3.8 Data Analysis Procedures
3.8.1 Quantitative Data Analysis
Tomando en cuenta que un Flujograma es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso y que la secuencia de actividades, el Flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor)
Y que el Flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de: Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso. Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas, los más comunes son
TABLA N° 5-42
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE ACTIVIDADES Símbolo Descripción
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Jessenia Espinoza/2012
Una vez expuesta la simbología, se realizarán los Flujograma de los procesos que se seleccionaron, especificando las actividades que actualmente se desarrollan y se establecieron en cada uno de los procesos.
Límites del proceso (Inicio y fin) Proceso - Actividad Bloque de decisión Documentación Conexión o continuación de diagrama Almacenamiento controlado
Dirección / sentido de las operaciones
Transmisión automática de datos
GRÁFICO N° 5- 41
FLUJOGRAMA DE PROGRAMACIÓN DE VENTAS DE MERCADERÍA
Fuente: Investigación de campo
Elaborador por: Jessenia Espinoza/2012
INICIO NO Stock de productos en almacén Requerimiento para la semana SI Aceptación de pedido Facturación de productos NO SI
Servicio de garantía post-venta
FIN Pago en caja
Recepción de pedido
GRÁFICO N° 5- 42
FLUJOGRAMA DE PROGRAMACIÓN DE COMPRAS Y ADQUISICIÓN DE MERCADERÍA
Fuente: Investigación de campo
Elaborador por: Jessenia Espinoza/2012 No
Si
Tiempo de crédito, plazo de entrega y pedido
FIN INICIO
Impresión ventas semanales
Revisión stock de mercaderías
Informe del requerimiento de material
Contacto con los proveedores
Realiza pedidos Establecer cláusula Requerimiento para la semana Compra de material
Las actividades implicadas en este proceso son:
− Impresión de ventas semanales
− Verificar sistema de base de datos por sistema automático
− Revisión del stock de la mercadería
− Verificar el sistema de base de datos, tarjeta kardex
− Requerimiento de la semana
− Compra del materia
− Informe del requerimiento del material
− Contacto con los proveedores
− Realiza pedidos
− Establecer clausula
GRÁFICON° 5- 43
FLUJOGRAMA DE VERIFICACIÓN DE MERCADERÍA
Fuente: Investigación de campo
Elaborador por: Jessenia Espinoza/2012
INICIO
FIN
Ingreso de mercaderías a las instalaciones
Verificar y clasificar los productos, origen y cantidad
Guías
Facturas Boletos Guías Verificación del traspaso de los productos al
stop
Despacho de mercadería Facturas
Boletos Guías
Verificar que los productos estén rotulados
Las actividades implicadas en este proceso son:
− Ingreso de mercaderías a las instalaciones Joyas Armonic
− Verificar y clasificar los productos, origen y cantidad
− Verificar que los productos este rotulados
− Verificación del traspaso de los productos al Stop
− Despacho de mercadería: al taller, al almacén, al cliente
− Al taller mediante guía
− Al almacén mediante guía, boleta y factura
− Al cliente mediante guía y factura.
− Entrega del pedido.
Flujo grama de recepción y trámite de quejas de clientes
Las actividades implicadas en este proceso son:
−−−− Atender la queja.
−−−− Actuar, en función de la queja: comprobar lo que explica el cliente, llamar a otros responsables, iniciar acciones de contención, dar una primera explicación al cliente, etc.
−−−− Registrar la incidencia: nombre del cliente, fecha/hora del suceso, naturaleza de la queja, causas, intervinientes, (registrar lo que haga falta).
−−−− Revisar: posteriormente el problema por si fuera necesario iniciar acciones correctivas.
−−−− Archivar el expediente de la queja: Asegurarse de que la información más relevante se incorpora en la base de datos de la joyería (Para calcular indicadores).
Esquemáticamente el proceso de recepción de quejas que se utilizará en Joyas Armonic, puede representarse mediante el siguiente diagrama:
GRÁFICO N° 5- 44
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE QUEJAS
Fuente: Investigación de campo
Elaborador por: Jessenia Espinoza/2012 Queja del cliente
INICIO
Atención de la queja por parte del asistente
administrativo
Inicio de las acciones de contención previa supervisión de gerencia Expediente de la queja Es necesario una acción correctiva Archivo del expediente No
Inicio de las acciones de contención previa supervisión
de gerencia
FIN Queja del cliente
Atención de la queja por parte del asistente
administrativo
Inicio de las acciones de contención previa supervisión de gerencia
Queja del cliente
Atención de la queja por parte del asistente
administrativo
Es necesario una acción
correctiva Inicio de las acciones de
contención previa supervisión de gerencia
Queja del cliente
Atención de la queja por parte del asistente
administrativo
Expediente de la queja
Es necesario una acción
correctiva Inicio de las acciones de
contención previa supervisión de gerencia
Queja del cliente
Atención de la queja por parte del asistente
administrativo
Inicio de las acciones de contención previa supervisión
de gerencia
No
Inicio de las acciones de contención previa supervisión
de gerencia
Archivo del expediente No
Inicio de las acciones de contención previa supervisión
de gerencia Si
GRÁFICO N° 5- 45
FLUJO GRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE OPERACIONES
Fuente: Investigación de campo Elaborador por: Jessenia Espinoza
Las principales tareas que se realiza son:
−−−− Interactúa directamente con el cliente para la solicitud de su pedido
−−−− Atención al Cliente respecto a variedades de modelos, diseños y materiales.
−−−− Ingreso de nuevos clientes, facturación, emisiones de cortes y cancelaciones del producto.
−−−− Ingreso de quejas por parte de los clientes.
−−−− Monitoreo de trabajos de taller y generación de reporte de ventas
−−−− Recepción y Seguimiento de Reporte
INICIO
Solicitud de pedido
Registro de modelo, diseño y material
Monitoreo de taller y reporte de ventas
Recepción y seguimiento de reportes
Facturación, emisión de cortes y cancelación de producto Ingreso de quejas por parte de
Los principales objetivos del control de operaciones son:
−−−− Ser una herramienta de apoyo para el departamento de comercialización
−−−− Controlar los posibles daños que se presenten en el producto, con la finalidad de garantizar el 99.9% de excelencia en la fabricación del producto.
−−−− Ofrecer la mayor cantidad de información posible para el trabajo operativo diario y para la toma de decisiones de los diferentes niveles jerárquicos.
−−−− Dar seguimiento a los reclamos o sugerencias de los clientes.
−−−− Optimizar el trabajo financiero, con la finalidad de dedicar más tiempo a controles financieros propios del negocio.