Multivariate Bayesian Spatial Poisson-lognormal Modeling

3.4.1. Propuesta de Control Interno

La propuesta contiene los siguientes elementos:

Tabla 29 Propuesta de Control Interno

3.4.1.1. Historia de la Empresa

La actividad de la empresa en forma familiar comienza desde hace 50 años, han venido en el mercado ya tres generaciones; actualmente se constituyó DICERAM CIA. LTDA. , para poder ser parte de la franquicia y ser distribuidor autorizado de DINADEC ―Cervecería Nacional‖, empresas que son de propiedad de SANMILER en Ecuador.

La empresa DICERAM CIA. LTDA.‖, nace con el concepto de crear nuevas fuentes de trabajo, es así que aportan ideas en una reunión familiar RAMOS- PAREDES.

DICERAM CIA. LTDA.es una empresa familiar, que se dedica a la comercialización de cervezas, maltas y aguas.

SISTEMA DE CONTROL

ORGANIGRAMA

ESTRUCTURAL

POLITICAS Y

PROCEDIMENTOS

CONTABLES

SUPERVISION

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Es así que a mediados del año 2008, el Economista Roberto Ramos Paredes hijo mayor del Sr. Ricardo Ramos, contrata los servicios de un abogado para la realización de los trámites respectivos para el permiso de funcionamiento de la empresa. Uniéndose para la formación de esta los capitales propios

3.4.1.2. Organización estructural

División de departamentos y sus responsabilidades de la empresa

De acuerdo con la estructura organizacional anterior por el hecho de ser generalizada, se realiza una actualización a la Empresa se asignan los niveles de responsabilidad de la siguiente manera:

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Cada una de las funciones se realizara en base a lo propuesto:

- Junta De Accionistas

Integrada por todos los accionistas de la organización, es la máxima autoridad. Se encarga de dirigir y evaluar la marcha de empresa, de acuerdo con las normas vigentes y el Estatuto Social.

- Presidente

Nombrado entre uno de los socios en sesión ordinaria de la Junta de Accionistas, y de forma unánime. Se encarga de orientar y fiscalizar la marcha eficaz y productiva de la empresa, formula recomendaciones al directorio en relación con dichas actividades, con miras a asegurar el cumplimiento de la política, plan y programas establecidos y de las decisiones que tome el directorio.

- Gerente General

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de representar a la empresa en todo momento y circunstancia en la que se encuentre. Se constituye en el representante legal de la empresa frente a los clientes internos y externos así como también ante los organismos de control.

- Departamento financiero de la empresa

Es el Departamento que se encarga de la autorización de pagos de adquisiciones, y demás desembolsos que se ocasionaren por la marcha del negocio, además se encarga del registro de las transacciones comerciales, del proceso de balances y administración tributaria.

- Departamento de Recursos Humanos

Es el departamento encargado del control de todo el personal, además del proceso de selección del personal, de coordinar capacitaciones referentes a temas de Seguridad laboral, y de elaborar contratos.

- Departamento de Operaciones

Este departamento es el encargado de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades operativas de la empresa, coordinando horarios del personal, y supervisando toda la marcha de los mismos. Es encargado de la ejecución, de las ventas de los productos que es la razón específica de la compañía.

95 - Departamento Administrativo

Es el Departamento encargado del control previo de las operaciones administrativas, de verificar que las adquisiciones realizadas o por realizar sirvan para solventar las diferentes necesidades. Este departamento en conjunto con el Departamento Financiero, son los encargados de determinar los precios adecuados al momento de realizar las proformas por los servicios que se van a prestar.

3.4.1.3. Políticas

3.4.1.3.1. Políticas Institucionales

Políticas del personal

- De lunes a sábado la hora de entrada para el personal administrativo es a las 8h00 y de lunes a sábado la hora de entrada para el personal operativo es a las 6h30.

- De lunes a viernes la hora de salida para el personal administrativo es a las 18h00 y los días sábados a las 12h30.

- De lunes a domingo la hora de salida para el personal operativo es según como vayan llegando los carros a más tardar a las 19h00.

