Procedures

CONDICIONES GENERALES

El SARLAFT debe soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos de control previstos por

FEBANCOLOMBIA para la Administración del Riesgo del LA/FT.

Como instrumentos para aplicar los mecanismos de control del SARLAFT, se adoptan los siguientes:

1. Señales de alerta.

2. Segmentación de los factores de riesgos en relación al mercado. 3. Seguimiento de operaciones.

4. Consolidación electrónica de operaciones.

28. SEÑALES DE ALERTA

Son hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que FEBANCOLOMBIA determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que el Fondo de Empleados en el giro ordinario de sus operaciones, ha determinado como normal.

Las siguientes señales de alerta serán eje fundamental para el monitoreo de las diferentes operaciones tanto activas como pasivas de los asociados:

a. Datos proporcionados por el asociado, que sean insuficientes, falsos, sospechosos, o que no puedan ser confirmados en ningún espacio de tiempo. b. Renuencia del asociado a proporcionar cualquier dato solicitado para su

identificación.

c. Cambio repentino en el estatus socioeconómico de los empleados del Fondo de Empleados.

d. Un cambio repentino en el volumen y frecuencia de las operaciones de un asociado.

e. La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse.

f. Cuando el asociado efectúa operaciones de captación que no coinciden con la información suministrada en el sistema para determinar la capacidad de ahorro del mismo.

g. Fraccionar transacciones (consignaciones, abonos, cancelaciones, retiros) de tal manera que pueda evitar los requerimientos de documentación y/o información. h. Cancelación inmediata de pasivos con la entidad sin justificación razonable de

fuentes de ingresos.

i. Transferir recursos a las cuentas del Fondo de Empleados para elaborar cheques de gerencia o girar a favor de un tercero.

j. Cruzar datos positivamente en las listas negras

k. Mover las cuentas en volúmenes que no concuerdan con la actividad económica e ingreso del asociado.

l. Evadir requerimientos por el asociado, o amenazar a un empleado para evitar que se presente declaración de alguna operación inusual.

m. Incrementar el promedio de los ahorros de un mes a otro en un porcentaje determinado.

n. Constituir títulos y utilizarlos como garantía para un préstamo.

o. Empleado del Fondo de Empleados que evita pedir o tomar vacaciones. p. Concentrar operaciones de captación y colocación en pocos asociados.

q. Cambiar patrones de conducta de los empleados frente a un asociado determinado.

Las señales de alertas deben considerar cada uno de los factores de riesgos y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de

FEBANCOLOMBIA resulte adecuado.

En los casos que se presente una señal de alerta y que fruto de los análisis se requiera profundizar en dicha alerta o inusualidad, se deben solicitar documentos soportes y si el Oficial de Cumplimiento lo considera realizar las visitas a los clientes.

29. SEGMENTACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGOS

Los factores de riesgos son los agentes generadores del riesgo del LA/FT, y el Fondo de Empleados tendrá en cuenta los siguientes:

Clientes/asociados/usuarios: Son las personas naturales o jurídicas con la cuales FEBANCOLOMBIA establece y mantiene una relación contractual o legal para el

Productos: Son las operaciones legalmente autorizadas que pueda perfeccionar el

Fondo de Empleados mediante la celebración de un contrato.

Canales de distribución: Son los medios por los cuales se ofrecen los productos y

servicios del Fondo de Empleados.

Jurisdicciones: Es la ubicación geográfica donde el Fondo de Empleados

establece los productos y legaliza la relación contractual.

El Fondo de Empleados segmenta los factores de riesgos atendiendo las características particulares de cada uno de ellos y garantizando la homogeneidad y la heterogeneidad entre los segmentos.

El proceso de segmentación permitirá evaluar el comportamiento de cada uno de los segmentos, para definir el nivel de exposición del riesgo del LA/FT en

FEBANCOLOMBIA.

A través de la segmentación, el Fondo de Empleados podrá determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes/asociados, a efectos de detectar las operaciones inusuales o sospechosas.

