Un sistema hace referencia a un proceso ordenado para un cumplimiento de un objetivo. Decimos que es un sistema de costos porque en él actúan diversos elementos que se interrelacionan entre sí para alcanzar un objetivo en común. Se caracterizan por proporcionar retroalimentación al sistema en sí y por tener una determinada estructura. El objetivo que busca un sistema de costos es servir de herramienta para la mejora de la gestión y la toma de decisiones, determinando los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles. (gerencie.com, 2015)
Por lo tanto un sistema es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones. Un sistema contable es un proceso cronológico y ordenado de aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna. El objetivo que busca un sistema de costos es servir de herramienta para la mejora de la gestión y la toma de decisiones, determinando los costos unitarios y el precio de venta.
1.2.8.2. Sistema de costos
Es un proceso contable que requiere seguir un orden cronológico cuya finalidad es determinar los costos que son utilizados en una producción.
“Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos, técnicos, administrativos y contables que se emplea en un ente, para determinar el costo de sus operaciones en sus diversas fases, de manera de utilizarlo para fines de información contable, control de gestión y base para la toma de decisiones”. (gerencie.com, 2015)
Un sistema de costos es un procedimiento ordenado en donde se plasma aquellas actividades efectuadas en la empresa, con la finalidad de obtener resultados y así tomar decisiones adecuadas. Este sistema permite identificar el valor unitario y el precio de venta de cada producto. Un sistema constituye un procedimiento ordenado y cronológico que recolecta información relevante del todo el proceso de producción.
21 “Es un conjunto de elementos relacionados que producen información referente a todo el proceso productivo de una empresa y su valoración, un sistema contable de costos está constituido por los registros, procedimientos y programas de computadoras que sirven para controlar en forma rutinaria toda la información generada y que se deriva de los procesos de producción”. (Catacora, 1997, pág. 193)
Un sistema de costos permite conocer el valor exacto de lo que se invierte para la obtención de un producto determinado, es decir conocer el proceso que conlleva transformar la materia prima, además permite fijar el precio unitario y el precio de venta al público. Cuya finalidad es brindar un producto de calidad que sea accesible al consumidor y por ende satisfaga las necesidades.
1.2.8.3. Definición de gestión
La palabra gestión cumple un papel importante dentro de la empresa ya que la aplicación correcta conlleva al cumplimiento de los objetivos planteados
Es el proceso en virtud del cual se manejan una variedad de recursos esenciales con el fin de alcanzar los objetivos de la organización. Uno de los recursos más importante son las personas que trabajan para la empresa. Los directivos dedican gran parte de sus esfuerzos a planificar, dirigir y controlar el trabajo de estos recursos humanos. La diferencia entre directivos y el resto de los empleados está en que los primeros dirigen el trabajo de los demás. (Cerrajes. S.A, 2010)
La palabra gestión cumple un papel muy importante para la empresa porque permite tomar decisiones adecuadas. Por lo cual es importante planificar, dirigir y controlar todas las actividades. La actividad económica de las empresas tiene por objetivo la satisfacción de necesidades de los seres humanos. El ejercicio de la empresa requiere disponer de recursos económicos para producir los bienes y servicios destinados a los consumidores el gran desafío consiste en lograr la utilización más eficiente y efectiva de los mismos para el cumplimiento de las metas de la organización.
1.2.8.4. Clasificación de los Costos
1.2.8.4.1. Los costos por procesos productivos
En este sistema, el objeto de costos consiste en grandes cantidades de unidades o similares de un bien o servicio. Horngren (2012) indica que;
El sistema de costos por procesos de producción en cual es usado por aquellas entidades que produce grandes cantidades de artículos homogéneos. El costeo es
22 apropiado en el caso de las empresas que fabriquen un producto en masa tales como ladrillos, gasolina, detergentes y cereales. En una situación de producción en masa, el producto final de un proceso es homogéneo; de este modo en un periodo determinado, una unidad de productos no puede ser fácilmente identificada costos específicos de insumos.
