gerencia.
3.Realizar capacitaciones y formación adicional a los involucrados en la ejecución de los proyectos en todos los conceptos y prácticas relacionadas con la gestión de proyectos y buenas practicas.
4.Proponer un re estructuración de procesos, a partir del seguimiento de los proyectos estableciendo las metodologías de nuevas prácticas, para que puedan llevarse a cabo procesos con éxito.
5. Implementar como recurso para le ejecución el Plan para la Ejecución del Proyecto, durante la planificación, para prevenir los inconvenientes presentados durante la etapa de ejecución.
6.Establecer indicadores por medio de los cuales, se pueda estar un continuo seguimiento de las metas planteadas respecto a la gestión de proyectos, estos serán evaluados a las figuras jerárquicas establecidas en el organigrama de la empresa.
7.Establecer estrategias para estandarizas los procesos con las tres restricciones, alcance, tiempo y costo, que son los principales datos que se encuentran establecidos dentro de los contratos. 8.Aprovechar el interés del recurso humano en la implementación de la gestión de proyectos.
Figura 35. Plan Estratégico a corto plazo
Fuente: Elaboración Propia
C O R T O P L A Z O POLITICA Y CULTURA
Definicion de Politica y vision en Gestion de Proyectos
Divulgar las politicas al personal de la compañia
PROCESOS
Establecer estrategias en las tres restricciones
Establecer el Plan para la Direccion del Proyecto
PERSONAS Capacitar al personal de la compañia gestion deproyectos para alcance, tiempo y costo
HERRAMIENTAS
* Acta de Constitución *EDT/WBS *Cronograma * Linea base de costos
MEDIANO PLAZO
1.Tener consolidada y estructurada la política y la visión en gestión de proyectos de la compañía con el fin de entender las metas y el fin de contar con estas metodologías para ejecución de proyectos.
2.Tener implementada una metodología única para la ejecución de los proyectos, tomando con esto acciones a los directores que no estén llevando a cabo los registros establecidos y los procedimientos.
3.Establecer evaluaciones de desempeño a los profesionales que se pretenden vincular a cada uno de los proyectos, teniendo en cuenta las competencias y como estas son beneficiosas para el desarrollo de los proyectos.
4.Si bien es cierto que una metodología para gestión de proyectos es bastante compleja, se pueden empezar a implementar algunas herramientas para llevar un mejor control de cada uno de los proyectos, y sobre los procesos que resultaron ser más críticos durante el análisis realizado a la compañía. Herramientas tales como: Acta para la constitución del proyecto, EDT (WBS), línea base de costos, identificación de riesgos.
5.Tener establecido un rubro por parte de la empresa de los recursos necesarios para implementar una metodología para la gestión de proyectos, lo que incluye personal adicional, profesionales especializados, entre otros.
6.Tener establecido un plan de acción eficiente frente a las problemáticas encontradas durante la ejecución de los proyectos, basado en las buenas practicas que se busca implementar.
Figura 36. Plan estratégico a mediano plazo
Fuente: Elaboración Propia
LARGO PLAZO
1.Realizar un nuevo análisis en el cual se espera que los indicadores estudiados permitan calificar una madurez en la gestión de proyectos de la empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A en un alto nivel.
2.Creación de un departamento establecido como el PMO (Oficina en Gestión de Proyectos) la cual será la encargada de realizar el seguimiento de la metodología y los resultados de la misma
3.Tener implementadas en tu totalidad las estrategias descritas en las áreas de conocimiento del PMBOK ®Sexta Edición.
4.Tener establecida todo un grupo de formatos codificados sobre los cuales se deberán llevar
M E D IA N O P L A Z O
POLITICA Y CULTURA Tener consolidada la politica y la vision de la gestionde proyectos
PROCESOS
Tener consolidad la metodologia sobre la cual se hara el seguimiento a los tres procesos de alcance, tiempo y costo.
Implementar formatos y procedimentos para llevar a cabo las actividades de estos tres procesos
PERSONAS Realizar evaluaciones de desempeño para el ingresodel personal a los proyectos
HERRAMIENTAS
* Matriz de interesados *Formatos de seguimiento *Matriz de resultados
registros y seguimientos a la metodología propuesta.
5.Hacer visible ante los clientes que la firma ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, cuenta con un valor agregado y que tiene un fuerte posicionamiento frente a otras compañías que prestan los mismos servicios.
6.Realizar reuniones mensuales con el fin de hacer seguimiento de la implementación de la metodología propuesta y revisar los indicadores propuestos.
7.Contar con personal especializado y capacitado en gestión de proyectos dirigiendo los proyectos.
Figura 37. Plan estratégico largo plazo
Fuente: Elaboración Propia
L A R G O P L A Z O
POLITICA Y CULTURA Creacion de una oficina especializada engestion de proyectos con el fin de haces mas eficientes los procesos
PROCESOS
Seguimiento de las metodologias propuestas en alcance, tiempo y costo
Realizar un nuevo estudio de estos procesos con el fin de conocer el progreso de la empresa en estos aspectos
PERSONAS
Contar con un apoyo economico establecido para capacitar al personal,
Involucrar a todo el personal
relacionado con el proyecto
independientemente de su rol.
