CHAPTER 9: Conclusions and recommendations
9.2 Recommendations
Para la constitución legal de la actividad mercantil se llevará acabo de acuerdo al parámetro legal, dado que es importante para ser reconocida legal mente, califique como sujeto de crédito, emita comprobantes de pago y se pueda producir y comercializar los productos con autoridad y sin restricciones.
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REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA SOCIEDAD POR ESCRITURA
PÚBLICA:
Como lo indica el Artículo 110 del Código de Comercio, la sociedad civil o comercial se constituirá por escritura pública. Toda minuta deberá incluir entre otras cosas:
El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el
nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia.
La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado
como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula el Código de Comercio. ¨ Se prohíbe a terceros el empleo de un nombre comercial o de una marca de productos o de servicios, que sea igual o similar a un nombre comercial ya usado para el mismo ramo de negocios, salvo cuando se trata de un nombre que por ley le corresponda a una persona, caso en el cual deberán hacerse las modificaciones que eviten toda confusión que a primera vista pudiera presentarse (Art. 607 Código de Comercio). Por lo anterior se recomienda consultar el nombre ante la Cámara de Comercio. El interesado presentará una carta solicitando la certificación de la existencia del nombre a registrar o diligenciando un formato para tal fin.
El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en
el mismo acto de constitución.
El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una
enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tenga una relación directa con aquél.
La forma de administrar los negocios sociales con indicación de las atribuciones
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asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.
La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios en
sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.
Las fechas en que deben hacerse los inventarios y balances generales, y la forma
en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse.
La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de
los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie.
Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores.
El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar
legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por ley o por el contrato, a todos o algunos de los asociados.
Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en
la ley o en los estatutos.
Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de
sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato. («Cámara de comercio de Cali», 2016)
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SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS
FRUTALOE será constituida por la Sociedad por Acciones Simplificadas, dado que es un estatuto que beneficia a nuevos empresarios, porque permite una mayor facilidad de creación de empresa, puesto que puede ser mediante un documento privado, lo cual permitirá ahorrar tiempo y dinero, no requiere de mucho personal para su funcionamiento, ni revisor fiscal, además permite flexibilidad para el pago del impuesto de renta gradualmente, lo cual es muy importante para esta empresa que apenas entrara al mercado, al igual permitirá tener regulación de los derechos patrimoniales, es decir que el reparto de utilidades se realice cada vez que el accionista lo ordene.
La Sociedad por Acciones Simplificada, creada en la legislación colombiana por la ley 1258 de 2008, es una sociedad de capitales, de naturaleza comercial que puede constituirse mediante contrato o acto unilateral y que constará en documento privado. El documento de constitución será objeto de autenticación de manera previa a la inscripción en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, por quienes participen en su suscripción. Dicha autenticación deberá hacerse directamente o a través de apoderado.
Cuando los activos aportados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la sociedad deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.
Una vez inscrita en el registro mercantil, formará una persona jurídica distinta de sus accionistas.
Para efectos tributarios, se rige por las reglas aplicables a las sociedades anónimas. Las acciones y demás valores que emita la S.A.S no podrán inscribirse en el Registro Nacional de Valores y Emisores ni negociarse en bolsa.”
A continuación, se mostrará el paso a paso y requisitos para constituir una Sociedad por Acciones Simplificada, los cuales se tendrán en cuenta para su formación.
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REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA S.A.S
Nombre, documento de identidad, domicilio de los accionistas (ciudad o
municipio donde residen).
Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad
por acciones simplificada”, o de las letras S.A.S.
El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se
establezcan en el mismo acto de constitución.
El término de duración, si éste no fuere indefinido. Si nada se expresa en el acto
de constitución, se entenderá que la sociedad se ha constituido por término indefinido.
Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que
se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita.
El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las
acciones representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse.
La forma de administración y el nombre, documento de identidad y las
facultades de sus administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal. (Cámara de comercio de Medellín, 2011, p. 1)
a) Los permisos legales que debe tener la empresa.
Trámite ante la DIAN; inscripción en el RUT (Registro Único Tributario) y
asignación del NIT
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Matrícula de Industria y Comercio Municipal-Subsecretaría de Rentas
Municipales
Informar a la oficina de Planeación correspondiente el inicio de actividades. Registro ante el INVIMA. Si la empresa va a fabricar o comercializar alimentos
(Ley 399 de 1997).
Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9a de 1979 y demás
normas vigentes sobre la materia (todos los establecimientos).
Seguridad de establecimientos abiertos al público. Registro de los libros de comercio.
Cumplir con las normas de usos del suelo.
Obtener el Registro Nacional de Turismo, RNT (sólo para algunos
establecimientos).
Pago por derechos de autor (sólo para algunos establecimientos).
Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social con sus
trabajadores.
