Los diversos tipos de transacciones de bienes inmuebles proporcionan la capacidad de supervisar eficazmente los problemas de costes, arrendamientos y ocupación asociados con una propiedad. La aplicación IBM TRIRIGA puede utilizarse para identificar el tipo de transacción y facilita un acceso fácil a la transacción de bienes inmuebles. Por ejemplo, si una organización desea incrementar su personal, requiere más espacio. La organización puede enajenar la propiedad actual y adquirir una nueva, o puede adquirir un edificio en arrendamiento. Las opciones mencionadas anteriormente son posibles soluciones para el escenario de bienes inmuebles en cuestión. La aplicación IBM TRIRIGA da soporte a los siguientes tipos de transacciones de bienes inmuebles:
Tipo de transacción Descripción Adquisición de proyecto de
bienes inmuebles
La adquisición de una propiedad a través de compra se denomina Adquisición. Cuando las organizaciones o personas adquieren una propiedad o un edificio, resulta fundamental para ellos capturar los detalles necesarios, como por ejemplo los contactos, los datos financieros relativos a la transacción de adquisición y las tareas asociadas con la adquisición. El registro ‘Adquisición de proyecto de
bienes inmuebles’ ayuda a los usuarios a capturar los datos
anteriores. Disposición de proyecto de
bienes inmuebles
La transacción de disposición se utiliza cuando una parte vende una propiedad a otra parte. Cuando una organización planea trasladar su lugar de trabajo, puede enajenar (disponer) la propiedad actual y adquirir o arrendar un emplazamiento nuevo. Por tanto, el registro ‘Disposición de proyecto de bienes inmuebles’ se utiliza para realizar el seguimiento de los detalles necesarios cuando se genera una transacción de tipo disposición.
Arrendamiento de proyecto de bienes inmuebles
El 'Arrendamiento de proyecto de bienes inmuebles' está relacionada con una circunstancia en la que una persona o grupo utiliza la propiedad por un periodo de tiempo y precio especificados. Por ejemplo, en lugar de adquirir una propiedad, es posible que una organización obtenga la propiedad en arrendamiento durante un periodo fijo. En tales casos, el acuerdo de arrendamiento entre las dos partes rige los términos y condiciones, como el periodo de tiempo durante el cual puede utilizarse la propiedad y el importe a pagar como arrendamiento. El registro ‘Arrendamiento de proyecto
de bienes inmuebles’ permite a los usuarios capturar la información
Tipo de transacción Descripción Subarrendamiento de
proyecto de bienes inmuebles
Un subarrendamiento es un proceso de transacción en el que una parte arrienda una propiedad al propietario, pero en lugar de
utilizarla, la arrienda a otra parte. Cuando una organización adquiere una propiedad en arriendo y a su vez decide arrendar una parte o la totalidad de la propiedad a otra persona/organización, diremos que es un subarrendamiento. El registro ‘Subarrendamiento de proyecto
de bienes inmuebles’ se utiliza cuando se aplica un
subarrendamiento. Vencimiento de proyecto de
bienes inmuebles
La transacción de vencimiento se utiliza cuando ha transcurrido el periodo por el que se ha arrendado la propiedad. Por ejemplo, cuando una organización adquiere una propiedad por diez años, el arrendamiento vence cuando termina el décimo año. El registro ‘Vencimiento de proyecto de bienes inmuebles’ se utiliza para registrar todos los detalles relativos a la caducidad del
arrendamiento. Terminación de proyecto de
bienes inmuebles
La terminación es el cierre prematuro de un contrato (es decir, el contrato correspondiente a una propiedad arrendada o alquilada puede terminar mucho antes de la fecha de caducidad real). Por ejemplo, si una organización adquiere una propiedad en
arrendamiento por diez años, el arrendamiento puede concluirse antes del término de diez años, lo cual se conoce como terminación. El registro ‘Terminación de proyecto de bienes inmuebles’ permite a los usuarios realizar el seguimiento de todos los detalles relevantes relativos al proceso de terminación.