- El horario de almuerzo del personal administrativo es de 12h30 hasta las 14h30 y el personal operativo almuerzan dentro de las rutas tomándose media hora. - Para los aspirantes a cargos disponibles se requiere que cumplan como mínimo

con el 85% de los requerimientos de los documentos solicitados.

- Los posibles aspirantes serán sometidos a pruebas las cuales deberán estar contestadas correctamente mínimo con el 80% de preguntas.

- Los uniformes para el personal operativo será entregado el primer día de su trabajo.

- Para dar por terminado el contrato de trabajo, el empleado debe dar aviso verbal y escrito con 8 días de anticipación como mínimo de lo contrario tomado como abandono de trabajo y se reportara a las autoridades competentes de esa forma.

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- No se puede mantener relaciones sentimentales entre compañeros de trabajo dentro de la empresa.

Políticas para el área financiera

- La información contable del mes debe estar ingresada en el sistema informático máximo hasta los 5 primeros días del siguiente mes.

- Se debe presentar balances mensuales hasta el 10 de cada mes.

- Los pagos de sueldos se realizarán entre los 5 primeros días de cada mes, tomando en cuenta como periodo de cálculo del primero al treinta de cada mes. - Los pagos a los proveedores con excepción de DINADEC serán realizados los

días viernes a partir de las 3 de la tarde.

- Los pagos a los proveedores solo se realizaran mediante cheques cruzados.

3.4.1.3.2. Asignación de Responsabilidades y funciones

A continuación se describe el manual de funciones de DICERAM CIA. LTDA en el cual se explicará misión, objetivos y funciones de cada puesto.

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GERENCIA Nombre del Cargo: GERENTE GENERAL Superior Inmediato: Junta General de Accionistas

Supervisa a: Secretaria General, Departamentos

PERFIL

 CONOCIMIENTOS: Administración, finanzas, Manejo de Personal, Gerencia de servicios.

 HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, Fluidez verbal, creatividad, memoria, concentración, discreción, responsabilidad, buenas relaciones humanas, liderazgo, ética, compromiso y altas capacidades para planear, organizar, dirigir y controlar.

REQUISITOS MÍNIMOS

a) EDUCACIÓN: Título profesional en las áreas de administración, economía, o carreras afines, con posgrado en cualquiera de las siguientes áreas: administrativas, financieras, económicas.

b) EXPERIENCIA:Tres (3) años en labores iguales o similares a las del cargo.

MISIÓN DEL CARGO

Responder por los procesos de planeación, organización, dirección, evaluación y control a desarrollar en la entidad. Utilizar toda su capacidad intelectual en forma eficaz, innovadora y creativa, para dotar a la Empresa de las herramientas teórico-práctico para el cumplimiento de su misión, visión y objetivos institucionales, efectuando los estudios técnicos y proponiendo la prestación de servicios que considere se puedan implementar con el fin de buscar el desarrollo regional y nacional. Establecer un claro liderazgo dentro de un ambiente de respeto y productividad, proyectando y consolidando la imagen de la institución.

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GERENCIA FUNCIONES

1. El Gerente General de DICERAM CIA. LTDA., actúa como representante legal. 2. Fija las políticas operativas, administrativas.

3. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, junto con los demás gerentes funcionales planea, dirige y controla las actividades de la empresa.

4. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización.

5. Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación de nuestros productos y servicios.

6. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo.

7. Desarrolla estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. 8. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la

menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

9. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.

10. Firmar los cheques de pago.

Elaborado

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ASESORÍA EXTERNA

Nombre del Cargo: ASESOR JURÍDICO

Superior Inmediato: Junta General de Accionistas, Gerente General

Supervisa a: N/A

PERFIL

 CONOCIMIENTOS: Derecho comercial, civil, administrativo y laboral, solución de conflictos, administración y manejo de personal.

 HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, ética, facilidad de expresión. Creatividad, imparcialidad, criterio jurídico, habilidad para manejo de situaciones conflictivas y para las relaciones humanas.

