Los niveles de existencias consisten en determinar la cantidad en unidades físicas (kilos, litros, piezas, toneladas, etc.), que debe tener la empresa almacenada en sus bodegas. Los factores o variables que se deben considerar para estos cálculos son:
Consumo
Tiempo de Reposición
Stock de Seguridad y/o Factores Especiales CONSUMO:
Es la cantidad proyectada que se espera consumir de acuerdo a los programas de producción y además la cantidad que se ha venido consumiendo en las operaciones normales de la fábrica. Esta información estadística debe estar registrada para estos fines y deber contener los máximos requerimientos que han existido en aquellos períodos de alta demanda, como también los consumos mínimos que se han presentado en períodos de baja demanda de materiales. También deberán calcularse los consumos promedio que han existido durante el período considerado.
TIEMPO DE REPOSICIÓN:
Es el tiempo que se demoran los proveedores en abastecer de materiales a la empresa. Este tiempo es el período comprendido entre que se crea la necesidad de comprar, iniciando el proceso de compras, hasta que los materiales están a disposición de producción para su consumo.
Se observa en la definición que dicho período también contempla el tiempo que existe entre la necesidad de comprar y la colocación de la orden de compra, que en algunos casos o empresas puede ser significativo. Asimismo, debe considerar el tiempo que se requiere para la revisión por parte de control de calidad, en el momento de recepción del pedido.
STOCK DE SEGURIDAD Y FACTORES ESPECIALES:
Es una cantidad de stock, específico para cada empresa, que permite cubrir las probables eventualidades que puedan existir, derivadas de causas no controlables, ya sean externas o internas a la empresa como sería el desabastecimiento por un desastre natural, inundación, terremoto, o bien un consumo extraordinario de materia prima por uso indebido de ella, o causas no previstas. Para la determinación de este factor se puede llegar a estimaciones cuantificables como producto de la experiencia, confianza que se tenga del mercado de materias primas, mercado de proveedores, existencia de sustitutos, condiciones de la economía en cuanto a la oferta, demanda, políticas económicas, etc. De igual forma se tendrá que considerar si la empresa que provee forma parte del mismo grupo de la empresa que compra, en cuyo caso este factor disminuiría.
Sobre este punto también se debe observar que en algunos casos dicho "stock de seguridad" o "colchón de seguridad" sirve para esconder ineficiencias que se pueden producir ya sea internamente en la empresa por errores administrativos, personal ineficiente o sin adiestramiento adecuado o de manera externa en que los proveedores no sean del nivel de seguridad, confianza y eficiencia que se necesita para cubrir las necesidades de la empresa. En todo caso, lo óptimo desde el punto de vista profesional y técnico es que estos niveles de seguridad tiendan a ser cero, puesto que este stock tiene un costo que en definitiva alguien lo tiene que absorber, y ese alguien es la sociedad toda.
Una empresa para su normal funcionamiento debe contar con niveles de existencia racionalmente calculados, puesto que en la medida que se requieren las materias primas a consumir en el tiempo, estos niveles van decreciendo por la producción de artículos y se puede llegar al extremo de que dichas materias primas se terminen, situación que no puede ocurrir en ninguna empresa, debido a que las consecuencias generalmente son negativas, como paralización de la producción, pérdida en ventas, disminución en el valor de la empresa, etc.
A continuación se mostrará un gráfico con las variables Tiempo y Cantidad Física de existencias:
Cantidad
Stock de Seguridad X
Se observa que en la medida que transcurre el tiempo los niveles de existencia van disminuyendo como consecuencia de los consumos que demanda la producción. También se visualiza que en un caso extremo, por falta de control, planificación, etc., la empresa se puede quedar sin materia prima (punto X), lo cual no debe suceder, si los sistemas de información y control son los adecuados e idóneos.
Los niveles de existencia que comúnmente calculan y mantienen las empresas son los siguientes:
Existencia Mínima Existencia Crítica Existencia Máxima EXISTENCIA MÍNIMA
Conceptualmente es la cantidad mínima de unidades físicas de existencia que necesita tener almacenada en sus bodegas una empresa, para satisfacer las necesidades emanadas de la producción para el normal desenvolvimiento de las operaciones productivas habituales o del giro del negocio.
La fórmula de cálculo es la siguiente:
Existencia Mínima = Consumo máximo x el tiempo de reposición máximo + stock de seguridad + factores especiales.
