Un registro bibliográfico es la unidad de un catálogo o de una base de datos que describe e identifica un documento. El registro cuenta con las siguientes áreas que integran los procesos de catalogación, clasificación e indización:
a. Encabezamiento o Asiento Principal.
b. Área del título y mención de responsabilidad. c. Área de edición.
d. Área de publicación, distribución (pie de imprenta). e. Área de descripción física (Paginación).
f. Área de las notas. g. Áreas del ISBN.
h. Trazado (Puntos de acceso o de recuperación de información, especialmente de los temas que contiene el documento)
i. Signatura topográfica
8.17 CONSERVACIÓN DE LA COLECCIÓN
Son múltiples las causas del deterioro, destrucción o pérdida de colecciones, entre las más conocidas están el uso regular o manipulación, el maltrato o el descuido; las deficientes características actuales de fabricación de muchas de las obras impresas (principalmente aquellas editadas con encuadernaciones en rústica y papel periódico), la fragilidad de ciertos soportes o formatos documentales, y los desastres (incendios, inundaciones, guerras), acción de insectos, factores ambientales combinados (humedad, temperatura, acción de la luz, etc.), o las sustracciones, han afectado y afectan en mayor o en menor medida a las colecciones de las bibliotecas desde la antigüedad.
Existen, sin embargo algunas causas imposibles de evitar como, por ejemplo, la humedad en las regiones selváticas o las bajas temperaturas en el altiplano, que son factores que determinan la adquisición por parte de la biblioteca de costosos equipos de climatización. En cambio se pueden minimizar la incidencia de otros factores como el deterioro por maltrato de los documentos, por lo que
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se recomienda desarrollar permanentemente campañas de concientización de los usuarios sobre la importancia del manejo adecuado de los documentos. Estas puedan incluir la participación activa de la comunidad en labores o jornadas de reparación o mantenimiento de colecciones. Además el personal de la biblioteca debe ser el primero en informarse sobre la importancia del cuidado físico de las colecciones.
La biblioteca debe implementar las medidas adecuadas para minimizar las pérdidas por robo sin causar molestias a los usuarios. Una adecuada conservación elimina las barreras y limitaciones entre los usuarios y el acceso a las colecciones y a la utilización de las mismas.
8.18 DESCARTE DE LA COLECCIÓN
A la hora de realizar el proceso de descarte de material documental se hace necesario contar con un profesional experto en el área, de tal manera que tenga claro el por qué se van a descartar los documentos y para qué se van a descartar.
Algunos aspectos por los cuales se hace necesario llevar a cabo un proceso de descarte de material son los siguientes: condiciones físicas de material documental, escasez de espacio físico en la biblioteca, nuevas necesidades de información, desactualización temática, no consulta del material durante varios años, lengua en la que se encuentra publicada la obra, entre otros, etc.
El descarte deberá efectuarse teniendo los siguientes criterios, que son los mismos utilizados en la selección:
− El propósito o carácter de la biblioteca: pública, escolar o universitaria.
− Las necesidades de los lectores (público heterogéneo) y de la comunidad en general (características, demanda actual y potencial, temas de interés, etc.
− Los avances y las novedades en los distintos aspectos del conocimiento.
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Los encargados del descarte son principalmente los bibliotecarios, pues es su obligación conocer tanto el material bibliográfico que se ha utilizado como las necesidades e intereses de los usuarios y de la comunidad.
Al igual que en la selección, en el descarte, el bibliotecario debe evitar que su juicio esté condicionado a sus intereses y gustos personales, o por los de algún grupo especial de lectores. Por lo tanto, deberá basarse en el principio de la objetividad y en las necesidades y características de la comunidad.
La necesidad del descarte se basa en lo siguiente:
− Para retirar las obras no útiles o sin vigencia y las que deberán ser reparadas, encuadernadas o reemplazadas por nuevas ediciones.
− Para aprovechar mejor los anaqueles, los espacios de la biblioteca y el tiempo disponible para el orden y la búsqueda de material.
− Para ofrecer una colección actualizada y útil que garantice y jerarquice la calidad del servicio bibliográfico.
El material que se debe descartar debe ser revisado y seleccionado, pero debe básicamente atender a los siguientes aspectos:
El contenido:
− Obras con mensajes que carecen de cierto valor, como: a) informaciones erróneas y ediciones no vigentes (en ciencias, tecnología, medicina, geografía, comunicaciones, etc.); b) contenidos muy superficiales; c) literatura mediocre; d) adaptaciones literarias o versiones reducidas poco serias; e) traducciones incorrectas; f) obras en varios volúmenes incompletas, etc.
