Study 2: Relationships between overwork climate and opposite forms of working
5.4 Practical implications and future research directions
La función compras se ocupa de la administración del proceso de adquisición, lo cual implica decidir qué suministros se usarán, negociar contratos y averiguar cuándo es conveniente comprar en la misma localidad. Compras debe satisfacer las necesidades de suministro a largo plazo de la empresa y respaldar las capacidades de la misma para la producción de bienes y servicios. Esta tarea reviste importancia crucial para cualquier organización, ya se trate de ventas al detalle, de un proveedor de servicios o de un fabricante. El rendimiento de las cadenas de suministro internas y externas depende del grado en que se realice con eficiencia la tarea descrita.
EL PROCESO DE ADQUISICIÓN
21 El proceso de adquisición comprende cinco pasos básicos:• Reconocer una necesidad. El proceso comienza cuando compras recibe la solicitud
de comprar materiales o servicios externos. La solicitud (llamada requisición de
compra incluye la descripción del artículo, la cantidad y calidad requeridas y la fecha
de entrega deseada. En una empresa manufacturera, el departamento de compras recibe normalmente del departamento de control de producción la autorización para comprar.
A sú vez, control de producción se guía pór lás decisiones tomadas de antemano para usar outsourcing, o bien, para fabricar o comprar los elementos necesarios. Generalmente, el departamento de compras influye de manera importante en esas decisiones, porque tiene mayor conocimiento de lás capacidades y el rendimiento de cada proveedor. En una empresa minorista, la decisión de qué mercancía conviene 21 KRAJEWSKI, Lee J. Administración de Operaciones Estrategia y Análisis; Pág.462.
comprar es equivalente a la decisión de qué conviene vender; lás decisiones de marketing y compras están entrelazadas. En el caso de los proveedores de servicios, lás decisiones de compra están basadas en la necesidad de reabastecer los artículos y servicios consumidos pór la empresa en el suministro de servicios.
• Seleccionar proveedores. Este paso implica identificar proveedores capaces
desuministrar los artículos, agrupar los elementos que puedan ser proporcionados porel mismo proveedor, solicitar licitaciones para los artículos requeridos, evaluar láscotizaciones en función de criterios múltiples y seleccionar finalmente a un proveedor. Cuando se ha celebrado con anterioridad un contrato a largo plazo para el suministro de un artículo, este paso ya no es necesario.
• Hacer el pedido. El procedimiento de colocar un pedido puede ser complejo y lento,
como cuando se trata de artículos caros y que se compran una sóla vez, o bien, tan sencillo como una llamada telefónica cuando se trata de artículos estándar que se piden en forma habitual al mismo proveedor. En algunas situaciones de alta utilización, el proveedor realiza embarques cada día, o incluso cada turno, sin que se le tengan que enviar órdenes de compra. En la actualidad, muchas empresas están enlazadas por computadora con sus proveedores, lo cual simplifica aún más el proceso de hacer pedidos.
• Seguir el rastro del pedido. Este procedimiento incluye el seguimiento habitual de
los pedidos con el fin de evitar retrasos en la entrega o desviaciones con respecto a las cantidades solicitadas en cada pedido. Los proveedores son contactados por carta, fax, teléfono o correo electrónico. El seguimiento reviste una importancia especial en compras cuantiosas, cuando un retraso puede perturbar los programas de producción o implicar la pérdida de la buena voluntad de un cliente y de ventas futuras.
• Recibir el pedido. Con frecuencia, los embarques que llegan tienen que revisarse para
comprobar la cantidad y la calidad, enviando notificaciones a compras, a la unidad que hizo la requisición de compra, a control de inventarios y a contabilidad. Si el embarque no ha llegado en condiciones satisfactorias, compras tendrá que decidir si es preciso devolverlo al proveedor. Los registros sobre puntualidad, discrepancias en calidad y cantidad, y los referentes a precios, deberán ser actualizados como parte de la evaluación delos proveedores. Compras tiene que estar en estrecha coordinación con contabilidad para asegurarse de que a los proveedores se les pague correcta y puntualmente.