Términos actuales de proyecto de bienes inmuebles
Los términos actuales se utilizan para describir los datos contractuales entre las personas que firman el acuerdo de arrendamiento. El acuerdo entre ellas describe los términos y
condiciones relacionados con el arrendamiento. El acuerdo puede ser de tipo alquiler o de tipo arrendamiento. El registro ‘Términos
actuales de proyecto de bienes inmuebles’ ayuda a los usuarios a
capturar los datos anteriores.
En la aplicación IBM TRIRIGA, puede accederse a los tipos de transacción individualmente como
proyectos. También pueden crearse mediante un plan de transacción. Los registros Tipo de transacción
de bienes inmuebles pueden crearse de varias maneras:
El tipo de transacción puede crearse al crear un 'Plan de transacción de bienes inmuebles'. Puede crearse desde el portal inicial de transacciones de bienes inmuebles.
También puede crearse desde la página de resultados del tipo de transacción específico. Las secciones siguientes presentan los pasos necesarios para la creación de cada registro Proyecto de
Crear un registro de adquisición de proyecto de
bienes inmuebles
Utilice el procedimiento siguiente para crear un registro ‘Adquisición de proyecto de bienes
inmuebles’:
Para crear un registro de adquisición de proyecto de bienes inmuebles
Paso 1 Seleccione Proyectos > Bienes inmuebles en la barra de menús.
Paso 2 Expanda Proyectos de bienes inmuebles en la sección de portal Enlaces relacionados –
Bienes inmuebles. Pulse Adquisición de proyecto de bienes inmuebles.
Paso 3 En la página de resultados, pulse Añadir para añadir un registro Adquisición de
proyecto de bienes inmuebles nuevo.
Paso 4 Revise el formulario que aparece, en el que puede especificar los detalles relativos al registro que se está creando. Los detalles relativos al registro ‘Adquisición de proyecto de
bienes inmuebles’ se agrupan bajo diferentes pestañas. De forma predeterminada, se
visualiza la pestaña General.
Pestaña General
La pestaña General proporciona la información general correspondiente a la transacción de Proyecto
de bienes inmuebles.
Nota – En función del tipo de transacción definido en la pestaña General, es posible que el registro Proyecto de bienes inmuebles no visualice todas las subpestañas, secciones y campos descritos a continuación.Sección General
ID Especifique un número exclusivo que identifique el registro Proyecto de
bienes inmuebles que se está creando.
Si este campo se deja vacío, el sistema generará automáticamente este número en el momento de crear el registro Proyecto de bienes inmuebles. Revisión El sistema muestra el número de revisión, que indica el número de veces
que se ha modificado el registro actual. Puede revisar/modificar el registro pulsando la acción Revisar que se visualiza en la barra de acciones.
Nota – Cada vez que revise o modifique el registro, el valor visualizado en este campo se incrementará en uno.Sección General
Estado El sistema visualiza el estado actual del registro Proyecto de bienes
inmuebles. A continuación se describen los diversos estados posibles del
registro Proyecto de bienes inmuebles.
Borrador - Indica que el registro Proyecto de bienes inmuebles aún debe
crearse. El sistema genera este estado cuando el usuario selecciona la acción Crear borrador en la barra de acciones.
Examen en curso – Indica que el registro se ha enviado para su aprobación
pero aún debe ser aprobado por todos los miembros de la lista de notificación. El sistema genera este estado cuando el usuario pulsa la acción Ejecutar en la barra de acciones.
Aprobado – El sistema cambia automáticamente el estado del registro de ‘Examen en curso’ a Aprobado cuando todos los miembros de la lista de
notificación lo han aprobado.
Retirado - Indica que el registro se ha retirado. El sistema genera este
estado cuando el usuario selecciona la acción Retirar en la barra de acciones.
Revisión en curso - Indica que el registro está siendo modificado. El sistema
genera este estado cuando el usuario selecciona la acción Revisar en la barra de acciones.