Solicitud de autorización para numeración de facturación – DIAN. Renovación anual de la matrícula mercantil.
Diligenciamiento y presentación de declaraciones tributarias. Declaración de Industria y Comercio.
OTROS TRÁMITES COMPLEMENTARIOS
Registros y permisos sanitarios INVIMA.
Registro de marcas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. («tramites_constitución_empresas.pdf», 2017, pp. 38-70)
b) Los impuestos que debe pagar para la creación y su funcionamiento.
Algunos de los impuestos que los empresarios están obligados a pagar en el ejercicio de sus actividades mercantiles, son:
107 Impuesto sobre la Renta y Complementarios Impuesto de Valor Agregado IVA
Retención en la Fuente
Impuesto de Industria y Comercio Impuesto de Timbre
Gravámenes a movimientos financiero.” («Compromisos con el Estado», 2016)
ASPECTOS DEBO TENER EN CUENTA PREVIAMENTE A LA PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE REGISTRO
“Elegir la marca: La marca debe ser fuerte, que perdure en el tiempo. Puede
reflejar los valores de la empresa, puede contener diferentes elementos nominativos o gráficos. Una vez elegida es importante constatar que sea registrable. (ver artículos 134, 135, 136 y 137 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina).
Clasificar los productos o servicios: Debe elegir los productos o servicios que
distinguirá la marca y clasificarlos según la Clasificación. También puede acudir a motores que le faciliten dicha clasificación como el MGS Gestor de productos y servicios de Madrid.
Realizar la búsqueda de antecedentes marcarios: Para verificar si existen
registradas o solicitadas con anterioridad marcas iguales o parecidas que identifiquen iguales o semejantes productos o servicios que puedan obstaculizar el registro de su marca, es recomendable realizar esta búsqueda antes de solicitar el registro de la marca, los resultados le ayudarán en el proceso de elección de la marca y en la decisión de registrarla.
El pago de la tasa oficial: Los trámites ante la Superintendencia son servicios
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Resolución en la cual fija las Tasas asociadas a los trámites y servicios de Propiedad Industrial.
Las tasas son únicas. Es decir que usted solo las tendrá que pagar una sola vez: al momento de presentar la solicitud. En dicho pago irán incluidos los costos asociados al primer examen de la solicitud, a las notificaciones, a la publicación de la solicitud en la Gaceta de la Propiedad Industrial y, muy importante, a la expedición del certificado de registro.
Existen otras tasas que se pueden causar si el solicitante desea hacer cambios durante la solicitud de registro, tales como modificaciones, correcciones, divisionales, licencias de uso y prioridades.
El diligenciamiento del formulario correspondiente: La Superintendencia
dispone de formularios para los trámites que adelanta, los cuales incluyen toda la información y documentación que se debe aportar.
INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN DEBE PRESENTARSE PARA QUE LA SOLICITUD DE REGISTRO DE LA MARCA ESTÉ COMPLETA.
Formulario diligenciado de la solicitud de registro de marca. El formulario contiene
los espacios para incluir la información necesaria para otorgar fecha de radicación y otros que si bien no son completados no son necesarios para tal fin.
En caso de ser una marca figurativa, mixta o tridimensional, un arte de 8 cm x 8
cm.
Recibo de pago.
En caso de actuar por intermedio de apoderado, el poder en el que se haga
referencia a una o más solicitudes debidamente identificadas, o a todas las solicitudes y/o registros existentes o futuros del poderdante, sin necesidad de presentación personal, autenticación o legalización.
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En caso de ser microempresario y desee obtener el descuento por tal calidad, el
formulario correspondiente debidamente diligenciado.” («Marcas | Superintendencia
de Industria y Comercio», 2017, párr. 10-12)
CERTIFICADOS OBLIGATORIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO LEGAL Y PERMISOS PARA TENER EL ESTABLECIMIENTOS ABIERTO AL PUBLICO
USO DE SUELO: Las oficinas de Planeación Municipal o Distrital de las alcaldías
se encargan de expedir el certificado de uso de suelo, dependiendo de las normas urbanísticas de cada municipio, las cuales determinan qué se puede hacer y qué está prohibido, indiferente del espacio de la ciudad que se pretenda usar.
Documentos para el trámite
Diligenciamiento del formulario “Solicitud concepto de viabilidad de uso de suelo”
(ejemplo para la ciudad de Cali). Se debe entregar en la ventanilla de la oficina asesora de planeación de la respectiva ciudad.
Cédula original y copia.
Tenga a la mano una carta catastral original.
Paz y salvo del impuesto predial, junto con una copia.
Si se trata de un local sometido al régimen de propiedad horizontal se debe
anexar la autorización de la junta de administración. (Actualícese, 2017, párr. 1,4)
REGISTRO SANITARIO: Documento el cual se expide o solicita por la autoridad sanitaria, la cual da autorización a una persona sea natural o jurídica para realizar la fabricación, envasar alimentos para el consumo humano.
