Se incluyen aquí las visitas de camaradas, compañeros de trabajo, etc.
1. Usted, ¿qué propone? Cuando un subordinado venga a que le prestemos ayuda, debemos exigirle que venga:
1. Con toda la información.
2. Con el asunto estudiado y preparado. 3. Y preguntarle: «Usted, ¿qué propone?»
Decíamos, en otro lugar, que la única manera en que aprende la gente es trabajando, haciéndolo ellos. Esto es un hecho. Recuerdo el caso de un empresario español, que estu- vo algunos años en Sudamérica, que decía, refiriéndose a la gente de allá: «Ponles a trabajar». ¿Y hay alguna forma mejor de trabajar que estudiando un problema y proponiendo algo que lo solucione? Si hacemos esto habitualmente veremos que economizaremos mucho tiempo, y ellos aprenderán y se desarrollarán más.
Además, se acostumbrarán a no «pasar el mono» (la res- ponsabilidad).
2. Política de puertas abiertas. Consiste en tener en la empresa una política del mismo nombre, consistente en que las puertas del «jefe» o cabeza de la empresa «están siempre abiertas» para los empleados de la compañía. Obviamente, si las puer- tas del «jefe» están abiertas, también lo estarán las de todos los gerentes de áreas, subgerentes, mandos, etc., y supervi- sores de la compañía.
Cuando en una empresa existe una política de «puertas abiertas», siempre hay muchos «ladrones de tiempo». Hay una forma muy útil para defenderse de éstos en este caso. Es esta:
3. Poner nuestra mesa-escritorio no visible desde la puerta. De esta forma, eliminaremos el que un compañero pase por el pasillo, nos vea y con este pretexto entre en nuestro despacho y nos diga algo como: «¡Hola, Juan! ¿Cómo estás? ¿Opera- ron ya a tu hermano? ¿Cómo salió? Y bla, bla, bla». Esto se llama «socialización» y hay algunas personas especialistas en ella.
4. «Jugar» con la puerta de nuestro despacho. Podemos tener la puerta abierta en nuestro «tiempo respuesta», cuando no nos importa que venga gente a visitarnos, tener interrupcio- nes, llamadas telefónicas, etc., y la puerta cerrada cuando necesitamos concentración y no queremos interrupciones ni que nos molesten.
5. Divulgar que en determinadas horas no nos gusta que nos molesten. Si nosotros hacemos una «programación del traba- jo diario», teniendo en cuenta nuestro «tiempo controlado», nuestro «tiempo respuesta», «tiempo óptimo», etc., podemos y debemos, según nuestras posibilidades, divulgar dicha pro- gramación.
6. Cuando llega una visita, no quitarse el lápiz de la mano, o los dedos del ordenador, etc. De esta manera, estaremos demostrando a nuestro visitante que estamos muy ocupa- dos.
7. Cuando llega una visita, permanecer de pie. De esta forma, demostraremos a nuestro visitante que la entrevista va a ser corta.
8. Si la visita se sienta, sentarse en una esquina de la mesa-es- critorio.
9. Advertir claramente que estamos muy ocupados.
10. Podemos, decir: «¿Podríamos hablar de esto cuando esté me- nos ocupado?»
11. Decir: «¿Cuál es exactamente el objetivo de esta reunión?» 12. Tener el reloj a la vista y mirarlo, cuando queremos acabar
una entrevista.
13. Ir nosotros al despacho de los demás, porque el visitante es quien controla la duración de la visita. Por ejemplo, siempre se puede decir:
«Bueno, Marga, como sé que estás muy ocupada y yo también, te dejo, ya seguiremos hablando de este tema en otra ocasión.»
EL TELÉFONO
¿Saben ustedes que cuando una empresa japonesa decidió quitar los teléfonos de las mesas y colgarlos en las paredes, el primer costo telefónico disminuyó un 31%?
El teléfono es un foco de problemas. Generalmente, no estamos preparados, nuestros interlocutores hablan demasiado, nos llegan las llamadas en momentos inoportunos, no tenemos a mano la docu- mentación necesaria, llamamos cuando estamos aburridos, etc., etc. Es un hecho del que tenemos que tomar medidas. Aquí van algunas sugerencias:
1. Preparar las llamadas. Hay que preguntarse: — ¿Es el medio adecuado?
— ¿Es la hora adecuada?
— ¿Quién debe esperar al auricular? — ¿Puedo delegar esta llamada?
— ¿Espero hoy alguna llamada a esta hora?
2. Preparar las llamadas: interlocutor, objetivo, documentos, y objeciones.
4. Preferiblemente, llamar nosotros, ya que así tenemos el con- trol de la duración de las llamadas.
5. Poner los teléfonos en sitios no muy cómodos.
6. Coordinar una «clave de emergencia imprevista» con nuestra secretaria o colaborador-a.
7. Cuando nos hagan un «filtro», que lo vendan como ayuda a la persona que llama.
8. Explicar a nuestra secretaria o recepcionista la diferencia entre «urgente» e «importante».
9. Si deseamos colgar porque el cliente habla mucho o por otro motivo, hacerlo cuando nosotros estemos hablando.
Lo que usted debe hacer cuando hable por teléfono
1. ¡Sonría! Casi nadie se ha puesto a pensar que cuando una persona habla telefónicamente, gran parte de la «actitud» se transmite. Concretamente, nosotros sabemos si una persona nos está sonriendo, aunque esa persona hable a través del hilo teléfonico.
2. Diga el nombre de la otra persona al saludarle y al despe- dirse.
4. Sea cortés y educado. 4. ¡Cuide el tono de voz! 5. Dele un «toque personal».
6. Si desea usted colgar, hágalo cuando usted está hablando. De esta forma, aparentará ser un problema de la línea telefó- nica.
Estas son algunas sugerencias que nos ayudarán a ser más efica- ces en nuestro trabajo y a defendernos del primer ladrón del tiempo que existe, y es el teléfono.