Principales funciones típicas de compras:
selección de proveedor solicitar compras
Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:
Recepción Crédito y Cobranzas Caja-Pagaduría Contabilidad Financiero Contraloría Compras
La función de compras tiene como objetivos: reducir el nivel de inventario
combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes implantar control de calidad en las compras
establecer políticas de adquisición y licitación mantener registro de los productos
Los principales indicadores del departamento de compras son:
• valor de compras totales / ventas totales comparadas con el año anterior.
• total de compras/número de compras.
• porcentaje de compras rechazadas.
• porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
• inventario/ventas.
• costo promedio de orden de compra.
• número de orden por mes en comparación con el año anterior. Se debe analizar en los proveedores lo siguiente:
• la capacidad corriente, potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.
• los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.
• las restricciones legales
• las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.
Procesos de compra. 22
La figura 9 ilustra el proceso de la adquisición de materiales en sistemas de producción. La figura enfatiza la interacción de los departamentos de producción, departamento de compras y proveedores. Entre organizaciones, así como entre diferentes tipos de bienes, existe alguna variación en estos procesos.
Instrumentos básicos de compras. Las herramientas cotidianas de los departamentos
de compras son las especificaciones de materiales, las requisiciones de compra, las solicitudes de cotización y los pedidos de compra. Estos instrumentos son fundamentales para los procesos de compra.
El departamento de compras debe poseer una descripción detallada de cada uno de los bienes que se deban adquirir, conocidos como especificación de material.
Estos instrumentos pueden incluir descripciones tales como plano de ingeniería, análisis químico, características físicas y otros detalles, dependiendo de la naturaleza del material. Una especificación de material se origina en el departamento que lo solicita para su operación. Las especificaciones de material son el medio fundamental de comunicar cuáles son los materiales que la producción desea que adquiera compras y qué es lo que compras autoriza suministrar a sus proveedores.
Figura 11. Proceso de adquisición de entrada de material.
Las requisiciones de compra se originan en el departamento que utilizará los
materiales. Autorizan a compras a adquirir los bienes y servicios. Por lo general, las requisiciones incluyen la identificación de lo que se debe comprar, la cantidad, la fecha de entrega o programa de entrega solicitado, cuenta a la que se va a cargar el costo de la compra, lugar donde deben entregarse los bienes o servicios comprados y la aprobación del gerente con autoridad para aprobar la compra.
Las solicitudes de cotización se preparan en los departamentos de compra y se
envían a los proveedores que se supone son capaces de cumplir con los requerimientos de costo, calidad y programas de los departamentos solicitantes. Estos instrumentos invitan a los proveedores potenciales a licitar o cotizar los bienes y servicios.
Por lo general, estos formularios incluyen la especificación del material, cantidad de la compra, fecha de entrega o programa de entrega deseado, dónde deben entregarse los bienes o servicios y la fecha en que se hará la selección del proveedor.
Las solicitudes de cotización por lo general solicitan lo siguiente de cada proveedor potencial: precio por unidad y precio total, información sobre si el proveedor pagará los cargos por fletes, descuentos en efectivo y otras condiciones de pago, fecha o programa de entrega y cualquier otra condición especial del proveedor.
Los pedidos de compra son los instrumentos de compra más importantes; son la base
de la autoridad dada a los proveedores para producir los bienes y servicios, y representan la obligación del comprador de pagar los artículos. Existe un compromiso legal del comprador cuando se emite un pedido de compra en respuesta a la cotización de un proveedor; cuando se emite en ausencia de una solicitud de cotización, existe compromiso legal cuando el proveedor acusa recibo de aceptación de su pedido.
Generalmente, estos formularios están diseñados para cumplir con los estándares de la National Association of Purchasing Managers, así como por la División of Simplified Practice, del National Bureau of Standards. Los formularios de los pedidos de compra generalmente incluyen el número del pedido, la cantidad de bienes y servicios, las especificaciones del material, la fecha y ubicación de la entrega, las instrucciones de embarque y facturación, el precio unitario y el precio total, el descuento en efectivo y otras condiciones de pago, así como cualquier condición especial de la compra.
Estos instrumentos -especificaciones, requisiciones, solicitudes de cotización y pedidos de compra- forman el marco operativo para comprar bienes o servicios.