7. Ongoing PhD research
7.1 Problem description and rationale
8.8. COMPROBANTE DE AJUSTES
Después de haber incorporado en su totalidad el conteo físico, y haber realizado los ajustes correspondientes se debe ingresar a la opción de Comprobante de Ajustes, donde se realizaran contablemente los ajustes correspondientes en valores y cantidades.
El sistema pregunta la fecha en la cual se realizara el ajuste, el documento tipo L donde quedara registrado, centro de costo, numero de conteo, NIT de la empresa.
El sistema pregunta si se quiere llevar el valor del ajuste del inventario contra la cuenta de costo de inventarios.
• Al responder que SI el sistema lleva el valor del ajuste contra la cuenta de costo de ventas. Si se encontraron menos unidades en el conteo físico que saldos en el SIIGO el sistema hará una salida del inventario , contra una entrada al costo de ventas, con base al costo promedio de cada producto. Ejemplo:
CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO
613536 Costo de Ventas $500.000
143536 Inventarios $500.000
Si se encontraron mas unidades en el conteo físico, que saldos de inventario en SIIGO, el sistema realiza una entrada a la cuenta de inventarios y una salida a la cuenta de costo de ventas con el costo promedio que tenga cada producto.
Ejemplo:
CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO
143536 Inventarios $500.000
613536 Costo de Ventas $500.000
Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios en cantidades.
• Al responder que NO el sistema pide dos cuentas contables, una de utilidad y otra de pérdida donde se contabilizara el valor del ajuste. Si se encontraron menos unidades en el conteo físico que saldos en el SIIGO el sistema hará una salida del inventario, contra la cuenta de perdida que se halla digitado, con base al costo promedio de cada producto.
Ejemplo:
CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO
531040 Costo de Ventas $500.000
143536 Inventarios $500.000
Si se encontraron más unidades en el conteo físico, que saldos de inventario en SIIGO, el sistema realiza una entrada a la cuenta de inventarios y una salida a la cuenta de perdida con el costo promedio que tenga cada producto.
Ejemplo:
CUENTA NOMBRE DEBITO CREDITO
143536 Inventarios $500.000
429530 Ingresos Elementos $500.000
Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios en cantidades.
TALLER
PROCESO DE INVENTARIOS
SIIGO VENDEDOR
TALLER PORTAL DE CLIENTES Ingresar al Portal de Clientes con su clave:
Consultar los requerimientos que se generaron
Una vez se hayan consultado las preguntas frecuentes, con ayuda del asesor ingresar a la pestaña de Mis Datos, y en la opción de Monitor se encuentra el link Requisiciones, en el cual deben hacer clic para consultar las requisiciones que se han generado, las cuales se clasifican en Abierto, aprobado, realizado y procesado.
Abierto: Este link presenta aquellas Requisiciones recibida por la persona a quien se dirige la solicitud o necesidad y que aún no ha dado trámite a la misma.
Aprobado: Se pueden consultar por esta opción las requisiciones que ya han tenido trámite.
Realizado: Permite consultar las requisiciones que ya han tenido trámite, dando una respuesta a su solicitante.
Procesado: Es la consulta de requisiciones que han tenido un proceso de seguimiento y se da fin a ellas hasta el momento en que se tenga una respuesta y/o solución.
Favor consultar los requerimientos por Resumen, que es la opción que se encuentra en el extremo superior derecho de la pantalla para traer todos los requerimientos a la vista e ingresar a verificar las solicitudes vía web, y consultar su estado.
PREGUNTAS FRECUENTES:
Ingresar a la opción Preguntas Frecuentes:
Ir al link Inventarios:
Y buscar las siguientes preguntas frecuentes relacionadas con el tema visto el día de hoy, las cuales están ubicadas dentro de los links que aparecen en el gráfico:
1. Cómo se maneja el Sistema de Costeo en Línea? 2. Cómo se maneja el Sistema de Costeo en Batch?
3. Cómo se maneja el Sistema de Costeo Predeterminado?
4. Cuál es el efecto de las Notas de Producción en el Proceso de Costeo?
Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos. Para esto se debe ingresar a la opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.
Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por Inflación – Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes. En el mes de ENERO colocar 1.00.
Con enter se repasan todos los meses, con F1 o con el ícono se graba la información y se cierra esta ventana.
Paso seguido se debe ingresar a la opción de Contabilidad - Ajustes por Inflación - Inventarios, donde se ejecutará el proceso de ajustes por inflación.
