Model Definitions

En este epígrafe se afrontará la forma en que se efectuará la selección de la solución más apropiada según las características específicas de la organización objeto de estudio y los aspectos que debe cumplir esta solución informática para ser aprovechados en esta organización.

2.4.1 Caracterización de la solución informática (AbanQ)

AbanQ es un software innovador y muy útil, para las empresas, creado por Infosial. Se trata de uno de los tantos proyectos GNU, orientado a dotar a las Pymes de una plataforma de trabajo tipo ERP (Planificación de los Recursos Empresariales), orientada a la administración, gestión comercial, finanzas y en general a cualquier tipo de aplicación donde se manejen grandes bases de datos y procesos administrativos. Su aplicación abarca desde la gestión financiera y comercial en empresas hasta la adaptación a procesos complejos de producción.

AbanQ, es la nueva denominación que se le da al proyecto FacturaLux, y había sido desarrollado, para trabajar en lo que respecta a facturación. Con el paso del tiempo, se le fueron añadiendo diversos servicios y productos al software inicial, por lo que, terminó convirtiéndose en AbanQ, el cual ha sido diseñado para permitir, al usuario, decidir que tipo de artículos desea manejar y que tipo de información quiere almacenar. Este sistema viene sin ninguna idea predefinida de lo que quieres hacer con él. Es tan flexible como para llevar el control de la comida en el refrigerador, así como la colección

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de más de 1000 estampas. Tan sencillo como para controlar una colección de películas DVD, pero suficientemente eficiente como para llevar el control del inventario de un negocio.

La razón por la que AbanQ puede ser tan flexible y eficiente es la manera en que el usuario captura la información. En lugar de empezar capturando artículos, empezamos definiendo que tipo de información queremos manejar.

AbanQ es un ERP de código libre, ideal para pequeñas y medianas empresas, muy rico en funcionalidad y con varios verticales disponibles, y sobre todo, flexible, ya que permite por un lado, tanto personalizar las funcionalidades disponibles como la creación de nuevas, y por otro lado, mantenerse en la vanguardia tecnológica, mediante las actualizaciones del software, que se hacen sin afectar las personalizaciones. En la actualidad, más de 400 empresas españolas gestionan sus procesos con AbanQ ERP. Característica de AbanQ ERP

o AbanQ ERP es Open Source, y como tal, el propietario del sistema de gestión es el cliente.

o Calidae S.L. garantiza a sus clientes por contrato el mantenimento y soporte de su software de gestión.

o AbanQ es un ERP diseñado según un modelo de capas y módulos, que permite su personalización.

o Los clientes de AbanQ ERP no tienen limitación de usuarios, y actualizan sin perder las personalizaciones

Las funciones generales de AbanQ se dividen en módulos. Estos módulos se instalan sobre el programa básico y cubren diferentes sectores. Además los módulos se agrupan formando "áreas", que se definen como funciones generales, cuyos módulos pueden tener conexión entre sí. Por ejemplo, desde la página oficial de AbanQ pueden descargarse dos áreas gratuitamente: el área de facturación y la financiera, cada una con sus respectivos módulos. El área de facturación será una de las principales de la aplicación para el funcionamiento de cualquier comercio o empresa, ya que incluye lo

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facturas, albaranes, etc. El área financiera permite llevar un completo control de las finanzas, controlar los gastos, el dinero que sale y que entra, y sus respectivos informes como facturas emitidas y recibidas o las pérdidas y ganancias. Cada uno de los módulos sirve para gestionar tareas concretas pero a su vez sirven de apoyo al resto de los módulos para compartir información, dentro de la misma área o incluso en otras distintas que necesiten datos relacionados.

AbanQ es un software muy completo, y trabaja sobre la base de datos de MySQL o PostgreSQL, por lo que deberemos contar con la instalación previa de alguna de ellas. A través de este software podemos gestionar las características, configuración y propiedades que se van a incluir en la base de datos, dándonos la posibilidad de llevar el registro y la administración de las cuentas de la empresa, balances, facturación, tesorería, presupuestos, etc.

AbanQ cuenta con una serie de módulos, los cuales son:

Módulo de Facturación: este módulo relaciona las partes esenciales de las actividades

de facturación. Cuenta con los registros de Empresa, Cliente y Proveedores, además los documentos utilizados, cuentas bancarias, impuestos, etc.; permitiendo al final elaborar los documentos respectivos.

Módulo de Informes del Área de Facturación: este módulo permite gestionar los

pagos de recibos de los clientes, asimismo gestiona todos los recibos impresos.

Módulo de Informes: aquí se obtienen listados de todos los módulos, especialmente

los relacionados con facturación.

