Methods of data collection

Se surten con una o más cotizaciones. El sistema de salud responsable del programa pide tres cotizaciones directamente a fabricantes o distribuidores inscritos en el registro de proveedores y realiza la adjudicación de la compra de acuerdo con pautas y políticas previamente establecidas por la Institución. Cuando hay emergencias se omiten las cotizaciones, haciendo el proceso más ágil.

VERÓNICA BASANTES GARCÍA Página 71 k) Ejecución de la compra

Una vez definida la planeación, se ejecutan los procedimientos requeridos antes de la reunión del comité de compras o del proceso de adjudicación de insumos, las actividades requeridas durante el comité y después de las sesiones de este organismo.

Cronograma de actividades de compras: Actividades

- Elaboración presupuesto de compras.

- Actualización del registro de proveedores, entrega de pliego de condiciones, contrato marco, manual de proveedores.

- Recepción y valoración de la documentación entregada por cada proveedor.

- Invitación a cotizar, solicitando el diligenciamiento de la ficha técnica por cada insumo.

- Recepción y análisis de cotizaciones y cumplimiento de fichas técnicas.

- Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen requisitos.

- Realizar un segundo momento de negociación, ya sea directa. Recepción y análisis de contraofertas e ingreso al cuadro de ofertas. Sólo con proveedores que cumplieron requisitos de ficha técnica.

- Valoración de proveedores en cuanto a servicio y producto, entrega de valoración a proveedores.

Durante el comité de compras

- Reunión Comité de compras, evaluación adjudicación anterior y evaluación y adjudicación de productos teniendo en cuenta en primera línea la valoración de proveedores (documentación, servicio y producto), iniciando por proveedores en rango de excelente.

- Evaluación y análisis de las adjudicaciones.

VERÓNICA BASANTES GARCÍA Página 72 - Solicitud y revisión de los resultados de análisis de calidad con un tercero, en los

productos que lo requieran o por política institucional. - Momento de la compra, entrega órdenes de compra. - Seguimiento al pedido.

- Recepción de medicamentos e insumos.

- Registro en la valoración del proveedor por calidad del producto y del servicio (frecuencia diaria en cada compra y recepción de insumos).

- Revisión periódica del Kárdex de proveedores. - Elaboración presupuesto de compras.

- Actualización del registro de proveedores, entrega de pliego de condiciones, contrato marco, manual de proveedores.

- Recepción y valoración de la documentación entregada por cada proveedor.

- Invitación a cotizar, solicitando el diligenciamiento de la ficha técnica por cada insumo.

- Recepción y análisis de cotizaciones y cumplimiento de fichas técnicas.

- Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen requisitos.

- Realizar un segundo momento de negociación, ya sea directa. Recepción y análisis de contraofertas e ingreso al cuadro de ofertas. Sólo con proveedores que cumplieron requisitos de ficha técnica.

- Valoración de proveedores en cuanto a servicio y producto, entrega de valoración a proveedores.

l) Gestión de proveedores

Se cuenta con procesos de inscripción en el registro, elección, manual y valoración, obteniendo un número selecto de proveedores comprometidos con el aseguramiento de la calidad, estableciendo relaciones basadas en el respeto mutuo y a largo plazo. En las relaciones con los proveedores, el primer paso es dar a conocer la política y asegurarse de su amplia difusión; con esto se está garantizando que la información a los proveedores y la que éstos ofrecen, corresponde a las expectativas de ambas partes.

VERÓNICA BASANTES GARCÍA Página 73 - Comprador y proveedor son totalmente responsables por la garantía de calidad

- Comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia. - El comprador debe dar información clara y adecuada sobre lo que desea.

- El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega, tiempos y forma de pago

- El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada con datos

- Las partes deben previamente acordar los métodos de evaluación

- Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos

- Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad

- Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales

- Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.

Para que estos principios se cumplan es necesario contar con un listado de proveedores potenciales, invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores y elegir los que cumplan satisfactoriamente las condiciones de negociación establecidas.

