Recommendations

Según Chiavenato (2007),

1. Por su área de ejecución:

a. General.- Cuando abarcan a dos o más organismos, o a uno o más entidades.

b. Particular.- Se refiere a la descripción específica de la organización y procedimientos de trabajo de una dependencia o de una de sus unidades administrativas en particular. c. De puesto.- Indican las actividades a realizar por una persona en un puesto.

2. Por su Contenido

a. Manual de organización.- Describe la organización formal, mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. b. Manual de políticas.- Contiene los principios básicos que regirán el accionar de los

ejecutivos en la toma de decisiones.

c. Manual de procedimientos y normas.- Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles.

d. Manual del especialista.- Contiene normas referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios de los empleados que cumplen iguales funciones.

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e. Manual del empleado.- Contiene aquella informaciónque resulta de interés y que se les entrega en el momento que los empleadosse incorporan a una empresa.

f. Manual de propósito múltiple.- Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Las clases de manuales se refieren a la descripción específica y procedimientos según el tipo de empresa, este contendrá los elementos de todo proceso: objetivo, alcance, diagrama de flujo, actividades, responsables, documentos, proveedores, entradas, salidas, clientes, normas de operación e indicadores, susceptible para actualizacionessegún la necesidad empresarial.

2.2.6.5 Características

2.2.6.5.1 Componentes del manual de funciones y procedimientos Según Koonts (2007),

1. Políticas.- Normas que sirven de base para orientar, limitar e interpretar las acciones de una unidad administrativa para coadyuvar al logro de los objetivos determinados.

2. Procedimientos.- Serie de labores conectadas, que constituye una sucesión cronológicas y la manera de ejecutar un trabajo, encaminando al logro de los objetivos determinados. 3. Reglas.- Una regla puede ser parte de un procedimiento, aunque normalmente se refiere a

una acción específica, distinta del procedimiento.

4. Cargo.- Conjunto de tareas suficientemente similares que pueden ser designados, constituida por un incorporado de tareas determinadas condiciones de trabajo.

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5. El Puesto.- Conjunto de tareas y responsabilidades de la jornada de trabajo,

6. La administración.- Planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos. 7. El proceso administrativo.- Secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas.

Los manuales se caracterizan por que transforma el desarrollo de procesos relacionados entre los departamentos que tienen una función específica con el único fin de alcanzar el objetivo empresaria el cual es conforme al comportamiento del ser humano los procesos deben su accionar a satisfacer necesidades de los distintos clientes (internos y externos).

2.2.6.5.2 Políticas de los manuales

Según Villaseñor (2009), para facilitar la cobertura de responsabilidad de las instancias.

1. Se definirán perfectamente las políticas, normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

2. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos de procesos administrativos. 3. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles

jerárquicos superiores,

Las políticas de los manuales se refiere a los lineamientos establecidos en forma general a seguir en función de cumplimiento, se basan en el principio de quien ocupa un cargo dentro del ente, por ejemplo: será política de la empresa que todas las personas que ocupen un cargo directivo en la misma deberán haber cursado estudios profesionales, la política está muy clara.

54 2.2.6.5.3 Ventajas de los manuales

Según Rusenas (2007), permite conocer el funcionamiento interno de la empresa como son: 1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo.

2. Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas.

3. Auxiliar en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal. 4. Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.

5. Apoyar el análisis y revisión de los procesos del sistema de tareas de simplificación 6. Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de procesos y métodos. 7. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia. 8. Permitir la integración de la Gestión en las Áreas de Planeación, Calidad y Control 9. Minimizar los riesgos personales al cumplir con los parámetros normativos del ente. 10.Asegurar la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren los procedimientos.

La ventaja del manual es que proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de trabajo análisis de tiempos, delegación de autoridad, para el cumplimiento de las responsabilidades de trabajo, evitando alteraciones duplicidades, regulando a su vez la carga laboral por lo tanto instituye a un mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

2.2.6.5.4 Limitaciones de los manuales

Según Cultural de ediciones S.A, (2006), exige una permanente actualización de vigencia de su contenido, además resulta definir el nivel óptimode detalle a efecto de que sean útiles y

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suficientes flexibles, su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y por tanto la comunicación es muy fluida y tareas reducido,

Las limitaciones de los manuales es una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos, ya que en cada actividad se logra y se mantiene un sólido plan de organización, que asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles de trabajo y relaciones pertinentes por la responsabilidad en cada puesto.