Modulus reduction curves

La fase de administración de proyectos permitió realizar la planificación, control y seguimiento a nivel del proyecto para la Mejora de Procesos de Evaluación de Solicitudes. En esta fase se realizó las siguientes actividades:

5.1.1. Planificación del Proyecto

La Planificación del Proyecto permitió especificar el trabajo necesario del proyecto para realizar la Mejora del Proceso de Evaluación de Solicitudes que especificaba los planes del Alcance, Cronograma y Calidad, de ello detallaremos las siguientes actividades:

5.1.1.1. Crear Alcance.

El alcance es todo el requisito que posee el proyecto y deberá ser realizado para mejora de proceso de Evaluación de Solicitudes de la Financiera UNO. La gestión del alcance fue planificada de la siguiente manera:

Alineados dentro de las especificaciones del Área de Riesgos, se procedió a recopilar los requerimientos, los cuales fueron priorizados y categorizados para lograr el cumplimiento del proyecto.

Para realizar la recopilación de las especificaciones a través de las reuniones se emplearon las siguientes Herramientas:

Reuniones: Tales como entrevistas permitirá recopilar los requerimientos.

Juicio experto: Mediante la experiencia de los Jefes del área de Riesgos identificaremos los requerimientos y oportunidades de mejora a criterio de los expertos para crear el Alcance del trabajo.

Lista de Requisitos: En esta lista describiremos los requisitos que fueron identificados en las reuniones impartidas y serán las que formaran parte del desarrollo de la mejora de proceso.

Gracias a estas herramientas se logró identificar las especificaciones que debe cumplir la mejora de procesos luego se creó el Alcance llenando el siguiente formato (véase anexo 9.5 Formato Alcance).

5.1.1.2. Crear Cronograma.

La creación del cronograma del proyecto incluye las actividades necesarias para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. La responsabilidad la tiene el líder de Mejora que tiene como rol gestionar el cronograma del proyecto.

Para la elaboración del cronograma requerimos como elementos de partida: El alcance del Proyecto, la creación de actividades y la estimación del esfuerzo a realizar apoyándonos del Juicio Experto y la Diagramación del Cronograma con Ms Project 2010.

El proyecto cuenta las siguientes fases:

 Administración de mejora de procesos  Planificación del Proyecto

 Seguimiento y Control del Proyecto  Planificación de la mejora

 Descripción del proceso actual  Plan de trabajo de la mejora  Definición de la mejora

 Análisis

 Descripción de la mejora  Diseño

 Pilotaje y Despliegue

 Plan de pruebas de los procesos  Estrategia de despliegue

 Evaluación de la mejora  Cierre

De ello, cada fase posee las actividades para la mejora del Proceso de Evaluación de Solicitudes.

Mediante el juicio experto se definió las actividades y estimaciones de duración de cada actividad para cumplir cada especificación de mejora del proceso de Evaluación de Solicitudes.

Se usó el programa MS PROJECT para secuenciar las actividades, la asignación de recursos e hitos de control de entregables en referencia al Alcance del proyecto.

5.1.1.3. Crear Plan de Calidad.

En esta actividad se crea el Plan de Calidad para el trabajo donde se describió los procedimientos y herramientas de calidad que fueron usados para la mejora del proceso de Evaluación de Solicitudes (Véase formato plan de calidad anexo 9.6)

Las herramientas que fueron usados para las oportunidades de mejora e identificación de problemas son las siguientes:

 Entrevistas  Lluvia de Ideas

 Diagrama Causa y Efecto  Los cinco Porqués

 Benchmarking  Diagrama de Pareto  Checklist

Asimismo, se contempló en el plan de calidad los procedimientos necesarios para utilizar las herramientas en cada fase del proyecto y para asegurar que el trabajo realizado cumpla con las especificaciones del área de riesgos se controla mediante el checklist (Véase formato checklist anexo 9.7) aplicado en la mejora de procesos, de esto fue necesario tomar medidas que permitan mantener un monitoreo constante con las actividades que se van a realizar en la mejora de procesos. Es el plan de calidad donde se

crea las métricas de calidad que están basados para cubrir posibles retrasos o sobre costos por las causas identificadas para tener un mayor control en la mejora de procesos.

El monitoreo y control se realiza a lo largo de todo el proyecto siendo responsable el Líder de la mejora.

Mediante la planificación se identificó los principales entregables que género el proyecto para cada fase del Proyecto.

Tabla 5.1.1. Entregables del Proyecto

Fase Entregable

Administración de Mejora de Procesos

 Plan del proyecto  Informe de estado  Actas de conformidad

Planificación de la Mejora  Alcance  Cronograma  Costos Definición de la Mejora (Ejecución)  Documento de Mapeo de Procesos  Modelo AS IS  Documento de especificaciones técnicas TI  Modelo TO BE

 Documento Indicadores del Proceso

Pilotaje y despliegue (Implementación)

 Modelo TO BE Implementado  Capacitación

Cierre  CD con entregables del

proyecto

 Manual de usuario y procedimientos

 Acta de Conformidad y cierre Fuente: Elaboración propia, 2016

De las cuales, el principal entregable para el Negocio del área de Riesgos es el modelo TO BE Implementado y Capacitación que pertenecen a la Fase de Pilotaje y despliegue que es la implementación de la mejora del proceso de Evaluación de Solicitudes.

5.1.2. Seguimiento y Control del Proyecto

Se realizó el monitorio del proyecto realizando informes y estados de las actividades de la mejora continua para ello se recurrió reuniones semanales con el equipo de proyecto.

5.1.2.1. Realizar reuniones.

La actividad de realizar reuniones tiene como finalidad armar informes de desempeño y verificar los estados de cada actividad del proyecto para ello, se realiza reuniones con todos los involucrados del proyecto. El proyecto mejora de proceso de la Evaluación de Solicitudes demando hacer una reunión de una hora cada semana.