MANIPULACIÒN DE ALIMENTOS
Es el contacto que se efectúa o tiene sobre la materia prima hasta la terminación del producto o alimento.
Las personas que realicen la manipulación de alimentos deben de haber realizado un curso y contar con el certificado de aprobación el cual mostrara como constancia
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a la empresa puesto que es un requisito para la manipulación de estos antes a una visita de salud pública.
INDUSTRIA Y COMERCIO Y SU COMPLEMENTARIO DE AVISOS Y
TABLEROS
“Declaración y pago del impuesto por el ejercicio de cualquier actividad comercial,
industrial o de servicios, en forma permanente u ocasional en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos.
Documentos para el trámite
Formulario de declaración privada del impuesto de industria y comercio y su
complementario de avisos y tableros. (Copia del formulario). Anotaciones Adicionales: El formulario del Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros, no requiere codificación, teniendo en cuenta que se generan a partir de software aplicativos, según el instructivo para la Documentación de los Sistemas de Gestión y Control Integrados, Código MAGT04.03.14.12. P01.I02. Diligenciar el formulario desde internet. Debe estar firmado por quien deba cumplir con el deber formal de declarar y el Revisor fiscal o Contador de la empresa, dependiendo del monto de ingresos del ciudadano.
Estar registrado o inscribirse como contribuyente del Impuesto de Industria y
Comercio y su complementario de avisos y tableros.” (Alcaldía de Santiago de
Cali, 2017, p. 1)
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: El Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. (Ministerio de Cultura, 2017,
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SEGURIDAD SOCIAL: La empresa a partir de la iniciación de sus actividades
laborales deberá tener la responsabilidad de brindarles un bienestar a su recurso humano, para garantizarles una calidad de vida y cumplir lo establecido por la ley. Salud
Pensión
Tabla 11. Aportes a la seguridad social
Fuente:(Mi planilla, 2017, fig. 2).
Riesgos laborales
Tabla 12. Porcentaje de aporte de riesgos laborales
Fuente: (Mi planilla, 2012, fig. 1)
PRESTACIONES: La sociedad tendrá en cuenta las prestaciones sociales de acuerdo a lo que está establecido en la ley, dado que ofrece una mejor imagen y
Aporte Empresa Valor Empleado Valor Total cotización
Salud 8.5% $ 62.730 4% $ 29.520 $ 92.250*
Pensión 12% $ 88.560 4% $ 29.520 $ 118.080*
Tipo Tarifa Actividades
IV 4.35%
Procesos manufactureros como fabricación de aceites, cervezas, vidrios, procesos de
galvanización; transporte, servicios de vigilancia privada
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prestigio de la empresa, al igual ofrece una mayor motivación y satisfacción laboral, favorece a las familias de los empleados, sirve para atraer y retener talentos y fideliza a un mayor porcentaje de empleados.
CESANTÍAS: Las cesantías son una prestación social a cargo del empleador y
a favor del trabajador que corresponde en un mes de salario por cada año de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio. Tiene como objetivo principal dar un auxilio monetario cuando la persona termine su relación laboral.
(Comunidad Contable, 2016, párr. 1)
FORMULA GENERAL: (Salario mensual de base x número de días
trabajados) / 360
INTERESES A LAS CESANTÍAS: “Es la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre que corresponde al 12 %. Este monto se debe
entregar directamente a los trabajadores antes del 31 de enero”. (Comunidad
Contable, 2016, párr. 7)
FORMULA GENERAL: (Cesantías x Días trabajados x 0,12) / 360
VACACIONES: Las vacaciones laborares es un derecho de cada trabajador después de realizar la labor por un tiempo determinado, estas serán concedidas por el empleador como un descanso remunerado lo cual corresponde a 15 días hábiles por cada año laborado.
FORMULA GENERAL: (Salario base x Días trabajados) /720
PRIMAS DE SERVICIOS: Toda empresa debe pagar a sus empleados como
prima de servicios, un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será proporcional al tiempo que el trabajador lleve vinculado, cualquiera que este sea.
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La prima de servicios se debe pagar en dos cuotas anuales; la primera a más tardar el último día del mes de junio y la segunda durante los primeros 20 días del mes de diciembre, por tanto, cada liquidación corresponde a un semestre. (Ernesto
Piedrahita, 2016, párr. 1,5)
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5 VIABILIDAD ECONÓMICA DEL PROYECTO
Se evalúa la factibilidad del proyecto, para ello se realizó una proyección de ventas en el tiempo determinado a un año, en el cual se ha implantado una nómina mensual, balance general, estados de resultados mensuales, general y flujos de caja al final de cada ejercicio.