Sin una buena gestión es muy difícil atender a todos los correos, sin descuidar otras tareas que forman parte del trabajo diario. Para empezar, hay que valo- rar la utilidad del teléfono frente al correo cuando no sea necesario que que - de constancia de lo escrito o cuando se trate de un conflicto o una discusión. Es necesario reducir la cantidad de correo que se recibe, pero además sería
interesante crear filtros para no recibir spamo correos basura.
Una vez recibido un mensaje en la bandeja de entrada de nuestro provee- dor de correo, debe ser contestado, reenviado, borrado o archivado en otra carpeta. Para hacerlo de una manera rápida y sistemática es aconsejable te- ner en cuenta las siguientes normas:
Antes de enviarun mensaje es conveniente revisar los siguientes aspectos:
– Se deben verificar los datos de la cabecera.
– Hay que intentar que todo el texto se lea dentro de la pantalla y, por
tanto, que el receptor no tenga que bajar el cursor.
– El mensaje debe ser redactado en un estilo ágil y directo.
– Revisar la ortografía es importante ya que con el mensaje se transmite
la imagen de la empresa y del propio emisor.
– Es conveniente dejar un tiempo entre la finalización del escrito y la úl-
tima corrección. No debe enviarse de forma precipitada.
– Tampoco deben contestarse precipitadamente mensajes delicados o que
hayan resultado molestos (en estos casos es mejor dejar pasar un tiempo para ver el asunto de forma más calmada e imparcial).
– Conviene leer la totalidad del texto antes de comenzar a corregir las par-
tes del mismo.
Consejos para la correcta gestión de los mensajes recibidos
Si se espera un correo urgente, hay que echar un vistazo a los mensajes reci- bidos para localizarlo y, si ha llegado, responder en primer lugar.
Los mensajes que no sea necesario leer hay que borrarlos, no se debe perder el tiempo leyéndolos (publicidad, spam, correos con direcciones extrañas). Cuando haya que contestar un mensaje, si es posible, debe hacerse con pocas palabras; cuando no sea posible, al menos, se debe intentar ser claro y respon- der a todas las cuestiones planteadas en el mensaje original.
Cuando haya que reenviar un mensaje, no debe olvidarse incluir un comentario que diga que se reenvía el mensaje y, siempre que sea posible, el motivo del reenvío. Si lo único que se necesita de un correo es la dirección del remitente, se guarda ésta en la agenda de direcciones y luego se borra el mensaje.
Los mensajes que se puedan necesitar en el futuro deben archivarse en carpe- tas distintas de la bandeja de entrada para encontrarlos mas fácilmente cuando sea necesario.
Los correos menos importantes y aquellos con los que necesite emplear más tiempo o consultar cierta información, si no se pueden contestar en ese mo- mento, hay que anotarlo en la agenda y, cuando sea posible, dedicarles un tiempo, pero nunca se dejan sin contestar.
Administración de las carpetas de correo electrónico
En la unidad didáctica 11 de este libro se hace un estudio detallado sobre la ges- tión y almacenamiento de los mensajes de correo electrónico.
Spam:también conocido como “correo basura”; es un tipo de propaganda indis- criminada y masiva llevada a cabo a tra- vés del correo electrónico.
Actividades finales
1·· Señala si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
a) El correo electrónico es un canal adecuado para dar un toque de atención a algunos empleados. b) El mail es el medio más adecuado para hacer marketing empresarial.
c) Cuanta más información se envíe en un correo electrónico, mejor.
d) Si enviamos un mensaje a varias personas es mejor ocultarlo escribiendo sus direcciones en el campo CCO y po- niendo nuestra dirección en To-Para.
e) No es necesario escribir un saludo de apertura. f) No es correcto enviar mensajes muy cortos.
g) Es interesante utilizar listados siempre que se pueda, ya que resultan muy fáciles de leer. h) Se puede revisar el correo mientras se está hablando por teléfono.
i) Hay que escribir con mayúsculas para dar más importancia al escrito. j) Para organizar bien las ideas puede servir hacer un borrador antes.
