Al igual que el proceso anterior para evidenciar el del desarrollo de la actividad de identificación y clasificación de activos de información del proceso de Entrega Personalizada, se tomó de la matriz de activos consolidados, una muestra de cinco (5) activos correspondientes a los subprocesos de Alistamiento, Custodia, Distribución y Entrega de productos financieros.
A continuación, se presenta en las siguientes tablas los activos de información de la muestra:
ID Activo ACT-CAL-030 Proceso /Subproceso Call Center / Agendamiento Venta
Activo de información
Producto Entrega de plásticos, venta
de productos Tipo (Digital o Física) Digital
Tipo de Contenedor . Servidor . Servidor . Medios de Almacenamiento Extraíble (Físicos) Contenedor . VPN . Servidor de Grabaciones . CD/DVD Custodio
. Agente de Monitorero del Call Center
. Tecnologia . Cliente
Usuarios
. Agente de Monitorero del Call Center . Supervisores de Call Center . Director del Call Center . Tecnologia
. Cliente
Confidencial X Uso Interno
Secreta Publica
CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Todas las llamadas generadas en los diferentes procesos se graban a través de la planta telefónica y se almacenan para garantizar la efectividad, el cumplimiento de todos los parámetro y el guion definido por el cliente.
El tiempo de custodia de las grabaciones esta definido de acuerdo a los ANS y contratos con cada cliente y dando cumplimiento a lo exigido por ley. adicionalmente se envían a los clientes dando cumplimiento a la frecuencia y el medio de intercambio de información definido (CD/DVD con información cifrada, VPN, etc.)
Las grabaciones son el único soporte de la gestión realizada y de aceptación del cliente de la venta o entrega de un producto, estas son escuchadas por monitoreo para y valida que cumplen los criterios de calidad.
Responsable . Director del Call Center
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Llamadas Grabadas Descripción
36
Tabla 10.
Identificación y clasificación activo de Información " Informes Clientes”
Fuente: Elaboración propia
ID Activo ACT-PDZA-002 Proceso /Subproceso Entrega Personalizada/ Alistamiento
Activo de información
Producto Tarjetas (crédito, débito,
claves), token y Chequeras Tipo (Digital o Física) Digital
Tipo de Contenedor . Servidor . Equipo de Computo . Servidor . Servidor Contenedor
. Correo Corporativo Analista Entrega Personalizada
. Estación de trabajo Analista Personalizada
. Aplicaciones (Sistemas de Información) Propios . VPN Cliente Custodio . Coordinador Entrega Personalizada . Director Entrega Personalizada . Analista de Entrega Personalizada Usuarios
. Coordinador Entrega Personalizada . Director Entrega Personalizada . Analista de Entrega Personalizada
Confidencial X Uso Interno
Secreta Publica
CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Informes generado por personal de Alistamiento a los analistas de entrega personalizada para que realicen el envío del reporte de la operación (consolidado de recibido y novedades presentadas, estadísticas del avance del proceso, cifras de gestión) al Banco, estos reportes pueden generarse de manera diaria, semanal o mensual y enviarse a través de los canales y medios de comunicación definidos (Cargue en la VPN, por correo electrónico con adjunto cifrado) con los Bancos en los ANS.
Nota: En la matriz de activos de información este activo contiene mayor información en su descripción, tipo de contenedor y contenedor, por confidencialidad no se presenta de manera completa.
Responsable
. Director de Entrega Personalizada
IDENTIFICACIÓN DE ACT+A3:D9IVOS DE INFORMACIÓN
Informes Clientes Descripción
37
Tabla 11.
Identificación y clasificación activo de Información " Papelería Bancaria”
Fuente: Elaboración propia
ID Activo ACT-PDZA-011 Proceso /Subproceso Entrega Personalizada/ Alistamiento
Activo de información
Producto Tarjetas (crédito, débito,
claves), token y Chequeras Tipo (Digital o Física) Física
Tipo de Contenedor
. Equipos de Computo . Servidores Aplicaciones . Espacios Físicos
Contenedor
. Estación de trabajo Analista Personalizada
. Correo Corporativo . Área Segura
Custodio . Supervisor de Alistamiento Usuarios . Analista de Entrega Personalizada
Confidencial X Uso Interno
Secreta Publica
CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Solicitudes de papelería bancaria requerida por el área de alistamiento, esta papelería hace referencia a formatos o insertos, publicidad, pagares en blanco dicho información se envía en el sobre al cliente cuando se envían las entregas de los diferentes productos.
Responsable
. Director de Entrega Personalizada IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Papelería Bancaria Descripción
38
Tabla 12.
Identificación y clasificación activo de Información " Tarjetas (crédito, débito, claves), token y Chequeras - Productos en custodia”
Fuente: Elaboración propia
ID Activo ACT-PDZA-020 Proceso /Subproceso Entrega Personalizada/ Alistamiento
Custodia Activo de información
Producto Tarjetas (crédito, débito,
claves), token y Chequeras Tipo (Digital o Física) Física
Tipo de Contenedor
. Espacios Físicos . Espacios Físicos
Contenedor
. Estantes del área segura . Cabinas de Alistamiento
Custodio
. Supervisor de Alistamiento . Supervisor del área Segura . Operarios de Alistamiento . Operarios de área Segura
Usuarios . Operación de alistamiento
. Operarios del área Segura
Confidencial X Uso Interno
Secreta Publica
CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Luego del proceso de alistamiento de los diferentes productos en las bolsas de seguridad, se envían a custodia mientras salen a ruta para ser entregados por los mensajeros.
Cuando un producto que llegan del realzador o directamente del cliente en una unidad de carga, se validad mediante audio y video el numero de guía que se encuentre cargado en el sistema interno para inicial el proceso de revisión del contenido y el alistamiento, en caso de aun no estar cargado los productos de la unidad de carga, esos se envían de alistamiento a custodia al área segura mientras el cliente reporta los productos y poder así iniciar el proceso de alistamiento.
Responsable
. Director de Entrega Personalizada IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Tarjetas (crédito, débito, claves), token y Chequeras - Productos en custodia Descripción
39
Tabla 13.
Identificación y clasificación activo de Información " Manifiestos de Entrega”
Fuente: Elaboración propia
ID Activo ACT-PDZA-024 Proceso /Subproceso Entrega Personalizada/ Distribución
Entrega Activo de información
Producto Tarjetas (crédito, débito,
claves), token y Chequeras Tipo (Digital o Física) Física y Digital
Tipo de Contenedor
. Espacios Físicos . Servidor
Contenedor
. Estantes o colmena del área de distribución.
. Aplicaciones (Sistemas de Información) Propios Custodio . Supervisor de Distribución y Entrega . Operarios de Entrega . Mensajero de la operación Usuarios
. Supervisor de Distribución y Entrega . Operarios de Entrega
. Mensajero de la operación
Confidencial Uso Interno X
Secreta Publica
CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Documento generado diariamente a todos los mensajeros, donde se relaciona los productos registrados en el documento contra los sobres a entregas en el recorrido del día.
El documento contiene todos los datos del cliente (usuario) y del mensajero que debe hacer la entrega de los productos relacionados. (GP, nombre, CC y dirección) y es generado por la aplicación de la operación.
Responsable
. Director de Entrega Personalizada IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Manifiesto de entrega Descripción
40
Tabla 14.
Identificación y clasificación activo de Información " Acuses de Recibo”
Fuente: Elaboración propia