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Como parte de la implementación, es necesario que se identifiquen, definan y comuniquen las responsabilidades y funciones de los funcionarios que forman parte del sistema de gestión; así serán más eficientes las actividades de implementación, la gestión de los recursos y el cumplimiento de los objetivos.

Con la asesoría de la ARP se definieron y comunicaron las funciones y responsabilidades a cada una de las partes interesadas y demás funcionarios. Descritas a continuación:

ROLES Y RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Roles y Responsabilidades de la Alta Gerencia:

• Aprobar la Política de S&SO de la organización, garantizando su periódica revisión y actualización.

• Asumir completa responsabilidad por la implementación del sistema de gestión en S&SO en todas las sedes de la compañía sobre las que tiene control.

• Aprobar el Plan Estratégico de S&SO.

• Establecer los objetivos del sistema de gestión en S&SO que apunten al control de los riesgos intolerables e importantes, alineándolos con la Misión, la Visión y el Plan Estratégico de la compañía.

• Definir y aprobar los recursos técnicos, humanos y económicos necesarios para el desarrollo de los proyectos considerados para cada objetivo.

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• Realizar seguimiento periódico al logro de los objetivos y sus proyectos relacionados.

• Realizar revisión periódica del cumplimiento de la legislación relacionada con Seguridad y Salud Ocupacional.

• Realizar revisión anual de la estructura organizacional y las responsabilidades sobre Seguridad y Salud Ocupacional.

• Realizar giras periódicas de visibilidad para evaluar el nivel de penetración del sistema de gestión en S&SO.

• Participar en la investigación de los Accidentes, Casi Accidentes y Enfermedades Profesionales según lo definido en el respectivo procedimiento.

• Realizar revisión semestral del sistema de gestión en S&SO para garantizar la adopción de correctivos que garanticen su mejoramiento continuo y la reducción del riesgo a través de su gestión integral.

• Liderar elementos específicos del sistema de gestión que tengan que ver con su rol estratégico (Ejemplo: Política, Objetivos, Estructura y Responsabilidades).

• Desarrollar con los Gerentes o Jefes de Área estrategias para animar a sus colaboradores a generar ideas para la mejora en operaciones y equipos que puedan contribuir al mejoramiento de la eficiencia, la seguridad y la salud.

Roles y Responsabilidades de los empleados (colaboradores):

• Cumplir con la política de S&SO, los manuales de seguridad (que deben incluir reglas generales y especializadas y los procedimientos y prácticas seguras) desarrollados para el control o manejo de los riesgos identificados en sus procesos.

• Cumplir el plan de formación definido, aplicando los conocimientos adquiridos a sus labores rutinarias y no rutinarias.

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• Reportar los Accidentes y Casi Accidentes, Actos, Condiciones Subestándares y peligros que identifique.

• Participar en las investigaciones de Accidentes, Casi Accidentes y Enfermedades Profesionales según lo definido en el respectivo procedimiento.

• Presentar a gerencia operativa propuestas de mejoramiento que tienen relación con la tarea que realizan.

Roles y Responsabilidades del Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional:

• Asesorar a la gerencia y a los empleados sobre las responsabilidades que tienen sobre S&SO.

• Asesora a la Alta Gerencia y a las Gerencias Media y Operativa en lo referente a la estructuración y desarrollo del sistema de gestión en S&SO y sus elementos constitutivos.

• Definir la metodología a aplicar para realizar el diagnóstico de condiciones de salud y seguridad de la compañía, brindando formación y acompañamiento de campo a quienes conducirán la evaluación.

• Asesorar a la Alta Gerencia y a las Gerencias Media y Operativa en las medidas a adoptar para el control de los riesgos identificados a través de inspecciones, investigación de accidentes y casi accidentes, entre otras posibles fuentes.

• Asesorar en la construcción del perfil de formación esperado por cargo según los riesgos y el plan anual de formación.

• Realizar auditoria a los procedimientos definidos en el control operativo. • Conjuntamente con la Alta Gerencia y la gerencia Media definir los objetivos

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• Asesorar a las gerencias media y operativa en la estructuración y puesta en marcha de los proyectos definidos para el logro de los objetivos definidos. • Consolidar la estadística de accidentalidad y enfermedad y el seguimiento al

desempeño del sistema de gestión en S&SO y de sus líderes.

• Revisar los proyectos de ley que estén en trámite para identificar su posible impacto en la compañía estableciendo posibles planes de acción que garanticen su cumplimiento luego de ser aprobados.

• Realizar entrenamiento en S&SO y proveer las guías para los mismos.

• Verificar continuamente el cumplimiento de la Política de S&SO en toda la compañía.

• Verificar continuamente el cumplimiento de los requisitos de ley aplicables a la compañía.

• Acompañar a la Alta Gerencia y a la gerencia Media en la Revisión Gerencial del sistema de gestión en S&SO.

Como cumplimiento de los requisitos legales y del subprograma de seguridad e higiene industrial, se conformo el comité paritario de salud ocupacional (COPASO); anteriormente se tenía, pero no se llevaba a cabalidad con el cumplimiento de reuniones, investigaciones y de más obligaciones que debe ejercer este comité dentro de las organizaciones; se elaboró un cronograma, en cual describe secuencialmente las actividades a desarrollar para la conformación del comité.

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Tabla 19. Cronograma conformación del copaso.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA CONFORMACIÓN DEL COPASO

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA OBSERVACIONES

Elaboración del comunicado interno y entrega al personal del IOC (conformación del

COPASO). Coord. De S.O 04/12/2009 Se entrego en cada puesto de trabajo el comunicado. Socialización del comunicado interno (conformación del COPASO). Coord. De S.O 04/12/2009 Se tomo asistencia de las personas convocadas a la socialización. Inscripción de los candidatos para la elección del COPASO.

Coord. De S.O 04/12/2009-

11/12/2009 Votaciones para la

elección del representante por parte

de los trabajadores al COPASO.

Coord. De S.O 11/12/2009

Registro de cada uno de los votantes

en las elecciones (firma y cédula) Conteo de los votos para

la elección del representante por parte

de los trabajadores al COPASO.

Jurados 11/12/2009

Designación por parte de las directivas de su

representante al COPASO con su respectivo suplente.

Gerente 11/12/2009

Presentación del Comité Paritario de Salud Ocupacional a todo el

personal del IOC.

Coord. De S.O y

Gerente 16/12/2009

Registro del Comité Paritario de Salud Ocupacional ante el Min.

De trabajo. Coord. De S.O 18/12/2009 Se debe solicitar el formato de registro en la oficina de Salud Ocupacional del Min. De trabajo y

Seguridad Social Fuente. IOC.

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Adjunto a este cronograma, se elaboraron algunos documentos correspondientes al proceso de conformación del Copaso; uno de ellos fue la divulgación para la conformación del Comité (Ver Anexo D); también se elaboraron las actas correspondientes de elección del Comité, con sus debidos registros; inscripción, conformación. (Ver Anexo E)

Con la conformación e inscripción del Copaso ante el Ministerio de Protección Social, se le fueron asignadas las responsabilidades y el conocimiento acerca del funcionamiento de los comités paritarios de salud ocupacional (legislación, definiciones); para darles a conocer esta información se les socializó un documento el cual contiene la información descrita anteriormente. (Ver Anexo F)