5.2 Preliminaries
5.3.2 The Protocol
das la vuelta a la llave de contacto y se pone en marcha. Al anochecer, vuelves y cierras el contacto de la llave hasta el día siguiente. ¿Te interesa? Como doy por seguro que sí, responderé a la pregunta que ahora ronda por tu cabeza: ¿cómo conseguirlo? Respuesta: creando un sistema perfecto.
Definición 1 de sistema: conjunto de procesos que relacionados entre sí ordenadamente contribuyen a obtener un resultado.
¡Qué idea! Sí, un sistema es un proceso que se repite una y otra vez para crear el mismo resultado. Un sistema en pleno rendimiento es un activo (y un activo es aquello que pone dinero en tu bolsillo). Sistematizar un negocio hace que éste necesite cada vez menos del propietario. Un sistema no depende en última instancia de las personas, sino de los procedimientos establecidos que aquéllas controlan.
Definición 2 de sistema: talento convenido en utilidad que genera una fuente de ingresos ilimitados.
Un sistema perfecto es un negocio perfecto. El «negocio perfecto» es un «sistema» que produce resultados incluso sin el emprendedor. El objetivo último de un buen negocio o sistema es liberar a su propietario y financiarle el estilo de vida cine desea.
Un sistema es gobernable. Cuando ya no lo es, algunos deciden reducir el tamaño del negocio para que vuelva a ser gobernable. Ejemplo: ciertos negocios personales crecen caóticamente hasta el punto de conducir a la «locura» a su propietario, que decide finalmente llevarlo al estadio inicial de simplicidad: sólo él. Un viaje de ida y vuelta. Es una pena.
Me gusta la palabra «sistema» porque está libre de los prejuicios de la palabra «negocio». Al principio trabajas para el sistema, después el sistema trabajará para ti.
De manera que sé listo, crea un sistema y échate a dormir; o mejor aún, crea otro sistema. Colecciónalos como quien colecciona chapas de tapones de cava o llaveros.
En una primera fase necesitas sistematizarlo, en la segunda etapa precisas hacerlo crecer, y en la tercera tienes que repetir. Sistema, crecimiento, repetición, y ya está.
Un ejemplo de sistematización es el de Michael Dell, propietario de Dell Computers, quien ingenió una nueva manera de vender ordenadores: por Internet o teléfono (e- commerce), bajo pedido, a medida del cliente y evitando intermediarios. Se ahorró el coste de tiendas, distribuidores y stocks. Resultado, hoy su negocio es uno de los fabricantes líderes mundiales en PC. Y él, uno de los tíos Gilitos globales.
Un sistema perfecto no te necesita trabajando en él, pues el sistema trabaja para ti. Si una persona es imprescindible en un negocio es que es un sistema imperfecto; pero si esa persona deja de ser imprescindible, posee un negocio perfecto. Una cosa es ser propietaria y otra trabajar en el negocio.
independencia. Tu negocio perfecto no debería depender de ninguna persona en concreto, y mucho menos de ti.
Los emprendedores que no han perfeccionado su sistema necesitan trabajar muy duro como gestores; sin darse cuenta de que en realidad tienen un autoempleo con apariencia de negocio.
La clave en un negocio es trabajar más en el sistema que en mejorar el producto o servicio. El alma del sistema debe ser el proceso, no el propietario. Éste es el paradigma de libertad financiera: crear y poseer un sistema que trabaje para su propietario y no al revés.
En todo el mundo, florecen empresas a las que puedes encargar tareas administrativas a tu asistente virtual (A.V.), que lo hará remotamente, desde otro país tal vez, por un precio/hora muy interesante (unos 10 dólares/hora, unos más, otros menos). ¿Qué tareas?: traducciones, contabilidad, impuestos, presentaciones multimedia, comercio en Internet, call center, marketing y publicidad, documentación, gestión de web, gestión de bases de datos... Es genial levantarse por la mañana y encontrar en tu e- mail parte de tu trabajo realizado por tu A.V. mientras tú dormías. Encuentra el tuyo en, por ejemplo, International Virtual Assistans Association: www.ivaa.org. El mío se llama Sangeeta, es indio.
Ofrecen los servicios de back office (anteriores y posteriores a la venta de productos). La fórmula para crear un sistema es «hacerlo simple», cuanto más simple mejor. Tan simple que no te necesite a ti. De acuerdo, sé por experiencia que lograrlo es complicado, pero es posible. Para conseguirlo es necesario trabajar sobre el negocio y no en el negocio. Voy a explicarte por qué (hay una diferencia abismal):
Trabajar en el negocio es autoemplearse y formar parte del sistema; no hay libertad, sólo trabajo.
Trabajar sobre el negocio es refinar el sistema para hacerse prescindible en su funcionamiento, es la libertad.
Para crear un sistema perfecto hay que trabajar sobre tu negocio como si el objetivo final fuera venderlo. Has oído bien. Aunque eso no ocurra, finalmente lo que sí sucederá es que el sistema trabajará para ti y no tú para el sistema. Tu objetivo es ser prescindible en tu negocio personal.
No es lo mismo tener un negocio que tener un negocio-empleo. Por ejemplo, no es lo mismo gestionar un restaurante que ser el jefe de cocina, el camarero y el friegaplatos a la vez. Si tuvieras que elegir entre ambos, adivino qué modelo escogerías. Cuando empezó IBM, por ejemplo, dedicaban más tiempo al desarrollo del negocio que a hacer negocio. No hacían negocios nada más, en realidad construían un gran negocio.
¿Cuál es la ventaja de las franquicias? Que están muy sistematizadas: saben en todo momento qué hacer y cómo hacerlo. Además es un sistema que permite el aprovisionamiento con economías de escala (fuera del alcance de las pequeñas empresas). Por todo ello entre un 75% y un 90% de las franquicias son rentables (no puede decirse lo mismo de los negocios no franquiciados que cierran el 80% después de sus cinco primeros años). ¿La causa? Lo has adivinado: la falta de sistema.
Cualquier negocio personal, sea el que sea, es susceptible de sistematizarse (incluso el tuyo, sí el tuyo. Un empleado puede sistematizar su trabajo, un profesional su profesión y un emprendedor su negocio.
Pero el ego juega malas pasadas a los propietarios, que quieren sentirse imprescindibles y son atrapados en su propia trampa. Es como caer por el agujero que acabas de cavar. Por desgracia, muchos empresarios autoempleados trabajan duramente, en interminables jornadas, hasta que caen rendidos. Con el tiempo, algunos abandonan agotados. Tal vez no era un mal negocio, pero era un mal sistema. Cuando trabajes, ponte como objetivo que tu negocio personal no te quite más vida de la que te da.
Palabra clave: sistematizar. Cuando hayas absorbido este concepto pensarás al nivel de las personas de éxito.