Completado – Indica que el registro se está procesando y que todas las
tareas asociadas con el registro han finalizado. El sistema genera este estado cuando el usuario selecciona la acción Cierre en la barra de acciones.
Historial - Cuando se revisa el registro Proyecto de bienes inmuebles , para
cada revisión se guarda una copia del registro en estado Historial. Nombre Especifique un nombre para el registro Proyecto de bienes inmuebles que
se está creando.
Creado por El sistema muestra el nombre del usuario que ha creado este registro. Descripción Especifique una breve descripción del registro Proyecto de bienes
inmuebles que se está creando.
Descripción ampliada Especifique una descripción más detallada del registro Proyecto de bienes
Sección Detalles
Tipo de transacción Seleccione el tipo de transacción para este registro Proyecto de bienes
inmuebles.
Adquisición Términos actuales Disposición
Arrendamiento (Co-ubicación, Arrendamiento nuevo o Renovación) Vencimiento de arrendamiento
Terminación de arrendamiento (Interrupción, Compra o Terminación anticipada)
Subarrendamiento (Asignación o Subarrendamiento)
Dependiendo del tipo de transacción definido aquí, es posible que el registro Proyecto de bienes inmuebles no visualice todas las pestañas, subpestañas, secciones y campos descritos para el registro Proyecto de
bienes inmuebles.
Uso primario Utilice el icono Buscar
para especificar la finalidad para la que se
utilizará la propiedad. En la lista de búsqueda, el sistema recupera los usos de propiedad disponibles (por ejemplo, Administración, Oficina de gestión,Centro de asistencia telefónica, Educación) del objeto de negocio Uso primario de ubicación en la Jerarquía de clasificaciones.
¿Enmienda? Marque el recuadro de selección ¿Enmienda? para identificar este registro
Proyecto de bienes inmuebles como una enmienda.
Tamaño de transacción Especifique el tamaño de transacción (área) relacionado con esta transacción.
Corporación para firmar arrendamiento o gestionar
emplazamiento
Marque este recuadro de selección si la empresa va a firmar un contrato de arrendamiento o gestionar el emplazamiento propuesto.
¿Asignación? Dependiendo del tipo de transacción definido en la pestaña General, es posible que este campo no se visualice.
Marque este recuadro de selección si el registro Proyecto de bienes
Sección Unidades
Moneda Seleccione el tipo de moneda que se utilizará para todos los campos relacionados con costes en la lista desplegable. El sistema visualiza todas las opciones (por ejemplo, Dólares EE.UU. o Rupias indias) definidas para el registro Moneda en la página Herramientas > Administración > Listas. De forma predeterminada, el sistema visualiza el valor de moneda establecido por el administrador.
Unidades de área Seleccione la unidad de área para la transacción de Proyecto de bienes
inmuebles que se está creando en la lista desplegable. El sistema muestra
las unidades disponibles (por ejemplo, acres, hectáreas o pies cuadrados) definidas en la página Herramientas > Administración > Listas.
Grupo de conversión En un Plan de transacción de bienes inmuebles, las transacciones se realizan diariamente. Los usuarios pueden estar ubicados globalmente y utilizar sus monedas respectivas (por ejemplo, Predeterminada, LIBA, y
Wall Street).
Seleccione el grupo de conversión para el registro Proyecto de bienes
inmuebles que se crea en la lista desplegable. El sistema visualizará todas
las opciones disponibles definidas en la página Herramientas >
Administración > Listas.
Fecha de cambio de
moneda Utilice el icono Calendario de moneda. para seleccionar la fecha y hora del cambio Tipo de cambio de
moneda
El sistema muestra el tipo de cambio de moneda basándose en la moneda, el grupo de conversión y la fecha de cambio de moneda seleccionados.
Sección Arrendatario principal (Propuesto)
Esta sección visualiza los detalles de arrendatario correspondientes al emplazamiento propuesto. El arrendatario puede ser una persona o una organización. Por tanto, debe especificar la organización, junto con la persona de contacto a la que se dirigirán todas las consultas correspondientes al emplazamiento propuesto.