REQUISITOS MÍNIMOS

a) EDUCACIÓN: Título Profesional de abogado.

b) EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia laboral en el área laboral u otras áreas del derecho.

MISIÓN DE CARGO

Asistir a la Junta Directiva, a la Presidencia de la Junta, a la Gerencia General y a las demás dependencias de la entidad, a fin de garantizar la seguridad jurídica necesaria dentro de las actividades, procesos y procedimientos, que la entidad ejecuta. Velar continuamente por la adecuación y administración del personal, controlando que su manejo se efectúe de acuerdo con la normatividad vigente y con las políticas y estrategias que la Empresa tenga establecidas.

FUNCIONES

1. Proponer directrices para el adecuado manejo del personal, presentando formatos de contratos de trabajo, renuncias, y demás documentos que sirvan para el buen desempeño de la empresa.

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ASESORÍA EXTERNA

FUNCIONES

2. Proponer directrices para el adecuado manejo del personal, presentando formatos de contratos de trabajo, renuncias, y demás documentos que sirvan para el buen desempeño de la empresa.

3. Manejar todo lo relacionado con la parte jurídica general de la institución, asistiendo directa y oportunamente a las diferentes áreas. Servir de apoyo a la Junta General de Accionistas, la Gerencia General y demás dependencias de la Empresa en las decisiones de carácter jurídico.

4. Representar a DICERAM CIA. LTDA., mediante poder, en los litigios, que la Junta Genreal de Accionistas y la Gerencia General estimen conveniente.

5. Efectuar el cobro persuasivo, prejurídico o jurídico de la cartera de la entidad, proponiendo y ejecutando las medidas. según las directrices impartidas por la Gerencia Administrativa.

6. Proponer y ejecutar las medidas de seguridad de los procesos y procedimientos, al igual que velar por la agilidad, eficiencia y eficacia en la prestación del servicio. 7. Dirigir y orientar a su grupo de trabajo y hacer seguimiento a la atención brindada por

cada miembro del equipo y dar retroalimentación permanente.

8. Preparar y proponer las actualizaciones de los procedimientos del área.

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ADMINISTRATIVO

Nombre del Cargo: SECRETARIA GENERAL Superior Inmediato: Gerente General

Supervisa a: N/A

PERFIL

1. CONOCIMIENTO: En Sistemas Computarizados, proceso administrativo, archivo, estadística, secretariado ejecutivo.

2. HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, creatividad responsabilidad, lealtad, discreción, honradez, buena presencia, y escritura legible y rápida.

REQUISITOS MÍNIMOS:

3. EDUCACIÓN: Titulo en secretaria ejecutivo o técnico, tecnológico o estudiante de carreras profesionales con mínimo cuatro (4) semestres aprobados, en cualquiera de las siguientes áreas: Ciencias Administrativas, Contables, Financieras, o de Sistemas.

4. EXPERIENCIA: Un (1) año en labores iguales o similares al cargo.

MISIÓN DEL CARGO

Ejecutar labores secretariales administrativas contribuyendo con el proceso, gestión y tramitación de documentos, además del manejo de archivos de la Empresa.

FUNCIONES

1. Redactar, tomar dictados o transcribir los borradores, y en general encargarse de la correspondencia de la Gerencia General.

2. Responsabilizarse por los archivos a su cargo y colaborar con aquellos de las otras dependencias para garantizar en todo momento su integridad.

3. Emitir certificaciones que confiera la Empresa, previa autorización del Gerente General.

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ADMINISTRATIVO

FUNCIONES

4. Hacer llegar la correspondencia pertinente al abogado en caso de recibir citaciones, casos judiciales, entre otros.

5. Controlar pagos de clientes, recolección de facturas recibidas, para pasar a la asistente contable para el registro en el sistema.

6. Cumplir con cualquier actividad administrativa asignada por el Gerente General.

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Nombre del Cargo: GERENTE ADMINISTRATIVO

Superior Inmediato: Junta General de Accionistas, Gerente General

Supervisa a: Asistente de Gerencia administrativa

PERFIL

 CONOCIMIENTOS: Administración, Finanzas, Contaduría, Sistemas administración de talento humano y de recursos físicos.

 HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, liderazgo, excelentes relaciones interpersonales, ética, orden, discreción, honradez, creatividad, imparcialidad, disponibilidad para asumir compromiso con y para la institución, agilidad.

REQUISITOS MÍNIMOS

a) EDUCACIÓN: Titulo Profesional en cualquiera de la siguientes áreas: Finanzas, Ciencias Administrativas, Contaduría, Sicología, Economía.

b) EXPERIENCIA: Dos (2) años en trabajos similares al puesto.

MISIÓN DEL CARGO

Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la Compañía en lo referente a manejo de talento humano y recursos físicos, se cumplan, garantizando su ejecución exitosa y precisa a fin de satisfacer los requerimientos de las directivas y órganos de control y vigilancia. Propiciar en el establecimiento un ambiente de respeto, cordialidad, responsabilidad, colaboración y confianza entre colaboradores, respaldando los niveles jerárquicos establecidos y propendiendo por la racionalización de recursos en la entidad y la optimización del servicio al usuario.

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

FUNCIONES

1. Tramitar y ejercer el control sobre las solicitudes de requisición para cada una de las dependencias de la Empresa, aplicando los criterio de racionalización, con los respectivos vistos buenos para su trámite.

2. Proponer y/o elaborar las órdenes de pedido y demás contratos que se requieran el adecuado funcionamiento de la entidad y que se han encomendados a su cargo por la Junta General de Accionistas.

3. Velar por el cuidado, seguridad, aseo y mantenimiento preventivo correctivo de todos los recursos físicos de la Empresa, a fin de preservar su integridad proponiendo y ejecutando los controles necesarios e informando las anomalías en forma inmediata al Gerente General y Junta de Accionistas.

4. Conservar la documentación y soportes administrativos y financieros en forma ordenada y segura.

5. Realizar informes de cobranzas para clientes que adeudan más de 1 mes de servicio. 6. Apoyar permanentemente al Gerente de Recursos Humanos en la orientación del

grupo de trabajo, en las políticas de manejo de personal y hacer seguimiento a la atención brindada al cliente por cada miembro del equipo y el cumplimiento de sus funciones. Proponer y diseñar programas de motivación, capacitación y desarrollo para el personal de la Empresa.

7. Sugerir créditos y contracréditos del presupuesto y elaborar los documentos requeridos para efectuar las modificaciones y ajustes necesarios al mismo.

8. Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa.

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Nombre del Cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVA Superior Inmediato: Gerente Administrativo

Supervisa a: N/A

PERFIL

 CONOCIMIENTOS: Administración, contabilidad, finanzas, Relaciones humanas, atención al cliente, nociones en el manejo de computadores.

 HABILIDADES Y APTITUDES: Presentación personal, responsabilidad, buenas relaciones interpersonales, orden, recursividad, creatividad.

REQUISITOS MÍNIMOS

a) EDUCACION: Buen manejo computarizado y en sistemas contables, Bachiller en contabilidad y administración, estudios universitarios en Administración de Empresas o carreras afines.

b) EXPERIENCIA: 1 año en trabajos similares al puesto.

MISIÓN DEL CARGO

Servir de apoyo y coordinación permanente en el cumplimiento del desarrollo institucional en la atención esmerada de nuestros clientes. Atender a los clientes internos y externos estableciendo un ambiente de amabilidad, caballerosidad, respeto y colaboración, proyectando un alto grado de imagen para la Empresa, interna y externamente.

FUNCIONES

1. Elaborar formatos, cuadros y demás trabajos encomendados por su jefe inmediato. 2. Apoyar a las dependencias de la Empresa en las labores operativas que se le

encomienden.

3. Velar que los equipos a su cargo, se mantengan en buen estado de funcionamiento y limpieza y proponer mecanismos para garantizar la salvaguarda de los bienes de la entidad.