En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A), adicionalmente pide Nit , centro de costo y bodega.
NIT 800.200.300 F2 (Consulta)
CENTRO DE COSTO 0001 F2 (Consulta)
Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.
Se debe ingresar el Tipo (A) y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación.
TALLER DE CONTEO FISICO
Para realizar este proceso se debe ingresar a la opción de Inventarios – Conteo Físico en el cual se encuentran varias opciones:
se encuentren creados. En este informe se muestra el código del producto, la referencia de fábrica, descripción del producto, y trae una columna para colocarle manualmente las cantidades encontradas en el conteo.
NOTA: Para realizar el proceso de conteo, por favor generar este informe, y analizarlo.
Mes y Día de corte
Orden Numérico
Mes – Día de Corte 01 - 31
Bodega desde – Bodega Hasta Enter – Enter para seleccionarlas todas Ubicación desde – Ubicación Hasta Enter – Enter para seleccionarlas todas Rango de Productos Enter – Enter para seleccionarlos todos
Todo el inventario Seleccionar la opción
Desea cantidades con 5 Dec. No seleccionar el campo Descripción – Referencia – Ambos Ambos
Muestra ubicaciones en el catálogo de
Inventarios No marcar este campo
Incluye productos Todos
NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape. Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir
Incorpora Ajustes
En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que haya realizado la empresa, este inventario se debe realizar por cada una de las bodegas que se estén utilizando.
Por favor ingresar a la opción Incorpora Ajustes donde se debe correr obligatoriamente la opción Calcula Saldos, donde el sistema calculará bodega por bodega las existencias de inventarios que existan a la fecha.
Calcula Saldos
Es posible generar impreso , por pantalla o en Excel , para este caso se elige el icono de Excel :
Graba Conteo
En esta opción se debe ingresar el conteo realizado por la empresa en cantidades.
Se debe ingresar a la opción de Graba Conteo Físico.
Al ingresar a esta opción el sistema pide la bodega de donde se ingresara el conteo, por favor ingresar la bodega No 001. Paso seguido el sistema traerá uno a uno los productos para digitar el numero de unidades encontradas en el conteo.
A medida que el sistema trae cada uno de los productos se debe ingresar CON SU PROPIO CRITERO las unidades encontradas en conteo.
NOTA: Para arreglar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado se debe, ingresar a la misma opción Graba Conteo Físico y corregirlo llamando el respectivo producto.
Después de haber ingresado el conteo se debe salir de la opción con tecla de función ESC (escape.
Cierre de Conteo
La opción Cierre de Conteo sirve para proteger la información del conteo que se haya realizado.
Después de haber cerrado el conteo se debe salir de la opción con tecla de función ESC (escape).
VERIFICACION DE AJUSTES
Después de haber ingresado el conteo físico, la opción Verificación de Ajustes permite verificar los saldos de inventario de SIIGO, contra los saldos encontrados en el conteo físico. Este informe solo lo genera por pantalla.
Para salir de este informe con tecla de función ESC (escape).
INFORME DE AJUSTES
Esta opción permite generar un informe impreso por vista preliminar o Excel, de las diferencias entre los saldos de inventario de SIIGO y los incorporados al sistema
Es posible generar impreso , por pantalla o en Excel , para este caso se elige el icono de Excel :
COMPROBANTE DE AJUSTES
Después de haber incorporado en su totalidad el conteo físico, y haber realizado los ajustes correspondientes se debe ingresar a la opción de Comprobante de Ajustes, donde se realizaran contablemente los ajustes correspondientes en valores y cantidades.
El sistema pregunta:
La fecha en la cual se realizara el ajuste (2006/01-31) , el documento tipo L donde quedara registrado, centro de costo (001- con F2 consulta), numero de conteo, Nit de la empresa (con F2 consulta).
El sistema pregunta si se quiere llevar el valor del ajuste del inventario contra la cuenta de costo de inventarios.
Al responder que SI el sistema lleva el valor del ajuste contra la cuenta de costo de ventas.
Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios en cantidades.
Para mirar la contabilización del proceso de Conteo Físico se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.
Se debe ingresar el Tipo (L) y numero del documento con el cual quedo contabilizado el Conteo Físico.
inventarios para que automáticamente calcule y contabilice el costo de ventas, sin embargo para realizar este proceso se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
• Haber ingresado todos los documentos del mes que afecten el inventario (Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de Entrada, Notas de Devolución etc.) para esto se debe generar un consecutivo de comprobantes para verificar su contabilización (Contabilidad- Generación de Comprobantes –Consecutivo de Comprobantes).
