Processing Parameters for Programmable SC/HPDC UMSA

En este epígrafe se pretende comenzar la aplicación de los pasos que permitirán proponer los procedimientos que contribuirán a la implementación del control interno en el proceso objeto de estudio y en un futuro cercano la conformación de su manual.

En el capítulo 1 se proponen cuatro pasos para la elaboración de los procedimientos: recopilación de la información; análisis de la información; desarrollo y estructuración de los procedimientos; y validación y presentación final. De ellos serán aplicados los

tres primeros en el presente capítulo y el siguiente. El último paso debe ser llevado a cabo por la jefatura de la Región Militar y el Órgano CES-FTC una vez que se concluya la investigación.

Primer paso: Recopilación de la información.

Para el desarrollo del primer paso se contó con la participación de los jefes del proceso y con otras personas que intervienen en la ejecución del mismo. Esto facilitó obtener la información necesaria para identificar los problemas existentes y en la medida en que éstos se presentaban, se iban informando. Para cumplimentar este paso la autora de esta tesis se auxilió de la investigación documental y la investigación de campo.

Investigación documental.

Se recopiló todo el material que sirve como fuente o referencia del proceso. Los tipos de información con los que se trabajó son los siguientes: datos generales, estructura orgánica, normatividad actual y/o anterior, procedimientos generales, específicos, así como las formas y anexos originales de uso durante el proceso.

Los datos generales del proceso y su estructura orgánica se mostraron en el epígrafe 2.1 del presente capítulo como parte de la caracterización de la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV, por lo tanto no se considera necesario volver a repetirlos en este epígrafe.

Se recopilaron todas las normativas que rigen el control interno en el país, en las FAR y las específicamente del proceso, tanto en este organismo como en el MES, ya que éste es un proceso relacionado con la formación profesional de un estudiante universitario. El marco legal en Cuba en materia de control interno ya fue detallado en el capítulo 1 de la investigación.

Las disposiciones establecidas en las FAR sobre control interno, que aún están vigentes, y que regulan el trabajo tanto en su Sistema Empresarial como en su Sistema Presupuestado se relacionan a continuación:

 Orden No. 91: Fortalecimiento de la Contabilidad y el Control Interno en la Actividad Presupuestada de las FAR. 2000.

 Orden No. 350: Eficiencia de la administración de los portadores energéticos en las Fuerzas Armadas Revolucionarias y medidas de ahorro para la reducción del consumo. 2002.

 Orden No. 379: Manual del Sistema de Contabilidad Financiera para la Actividad Presupuestada en las FAR. 2003

 Orden No. 4: Manual del Sistema para el Registro y Control de los Medios Materiales en la Actividad Presupuestada de las Fuerzas Armadas Revolucionarias. 2010

 Orden No. 5: Manual del Sistema Presupuestario de las FAR. 2010

 Orden No. 300: Manual del Régimen Especial de Seguridad.

 Orden No. 361: Manual de Seguridad Informática.

Seguidamente se relacionan los diferentes documentos que rigen específicamente el proceso en cuestión, tanto en las FAR como en el MES.

Actualmente las FAR para regir el proceso ha elaborado el Manual sobre la Atención a los Cadetes en los CES del país, entrando en vigor a partir del 2 de mayo del presente año a través de la Orden No. 2 del Ministro de las FAR. Anterior a éste, el Jefe de la Sección de Cuadros del Ejército Central aprobó el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central. Además de ello, se establece la Carta Circular No. 02/2010 del Rector de la UCLV, que expone precisiones sobre la atención a los cadetes de las FAR.

El MES rige la formación de profesionales por resoluciones y reglamentos, los cuales son:

–Resolución No. 210/07, que aprueba el Reglamento para el Trabajo Docente y Metodológico en la Educación Superior.

–Resolución No. 120 /10 que aprueba el Reglamento de Organización Docente de la Educación Superior estableciendo las normas a cumplimentar en este sentido.

–Resolución No. 240/07 que aprueba el Reglamento Disciplinario para los estudiantes de la Educación Superior.

Luego de haber recopilado toda la información anterior corresponde investigar los procedimientos generales y/o específicos existentes, con el fin de determinar a qué procesos de trabajo se les elaborará sus procedimientos.

La presente investigación es continuidad de otra realizada en el curso 2010-2011 que tuvo como objetivo fundamental elaborar los procedimientos de control interno para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV. Como resultado de la misma se identificaron los subprocesos existentes, los que se presentan en el Anexo 7. De ellos, fueron objeto de estudio durante la referida investigación la Evaluación Integral, las Prácticas Laborales y la Culminación de Estudios. Como resultado de la misma se logró elaborar los procedimientos necesarios para la conducción adecuada de estos subprocesos.

