Monitoring, verification and fraud control

En el caso de que durante el plan diario se produzca un cambio significativo que altere la planificación de lo que resta de trimestre también se deberá obtener una nueva solución de este través de la herramienta. Esta solución se deberá obtener en una reunión entre el coordinador y la dirección y puede que varíe mucho o nada dependiendo de la naturaleza del cambio que se haya producido en la planificación.

Esta será una solución que no se debería aplicar con frecuencia, sino tan solo cuando ha surgido algún imprevisto, por lo que se considerará que pertenece al rango de los planes de emergencia, pero de una forma un tanto peculiar, ya que será la aplicación que permita pasar de una solución de emergencia a una intermedia para no estar largos periodos de tiempo con una planificación subóptima.

Queda descrito su proceso en el diagrama Ilustración 13. Diagrama caso B.4 y este se iniciará en el momento en el que se reciba desde el sistema de gestión de datos que ha habido cambios y se ha activado el plan B.3. La dirección entonces procederá a un análisis de la solución actual y convocará una reunión con el coordinador. Durante esa misma reunión se determinará si la solución de la que se dispone actualmente sigue siendo válida. En caso afirmativo, el coordinador realizará un comunicado con el horario del trimestre y el proceso acabará.

Por otra parte, si la planificación no es lo suficientemente buena, se encargará al coordinador realizar una nueva, que deberá presentar en otra reunión, y así sucesivamente hasta encontrar una solución definitiva.

Si en la solución definitiva ha habido cambios en las vacaciones, se abrirá, como es habitual, el periodo de reclamaciones para los empleados, y finalmente, el coordinador avisará de los inminentes

50 cambios a los empleados y pasará el nuevo horario de lo que resta del trimestre. En este caso se hará un aviso extra ya que se aplicará este plan de manera un tanto abrupta, por lo que es una buena práctica el comunicar de manera más directa a los empleados que han cambiado de lugar de trabajo.

Por último, desde el punto de vista de los empleados, deberán esperar comunicados y actuar en consonancia, reclamando las vacaciones si así lo consideran y ejecutando las nuevas instrucciones cuando las reciban (cosa que no se refleja en el diagrama porque no se considera que deba formar parte de este).

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REESTRUCTURACIÓN DEL TRIMESTRE B.4

Descripción General

El coordinador tomará los cambios en los datos que se hayan en el caso anterior y con esa nueva información y la herramienta que se desee obentrá una nueva solución. Este plan deberá ser aprobado por la dirección y es susceptible de ser cambiado el próximo trimestre, ya que es un plan de contingencia con caracter temporal.

Usuarios Coordinador

El coordinador en cuanto la dirección convoque la reunión de reajuste deberá obtener una nueva solución, reunirse con la dirección cuando corresponda y acabar con una solución definitiva

Dirección

En este caso la dirección será la que inicie el proceso, tras recibir del caso B.3 la

notificación de que se ha producido una situación irregular. La dirección convocará una reunión de reajuste en la que evaluará una nueva solución junto al coordinador

Interesados

Coordinador Necesita una solución reajustada a las nuevas condiciones de la organización

Dirección Es necesaria una nueva planificación al corto-medio plazo para cumplir con los objetivos Facilitadores Recibe la información de los puestos de trabajo a los que debe acudir y los usuarios a

coordinar lo que resta de trimestre. Además sabrá si sus vacaciones han sido modificadas Trabajadores Recibe la información de los puestos de trabajo a los que debe acudir lo que resta de

trimestre. Además sabrá si sus vacaciones han sido modificadas

Trigger En caso de fallo en el caso B.3

Este caso de uso sirve para volver a lo establecido en caso de que haya un error o cambio durante una semana. Por tanto se ejecutará en esos momentos

Flujo de información

Envía A

Planificación al detalle de lo que resta de trimestre Plan Diario, Interesados Vacaciones de lo que resta de trimestre Interesados

Recibe De

Datos sobre cantidad de trabajadores y facilitadores Base de datos

Skill de los trabajadores Base de datos (cálculo Plan Diario)

Ratio de trabajadores/facilitador y ponderaciones Usuarios

Planificación previa Base de datos (Caso B.1)

Cambios o fallos Base de datos (Caso B.3)

Demanda semanal de trabajadores por puesto Base de datos Datos relevantes

Duración de la solución Lo que resta del trimestre

Tiempo para realizar la primera solución 3 días

Comunicación coordinador – dirección Oficial

Aporta solución En caso de cambios

relevantes

Comunicado coordinador – empleados Oficial

Periodo de reclamación de vacaciones 3 días

Tabla 13. Caso B.4

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53 5.4.6.4 Calendario de uso

Ilustración 14. Calendario de uso B.4

Leyenda:

• CR: Convocar reunión • S: Realizar solución • R: Reunión

• ES: Enviar solución a los interesados

• ER: Enviar reclamación sobre las vacaciones • EVR: Evaluar reclamación sobre las vacaciones

Este caso se activará en el momento en que se produzca un fallo proveniente del caso anterior. Este deberá encontrar una nueva solución que sea válida para el siguiente trimestre durante una semana, que es lo que será válido el plan anterior.

El coordinador dispondrá de tres días para encontrar una solución, tras lo cual se reunirá con la dirección y establecerán si esta solución es suficientemente buena, y en caso contrario se encontrará una nueva. Tras esto se pasará al periodo de reclamación de vacaciones, esta vez volviendo a recaer el mayor peso sobre el reclamante.

Este periodo se alargará durante tres días, tras lo cual se hallará una nueva solución (si fuera necesario), confirmando la misma en una reunión entre la dirección y el coordinador. Final mente el coordinador tendrá la tarea de enviar la solución a los implicados.

5.5 PLAN DIARIO