2·· En la unidad didáctica 6 redactaste cartas comerciales, con los datos que se exponen a continuación. ¿Cómo se- ría su redacción en el caso de que se tratase de correos electrónicos?
a) FRONCASA, SA escribe a COCINAS LUZ, SA, para solicitar cambios en un pedido realizado con fecha 20 de junio. La referencia de la carta enviada es N.REF.:GB/ag. Los cambios consisten en el color de la encimera solicitada: se pi- dieron blancas y ahora se quieren color haya.
b) COCINAS LUZ, SA contesta a FRONCASA, SA diciendo que resulta imposible servirles las cocinas con encimeras co- lor haya ya que no disponen de suficiente stock en el almacén, por lo que o bien permanecen las condiciones del pe- dido original (encimeras blancas) o bien se amplía el plazo de entrega establecido.
c) FRONCASA, SA contesta diciendo que estaría dispuesto a prorrogar el plazo de entrega dos meses desde la fecha de envío de esa carta.
d) COCINAS LUZ, SA responde aceptando las nuevas condiciones.
e) Gas Natural Distribución escribe a todos sus clientes para comunicarles que van a pasar por las casas a realizar la ins- pección periódica de la instalación del gas. Cada propietario deberá abonar 46,26 € + IVA, importe que incluye la parte correspondiente a inspección comunitaria. El teléfono de atención al cliente es el 902 33 00 03, disponible 24 horas al día.
3·· Redacta los siguientes correos, inventando todos los datos que no se facilitan (ten en cuenta que todos los men- sajes deben indicar en primer lugar el “asunto”).
a) LUZDISA escribe a un proveedor solicitándole un pedido, especificando las condiciones del mismo (el impreso de pedido propiamente dicho sería un adjunto del correo).
b) El proveedor anterior responde aceptando el pedido pero modificando la fecha de entrega. La causa se basa en una festividad local.
c) El proveedor envía un mensaje anunciando el próximo envío de la factura correspondiente al pedido anterior. d) Una empresa envía una felicitación navideña general para todos los clientes.
e) La empresa TOLDOS DEL ATLÁNTICO envía un mensaje a todos los proveedores comunicándoles el cambio de do- micilio de los almacenes de la empresa que pasarán del n.o26 de la calle Antracita al n.o3 de la calle Barco.
f) El jefe del departamento de compras solicita a todos los trabajadores del mismo una propuesta de vacaciones para que todos puedan disfrutar de días de descanso, sin que quede desatendido el servicio.
g) El director del departamento de marketing de una empresa convoca a una reunión a todos los trabajadores de di- cho departamento.
h) Después de celebrada la reunión del punto anterior, el director envía un mensaje adjuntando el informe de la reu- nión mantenida con los trabajadores.
i) Una empresa envía una reclamación a causa de un pedido que le sirvieron con diversos productos defectuosos de- bido al mal estado de los embalajes.
Actividades finales
4·· Observa y lee atentamente el siguiente mail y contesta el cuestionario que se plantea a continuación:
a) ¿Te parece que el correo que acabas de leer se ha meditado suficientemente o se ha realizado con prisas? b) ¿Tiene faltas de ortografía?
c) ¿Cuál es el tono empleado? d) ¿Está bien fragmentado?
e) ¿Tiene metacomunicaciones negativas? f) Diferencia las distintas partes del documento.
g) Redáctalo tú como consideres que debe hacerse utilizando todos los recursos que has estudiado en la unidad.
5·· Imagina que la contestación al mensaje de la actividad anterior fuera como sigue a continuación: a) ¿Qué te parece? ¿En qué se diferencia del mensaje inicial?
b) ¿Qué te parece la firma?
De:Eloísa Gálvez
Enviado el:miércoles 29 de junio de 20XX, 12:30 h.
Para:Fernando Bermejo
CC:Ricardo Antolín, Rosa Bueno
Asunto:Dudas catálogo
Hola Fernando:
Como deberías saber ya hemos recibido el catálogo que nos ofreces. No es necesario.me gustría que respondieras algunas dudas que tenemos: es exacto el precio del articulo 998fr5, porque coincide con el 998ar5, y no lo entiendo.es imposible que tardéis 4 días en la entrega, supongo que, como de costumbre serán 40. El color AZUL RR es igual que el AZUL SS.
GRACIAS
ELOÍSA GÁLVEZ
De:Fernando Bermejo
Enviado el:miércoles 16 de junio de 20XX, 18:00 h.
