6. Conclusions and recommendations
6.2. Recommendations
17-11-2011
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Objetivo
Resolver jurídicamente los recursos de reposición, impuestos ante la Oficina de las resoluciones emitidos en los trámites administrativos, conforme a la normativa legal vigente.
Alcance
Contiene la descripción ordenada de los pasos que realiza el Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales en la resolución de los recursos de reposición, que interponen ante la Oficina, los cuales son recibidos en el Departamento de Previsión Civil, quienes los remiten al Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales para su resolución.
Personal y otros actores involucrados
1. Jefe de Departamento 2. Subjefe de Departamento 3. Asesor Jurídico 4. Encargado(a) de Ventanilla 5. Secretaria de Departamento 6. Secretaria de Dirección
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Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento.
Ley de Clases Pasivas Civiles Del Estado y su Reglamento.
Manual de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo, D-97-89.
Digesto de la Administración de Personal del Sector Público.
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /Puesto Funcional No. Actividad
Encargado(a) de Ventanilla 01 Recibe del Departamento de Previsión Civil de la ONSEC, el expediente para tramitar el Recurso de Reposición lo registra en el Sistema File Master, le asigna número y lo traslada a la Jefatura del Departamento.
Jefe o Subjefe de Departamento 02 Recibe, analiza el expediente y lo asigna al Asesor para que emita su opinión y lo traslada a la Secretaria de Departamento.
Secretaria de Departamento 03 Recibe el expediente y registra en el Sistema File Master su asignación al Asesor Jurídico.
Asesor Jurídico 04 Recibe el expediente y ve si el Recurso de Reposición se interpuso en tiempo y lo admite para su trámite, posteriormente le corre audiencia al interesado para que ratifique el Recurso de Reposición, una vez el interesado evacua la audiencia y lo traslada al Subjefe de Departamento.
Jefe o Subjefe de Departamento 05 Recibe el expediente le corre audiencia al Asesor, para su opinión emite y posteriormente le corre audiencia a la Procuraduría General de la Nación y lo traslada a la Secretaria.
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Procedimiento Tramite de recurso de reposición
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Departamento o Unidad /
Puesto Funcional No. Actividad
Secretaria del Departamento 06 Recibe el expediente y la resolución, registra en el Sistema File Master, y los traslada a Dirección.
Secretaria de Dirección 07 Recibe el expediente, la resolución y los traslada al despacho correspondiente.
08 Estampa el sello de Dirección a la resolución y la traslada con el expediente a la Secretaria del Departamento.
Secretaria de Departamento 09 Recibe el expediente con la resolución y lo desglosa y graba la salida del mismo a la Procuraduría General de la Nación en el Sistema File Master, lo anota en el cuaderno y lo traslada a Ventanilla.
Encargado(a) de Ventanilla 10 Recibe el expediente y lo entrega al Mensajero.
Mensajero 11 Recibe la documentación la entrega en la Procuraduría General de la Nación, solicita sello y firma de recibido la copia de la providencia, y la entrega al Encargado(a) de Ventanilla.
Encargado(a) de Ventanilla 12 Archiva la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y recibe el expediente de la Procuraduría General de la Nación, graba el ingreso del mismo en el Sistema File Master lo traslada al Jefe(a) o Subjefe de Departamento.
Jefe o Subjefe de Departamento 13 Recibe el expediente y lo traslada nuevamente al Asesor para que resuelva el Recurso de Reposición.
Asesor Jurídico 14 Recibe y resuelve el Recurso de Reposición y lo traslada a la Jefatura.
Jefe o Subjefe de Departamento 15 Revisa el Recurso de Reposición:
¿Está Correcto?
Sí: Lo traslada a la Secretaria del Departamento. No: Lo devuelve al Asesor y regresa al Paso 15.
Secretaria de Departamento 16 Recibe la documentación, registra en el Sistema File Master y la traslada a Dirección.
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Departamento o Unidad /
Puesto Funcional No. Actividad
Secretaria de Dirección 17 Recibe la documentación y la traslada al despacho correspondiente.
18 Estampa el sello de Dirección en el Recurso de Reposición y la traslada con el expediente a la Secretaria del Departamento.
Secretaria de Departamento 19 Recibe el expediente con la documentación elabora la providencia y lo traslada al Departamento de Previsión Civil.
Secretaria de Previsión Civil 20 Recibe el expediente con la documentación, sella y firma de recibido la copia de la providencia y la devuelve a la Secretaria del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales.
Secretaria del Departamento 21 Recibe la documentación y la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y la archiva en el archivo permanente del Departamento.
