Required Performance for Serviceability

Por definición legal, la factura electrónica es el archivo electrónico firmado por el emisor, sabiendo que se requiere para fines tributarios, como se ha explicado en el apartado2.4.4, siempre que haya ocurrido la correspondiente autorización de uso por la DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS, después de aplicadas todas las validaciones descritas a lo largo de esta ficha técnica.

De esta manera, para que el receptor pueda tener la FE a su disposición, es necesario que el emisor se la transmita al receptor, en conjunto con la respectiva autorización de uso.

2.6.1. Opciones para la Transmisión de la FE

Independiente del modelo operativo de transmisión de la FE para validación por la DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS, después de que haya obtenido la autorización de uso es obligación del emisor montar el Contenedor de la Factura Electrónica (CFE) descrito en la sección 3.3, cuya estructura está definida en la sección 5.4, y enviarlo o ponerlo a disposición del receptor.

La manera de transmitir el CFE para el receptor deberá ser objeto de acuerdo entre este y el emisor, tanto cuanto hacen parte del negocio otros hitos, como, por ejemplo, el valor ajustado o la forma de pago.

Son maneras posibles para la transmisión, siendo permitidas otras, siempre que sean convenientes para ambas las partes, las siguientes:

 Descarga por el receptor en página web expuesta por el emisor.

 Carga por el emisor en página web expuesta por el receptor.

 Archivo adjunto transmitido por correo electrónico.

 Archivo adjunto transmitido por aplicativo de mensajería electrónica. 2.6.2. Rechazo de la FE en el Modelo de Autorización Posterior

Existe la posibilidad de que la FE transmitida, cuando se utiliza el Modelo de Autorización Posterior, sea rechazada en una o más de las validaciones.

Ficha Técnica de la Factura Electrónica

Ficha Técnica Factura Electrónica para el Plan Piloto Versión 1.10.pdf 23

 Corregir el o los problemas señalados, firmar nuevamente la FE utilizando el mismo CUFE utilizado en el archivo rechazado7_{, y enviar otra vez el archivo de FE firmado para validación.}

 Si el archivo es otra vez rechazado, el emisor deberá repetir el paso anterior hasta obtener la correspondiente autorización de uso.

 Solamente después de obtener la autorización de uso, el emisor podrá montar el CFE (Contenedor de Factura Electrónica) y transmitírselo al receptor, siguiendo lo que se dispone en el apartado 2.6.1.

El emisor deberá generar un nuevo CAFE, con la información corregida, correspondiendo al archivo que obtuvo la autorización de uso, y enviar este nuevo CAFE al receptor, en el caso de que ocurran, todas las siguientes condiciones:

 La(s) corrección(es) necesaria(s) para llegar a la autorización de uso que haya (n) modificado cualquier información presente en el CAFE;

 El receptor es contribuyente del ITBMS (la FE fue emitida en contingencia); y

 El receptor no es afiliado al SFE en este caso, el CAFE podrá ser el instrumento que sirve de base para que el receptor haga los correspondientes registros en su contabilidad.

2.6.3. Verificación de la Existencia de la FE por Parte del Receptor

El receptor tiene la responsabilidad de verificar en la página web de la DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS si la FE:

 Fue transmitida;

 Ha obtenido la autorización de uso, y,

 En el caso de autorización de uso posterior a la ocurrencia de la operación, si la información que existe en el CAFE refleja correctamente la FE.

En el caso que una de estas condiciones no se verifique, el receptor no podrá ejercer sus derechos tributarios, debido a que no se encuentra conforme a todas las condiciones necesarias y suficientes para la existencia de una FE con los datos correspondientes a la operación.

La verificación podrá realizarse por servicio web, si el receptor es afiliado al SFE, o a través de consulta en la página Web que para sus efectos determina la DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS a partir del código QR existente incorporado en el CAFE.

2.6.4. La Generación del CAFE

El Comprobante Auxiliar de factura Electrónica (CAFE) es la representación gráfica de la Factura Electrónica en formato susceptible de ser visualizado en un dispositivo electrónico, remitido por correo electrónico o impreso en papel, de ser requerido.

La especificación técnica del CAFE, involucrando dimensiones, campos requeridos y/o permitidos, asimismo como las definiciones necesarias para la generación del código QR se pueden encontrar en el Capítulo 8.5.

El CAFE siempre deberá ser generado en las siguientes situaciones:

7 _{Esto es absolutamente necesario para permitir que la FE con uso autorizado pueda ser consultada} por medio del QR generado en el CAFE entregado al receptor en el momento de la operación (antes de la transmisión del archivo de FE firmado para la validación por la DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS).

Ficha Técnica de la Factura Electrónica

Ficha Técnica Factura Electrónica para el Plan Piloto Versión 1.10.pdf 24

 Cuando la emisión de la FE ocurre en el modelo operativo de autorización de uso posterior.

 Para acompañar el transporte físico de mercancías. 2.6.5. Transmisión de Notas de Débito y Crédito

Siempre que genere notas de débito o de crédito, documento de anulación, u otros eventos que vengan a ser creados, el emisor deberá enviar nuevamente para el receptor un contenedor completo, formado por la FE, su autorización de uso, y todos los eventos generados por el emisor hasta la fecha.