Para:Eloísa Gálvez
Asunto:Disculpas
Estimada Eloísa:
Sentimos mucho el descuido manifestado y estaríamos dispuestos a enviar, esta misma tarde, un comercial a su empresa para resolver todas las cuestiones relativas al envío.
Esperando que acepte nuestras disculpas y esperando que no vuelva a producirse una situación como esta, le saludamos atentamente.
Caso final
Comunicaciones por correo electrónico
·· Sofía Antolín Blanco y Alba González Blanco son compañeras en una empresa destinada a la confección y venta de ropa deportiva. Sofía escribe un mensaje a Alba para comunicarle un cambio en el calendario de reuniones que tienen previstas para tratar una serie de temas relacionados con la próxima campaña de verano.
Ambas personas ostentan el mismo nivel jerárquico y se conocen desde hace mucho tiempo. Trabajan juntas y tienen una relación cordial, de colaboración y lealtad a la firma.
Son mujeres muy ocupadas, por lo que no pueden perder el tiempo con mensajes muy extensos, poco conci- sos, con errores o con posibles interpretaciones.
No van a utilizar metacomunicaciones precisamente porque se conocen y no quieren malentendidos en su re- lación. Tampoco usarán emoticonos porque mantienen comunicaciones formales, ya que están en sus puestos de trabajo y van a tratar temas estrictamente laborales.
Entre Sofía y Alba se cruzan cuatro mensajes:
a) En el primero Sofía comunica a Alba el cambio en las fechas de las reuniones que habían concretado. Adjunto al mensaje le envía un archivo llamado “nuevo calendario”.
b) Alba contesta diciendo que está de acuerdo pero debe haber un error porque, en el nuevo calendario, el día 4 de marzo está repetido.
c) Sofía le contesta, rectificando el documento adjunto e indicando a Alba que lleva razón y que la segunda fecha es el día 14 de marzo y no el 4.
d) Alba vuelve a escribir proponiendo una nueva reunión para tratar de aunar esfuerzos a la hora de afrontar el reto de los mercados orientales.
Redacta los cuatro mensajes, de acuerdo a las normas que hemos indicado en esta unidad didáctica.
Solución ·· A continuación se muestran los 4 mensajes que Sofía y Alba se cruzan.
4
De:Sofía Antolín Blanco
Enviado el:miércoles 29 de enero de 20XX, 12:30 h.
Para:Alba González Blanco
Asunto:agenda de reuniones
Adjunto:nuevo calendario
Hola Alba:
Adjunto a este mensaje, te envío el nuevo calendario de reuniones con los últimos cambios que habíamos concretado.
Revísalo por si detectas algún error y confírmame lo antes posible si estás de acuerdo con el mismo.
Cordiales saludos
SOFÍA ANTOLÍN
De:Alba González Blanco
Enviado el:miércoles 29 de enero de 20XX, 18:00 h.
Para:Sofía Antolín Blanco
Asunto:Mercados orientales
Hola Sofía:
De nuevo me pongo en contacto contigo para proponerte una cita y poder tratar, de forma detenida, el nuevo reto que supondrá para nuestras empresas la introducción en los mercados orientales.
Espero tu respuesta para fijar la fecha más conveniente. Gracias
ALBA GONZÁLEZ BLANCO
De:Sofía Antolín Blanco
Enviado el:miércoles 29 de enero de 20XX, 16:00 h.
Para:Alba González Blanco
Asunto:error subsanado
Adjunto:calendario rectificado
Hola Alba:
He revisado el calendario que te envié y, efectivamente, había una fecha repetida, por lo que he procedido a corregir el error.
La segunda fecha debería ser el 14 de marzo y no el 4 como figuraba anteriormente. Adjunto te envío el calendario rectificado.
Seguimos en contacto. Un saludo SOFÍA ANTOLÍN
De:Alba González Blanco
Enviado el:miércoles 29 de enero de 20XX, 13:30 h.
Para:Sofía Antolín Blanco
Asunto:error detectado
Hola Sofía:
He revisado las fechas que propones y estoy de acuerdo en todo, excepto en el día 4 de marzo, ya que aparece repetido.
Por favor, revisa esa fecha y envíame el nuevo calendario lo antes posible. Gracias
ALBA GONZÁLEZ BLANCO
b)
c )
d)
Ideas clave
Ideas clave
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