HERRAMIENTAS Toda la documentacin requerida para elaborar planes en el seguimiento de tdos los grupos de procesos
7 CÓMO SE RESPONDE A LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN CON LOS RESULTADOS
Se evidenció que la firma ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, cuenta con un grado de madurez en gestión de proyectos bajo, las encuestas realizadas a los cargos directivos de la compañía los cuales se analizaron por medio de la metodología planteada evidenciaron las falencias que se encuentran durante le ejecución de los proyectos, tanto a nivel de alcance, tiempo y costo.
Adicional a lo anterior se encontró que la firma no cuenta con una política ni una visión en gestión de proyectos, lo que indica que no se tienen planteadas metas específicas más allá de la culminación de los proyectos, no se cuentan con estrategias ni planes de acción sobre los posibles inconvenientes que se puedan presentar, lo que puede repercutir negativamente a la empresa de diferentes formas.
Por otro lado se analizó en nivel de madurez desde diferentes perspectivas, es decir no solo se evaluó la parte técnica de la empresa, toda vez que los problemas presentados durante la ejecución repercuten en la parte jurídica, financiera, y otros procesos para los cuales se consideró importante conocer el estado en el que se encuentra la compañía.
8 APORTE DE LOS RESULTADOS A LA GERENCIA DE OBRAS
Este resulta ser un proyecto con gran aporte a la Gerencia de Obras, toda vez que su objetivo principal es evaluar el estado actual de una empresa de construcción frente a la gerencia de la misma, este proyecto permite tener una visión del estado actual del sector, las falencias encontradas durante la ejecución, las problemáticas en la calidad tanto de los procesos como de los entregables, cuales son los aspectos más relevantes en el fracaso de los proyectos, entre otros.
Así mismo permite plantear soluciones a las problemáticas encontradas, por medio de las buenas prácticas que se encuentran contenidas dentro de esta área de estudio, asi mismo este proyecto permitió establecer que el éxito de los proyectos depende del cumplimiento en los tiempos, optimización de recursos, administración del riesgo y calidad en el producto o servicio final. Por otro lado este trabajo específicamente aporta una visión de la forma como se ejecutan los contratos en el sector público, pues que al ser el principal cliente de ARCA permite evidenciar las falencias en la asignación de los recursos para ejecutar proyectos, puesto que desde allí en algunos casos no se hace una correcta formulación de los mismos trayendo consigo consecuencias para los contratistas, que adicional a ello no cuentan con una metodología en gestión de proyectos para reaccionar ante estos casos.
9 ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN
La divulgación de este documento se hará en primera medida ante la Universidad Católica de Colombia, quien aprobara el mismo para optar al título de Especialista en Gerencia de Obra, así como la divulgación del mismo como parte de un documento para la institución.
Por otro lado este documento será entregado a la gerencia de ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, por medio de donde se obtuvieron los permisos para realizar el respectivo análisis, este documento será presentado a la compañía en su totalidad con el fin de dar a conocer el estado actual en la gestión de proyectos de la empresa, las falencias que se encontraron en la ejecución de los mismos, así como también la propuesta del plan de mejora.
Copia de este documento reposara en los archivos de la empresa, ya que si en la reunión de socialización se aprueba la implementación del plan de mejora propuesto, este será el documento base sobre el cual se van a generar acciones sobre los puntos más críticos de la compañía.
10 PRODUCTOS ENTREGADOS
Documento en el cual se muestra el proceso que se realizó en la recopilación, diagnóstico y análisis donde se pudo conocer el nivel de madurez en gestión de proyectos de la empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A así como el Plan de Mejora con estrategias a corto, mediano y largo plazo que le permita a esta organización llevar la gerencia de proyecto a otro nivel en donde ejecuten todos sus proyectos controlando el alcance, los sobrecostos y el tiempo, aumentando el éxito, el crecimiento de la empresa, las haciéndolas más competitivas en el mercado. Así mismo por solicitud de la firma ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, este documento será entregado y sustentado a la gerencia con el fin de darle a conocer el estado actual en gestión de proyectos para que así desde alta gerencia se tomen acciones de mejoras de acuerdo a lo propuesto dentro del presente trabajo.
11 CONCLUSIONES
1.El sector de la construcción se ve continuamente afectado por problemáticas relacionadas principalmente por el alcance, el tiempo y el costo. Es de conocimiento que las obras civiles pueden verse afectadas por factores externos que perjudican el avance correcto de cada proyecto, sin embargo se evidencia que no existe un plan de acción, ni de contingencia debido a que no se tiene una estrategia para una adecuada planificación.
2.La empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A no cuenta con una política, cultura, misión, metodología, benchmarking, evaluación entre otros habilitadores establecidos en cuanto a la gestión de Proyectos.
3.La empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, tiene una gestión de proyectos baja, sin embargo se encuentra que el gran potencial es su recurso humano, que si bien solo el 10% del personal tiene formación académica en esta área, se evidencia un profundo interés por adquirir conocimientos en esta área, adicional a esto están interesados en la implementación de una metodología que les permita ejecutar sus proyectos de forma tal que se culminen de forma exitosa.
4.La empresa ARCA ARQUITECTURA E INGENIERIA S.A, tiene una gestión de la integración baja no se tienen establecidas estrategias ni metodologías para desarrollar el acta de constitución, no se establece un plan para la dirección de proyectos, no todo el personal de los proyectos tiene claridad sobre el alcance del mismo, no se tiene implementado un control integrado de cambios.