Por último, para concluir la investigación documental, se relacionarán las formas y anexos que se usan en el proceso. Para obtener esta información se acudió a consultar el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central, con énfasis en los subprocesos seleccionados. Éstas son:

–Orden para la concesión de grados y nombramientos en cargos a los cadetes. –Orden para legalizar las promociones en años de estudio de los cadetes. –Plan anual de atención integral a los cadetes CES.

–Plan de aviso de los cadetes CES.

–Propuesta de licencia de matrícula, repitencia, baja, traslado y cambio de especialidad.

–Informe Resumen del Primer Semestre. –Informe Resumen del Segundo Semestre. –Agenda para la reunión con los cadetes CES.

–Actas de las reuniones efectuadas con los cadetes CES.

–Expediente de los cadetes. Conformado por los siguientes documentos: compromiso de honor, juramento militar, resultados de los órganos de control(actualizado), inscripción de nacimiento, expediente acumulativo, evaluaciones integrales, no menos de cuatro fotos de carné, ficha de matrícula con la tarjeta de estudios (refleja todas las evaluaciones que el cadete obtiene durante la carrera), tarjeta de servicio y se anexan los documentos que aprueban las autorizaciones que reciba(licencias de matrícula, repitencias y otras).

–Ficha del oficial.

Investigación de campo.

La recopilación de la información también puede ser auxiliada por la investigación de campo, para ello es necesario salir en busca de información a las fuentes directas, aplicando entrevistas a trabajadores y jefes; así como cuestionarios previamente confeccionados, igualmente que la observación directa de las actividades.

Simultáneamente, cuando ha sido necesario, se ha venido aplicando la investigación de campo con la investigación documental. Esto ha permitido realizar la caracterización del proceso en cuestión, agrupar las formas y anexos que se emplean en el proceso de una forma más organizada, de acuerdo a como funciona en la práctica, ya que en el manual antes mencionado aparecen de manera muy dispersa.

Durante el proceso de investigación realizado mediante entrevistas efectuadas a los jefes, oficiales y cuadros civiles vinculados a los cadetes (Ver Anexo 8a, 8b, 8c, 8d, 8e, 8f, 8g, 8h, 8i y 8j), se pudo verificar que los subprocesos anteriormente definidos no se desarrollan exactamente así en el proceso objeto de estudio. La investigación anterior sólo profundizó en tres de los subprocesos, por lo tanto, no pudo conocer cómo se desenvolvían puntualmente los demás.

La mencionada autora identifica como subproceso a la Gestación, Elaboración y Aprobación de los Planes; sin embargo, lo anterior constituye una actividad dentro de cada uno de los subprocesos. El denominado Seguimiento y Control, Legalidad de

las Promociones y Aseguramiento Logístico de los Cadetes no constituye un subproceso, sino una actividad dentro del subproceso Ingreso de los Cadetes. En éste se había incluido el aseguramiento logístico como parte del proceso de Atención Personalizada que se desarrolla en la UCLV, sin embargo éste no se encuentra relacionado dentro de las funciones del Jefe CES-FTC ni del Jefe de Curso, según el Manual sobre la Atención a los Cadetes en los Centros de Enseñanza Superior del país. Esa responsabilidad le corresponde al director de la EMCC, de acuerdo a lo planteado en el manual antes mencionado, reafirmándose lo anterior en la Orden No. 11 del 2012 del Jefe de la Región Militar de Villa Clara. Además, se denomina a uno de los subprocesos, Formación Vocacional y Profesional, lo cual no transmite una idea adecuada de lo que se realiza, realmente se debe denominar Formación Vocacional y Orientación Profesional, acorde con las definiciones consultadas por la autora. Además, debe agregarse otro subproceso: Desarrollo del Perfil Militar en los Cadetes.

Teniendo en cuenta lo anterior se proponen los subprocesos siguientes:

 Formación Vocacional y Orientación Profesional.

 Desarrollo del Perfil Militar en los Cadetes.

 Ingreso y Seguimiento de los Cadetes.

 Prácticas Laborales.

 Evaluación Integral.

 Culminación de Estudios.

En el presente trabajo se abordarán los tres primeros, dando continuidad a la investigación realizada por la cadete Chadia Orama Felipe.

Siguiendo con la investigación de campo se elaboró un cuestionario que abarca los cinco componentes del control interno con el objetivo de estudiar el grado de implementación del mismo en el proceso. En el componente Actividades de Control solo se estudiaron los subprocesos seleccionados, debido al límite de tiempo y el alcance de la tesis.