Sección Arrendatario principal (Propuesto) Búsqueda de organización de arrendatario, División de arrendatario, Empresa de arrendatario
Utilice el icono Buscar para seleccionar la organización identificada como arrendatario propuesto. En la ventana Consulta, el sistema muestra los registros disponibles recuperados de la Jerarquía de organización. Seleccione el registro necesario y pulse Aceptar. Se visualizará el registro
Organización seleccionado.
Al pulsar sobre la línea de cabecera hiperenlazada, podrá ver o modificar los detalles del registro en una nueva ventana.
Nota – En función de la organización seleccionada en el campo Búsqueda de organización de arrendatario, el sistema llenará automáticamente los campos División de
arrendatario y Empresa de arrendatario correspondientes del registro asociado.
Búsqueda de contactos Utilice el icono Buscar para especificar la persona de contacto de la organización seleccionada anteriormente. En la lista de búsqueda, el sistema visualiza todos los registros Personas de la página Personas. Seleccione el registro necesario y pulse Aceptar. Se visualizará el registro
Personas seleccionado.
Al pulsar sobre la línea de cabecera hiperenlazada, podrá ver o modificar los detalles del registro en una nueva ventana.
Sección Contrato existente
En esta sección, si la información aún no se ha especificado (por ejemplo, creado una transacción de
Proyecto de bienes inmuebles desde una Notificación de contrato de un arrendamiento), puede
asociar un contrato de bienes inmuebles existente al registro de transacción de Proyecto de bienes
inmuebles actual. Al asociar un contrato existente en la pestaña Cierre del registro Proyecto de bienes inmuebles, se creará una enmienda correspondiente a la propiedad.
Utilice la acción Buscar de la barra de sección para seleccionar un registro Contrato existente. El sistema visualizará una ventana Consulta con una lista de los registros Contrato de bienes inmuebles disponibles. Seleccione el registro Contrato necesario y pulse Aceptar. El registro seleccionado muestra el ID, el estado y el nombre en los campos correspondientes.
Sección Dirección
Esta sección visualiza los detalles de dirección correspondientes al contrato de bienes inmuebles existente anterior.
Los campos de esta sección se rellenarán automáticamente una vez que añada un registro en la sección Contrato existente.
Sección Resumen
Inicio real de proyecto El sistema visualiza la fecha en la que se ha iniciado realmente el
proyecto, en contraposición a la fecha de inicio planificada, que puede ser diferente.
Ejecutado Utilice el icono Calendario para seleccionar la fecha en la que el registro Proyecto de bienes inmuebles se ha ejecutado.
Fecha de cierre
objetivo Utilice el icono Calendario de la cual debe completarse el proyecto. para seleccionar la fecha en la que o antes Último comentario Inicialmente, el sistema muestra el comentario especificado por el
originador en la pestaña Notas y documentos.
Una vez que el registro se cierra después de su creación, el comentario especificado en la pestaña Cierre se especifica como último comentario.
Sección Transacciones relacionadas
En esta sección, puede asociar una o varias transacciones de Proyecto de bienes inmuebles con la transacción actual.
Utilice la acción Buscar para seleccionar entre los registros Proyecto de bienes inmuebles
existentes. Se abrirá una ventana Consulta, que listará los registros Proyecto de bienes inmuebles disponibles. Seleccione los registros necesarios y pulse Aceptar. Los registros seleccionados visualizarán el ID, Nombre, Tipo de transacción, Fecha de acción final y Estado en los campos respectivos.
Utilice la acción Eliminar paraeliminar los detalles relacionados con el registro seleccionado.
Acciones de formulario
Nombre de acción Descripción
Crear borrador Pulse la acción Crear borrador para guardar todos los datos iniciales entrados en el nuevo registro.
El sistema cambia el estado del registro a Borrador y muestra acciones adicionales en la barra de acciones. Las acciones incluyen Aplicar
plantilla, Ejecutar, Guardar, Guardar y cerrar, Copiar, Suprimir y X
(Cancelar).
