Primary Data Collection

ACTUAL: Este es uno de los procesos que menos enfoque e importancia tiene en la organización, dado que el día a día ha hecho que se pierda ese enfoque y se dé priorización a otras actividades. Se generan los planes de formación pero no se cumplen adecuadamente, las inducciones son monótonas y de difícil comprensión y la información que se brinda no es adecuada. Igualmente solo se está enfocando en el desarrollo de los colaboradores en los niveles altos de la compañía o de las personas que se consideren claves para la misma.

PROPUESTO: Generar las mejoras en el proceso de desarrollo, requiere que se estandaricen cada uno de los procedimientos que se deben ejecutar y que han sido plasmados de una forma clara, estandarizada y mejorada en el Manual de procedimientos proceso de Desarrollo (Anexo 51). A continuación se muestran las actividades que se propusieron para los procedimientos de mejora.

5.3.1. Diagnóstico de Procedimiento de Plan de Formación

Actual: El plan de formación se realiza para los cargos administrativos solamente, dado que los líderes de entrenamiento se encargan de entrenar a la fuerza comercial. Se lleva un control solamente los primeros días, pero no se verifica que haya terminado todas las citas, se genera de forma diferente para cada persona y no se verifica que sea eficiente para el candidato.

Propuesta: A continuación se proponen actividades modificadas que permitieron mitigar estos inconvenientes presentados en el proceso:

1. Actual: El plan de formación se construye basándose en las necesidades del cargo y del jefe inmediato, junto con las que se debe cubrir por temas de compañía y conocimiento de sus lineamientos. Muchas veces no se hace seguimiento y no se verifica si fue cubierto el 100% de las citas asignadas.

Propuesta: Se generó un Programa de formación base cargos administrativos / Aprendices y Practicantes (Anexo 52) y Programa de formación base fuerza de ventas (Anexo 53), donde se especifica la necesidad de la compañía en capacitación inicial, las necesidades de cada área, y el espacio esencial de acuerdo al cargo. Se debe hacer seguimiento máximo cada 2 días del proceso y verificar hasta que haya cumplido el 100% de las citas. En la parte derecha del formato hay una columna, la cual deberá poner la firma del capacitador, y al final deberá ir firmado por el candidato y el jefe inmediato una vez culminadas las citas.

Tiempo: Se debe preparar antes del ingreso del colaborador y entregárselo en su día de ingreso.

5.3.2. Diagnóstico de Procedimiento de Inducción Corporativa

Actual: La inducción corporativa es una actividad muy importante para la compañía, dado que se muestran los procesos más importantes e información que genera un valor muy importante para el nuevo colaborador, pero que actualmente se torna bastante densa por la cantidad de información y de exposiciones que se hacen durante un solo día, lo que genera que muchas veces no sea útil y que este enfocada a público que no corresponde.

Propuesta: A continuación se proponen actividades modificadas que permitieron mitigar estos inconvenientes presentados en el proceso:

1. Actual: la inducción corporativa se lleva a cabo durante un día completo, y se abarcan temas de procesos en la compañía que son expuestos por cada uno de las cabezas del

49 departamento, así como van enfocadas a todo tipo de público que muchas veces ni les aplica la información. Esta inducción permite al colaborador entender más fácil el funcionamiento y los lineamientos de la empresa, pero está generando muchos inconvenientes dado que es bastante densa y la gente recibe mucha información que es importante y muy útil pero que por el tiempo y la densidad de los temas se vuelve desgastante.

Propuesta: Se proponen dos planes de desarrollo diferentes dependiendo el público, el primero un plan de desarrollo inducción corporativa Administrativo y Fuerza de Ventas (Anexo 54 que involucra el desarrollo de la misma actividad pero revisando tiempos, actividades, y métodos de enseñanza del tema por parte de los colaboradores a los nuevos candidatos.

Tiempo: Se presenta durante un día laboral.

2. Actual: Se envía un correo a las personas dos o tres días antes de la capacitación con el fin de solicitar su asistencia pero su seguimiento no es realizado.

Propuesta: Se propone un correo de invitación inducción corporativa (Anexo 55), para los participantes y para informar a los líderes de entrenamiento acerca de la fecha de inducción para que coordine con la programación de todos los entrenamientos.

Así mismo se propone un correo de invitación a los expositores (Anexo 57) y la programación en cada uno de los calendarios para dejar definido su hora y lugar de presentación.

Tiempo: El envío de la información para todas las personas involucradas deberá hacerse con mínimo dos semanas de anticipación para la programación.

5.3.3. Diagnóstico de Procedimiento de Talent Managment

Actual: El proceso se lleva a cabo de manera correcta dado que viene de la casa matriz y debe ser aplicado a nivel mundial.

Propuesta: Se propone especificar los responsables en manual.

5.3.4. Diagnóstico de Procedimiento de Performance and Recogniction

Actual: El proceso se lleva a cabo de manera correcta dado que viene de la casa matriz y debe ser aplicado a nivel mundial.

Propuesta: Se propone generar la especificación de los procedimientos en el manual, los responsables y los formatos que se deben tener en cuenta para cada uno. Así mismo se especificó una actividad que ayuda a que el procedimiento sea mucho más ágil:

1. Actual: Se generan muchos inconvenientes en el momento de ingresar la información al sistema, dado que los colaboradores no tienen claridad en el uso de la herramienta, es la primera vez ingresando la información, no dedican el tiempo suficiente o simplemente se generan inconvenientes que no están relacionados al colaborador sino al sistema y su funcionamiento.

Propuesta: Se propone un instructivo egate (Anexo 58), que contiene el paso a paso de manera detallada de lo que se debe hacer en el momento de subir la información al sistema y utilizar la plataforma en los tres momentos del año y las principales soluciones a los inconvenientes que se generan al momento de subir la información.

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