I.2 Close supporters and distant allies
I.2.2 The network elevating Charles
Los Papeles de Trabajo (PT) son conocidos también como Cédulas de Trabajo, y comprenden el conjunto de documentos en que el auditor consigna las tareas realizadas, datos, informes, elementos de juicio, evidencias obtenidas y demás aspectos encontrados durante el examen de auditoría, los resultados de pruebas y la descripción de las mismas.30
29http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html 30
TAYLOR Donald, Auditoría Integración de Conceptos y Procedimientos, México, 1991, Primera Edición, Editorial Limusa, Pág. 55
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Son documentos preparados por el auditor que le permiten tener informaciones y pruebas de la auditoría efectuada, así como las decisiones tomadas para formar su opinión.
Su misión es ayudar en la planificación y realización de la auditoría y en la supervisión y revisión de la misma y suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argumentar su opinión.
Han de ser completos y detallados para que un auditor normal experto, sin haber visto dicha auditoría, sea capaz de averiguar a través de ellos las conclusiones obtenidas.
Deben estar redactados de forma que la información que contengan sea clara e inteligible.
Deberán facilitar de un vistazo una rápida evaluación del trabajo realizado.
Es el registro material que conserva el auditor del trabajo realizado, incluyendo los procedimientos empleados, pruebas realizadas e información obtenida.
Deben realizarse en el momento de hacer el trabajo. Son propiedad única del auditor que los tiene que custodiar y guardar durante cinco años.
Su importancia es fundamental porque:
Constituyen los medios de prueba de una labor desarrollada. Indica la forma como se desarrolló el trabajo.
Sirven de fuente para elaborar el dictamen.
Sirven de apoyo a principios, normas y procedimientos aplicados. Sirven de medio de prueba de los programas.
Constituyen evidencias de la labor profesional desarrollada. Constituyen pruebas de validez de los registros del cliente.
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Indican el grado de confianza que se puede depositar en el sistema de control interno.
Sirven de fuente de consulta para posteriores Auditorías.
Son fuente de prueba del Auditor responsable del trabajo en casos de negligencia o fraude.31
Los PT tienen que confeccionarse, organizarse y clasificarse con la suficiente sencillez y claridad como para que puedan ser comprendidos sin ningún tipo de aclaración o explicación adicional.
Cada sociedad de auditores tiene su forma normal de trabajar y de presentar los papeles, aunque no sea una forma estándar.
2.2.10.1. Archivos de los Papeles de Trabajo32.
Los Papeles de Trabajo, deben ordenarse y reverenciarse de acuerdo a un índice preestablecido que facilite su identificación y lectura durante el desarrollo del examen y posterior a éste.
Pueden clasificarse en dos grupos fundamentales: Archivo Corriente y Archivo Permanente.
2.2.10.1.1. Archivo Corriente.
También conocido como Archivo Temporal el cual contiene la información recopilada durante la fase de ejecución del trabajo, esta información puedes ser útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la Auditoría del ejercicio a que se refieran.
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http://drupal.puj.edu.co/files/OI112_ivan_puerres_0.pdf 32
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2.2.10.1.2. Archivo Permanente.
Está orientado a mantener información de carácter permanente la misma que puede ser útil para varios ejercicios, como por ejemplo: datos de la entidad, acta constitutiva, organigramas, leyes, reglamentos, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc. Por su utilidad permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
2.2.10.2. Propiedad de los Papeles de Trabajo33.
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, ésta propiedad por contener datos que puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen, es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).
2.2.10.3. Estructura General de los Papeles de Trabajo34.
Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:
El nombre de la compañía sujeta a examen Área que se va a revisar
Fecha de auditoria
La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles.
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COOK, John. WINKLE, Gary, Auditoría, México, 1996, 3era Edición, McGraw-Hill, Pág. 299. 34
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Fecha en que la cédula fue preparada
Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo
Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan
Marcas de auditoría y sus respectivas explicaciones Fuente de obtención de la información
Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.
2.2.10.4. Contenido mínimo de los Papeles de Trabajo.
1. Evidencia los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el auditor. Presenta la conformidad de acuerdo con los registros de la empresa.
2. Relación de los pasivos y activos, demostrando cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.
3. Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.
4. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado y revisado.
5. Forma del sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.
6. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.
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