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

4. Atender las reuniones de los cursos de capacitación, seminarios y demás eventos en los cuales se la requiera.

5. Apoyar la realización de trabajos de transcripción de documentos que le sea encomendados por su jefe inmediato.

6. Efectuar las visitas a los establecimientos de comercio de conformidad con las instrucciones que le imparta su Jefe Inmediato.

7. Ayudar en la tarea de administración y supervisión de activos fijos y bienes muebles dentro de la Unidad.

8. Manejo del archivo administrativo y contable.

9. Ayudar en la utilización de los documentos administrativos y contables de la empresa al momento de requerirlos cualquier alto directivo de la empresa.

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DEPARTAMENTO FINANCIERO

Nombre del Cargo: GERENTE FINANCIERO

Superior Inmediato: Junta General de Accionistas, Gerente General

Supervisa a: Contadora, Asistentes Contables

PERFIL

 CONOCIMIENTOS: Administración, Economía, Finanzas, Contaduría, Auditoría.

 HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, liderazgo, excelentes relaciones interpersonales, ética, orden, discreción, honradez, creatividad, imparcialidad, disponibilidad para asumir compromiso con y para la institución, agilidad.

REQUISITOS MÍNIMOS

a) EDUCACIÓN: Titulo Profesional en cualquiera de la siguientes áreas: Finanzas, Ciencias Administrativas, Contaduría, Economía.

b) EXPERIENCIA: Dos (2) años en trabajos similares al puesto.

MISIÓN DEL CARGO

Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la Compañía en lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás recursos financieros y técnicos se cumplan, garantizando su ejecución exitosa y precisa a fin de satisfacer los requerimientos de las directivas y órganos de control y vigilancia.

Garantizar que las normas vigentes aplicables a las operaciones contables y financieras, sean manejadas de manera exitosa y precisa en los asientos contables a fin de contribuir a la satisfacción de los requerimientos de los clientes internos y órganos de control y vigilancia.

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DEPARTAMENTO FINANCIERO

FUNCIONES

1. Aprobar presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

2. Proponer y relatar informes relativos a su área.

3. Elaborar, llevar y controlar el flujo de caja proyectado, de conformidad con las instrucciones impartidas por el Gerente General y Junta de Accionistas.

4. Ejercer el control sobre los recaudos de la entidad.

5. Efectuar los giros y pagos de la entidad de conformidad con las normas establecidas para el efecto.

6. Ejercer control permanente sobre la información financiera y de inventarios e informar a al Gerente General y Junta de Accionistas sobre su situación.

7. Tramitar las obligaciones tributarias hasta su eficaz pago y ejercer el control sobre el recaudo y pago a terceros, todo de conformidad con las normas legales vigentes; llevando el estricto control del cumplimiento de dichas obligaciones.

8. Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el SRI. Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para el uso de la gerencia.

9. Supervisión de la facturación mensual bajo lo establecido en los contratos firmados con el cliente.

10. Aprobar políticas para el manejo contable y financiero de la entidad.

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MANUAL DE FUNCIONES FECHA: 30/12/2015 Pág. 13/24 DEPARTAMENTO FINANCIERO

Nombre del Cargo: CONTADOR

Superior Inmediato: Gerente General, Gerente Administrativo

Supervisa a: Asistente Contable

PERFIL

 CONOCIMIENTOS: Sistemas, Finanzas, Contabilidad y Mercadeo.

 HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, creatividad, liderazgo, lealtad, responsabilidad, discreción, cumplimiento, ética.

REQUISITOS MÍNIMOS

a) EDUCACIÓN: Contador titulado con carnet profesional, colegio de contadores y b) EXPERIENCIA: Dos años de experiencia profesional en el área.

MISIÓN DEL CARGO

Proponer, velar, procurar y controlar que los objetos y metas de la Empresa en lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás recursos financieros se manejen de manera exitosa y precisa a fin de satisfacer los requerimientos de los altos directivos, órganos de control y vigilancia. Diseñar, proponer y ejecutar las acciones de capacitación

In document Safety Investigation of Traffic Crashes Incorporating Spatial Correlation Effects (Page 67-73)