La elaboración del mismo está fundamentada en la Resolución No.60/2011 y la Guía de Autocontrol del 4 de enero de 2012, ambas de la CGR. En el caso del componente Actividades de Control dicha guía se aplicó de manera general sin particularizar en los subprocesos, ya que en el momento del estudio aún no se conocían todas las actividades y operaciones que se realizan. (Ver Anexo 9)

Se culmina el paso de la recopilación de la información con la aplicación de un cuestionario al Órgano CES-FTC para identificar los riesgos existentes en los subprocesos seleccionados, lo que complementaría la investigación que se está realizando. (Ver Anexo 10)

Segundo paso: Análisis de la información.

En este paso se concentrará, revisará y depurará la información obtenida. Además se deben observar los flujos de trámite con que están relacionados los subprocesos, como documentos, formas, registros y destinos de los mismos para posteriormente evaluar de aquellas actividades que lo conforman, las que se ejecutan correctamente y las que no.

Se realizará además un análisis de los resultados obtenidos en la aplicación de los cuestionarios, tanto el que evalúa la implementación del Sistema de Control Interno como el que contribuye a la identificación de los riesgos existentes en cada subproceso.

Análisis de las normativas relacionadas con el proceso.

Al realizar la revisión documental de las principales disposiciones vigentes en materia de control que tiene establecido las FAR, se detecta lo siguiente:

Orden No.91, se decreta con la finalidad de fortalecer la contabilidad y el control interno en su actividad presupuestada. Fue puesta en vigor en el año 2000 y desde aquel entonces no se actualiza. Circunscribe al control interno solamente a procesos económicos y no lo integra a todas las operaciones inherentes a la gestión, por lo que presenta contradicciones en lo que plantea. Muestra principios generales de organización y específicos para cada operación contable. No abarca los cinco

componentes del control interno, solo algunos aspectos del Ambiente y Actividades de Control para el proceso económico.

A modo general, se puede decir que esta Orden, emitida en el año 2000, no se atemperó con las resoluciones No. 297 de 23 de septiembre de 2003, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios ni con la No. 13 del 2003 ni del 2006, dictadas por la Ministra de Auditoría y Control, (ya derogadas). Tampoco con la Ley No. 107 de la ANPP ni con el Reglamento de la Ley No. 107 del Consejo de Estado, que surgen dada la necesidad de continuar perfeccionando el control interno. Mucho menos cumple con lo establecido en la Resolución 60 de la CGR.

Análisis de los manuales establecidos por las FAR para la Atención Personalizada al Cadete.

Como ya se expresó anteriormente el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV cuenta con dos manuales, con el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Curso sobre el trabajo con los cadetes CES del Ejército Central, el cual fue orientado para su uso en febrero del 2011por el Jefe de la Sección de Cuadros del Ejército Central y con el Manual sobre la Atención a los Cadetes en los Centros de Educación Superior del país, poniéndose en vigor a partir del 2 de mayo del presente año mediante la Orden No. 2 del Ministro de las FAR. Para determinar la implementación o no del manual en análisis, la autora procedió a realizar un cotejo de las indicaciones de éste con los documentos de control del proceso.

Se verificaron los siguientes documentos de los cadetes: Expedientes, Fichas, Libretas de Características y Tarjetas de Servicio. En el momento de la revisión se encontraban habilitados 147 documentos de cada tipo, lo que corresponde a la totalidad de los cadetes matriculados en 17 carreras. De ellos, fueron verificados 15 de cada tipo de documento, lo que representa el 10% de la totalidad; seleccionándose la muestra de forma aleatoria por cada carrera. Los resultados obtenidos arrojaron la información que se muestra en el Anexo 11.

Luego del análisis anterior se puede concluir que el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central no se utiliza por los jefes del proceso, pues según sus criterios, no resulta útil para el trabajo con los cadetes, ya que no cuenta con la información necesaria para ello.

En este momento el Órgano CES-FTC se guía para el trabajo con los cadetes, por las experiencias adquiridas en años anteriores, por las orientaciones de los jefes y mandos superiores y, aunque aún no ha entrado en vigor, están implementando el Manual sobre la Atención a los Cadetes en los Centros de Educación Superior del país.

Dicho manual presenta informaciones que no contiene el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Curso sobre el trabajo con los cadetes CES del Ejército Central, tales como: los documentos rectores relacionados con los cadetes CES, las funciones de todos los que responden por la Atención Personalizada al Cadete FAR, las normas de medios materiales correspondientes a los cadetes, entre otras. Además, expone cómo es el sistema de trabajo para la atención político- ideológica a los cadetes. Sin embargo, éste tampoco constituye un manual de procedimientos, sino metodológico, de organización y funciones.