Módulo de Contabilidad: como el nombre lo dice, está relacionado con todo lo que tenga que ver con el área contable. Está integrada con los módulos de facturación y tesorería, aunque puede utilizarse independientemente. La opción de activar una contabilidad integrada, se realiza desde el mismo software, permitiendo relacionar los datos ingresados tanto en los módulos de facturación como tesorería.

Módulo de Informes de Contabilidad: este módulo nos brinda reportes y datos

enfocados principalmente en el módulo contable. Si contamos con la opción activada de contabilidad total, estos informes serán de gran ayuda, pues, integrarán, de manera

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sencilla y rápida, todo un proceso amplio en la empresa. Ahora se verá el módulo de almacén que es el que se va a aplicar en dicho estudio.

Módulo de Almacén del Área de Facturación: este módulo está relacionado con los

temas de stocks, artículos, tarifas, transferencias y datos de compra. Es de suma utilidad para gestionar los movimientos de stocks en el almacén, relacionándose

estrechamente con el módulo anterior y con el de ventas. En este módulo se puede ver cómo se le introducen los datos que se quieren tener

controlados en el almacén.

Para una revisión más detallada de esta información, se abordará acerca de las familias.

Familias:

Este programa realiza su control de inventarios por familias, para ello se debe tener conocimiento de todos los productos que existen en el almacén. Los cuales se ubicarán de acuerdo a las familias de productos y se tendrá mejor control según se necesite ir sacando pedidos del almacén.

Al insertar una familia se tiene en cuenta los productos que pertenecen a ella, por lo cual se debe controlar mejor.

Ejemplo

Se dice que se está inventariando unos artículos que se necesitan en el Centro de Bioactivos Químicos, ejemplo de ello es lápiz con goma, mina para portaminas, bolígrafo, codo, entre otros. Para colocar esto en el software se introducen primero en la tabla de insertar artículos, luego en la tabla de familias, para saber a cual de ellas pertenece cada producto, luego en la de tarifas, después en la de almacenes, seguidamente se ubican los stocks de seguridad y, por último, las transferencias de stocks. Esto se explicará con más detalle en el capítulo 3 que es la aplicación de dicho software.

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sea para todo el inventario o solo para la sección de administración. El sistema de usuarios en la versión 2.3 es más complejo y eficiente que las versiones previas ya que es posible crear varios usuarios, con diferentes privilegios de consulta y administración.

Tipos de usuario

Existen dos tipos de usuarios: comunes o estándar y de administración. Los administradores tienen privilegios para agregar, editar y eliminar otros usuarios, artículos, familias, tarifas, stocks de seguridad y transferencias de stocks. También pueden deshabilitar la protección de contraseña para el inventario e incluso para la sección de administración. Los usuarios comunes o estándar solamente pueden editar campos, artículos, y categorías sobre las cuales hayan sido permitidos explícitamente por algún administrador.

La cuenta de administrador creada por la instalación no puede ser eliminada. Para evitar que por error se imposibilite administrar el sistema al eliminar todas las cuentas de usuarios.

Adición de artículos

Primeramente se entra al módulo almacén. Al abrir la ventana perteneciente a este módulo se puede ver unos iconos en la parte superior izquierda que son los de introducir artículos, familias, tarifas de cada artículo, almacenes que se desean inventariar (en caso de que fuera más de uno), stocks de seguridad y el último es de la transferencia de stocks (es cuando se pasa una cierta cantidad de productos hacia otro almacén u otra parte).

Para adicionar un artículo se da clic en el primer icono y rápidamente aparecerá una ventana para que se pueda introducir los datos necesarios de cada uno de los productos.

Adición de familias

Para insertar una familia se da clic en el segundo icono y sale una tabla que pide el código y la descripción de la familia, con esto se dará aceptar y se incluirá una nueva familia.

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Adición de tarifas

Para insertar una tarifa se da clic en el tercer icono y se mostrará la ventana que te permite adicionar una tarifa; para ello se tendrá que introducir el código del producto, nombre, y sus incrementos, tanto porcentuales como lineales. Luego se acepta y todo quedará hecho.

Adición de almacenes

Para insertar un almacén se da clic en el cuarto icono y se verá una tabla con todos los datos correspondientes: código, nombre, dirección, ciudad, provincia, país, etc. Luego se acepta y todo quedará terminado.

Adición de stocks de seguridad

Al dar clic en el quinto icono se verá una tabla con referencia del producto, almacén al que pertenece y más abajo se tendrá que insertar otros datos.

Adición de transferencias de stocks

Para insertar una transferencia se abre el sexto icono y este presentará una tabla con los datos necesarios para ello, como es el caso de almacén origen y almacén destino, cantidad que se va a traspasar, etc.; luego se acepta todo y quedará terminado.