Guardar Pulse la acción Guardar para guardar los cambios efectuados.
Guardar y cerrar Pulse la acción Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana activa.
X Pulse la acción X (Cancelar) para terminar los cambios realizados y también para cerrar la ventana activa.
Nota – Al pulsar la acción Cancelar sin guardar el registro, se borrarán todos los datos que ha especificado en el registro.Copiar Pulse la acción Copiar para crear una copia del registro seleccionado. Al pulsar la acción Copiar, se creará una copia del registro (en estado de
Borrador) que se visualizará en la página adecuada y en la que podrá
modificar los detalles según sea necesario.
Aplicar plantilla Pulse la acción Aplicar plantilla para copiar el contenido de la plantilla seleccionada en el registro actual.
Al pulsar la acción Aplicar plantilla, el sistema muestra una lista de plantillas recuperadas de los objetos de negocio asociados. Seleccione una plantilla y pulse la acción Aceptar. El sistema copiará el contenido de la plantilla seleccionada en el registro actual.
Ejecutar Pulse la acción Ejecutar para direccionar el registro a los miembros de la lista de distribución para su aprobación.
Al pulsar la acción Ejecutar , el sistema cambia el estado del registro a
Examen en curso y, una vez que todos los miembros de la lista de
distribución lo han aprobado, el estado del registro pasa a ser Aprobado. El sistema renueva el registro y muestra un conjunto diferente de
acciones en la barra de acciones. Las acciones incluyen Cierre, Revisar y
Retirar.
Nota – Si no se han añadido revisores a la lista deNombre de acción Descripción
Cierre Pulse la acción Cierre para completar las tareas asociadas con el registro. Al pulsar la acción Cierre, el sistema visualiza un formulario en el que puede especificar los comentarios relacionados con el cierre del registro. Después de especificar el comentario, pulse Continuar en la barra de acciones. El sistema cambiará automáticamente el estado del registro a
Completado. El comentario especificado aquí se visualizará en la sección Comentario de cierre de la pestaña Cierre.
Nota – El comentario de cierre especificado aquí se visualizará como último comentario en el campo Últimocomentario de la pestaña General, sección Resumen. Suprimir Pulse la acción Suprimir para eliminar el registro de forma permanente
de la lista de gestión activa.
Nota – Para obtener más información acerca de las acciones de formulario comunes y adicionales disponibles, consulte el manual IBM TRIRIGA 10 - Guía de inicio del usuario.Pestaña Información de emplazamiento
La pestaña Información de emplazamiento especifica información relativa al emplazamiento propuesto, así como los detalles de nombre y dirección del propietario o arrendador (persona u organización) que actualmente es propietario o administrador de la ubicación propuesta. Esta pestaña también incluye el contacto de gestión u otro contacto (individual u organización) que puede estar relacionado con la transacción.
Sección General
En esta sección, puede definir los detalles genéricos correspondientes a la propiedad. Los detalles incluyen el tipo de ubicación (por ejemplo, Edificio o Terreno), el número de plazas de
Sección Unidades
Moneda Seleccione el tipo de moneda que se utilizará para todos los campos relacionados con costes en la lista desplegable. El sistema visualiza todas las opciones (por ejemplo, Dólares EE.UU. o Rupias indias) definidas para el registro Moneda en la página Herramientas > Administración > Listas. De forma predeterminada, el sistema visualiza el valor de moneda establecido por el administrador.
Unidades de área Seleccione la unidad de medida de área en la lista desplegable. El sistema visualizará las unidades disponibles (por ejemplo, acres, hectáreas o pies
cuadrados) definidas en la página Herramientas > Administración > Listas.
Sección Emplazamiento propuesto
En esta sección, puede especificar los detalles correspondientes al emplazamiento propuesto. Las acciones de la barra de sección sólo se habilitan cuando el registro está en estado Borrador (pulse
Crear Borrador).
Utilice la acción Añadir emplazamiento de la barra de esta sección para añadir un emplazamiento