Introducción.
Se diseñó una entrevista con varias preguntas dirigidas a cada jefe de área. Ivonne Páez, gerente comercial; Carlos Rico, gerente técnico; Mauro Pinilla, gerente general; y Gustavo Escobar, gerente ejecutivo (ver anexos 13 y 14).
Con estas entrevistas se pretende saber cómo está, a nivel de comunicación, la base de la organización que se centra en estas cuatro cabezas, pues es necesario conocer desde qué punto se rompe la comunicación y qué tanto contribuye la ausencia de ésta a los problemas actuales.
Entrevista a los jefes de área.
Cada dirección de área asume la misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa según su perspectiva de trabajo. Esto sucede porque no existe un documento formal, ni se ha hecho la divulgación adecuada, desde las gerencias, para dar a conocer esta información.
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Los gerentes y socios fundadores de Grupo Integra Seguros conocen a la perfección estos temas; sin embargo, no han mostrado interés en integrar estas características, que definen a la organización, a todo el personal de trabajo. Ahora que se está desarrollando un plan de
comunicación, están de acuerdo en hacer una tarea juiciosa para definir claramente cada uno de estos puntos y darlos a conocer correctamente ante el recurso humano de la empresa.
La pregunta que hicimos sobre el conocimiento y claridad de la misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa nos permitió entender una de las principales razones por las que los empleados no van en un mismo sentido.
Según estas respuestas, dadas exclusivamente por las cabezas de área, que se reducen a la Gerencia Comercial y a la Gerencia Técnica, se puede concluir que es imposible que los empleados abriguen un sentido de pertenencia por el lugar donde trabajan, que se sientan motivados y logren con entusiasmo y eficacia las metas propuestas por la organización, cuando ni siquiera conocen la información básica que define el rumbo y la esencia de la misma.
Al no tener claridad sobre la base teórica de la organización, es difícil trabajar en equipo y plantear unas metas comunes dirigidas a un mismo fin. Cada área trabaja al día a día.
La Gerencia Comercial lo hace pensando en disminuir el riesgo que presenta la empresa al tener su producción concentrada en un número pequeño de agentes y agencias que representan la mayoría de los ingresos de la compañía, tratando de impulsar las ventas del uno a uno y crecer en cantidad de negocios al por menor. Estos objetivos se establecieron junto con la Gerencia
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General y Gerencia Ejecutiva de la empresa; sin embargo, no todo el personal está enterado, y algunos que sí lo están no entienden el propósito y no trabajan hacia ese fin, por lo que los resultados no se ven.
La Gerencia Técnica trabaja hacia otro camino, dirigido a mantener el trabajo que se ha desarrollado durante dieciocho años. Este departamento sigue dándole prioridad a los negocios gigantes, como debe ser, pero está descuidando los objetivos estratégicos específicos para lograr darle un giro positivo y sostenibilidad a la producción de la empresa.
En la entrevista se refleja claramente cómo, en el fondo, todos tienen una misma meta general, pero cada área va por caminos diferentes, y, en muchas ocasiones, se presentan rivalidades que no permiten un desarrollo eficaz y eficiente del trabajo.
Uno de los aspectos de comunicación importantes, mencionado por la Gerencia Comercial, es la falta de direccionamiento a las metas especificas por parte de las gerencias de la empresa, representada en los dos socios fundadores.
La falta de comunicación y coordinación por parte de los gerentes, además, ha afectado el clima y cultura organizacional del Grupo Integra Seguros. Las gerencias, que en este caso son las encargadas de llevar a todo el personal a trabajar por el mismo fin, no demuestran estar 100% comprometidas con la gestión que debe hacerse para alcanzar los propósitos establecidos. Su lenguaje no verbal está en contradicciones constantes frente a su lenguaje verbal.
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Uno de los gerentes apoya notablemente la labor comercial y cree en los objetivos planteados al momento de la creación del área y la implementación de las metas específicas que justificaron la existencia de este departamento. Por otro lado, el otro socio, limita su apoyo dando prioridad a una sola de las tres compañías con las que el Grupo Integra Seguros trabaja. Esto ha generado contradicciones, confusiones y segmentación entre los empleados, distrayendo el esfuerzo de todos hacia caminos que no llevan a cumplir lo propuesto.
Respecto a los procedimiento internos se evidencia la informalidad con la que se maneja el tema de recursos humanos. No existen manuales de procedimientos internos y propios. La empresa solo cuenta con las políticas que cada compañía tiene para suscribir los negocios. Además, los instrumentos internos sobre faltas, reconocimientos, funciones, permisos, entre otros, no existen.
Por las mismas razones de informalidad, las gerencias, tanto generales, como de las dos áreas grandes de la compañía, tienen muy claro que el seguimiento y control por parte de los jefes es deficiente. La Gerencia Técnica asegura que solo se ve un riguroso interés cuando se trata de negocios grandes, pero en el caso de los negocios pequeños no se les da el tratamiento que requieren y, en muchas ocasiones, se pierden por falta de atención al cliente.
Esta problemática contradice los objetivos propuestos para el año 2013 y la falta de divulgación de la meta específica para ese año no permite coordinación e interés por parte de toda la organización hacia el mismo fin.
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Las dos gerencias de área y las dos gerencias generales expresan que no se hacen controles, comités, ni procesos de personal y recursos humanos. Todo el trabajo está enfocado hacia lo comercial, que se controla con reuniones mensuales para evaluar resultados y llevar un seguimiento de lo que se está haciendo.
Aún así se piensa que, incluso estas reuniones son muy informales, y que, aunque se tienen una fechas establecidas para hacerlas, a veces no se cumplen de forma estricta. Por otro lado, los resultados de esos comités no se dan a conocer a los empleados, es decir que solo las gerencias saben y están vinculadas con los proyectos de la empresa. Los empleados subalternos no
conocen lo que pasa. No conocen su rendimiento de forma específica y están desconectados de la razón por la que hacen su trabajo diario.