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Procedimiento Tramite de recurso de reposición
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b. Diagrama de flujo
Jefe o Subjefe de Departamento Secretaria de Departamento Encargado(a) de Ventanilla
Recibe del Departamento de Previsión Civil de la ONSEC, el expediente para tramitar el Recurso
de Reposición lo registra en el Sistema File Master le asigna número y lo traslada a la Jefatura del
Departamento
Recibe, analiza el expediente y lo Asigna al Asesor para que emita su opinión y lo traslada a la Secretaria
del Departamento
Secretaria de Dirección
Recibe el expediente y registra en el Sistema File Master su asignación al
Asesor Jurídico
Recibe el expediente y lo traslada nuevamente al Asesor para que resuelva el Recurso de Reposición
Recibe y resuelve el Recurso de Reposición y lo traslada a Jefatura Recibe el expediente, la resolución y
los traslada al despacho correspondiente
Estampa el sello de Dirección a la resolución y la traslada con el expediente a la Secretaria del
Departamento Inicio
Recibe el expediente le corre audiencia al Asesor, para su opinión
emite y posteriormente le corre audiencia a la Procuraduría General
de la Nación y lo traslada a la Secretaria.
Asesor Jurídico
Jefe o Subjefe de Departamento
Fin
Revisa el Recurso de Reposición
Secretaria de Previsión Civil
Recibe el expediente con la documentación, sella y firma de recibido la copia de la providencia y
la devuelve a la Secretaria del Departamento de Asuntos
Jurídico-Laborales Recibe el expediente con la
documentación elabora la providencia y lo traslada al Departamento de Previsión Civil Estampa el sello de Dirección en el
Registro de Reposición y la traslada con el expediente a la Secretaria del
Depatamento
Secretaria de Departamento
Recibe el expediente y la resolución registra en el Sistema File Master y
los traslada a Dirección
Recibe el expediente con la resolución y lo desglosa y graba la salida del mismo a la Procuraduría General de la Nación en el Sistema File Master, lo anota en el cuaderno
y lo traslada a Ventanilla.
Encargado(a) de Ventanilla
Recibe la documentación la entrega en la Procuraduría General de la Nación, solicita
sello y firma de recibido la copia de la providencia y se la entrega al Encargado(a) de
Ventanilla
Archiva la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y recibe
el expediente de la Procuraduría General de la Nación, graba el ingreso del mismo en el Sistema File
Master lo traslada al Jefe(a) o Subjefe de Departamento.
Jefe o Subjefe de Departamento
¿Está correcto?
Lo traslada a la Secretaria del Departamento Lo devuelve al Asesor y regresa al Paso 15 No Sí Recibe la documentación, registra en
el Sistema File Master y la traslada a Dirección
Secretaria de Dirección
Recibe la documentación y la traslada al despacho
correspondiente
Recibe la documentación y la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y la archiva en el archivo
permanente del Departamento
Asesor Jurídico
Recibe el expediente y ve si el Recurso de Reposición se interpuso
en tiempo y lo admite para su trámite, posteriormente le corre audiencia al interesado para que ratifique el Recurso de Reposición,
una vez el interesado evacua la audiencia y lo traslada al Subjefe de
Departamento.
Mensajero
Recibe el expediente y lo entrega al
Mensajero Encargado(a) de Ventanilla
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c. Registros
Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema FILE MASTER
RE-DJ-04 Digital
d. Terminología
AUDIENCIA: Tiempo en el que una persona tiene para contestar en defensa de un asunto
determinado.
ANALISTA: Persona que hace análisis de la información, que es enviada por las
diferentes dependencias del Estado, en cuanto a los servidores o ex – servidores públicos que solicitan prestaciones, póstumas, bonos por antigüedad, rehabilitaciones administrativas por recursos presentados ante esta Oficina.
ASESOR JURÍDICO: Profesional que asesora y aconseja en temas jurídicos.
DICTAMEN: Opinión, consejo, informe de una consulta conforme la ley. Documento en el
que consta la procedencia o improcedencia requerida de la consulta.
EXPEDIENTE: es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de
varios países de habla hispana, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo.
RECURSO DE REPOSICIÓN: Medio defensa por escrito que una persona hace para
rechazar una resolución emitida improcedente en asunto a lo que solicito.
REHABILITACIÓN: Restablecer a una persona en sus derechos que había perdido. RESOLUCIÓN: Documento en que consta una decisión.
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Procedimiento Tramite de recurso de reposición
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e. Listado de anexos
Tipo de Anexo: Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías; Documento General.
Identificación del
Anexo Nombre del Anexo
RE-DJ-01 Disposiciones legales e instrumentos utilizados RE-DJ-02 Glosario de Términos
RE-DJ-03 Tabla de simbología de Flujogramas RE-DJ-04 Sistema FILE MASTER
RE-DJ-05 Cédulas de Notificación
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