Es importante conocer la diferencia que existe un sistema de costos por órdenes de producción y por procesos. En donde se puede identificar que en la empresa industrial se utiliza el sistema de costos por procesos de producción, el cual constituye seguir un orden cronológico y ordenado, pasando por diferentes departamentos hasta llegar al producto final. El costeo por procesos, tiene aplicación generalmente en las empresas con una forma de producción en la cual se utiliza un proceso continuo, teniendo como resultado un volumen alto de unidades de producción, iguales o similares. A pesar de que es difícil determinar los costos en este proceso, la forma de realizar el costeo implica simplemente realizar el cálculo de costo promedio, se caracteriza porque el producto final de un proceso es homogéneo
1.2.8.4.2. Los costos por Órdenes de Producción.
Los costos por órdenes de producción permite visualizar un producto determinado de acuerdo a una orden de producción así lo establece:
El sistema tradicional de acumulación de costos denominado por órdenes de producción, también conocido con los nombres de costos por órdenes específicos de fabricación, por lotes de trabajo o por pedidos de los clientes, es propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto o el lote en cada orden de trabajo en particular, a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción en esa orden especifica. Según (Zapata, 2010)
Se puede analizar que este tipo de costos son aquellos que se trabajan por órdenes específicas de producción, para lo cual se utiliza los tres elementos del costo como materia prima, mano de obra y CIF incurrido en cada orden específica. Los cuales constituyen una herramienta indispensable para la obtención del producto. En este sistema se utiliza una orden de trabajo, en la cual se detalla el número o cantidad que debe ser producida, también se detalla la fecha de inicio y terminación.
23 1.2.8.4.2.1. Características de los costos por órdenes de producción.
Se debe considerar las siguientes características en los costos:
Se concede mayor énfasis a la distinción entre costos directos e indirectos de la que es necesaria en la contabilidad de costos por procesos.
Se extienden órdenes y se llevan los costos de cada lote de producción. Estas órdenes están controladas por la cuenta de Productos en Proceso y se refieren a los costos directos (materiales y mano de obra) y a los costos indirectos
La cuenta de productos en proceso se usa para registrar el costo del producto fabricado y el inventario de productos no terminados
Los costos directos se cargan a la cuenta de Productos en Proceso y se registran en las hojas de costos
Los costos indirectos se cargan a la cuenta “Costos Indirectos de Fabricación” y no aparecen en la cuenta de “Productos en Proceso”, ni en las “hojas de costo
Se emplea un método para estimar el valor de los costos indirectos que han de ser aplicados a cada orden de producción. Estas cantidades se cargan a la cuenta de “Productos de Proceso” y se anotan también en las hojas de costos, debiendo registrase al crédito en la cuenta “Costos Indirectos De Fabricación”.
Se compran las cifras de costos indirectos cargados a la cuenta “Costos Indirectos de Fabricación”, con las cantidades aplicadas a la producción. La diferencia es motivo de ajuste contable. (Calvache, 2010)
Toda empresa cualquiera que sea la actividad es importante que el administrador tenga conocimiento profundo al momento de registrar todas las actividades efectuadas en la empresa. En un sistema de costos por órdenes de producción, los costos se calculan para cada lote. Aquí se utilizan documentos como la hoja de costos y la orden de producción.
El sistema de costos por órdenes es un sistema que se utiliza para recolectar los costos por cada orden o lote, en este sistema los costos que intervienen son: materia prima, mano de obra y cargos indirectos, los cuales se acumulan en una orden de trabajo. Para implementar un sistema de costos por órdenes es necesario, tener a mano los tipos de costos con los que se trabajará, la manera con la que se las registrará contablemente y las hojas de costos y órdenes de trabajo que utilizaremos. Las características más visibles es que se reúne por separado cada uno de los costos que intervienen en el proceso de producción, se realiza una planificación antes de iniciar el proceso de producción, la producción generalmente se realiza en función a los requerimientos de los clientes.
24 1.2.8.5. Ordenes de producción y hojas de costos
1.2.8.5.1. La orden de producción
Una orden de producción es un documento escrito en donde se especifica el pedido específico del cliente.
El jefe del departamento de producción emite este formulario que pone en función a las demás unidades de la organización de la fábrica para dar comienzo a la producción. Debe contener de manera general y concreta la información necesaria para la correcta ejecución de las tareas hasta obtener el producto deseado, fijándose las normas de acción y responsabilidades de cada área productiva.
Cuando se emiten ordenes de producción para pedidos especiales de clientes éstas van acompañadas de especificaciones sobre diseño, dimensiones, calidad de materiales, piezas a utilizarse, etc..., de acuerdo con lo solicitado por el cliente. Según (Calvache, 2010)
Las ordenes de producción y las hojas de costos son formularios indispensables en una empresa industrial. Ambos formularios tienen intima independencia entre sí, al punto que hay empresas que los elaboran en un solo documento.
La Orden de Producción representa una autorización para que los departamentos productivos inicien la elaboración de un artículo o lote de artículos homogéneos, en cambio que la hoja de costos es un formulario del departamento de contabilidad de la fábrica, en el que se transforman en cifras y valores lo que sucede en la producción.
25 Tabla 1 Ejemplo de una orden de producción
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