Se observa que la fórmula matemática contempla el consumo máximo que requiere la producción en un orden normal de funcionamiento, durante el tiempo de reposición máximo que puedan demorarse los proveedores en abastecer. Además, se puede agregar, en los casos que se justifique, un stock de seguridad para situaciones especiales.
EXISTENCIA CRÍTICA
Es aquel nivel, en cantidad física, en el que se deben activar todos los mecanismos y procedimientos para abastecer, en forma inmediata, de materia prima a la empresa. Es un nivel peligroso donde existe el riesgo de quedar sin materia prima.
Este nivel se calcula considerando la existencia mínima menos el consumo promedio durante el tiempo de reposición promedio y su expresión es la siguiente:
Existencia Crítica = Existencia Mínima - (consumo promedio x tiempo de reposición promedio)
EXISTENCIA MÁXIMA
Es aquel nivel máximo de materias primas o materiales que puede tener una empresa almacenado en sus bodegas desde los puntos de vista Técnico, Administrativo y Económico.
El punto de vista Técnico se refiere a la capacidad instalada de producción y ventas que tiene la empresa; el punto de vista Administrativo está dado por su organización e infraestructura como: dotación de personal, capacidad de bodegas, etc., y el punto de vista Económico considera el costo de mantener una inversión en inventarios.
Este nivel se calcula considerando la existencia mínima, menos el consumo mínimo durante el tiempo de reposición mínima, más el lote económico de compras, siendo su expresión la siguiente:
Existencia Máxima = Existencia Mínima - (consumo mínimo x tiempo de reposición mínimo) + lote económico de compra
A continuación se desarrollará un ejemplo aplicado del cálculo de los niveles de existencia.
Ejercicio de Aplicación:
Una empresa presenta los siguientes datos estadísticos de consumo y tiempo de reposición de un producto, para un período de cinco meses:
Datos de consumo y tiempo de reposición
Mes Consumo Tiempo de Reposición
Enero 14.050 kilos 24 días Febrero 20.250 kilos 12 días Marzo 17.500 kilos 7 días Abril 15.400 kilos 16 días Mayo 12.300 kilos 31 días
__________ ______
Total 79.500 kilos 90 días Stock de seguridad y factores especiales +2.500 kilos. Lote económico de compra 8.000 kilos.
Se pide:
a) Calcular la existencia mínima. b) Calcular la existencia crítica. c) Calcular la existencia máxima.
DESARROLLO:
Algunos datos relevantes a considerar: Consumo máximo: 20.250 kilos (febrero) Consumo mínimo: 12.300 kilos (mayo)
Consumo promedio: 15.900 kilos (79.500 kilos: 5 meses) Tiempo de reposición máximo: 31 días (mayo)
Tiempo de reposición mínimo: 7 días (marzo)
Tiempo de reposición promedio: 18 días (90 días: 5 meses)
También se deberá tener presente que el problema tiene información mensual en cuanto a los consumos, e información diaria en cuanto a los tiempos de reposición. Entonces se deberá, desde el punto de vista matemático, uniformar los operadores expresándolos ya sea en días o en meses. En el desarrollo se expresarán en días. Por lo tanto los consumos se dividirán por 30 días. a) Cálculo de la Existencia Mínima:
Existencia Mínima = consumo máximo x tiempo de reposición máximo + stock de seguridad y factores especiales.
20.250
Existencia Mínima = --- x 31 + 2.500 30
Existencia Mínima = 20.925 + 2.500 Existencia Mínima = 23.425 kilos b) Cálculo de la Existencia Crítica:
Existencia Crítica = Existencia Mínima - (Consumo promedio x tiempo de reposición promedio) 15.900
Existencia Crítica = 23.425 - --- x 18 30 Existencia Crítica = 23.425 - (530 x 18) Existencia Crítica = 23.425 - 9.540 Existencia Crítica = 13.885 kilos c) Cálculo de la Existencia Máxima:
Existencia Máxima = Existencia mínima - (consumo mínimo x tiempo de reposición mínimo) + lote económico de compra.
12.300
Existencia Máxima = 23.425 - --- x 7 + 8.000 30
Existencia Máxima = 23.425 - (410 x 7) + 8.000 Existencia Máxima = 23.425 - 2.870 + 8.000 Existencia Máxima = 28.555 kilos