El registro corresponde a la inscripción en el Kárdex, para lo cual se llena un formato con la información resumida sobre la identificación del proveedor, los productos, condiciones de distribución, así como un espacio para el concepto de la función de compras como anexos al registro deben aparecer los documentos exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas, financieras y técnicas así:

Condiciones administrativas. Incluye los aspectos organizacionales y legales del

VERÓNICA BASANTES GARCÍA Página 74 - Certificado del número de identificación tributaria

- Certificado de constitución y representación legal expedido por la cámara de comercio correspondiente y que se encuentre vigente

- Certificado que acredite la distribución, si es el caso

- Registro de proponentes expedido por la cámara de comercio respectiva:

- Todas las personas naturales o jurídicas que celebren contratos de suministro se deben inscribir en el registro de proponentes y serán clasificados y calificados de conformidad con la legislación vigente en cada país; también, registro sanitario: documento público expedido por la autoridad competente, que faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar, procesar, envasar. - Certificado de buenas prácticas de manufactura (BPM) expedido por el organismo

competente en cada país, en él se plasman las normas, procesos y procedimientos de carácter técnico que aseguran la calidad de los medicamentos, los preparados farmacéuticos y otros productos

- Referencias comerciales

- Estructura orgánica y funcional de la empresa

- Dirección comercial, teléfono, fax, correo electrónico

- Lista de los funcionarios con los que se establece contacto en el proceso de compras - Detallar los aspectos legales exigidos de acuerdo con las normas vigentes para cada

país, alcance de la responsabilidad funcional del proveedor.

Condiciones financieras.

Las condiciones financieras se refieren a:

VERÓNICA BASANTES GARCÍA Página 75 - Respaldos bancarios con que debe contar:

- Fotocopia de la última declaración de rentas e impuestos, - Estados financieros de los dos últimos años,

- Referencias bancarias

- Lista de precios, incluyendo los precios máximo al público para aquellos medicamentos que están regulados

- Método de ajuste de los precios

- Fletes a cargo del comprador o proveedor - Formas de pago

- Descuentos y plazos otorgados

- Alcance de la responsabilidad financiera del proveedor.

Condiciones técnicas. Son todos los requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los

insumos hospitalarios:

- Sistema de producción o distribución,

- Especificaciones técnicas de los medicamentos e insumos - Protocolos de calidad para lotes

- Forma de entrega

- Procedimientos técnicos y documentos para pedidos y entregas - Garantías de calidad, política de devoluciones, fichas técnicas

- Política de devoluciones, fichas técnicas, artes o positivos de los empaques de los productos, en los que pueda visualizarse la información que debe contener y la apariencia esperada del producto.

VERÓNICA BASANTES GARCÍA Página 76 - El proveedor deberá indicar si es productor, concesionario, representante de firmas nacionales o extranjeras, distribuidor u otro, con cartas autorizadas que soporten este requisito.

- Formato de registro de proveedores digitado.

- Certificado de existencia y representación legal (Cámara de Comercio) vigente. - Certificado de inscripción en el registro de proponentes (Cámara de Comercio)

vigente

- Referencias comerciales

- Referencias dadas por un comité de farmacia y terapéutica institucional sobre la utilización de los productos.

- Estructura orgánica y funcional de la empresa (organigrama). - Certificación ISO (si no la tiene certificar en una carta). - Registros Sanitarios vigentes

- Declaración de renta vigente. - Estados Financieros vigentes. - Referencias Bancarias

- Lista completa de los productos que distribuye su laboratorio. - Copia del certificado de buenas prácticas de manufactura (BPM) - Protocolos de calidad de los productos para cotizar.

Para constituir el kárdex de proveedores: a partir del registro se inicia una etapa fundamental como es la de elegir a los proveedores inscritos, para ello se requiere hacer un análisis y estudio de los documentos e información, al igual que la información externa que se obtenga del proveedor en el mercado.

En la siguiente tabla se muestran los puntajes para valorar los documentos entregados por los proveedores y que servirá para la aprobación e incorporación del proveedor al registro de proveedores del hospital.

VERÓNICA BASANTES GARCÍA Página 77 Se asignan 100 puntos, distribuidos en cada una de las condiciones requeridas (administrativas, financieras y técnicas), asignando un puntaje deseado que refleje el perfil del proveedor.