− Obras que no prestan utilidad en la biblioteca, como: a) ejemplares sin consultar ni leer desde hace varios años; b) libros repetidos innecesariamente (en novelas, cuentos, temas de escaso interés, etc.); c) títulos muy específicos.
Las condiciones físicas:
− Ediciones de mala encuadernación e impresión incorrecta. (Ej. letra ilegible, gráficos, ilustraciones o imágenes deficientes, volúmenes incompletos, etc.)
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− Material de aspecto rechazable o muy deteriorado que presente manchas, hongos, papel sucio, mutilación o falta de páginas o que carezca de final, etc.
Se sugiere que el descarte se haga una vez al año y para ello deberá avisarse a tiempo a los usuarios de este cierre para evitar inconvenientes posteriores.
Importante: El material descartado para ser destruido, canjeado o donado debe ser sellado con leyendas especiales que indiquen su destino.
Además, si está inventariado, debe registrarse la “baja” en el libro de inventario. Si dicho material está catalogado, debe retirarse también el juego completo de fichas del catálogo público y del topográfico o efectuar las bajas en el sistema computarizado. Cuando se trata de un ejemplar repetido no se retiran las fichas de los catálogos; solamente se tacha con lápiz el número de ingreso o inventario correspondiente en cada una de ellas y en el sistema automatizado se elimina el número de ingreso registrado.
8.19 BIBLIOBANCO
Es una exigencia del Ministerio de Educación Nacional reglamentada en el Decreto 1860, artículo 42: “El bibliobanco es un sistema, según el cual el establecimiento educativo estatal pone a disposición del alumno, en el aula de clase, o en el lugar adecuado, un número de textos suficientes, especialmente seleccionados y periódicamente renovados, que deben ser devueltos por el estudiante una vez utilizados, según lo reglamente en el Manual de Convivencia”. El bibliobanco ayuda a las familias a reducir costos de estudios y a demás ofrece acceso y diversidad de material.
Tal como se define en bibliobanco.com80, este se debe entender de la siguiente manera:
“Bibliobanco es un proyecto que tiene como finalidad apoyar la sostenibilidad de nuestro planeta y disminuir los costos de adquisición de libros.
80 BIBLIOBANCO.COM. Concepto. [En línea] [Consultado el 12 de junio de 2012] Disponible en internet: http://www.bibliobanco.com/concepto
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Para hacer parte del Bibliobanco, las personas deben pertenecer a una comunidad educativa (colegio o asociación de padres) vinculada al proyecto. A cada persona se le crea una cuenta.
El primer paso, es consignar libros en el bilbiobanco para abonar puntos a su cuenta. Por cada libro consignado y llevado al colegio o asociación, obtiene un puntaje que se abona a la cuenta. Ese puntaje se obtiene de las siguientes características de los libros:
Idioma:
Libros en español: 1 Punto
Libros en otros idiomas: 5 Puntos
Impresión de las hojas internas, no de la portada. Monocromía: 1 Punto
Policromía: 5 Puntos Número de páginas
Menos de 100 páginas: 1 punto 100 199 páginas: 2 puntos 101 200 a 299 páginas: 3 puntos 300 a 399 páginas: 4 puntos 400 499 páginas: 5 puntos 500 y más páginas: 6 puntos Tipo de papel
Rústico (periódico): 1 punto Bond: 3 puntos
Propalcote: 5 puntos Portada
Blanda: 1 punto Dura: 2 puntos
El saldo de la cuenta del Bibliobanco se va incrementando por el puntaje asignado a cada libro consignado y se disminuye por el puntaje asignado a los libros solicitados.
Una vez consignado un libro en el sistema, debe ser llevado al colegio o asociación de padres y el Bibliobanco se encarga de recogerlo y revisar su estado y asegurarse que las características de la obra coincidan con el puntaje asignado. Para solicitar libros, se deben tener puntos en la cuenta, resultado de consignaciones previas. Dada esta condición, se hace la solicitud de la obra y dependiendo de la disponibilidad de la obra solicitada, se reserva y envía al colegio para que sea recogida por el usuario. Si la obra no está disponible la solicitud
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queda en espera con un número de turno asignado que se va atendiendo en la medida en que las obras solicitadas sean consignadas por otros usuarios”.
Factores de éxito:
Entre más obras consigne más puntaje obtiene su cuenta y más obras puede solicitar, además se incrementa la
disponibilidad de títulos.
Las obras consignadas deben estar en buen estado, para evitar devoluciones.
Es un sistema de intercambio inter escolar, esto amplía las posibilidades de poder acceder a una obra consignada por una persona vinculada a otra institución educativa.