Pretext task Experiments

Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo (Araujo, 2012).

Muchas son las clasificaciones que se realizan de los documentos, no obstante, una de las más frecuentes es aquella que tiene como criterio fundamental para desarrollarse el soporte en el que se encuentran los mismos. De ahí que básicamente se establecen dos grandes grupos: documentales textuales, que son los que se realizan en papel, y documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta. Como ejemplos de este último tipo están los documentos que se hallan en un pen drive, en un disco compacto, en una grabación sonora, en un vídeo, etc.

La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un documento antes era un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora. En este sentido, un documento informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video (Araujo, 2012).

10 2.2.1. DOCUMENTO ARCHIVISTICO

Es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla (Aurazo Díaz, 2004).

2.2.2. TIPOS DOCUMENTALES

Son unidades de información contenidas en los documentos y estos se clasifican en:

2.2.2.1. TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.

2.2.2.2. TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc. (Galeano, 2014).

2.2.3. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

“Ciclo de vida de un documento es un concepto clásico de la archivística moderna. Se refiere a las distintas fases o etapas por las que pasan los documentos (y a las transformaciones en sus valores legales, informativos, etc.) desde su creación como productos de la actividad humana hasta a su

11 eliminación o selección para su custodia permanente, generalmente por su valor histórico” (Hansman, 2008).

Figura 2. Ciclo de Vida de un Documento (Vivo, 2014).

2.2.4. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. El documento pasa por 3 etapas de vida desde su creación hasta su eliminación o guarda definitiva, según los valores que contengan.

12 Figura 3. Ciclo Vital del Documento (Ramirez, 2010).

Archivo de Trámite

Los que conservan que por su propia naturaleza requieren de una consulta constante, de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.

Archivo de Concentración

Son los que se conservan la documentación de asunto concluidos o que ya no requieren trámite frecuente.

Archivo Histórico

Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.

13 Selección Documental Preliminar

Es la técnica que permite identificar, separar y eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de trámite concluido existentes en los archivos de gestión, antes de realizar su transferencia a un archivo de concentración.

Selección Documental Final

Se le llama a la técnica que permite identificar y separar dentro de un conjunto de documentos, los que deben conservarse por el valor de su información de aquellos que deben eliminarse por su irrelevancia, una vez concluido su tiempo de conservación precaucional.

2.2.5. DOCUMENTO INFORMATICO O ELECTRONICO

Al hablarse de documentos informáticos o electrónicos se alude a casos en que el lenguaje magnético constituye la acreditación, materialización o documentación de una voluntad quizás ya expresada en las formas tradicionales, y en que la actividad de un computador o de una red sólo comprueban o consignan electrónica, digital o magnéticamente un hecho, una relación jurídica o una regulación de intereses preexistentes. Se caracterizan porque sólo pueden ser leídos o conocidos por el hombre gracias a la intervención de sistemas o dispositivos traductores que hacen comprensibles las señales digitales (TICS en America Latina, 2012).

Existen tres tipos de documentos electrónicos: 2.2.5.1. IMPRESOS DIGITALIZADOS

Conformados por los resultados del procesamiento con un “scanner” de un documento que originalmente se encuentra impreso, y que luego volverán a ser procesados por un programa cuyo fin es transformar el código en forma

14 de imagen a un código que electrónicamente represente letras y palabras, estos programas reciben el nombre de “Reconocimiento Óptico de caracteres”. De esto resultará una copia digital del documento impreso.

2.2.5.2. DIGITALES PARA IMPRIMIR

Un documento digital puede ser elaborado de forma directa en un medio electrónico, con programa como los “procesadores de palabras” tales como “Word” de Microsoft, con el objetivo de imprimirlo posteriormente; a su vez, este tipo de documento cumple con las características de un documento electrónico y podría además ser consultado en línea. Aunque históricamente estos programas hayan sido creados para sustituir las máquinas de escribir y facilitar la producción de documentos impresos.

2.2.5.3. DIGITALES MULTIMEDIATICOS

Son documentos concebidos con el fin de ser consultados en una computadora u ordenador, donde se aprovechan características como el “hipertexto” y la “multimedia” que les da su condición electrónica para dar forma a una nueva manera de comunicación, dentro de éstos se encuentran los contratos, pagos y firmas electrónicas. Este tipo de documentos son especialmente importantes porque dan origen o forman parte de las “Páginas Web” que componen el internet (Falcon, 2012).