Favor responder las siguientes preguntas para generar el informe.
COMPROBANTE * (Asterisco) Para seleccionar todos los comprobantes Rango de Días
Del mes Día 01/01
Al mes Día 01/31
Rango de Comprobantes Sé digita enter –enter para seleccionar todos Rango de Cuentas: Sé digita enter – Enter para seleccionarlas todas.
Se puede enviar a vista preliminar o Excel
Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.
• Verificar que no existan productos negativos en cada una de las bodegas (F5-Inventarios-F3-Manejo de Bodegas- F5-Saldos por renglón).
Se debe seleccionar la opción de Impreso
Saldos de Inventario: Numérico
Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir
• Realizar el proceso de costeo (Inventarios- Administración de costeo - Mensual Batch.)
Ejecución del Costeo
Promedio al mes Anterior o Presente: Presente.
Mes del Costeo: 01
Tipo de Comprobantes de Notas de Producción y Comprobantes Generales: Tipos (Notas de Producción) F2 consulta L- Costeo N. Prod
Tipos (Notas de Generales) F2 consulta L-Costeo General
Por último el sistema pregunta sí esta SEGURO SI/NO
IMPORTANTE
Si se tienen Notas de Producción el sistema realiza su correspondiente costeo, ya que de este documento se generan los costos de los productos en proceso y productos terminados que se manejan en las Facturas de Venta o Remisiones.
El sistema pregunta si desean verificar los costos de los productos ( permite realizarlo impreso o por pantalla.
Después de la verificación de los costos de los productos el sistema pregunta si desea continuar con él costeo SÍ o NO.
Para mirar la contabilización del proceso de Costeo se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.
Se debe ingresar el Tipo (L) y numero del documento con el cual quedo contabilizado él costea.
NOTA: Por favor revisar y analizar la información del comprobante de Costeo.
TALLER DE DESAGREGA
El DESAGREGA es un proceso automático de SIIGO para llevar la proporción de los ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa, esto proporcional a las ventas realizadas en el mes.
PASOS PARA EJECUTAR EL PROCESO DE DESAGREGA
• Este proceso se debe ejecutar el ultimo día del mes, por favor ubicarse en la fecha 2007/01/31.
• Para realizar el proceso de Desagrega es muy importante haber realizado los ajustes por inflación del mes correspondiente.
• Si se esta utilizando sistema de costeo en Batch , se debe haber realizado antes el proceso de costeo.
Para realizar el proceso de desagrega se debe ubicar en la opción Inventarios – Valorización de saldos - Desagrega:
Al ingresar a la opción el sistema pide el documento donde quedara contabilizado el desagrega (generalmente un documento tipo L el cual debe estar creado previamente).
Paso seguido el sistema pide:
Nit: 800.100.200 F2 consulta
Centro de Costo 0001 F2 Consulta
Bodega 0001 F2 Consulta
Por ultimo el sistema pregunta si esta seguro SI o NO.
Para salir de la opción se debe digitar la opción ESC (Escape).
Verificación del Proceso de Desagrega
Para verificar el comprobante generado por él desagrega, se debe ingresar a la opción Contabilidad- Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.
Por favor analizar la información del comprobante de desagrega.
Informes del Modulo de Inventarios
Los siguientes son algunos informes del modulo de inventarios los cuales le ayudaran a analizar y comprender la información de la empresa:
Inventarios –Existencias – Saldos Total: Este informe permite generar un listado de productos donde podrá consultar las unidades existentes de cada uno de ellos.
Inventarios- Kardex - Movimiento Total o ( Kardex) :Este informe permite revisar los movimientos detallados de cada uno de los productos (facturas-compras-ajustes por inflación-costeos etc.Este informe muestra en detalle el tipo de documento del movimiento- numero del documento-fecha de elaboración del documento- bodega –entrada de unidades –salidas de unidades –saldo de unidades.
Valorización de Saldos General: Esta opción permite generar un informe que muestra la valorización del inventario a una fecha determinada. El sistema muestra el código del producto, cantidades en existencia, costo unitario, costo total.
se puede generar impreso , por pantalla o en Excel , para este caso se elige el icono de Excel
IMPORTANTE
Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape). Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.