Análisis de la ejecución de las actividades en cada subproceso.

Para la descripción de los subprocesos, se emplearon varias técnicas de investigación, como son: la narración descriptiva, la observación directa, indirecta y mediatizada, análisis de documentos y entrevistas estructuradas y no estructuradas realizadas al Jefe CES-FTC, al Jefe de Curso de los cadetes, al Jefe de la Sección de Cuadros, al Jefe de la Sección de Finanzas, a la Jefa de la Sección Intendencia, al Jefe Sección Organización y Planificación de la Logística, al Primer Oficial del Régimen Especial de Seguridad de la CIM(Contrainteligencia Militar) y a trabajadores civiles; todos ellos pertenecientes a la Región Militar de Villa Clara. También fueron entrevistados el Jefe de Servicios y el Jefe de Logística de la EMCC. (Ver Anexo 8a, 8b, 8c, 8d, 8e, 8f, 8g, 8h, 8i y 8j)

Estas entrevistas se efectuaron teniendo en cuenta lo planteado en el Manual sobre la Atención a los Cadetes en los CES del país y en el de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central. Se realizaron en espacios afines a los entrevistados, previo consenso de los mismos, para lograr que se sintieran cómodos y relajados. Favoreciéndose el ambiente de confianza y espontaneidad, lo que posibilitó que expresaran sus opiniones y apreciaciones con plena libertad.

La utilización de todas las herramientas descritas permitió mostrar de forma narrativa dónde comienza y termina cada subproceso, cómo y por quién se realiza cada una de las actividades, qué documentos se utilizan y qué deficiencias están presentes en la ejecución de las tareas.

1. Formación Vocacional y Orientación Profesional.

La formación vocacional se realiza con los alumnos de la EMCC, priorizando a los precadetes (estudiantes que se encuentran terminando el 12mo grado en la EMCC). Para ello el Órgano CES-FTC realiza diferentes acciones basándose en los acuerdos tomados en el grupo de trabajo de la Región Militar y en la Junta Metodológica de atención al cadete FAR realizada tres veces al año en la UCLV, donde participan el Vicerrector Docente de la misma, el Jefe de la Sección de Cuadros de la Región Militar, Vicedecanos Docentes, jefes de las especialidades de la Región Militar que atienden a los cadetes y el Órgano CES-FTC.

Formando parte del Plan Integral de Orientación y Formación Vocacional de los cadetes que elabora el Jefe CES-FTC entre los meses de mayo y junio (con vistas al próximo curso) se incluyen las acciones de Formación Vocacional realizadas con los precadetes. Estas actividades deberían desarrollarse con los camilitos desde el 10mo grado, sin embargo solo se están llevando a cabo con los precadetes.

Para la elaboración de dicho plan el Jefe CES-FTC no se guía por el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central, pues cuando comenzó a desempeñarse en el cargo, todavía no existía éste y al implementarse, siguió realizando su labor como siempre lo había hecho.

El plan lo confecciona teniendo en cuenta el gráfico docente de la UCLV, la planificación de la Región Militar y las experiencias adquiridas en cursos anteriores. Contiene una fundamentación, objetivo general, específicos, medidas organizativas, las actividades a desarrollar, la fecha de cumplimiento, el lugar, los participantes y los responsables.

Una vez elaborado, el Jefe CES-FTC se lo entrega personalmente al Jefe de la Sección de Cuadros de la Región Militar para que lo revise y autorice, entregándoselo posteriormente al Jefe de la Región Militar para que lo apruebe. Se elabora en original y dos copias. El original para el Jefe CES-FTC y una de las copias se envía impreso y por correo a la Sub Sección de Preparación de Cuadros del Ejército Central y otra al Jefe de la Sección de Cuadros de la Región Militar.

Actualmente este plan queda firmado solamente por la parte militar (según lo exigido por los jefes superiores y acorde a lo que plantea el manual) y no se tiene en cuenta la aprobación del Vicerrector Docente y del Rector de la UCLV. En cursos anteriores no sucedía de esta forma, pues se aprobaba por las dos partes (civil y militar). Como criterio del Jefe CES-FTC y en concordancia con lo que piensa la autora de esta tesis, la aprobación de este plan por ambas partes debe retomarse para que exista una contrapartida en la verificación de las actividades previstas y sea conocimiento de todos los que intervienen en la formación integral del cadete FAR en la UCLV. Queda archivado cronológicamente en la oficina del Órgano CES-FTC por tiempo indefinido.

Por otra parte, se considera que el nombre dado a este plan no es el más correcto,