PAM II Algorithm

El consultor, con la ayuda del Director General, decide realizar un análisis de contexto de la organización como primer paso de la integración del SGD. En este análisis se han obtenido, entre otros, los siguientes datos:

x La organización se dedica a la provisión de bebidas alcohólicas. Entre sus clientes hay: hipermercados, pequeños comercios, bares,

restaurantes, discotecas y eventos al aire libre (por ejemplo festivales) o en otras organizaciones (por ejemplo en presentaciones de productos). x Las oficinas centrales de la organización tienen alrededor de 100

empleados.

x El departamento de Administración dónde se va a implantar el SGD tiene 7 empleados, siendo uno de ellos el responsable del departamento. Este departamento se encarga principalmente de la gestión de facturas de clientes y proveedores.

x Los factores externos que afectan a la organización, y en especial al departamento, son los siguientes:

a) Aparición de nuevos proveedores de bebidas alcohólicas y la posible pérdida de clientes como consecuencia.

b) Bajada de precios de la competencia y la posible pérdida de clientes como consecuencia.

c) Creación de nuevas leyes nacionales e internacionales que afecten a la venta y consumo de bebidas alcohólicas, con un posible cambio en la manera de proveer las bebidas como consecuencia.

d) Posibles bajadas y, más que posibles, subidas de impuestos de la venta de alcohol, con un nuevo ajuste de precio como consecuencia. x Los factores internos que afectan a la organización, y en especial al

departamento, son los siguientes:

a) El departamento de Administración rinde cuentas al departamento de Contabilidad aportándole diversos datos de las facturas como

importes parciales y totales, clientes, proveedores, fechas, etc. b) No existe un flujo de aprobación de facturas documentado,

simplemente las facturas de más de 250.000 € se remiten al Director General para su aprobación.

c) En el departamento de Contabilidad trabajan 7 personas. Tres de ellas se encargan de la gestión de facturas de clientes, otras tres personas se encargan de la gestión de facturas de proveedores, y el empleado restante es el responsable del departamento que se encarga de supervisar que todo funcione correctamente.

d) El departamento de Contabilidad no utiliza en este momento ninguna herramienta de gestión documental. Las facturas se reciben y emiten por email o correo, imprimiéndolas en cualquier caso, y

gestionándolas como pueden con la ayuda de las herramientas de Microsoft Office Word y Excel. Tras la impresión y gestión, se almacenan en ficheros físicos que residen en las estanterías del departamento.

e) No es necesario que la información de las facturas esté cifrada, pero no debe de caer en manos de cualquier empleado externo del

departamento y mucho menos hacer la información de dominio público.

f) Existe el riesgo de una posible reducción de gastos generales en toda la organización que afectaría al departamento de

Administración, entre otros.

Todos estos datos acaban en documento llamado “Análisis de Contexto del departamento de Administración” y que, por el momento, está en formato electrónico en manos del consultor para revisarlo y almacenarlo de la manera adecuada posteriormente.

Tras el análisis de contexto, el consultor se reúne con el Director General de nuevo para saber los requerimientos legales o normativos, y los requerimientos de negocio que afecten al departamento de Administración. El resultado de la reunión es el siguiente:

x Los requerimientos legales o normativos son:

a) Si el importe de las facturas, ya sean recibidas o emitidas, supera los 250.000 €, deben ser remitidas y aprobadas por el Director General antes de su abono o cargo.

b) Debe tenerse en cuenta la Orden EHA/962/2007 del Boletín Oficial del Estado para la conservación y eliminación de facturas emitidas y recibidas.

c) La expedición, conservación, gestión y contenido de las facturas deben cumplir con el Real Decreto 1619/2012 – Reglamento de

Facturación.

d) El software de gestión documental que se instale debe estar homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. e) Las facturas, ya sean emitidas o recibidas, no deben salir ni en papel

ni en formato electrónico de la organización. Además, no deben tener acceso a ellas el personal que no sea del departamento de

Administración o del departamento de Contabilidad, sin aprobación previa del responsable del departamento y del Director General. x Los requerimientos de negocio son:

a) Proporcionar a los clientes y a los proveedores una respuesta, ya sea informativa o en abono/cargo de dinero, lo más rápida y eficaz

posible.

b) Disminuir los costes generales originados por la impresión masiva de papel.

c) Garantizar la seguridad de la información de las facturas de los clientes y proveedores.

d) Mantener actualizado y en un lugar accesible para el personal de Administración un set de plantillas de creación de facturas para los clientes.

e) Cumplir con todas las normativas y legislaciones vigentes, no sólo en las referentes a la facturación.

f) Asegurarse que el personal de la organización está cualificado y formado adecuadamente para llevar a cabo los procesos y actividades de negocio.

g) Gestionar adecuadamente los riesgos derivados de las actividades y procesos de negocio, y tener una solución de continuidad en caso de desastre.

Estos requerimientos, junto con las normas y leyes que hacen referencia, se reúnen en un documento llamado “Anexo Informativo” que será impreso y que debe estar visible en todo momento en un tablón del departamento. El

consultor se queda con una copia digital de este documento para su almacenamiento futuro en la herramienta de gestión documental.