Chapter 6 Conclusions and Future Work
6.2 Potential Future Work
La empresa opera 3 cuentas de banco: ¾ Operaciones
¾ ANIR ¾ Reserva
Las personas que firman contra ellas están autorizadas por el Consejo de Administración, lo cual tiene una constancia documental.
La misma persona que lleva la cuenta de Operaciones no puede ser la que emite los cheques por cuestiones de Control Interno por lo que una trabajadora lleva operaciones y otra emite los cheques y lleva las cuentas de ANIR y las de Reserva.
El control contable de efectivo se lleva a través de las cuentas correspondientes:
110 Efectivo en Banco MN Operaciones corrientes. 114 Efectivo en Banco Contravalor.
115 Efectivo en Banco (MLC).
119 Efectivo en Banco (Inversiones).
Los cheques que se utilizan son de tipo nominativo y certificados o controlados, se solicitan por cuentas detalladas para tener más ordenado y controlado el trabajo. Igual sucede con los modelos de transferencias bancarias (Anexo 7). Las transferencias, se pueden enviar al Banco a través de Virtual Bandec que es un programa instalado por el Banco, para agilizar el trabajo y aprovechar al máximo el horario laboral. Este consiste en crear una conexión directa de la Empresa con la sucursal bancaria, donde se muestra la información del Estado de Cuenta, los últimos 10 movimientos que se han realizado en la cuenta y la
disponibilidad de la misma, además emitirse transferencias bancarias y se hacen aportes al Presupuesto del Estado.
Las transferencias emitidas a través de Virtual Bandec debitan inmediatamente las cuentas, a diferencia de los cheques que no las afectan hasta que la Entidad a la cual fue dirigido el cheque no la presente al Banco.
Se lleva el registro de cheques, este modelo, (Anexo 8) debe tener. la fecha de emisión del cheque, el # de cheque, a favor de quien o de que Entidad va a ser emitido el mismo, documentos que amparan el pago como lo son facturas con su numero, Entidades, etc; el importe por el que ha sido expedido, a quien va a ser entregado con el nombre y los apellidos , el día que se ha debitado en cuenta (fecha) y la fecha en que fue contabilizado (fecha).
Para saber la cantidad de efectivo disponible con que se va a comenzar el día de trabajo es necesario calcular el Modelo de Disponibilidad (Anexo 9), de esta manera se sabe si un cheque de x cantidad de efectivo podrá ser emitido o no hay fondos suficientes para autorizar el mismo.
Diariamente se debe actualizar el modelo de Ingresos (Anexo 10) a través del Estado de Cuenta para conocer detalladamente lo que se ingresa por los diferentes conceptos.
Conciliación de las operaciones bancarias en MN Y CUC.
El Técnico de Gestión Económica (Especialista Principal) es responsable del cumplimiento de la conciliación bancaria. (Anexo 11).
Mensualmente se comprueba la corrección de los débitos y créditos efectuados por el Banco donde la entidad opera sus cuentas. (ANIR, Reservas y Operaciones)
El modelo de conciliación bancaria es el mismo para cualquiera de las 3 cuentas que se utilice y el procedimiento no varia. La conciliación se puede realizar de dos formas:
• Partiendo según banco para llegar al saldo según libros.
• Partiendo según libros para llegar al saldo según banco.
La diferencia de los saldos según Empresa y según Banco va a estar dada por los cheques que hayan sido emitidos por la Empresa y que el Banco no haya registrado por estar aun en tránsito, algún cheque que el Banco haya gestionado y cobrado y la Empresa no lo sepa aun, algún error cometido por el Banco de registrar a la Empresa un cheque que no era de ella.
La conciliación se efectúa a cada una de las cuentas bancarias que opere la empresa al recibir el último estado de cuentas del mes, para confirmar que todas las operaciones realizadas por el banco estén registradas en los libros de la entidad y de no ser así determinar las diferencias y proceder en consecuencia.
Para dejar constancia documental de cada conciliación que se realice, se confecciona un modelo según lo establecido.
Esta conciliación se efectúa, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al que se concilia por personal que no intervenga en la elaboración y expedición de cheques, órdenes de cobro presentación, transferencias, slip de depósitos y cualquier otro documento de pagos o ingresos.
El mecanismo de conciliación consiste en tomar el saldo que muestra el último estado de cuenta bancario del mes anterior y sumarle los débitos y restarle los créditos y se le restan a este saldo final según banco los cheques en tránsito, esta operación debe dar como resultado el saldo de la cuenta contable que se está conciliando, según los libros de la entidad (Fichero Histórico).
Las operaciones de suma y resta se efectuarán de acuerdo con las siguientes reglas:
Se suman: Las partidas debitadas por el banco y no acreditadas por la entidad.
Las partidas debitadas por la entidad y no acreditadas por el banco.
Se restan: Las partidas acreditadas por el banco y no debitadas por la entidad.
Las partidas acreditadas por la entidad y no debitadas por el Banco.
El objetivo que se persigue con la conciliación bancaria es el de comprobar la corrección de las operaciones tanto débitos como créditos efectuadas en las distintas cuentas de banco con que opera la entidad.
Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento para todas las entidades que operan cuentas bancarias en cualquier moneda.