La metodología definida por FEBANCOLOMBIA para la segmentación de los factores de riesgo se establece de la siguiente manera:

29.1. SEGMENTACIÓN POR CLIENTES/ASOCIADOS

SEGMENTO DEFINICIÓN DEL SEGMENTO

Persona Natural (Individuo que actúa o desarrolla actividades con dependencia o a título personal)

Asalariados y Pensionados: Personas naturales cuyos ingresos

provienen de una pensión o de una relación laboral con Bancolombia y sus Filiales.

Independientes: Personas naturales cuyos ingresos provienen

de las actividades económicas industria, comercio, servicios, agricultura, ganadería y otros.

PEPS: Personas naturales que manejan recursos públicos,

detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.

29.2. SEGMENTACIÓN POR PRODUCTOS

SEGMENTO DEFINICIÓN DEL SEGMENTO

Productos Captación

Productos mediante los cuales el Fondo de Empleados recibe dinero de los asociados para aplicarlo y manejarlo de acuerdo con sus propios fines.

Productos Colocación

Productos mediante los cuales el Fondo de Empleados otorga créditos a los asociados bajo el compromiso de una restitución futura y condiciones pactadas de acuerdo con la Ley.

Servicios Financieros o

Convenios.

Servicios que presta el Fondo de Empleados por los cuales cobra una remuneración, que no implican ni la captación ni la colocación de recursos (convenios especiales).

29.3. SEGMENTACIÓN POR CANALES DE DISTRIBUCIÓN

SEGMENTO DEFINICIÓN DEL SEGMENTO

Sucursales o Agencias

Canal por medio del cual asociado realiza transacciones en las instalaciones físicas del Fondo de Empleados.

Audiorespuesta ^{Canal por medio del cual el asociado realiza transferencias y}

pagos a través de una línea telefónica. Banca Virtual y

Página Web.

Canal por medio del cual el asociado realiza transferencias y pagos a través de la página web del Fondo de Empleados.

29.4. SEGMENTACIÓN POR JURISDICCIONES

La clasificación para este factor, tendrá en cuenta la ubicación geográfica en la que se presta el servicio al cliente y las características de dichas zonas, teniendo las siguientes:

SEGMENTO DEFINICIÓN DEL SEGMENTO

Zona de Alto Riesgo

Jurisdicción considerada por el Fondo de Empleados con vulnerabilidad alta en materia de LAFT.

SEGMENTO DEFINICIÓN DEL SEGMENTO

Zona de Riesgo Medio

Jurisdicción considerada por el Fondo de Empleados con vulnerabilidad media en materia de LAFT.

Zona de Riesgo Bajo

Jurisdicción considerada por el Fondo de Empleados con vulnerabilidad baja en materia de LAFT.

30. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES

El monitoreo por parte del Oficial de Cumplimiento a los asociados se hace con una frecuencia mínima semanal y en lo posible diario, mediante el análisis y evaluación de las transacciones iguales o superiores a $8 millones que realiza el asociado en cada una de los canales de distribución.

31. CONSOLIDACIÓN ELECTRÓNICA DE OPERACIONES

El Fondo de Empleados consolida de manera electrónica las operaciones que realiza con sus Asociados dentro de cada mes calendario, permitiendo conocer sus operaciones tanto de naturaleza débito y crédito, cuando sea el caso.

Sin perjuicio de los reportes que en cualquier momento requiera el Gobierno Nacional a través de las entidades que ejercen las funciones de vigilancia y control sobre operaciones y con el propósito de determinar las operaciones inusuales, el Oficial de Cumplimiento se encarga de consolidar todos los productos o servicios de captaciones y colocación y de generar por asociado, un listado de transacciones de las operaciones débito y crédito que acumuladas, independientemente, sean iguales o superiores al monto establecido para control diario y mensual.

Diariamente se alimentará la base de datos con los históricos de operaciones canalizados por fuera de nómina, de tal modo que facilite el monitoreo que realiza el Oficial de Cumplimiento.