Research Contribution

“La gestión administrativa es la forma en que se utilizan los recursos escasos para conseguir los objetivos deseados. Se realiza a través de 4 funciones específicas: planeación, organización, dirección y control”

. (

abc COLOR, 2009, pág. 1

)

La gestión administrativa permite planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades que se deben realizar dentro de la empresa, teniendo muy en cuenta los factores económicos, recursos humanos, recursos materiales, recursos tecnológicos para el adecuado funcionamiento de la misma.

2.04.05.01. Planificación

“Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado”. (Cortes, 2018, pág. 2).

La planificación es la etapa más importante en la cual se determina y programa todas las actividades que se realizara y el tiempo que tomara en hacerlo para poder obtener óptimos resultados.

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EL NORTE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, AÑO 20017- 2018.

Tabla 15 Cronograma de Actividades

Fuente: Investigación Propia

Elaborado por: Pillajo Leidy

ACTIVIDADES

CALENDARIO DE ACTIVIDADES

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Legalización, documentación y permisos del negocio Financiamiento Arriendo y adecuación del establecimiento Elección de proveedores Adquisición de implementos Contratación de personal Capacitación de personal Adquisición de materia prima e insumos y papelería Elaboración de los accesorios para el hogar Gestión Publicitaria Gestión de Ventas Gestión de Calidad Producto terminado

y listo para el inicio

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METROPOLITANO DE QUITO, AÑO 20017- 2018. 2.04.05.02 Organización

La organización se tratade determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa”. (Gomez, 2006, pág. 27)

La organización dentro de una empresa es la asignación tanto de recursos tecnológicos, financieros y personal para realizar gestiones asignadas de acuerdo al cargo, además se consideran relaciones entre las mismas para una mejor función.

2.04.05.02.01. Organigrama Estructural

Organigrama funcional se denomina aquel donde las funciones, competencias y atribuciones de cada unidad departamental se encuentran especificadas. Tiene una gran utilidad informativa para cursos de capacitación o para realizar una presentación formal sobre la estructura y funcionamiento de la empresa. (Ferrer, 2011, pág. 2)

Figura 12 Organigrama Estructural Fuente: Investigación Propia

Elaborado por: Pillajo Leidy

GERENTE GENERAL

DPT. DE

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2.04.05.02.02. Manual de funciones

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la

autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores de una empresa. (Gonzales Sanchez, 2012, pág. 1)

En una empresa son esenciales los manuales de funciones ya que contienen información de cómo se manejaran cada uno de los departamentos y actividades. Tal y como describe el concepto es importante para un buen manejo de la empresa.

Objetivo del Manual de Funciones:

El presente Manual de Funciones ha sido elaborado sobre las bases de las orientaciones y normas vigentes utilizadas para el correcto análisis de las funciones y cargos en instituciones de producción y comercialización de un producto, definiendo cada una de sus actividades a realizar dentro de la empresa tomando en cuenta su formación académica y experiencia laboral.

Objetivos:

 Establecer claramente las funciones y responsabilidades específicas que corresponden al cargo asignado, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

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 Ordenar y clasificar la ubicación y las funciones específicas dentro de la estructura interna y externa de la institución.

 Precisar la unidad de mando, y a su vez de manera jerárquica interrelacionarse de una manera adecuada.

 Proporcionar información a los servidores, sobre sus funciones y ubicación dentro de la empresa.

Políticas:

Se ubica de manera jerárquica los puestos internos de la empresa para tener un mayor orden y organización, además que se le asigna un código único para cada departamento con el fin de mantener el orden administrativo.

Tabla 16 Codificación y orden jerárquico de Áreas

AREA CÓDIGO

Gerencia General G.G01

Producción G.PD03

Ventas G.VTA04

Fuente: Investigación propia

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Funciones y requerimientos.

Tabla 17 Gerente General

Fuente: Investigación propia

Elaborado por: Pillajo Leidy

IDENTIFICACIÓN DEL AREA

Cargo: Gerente General Cód.G.G01

Área: Gerencia General

PERFIL DEL PUESTO

Educación: Tecnólogo en Administración

Experiencia: En cargos similares.

Estudios

Complementarios:

Computación, administración, contabilidad, comercialización y ventas.

OBJETIVO DEL PUESTO

Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

FUNCIONES ESPECIFICAS

a) Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

b) Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.

c) Supervisar financiera y comercialmente las áreas de negocios y las demás gerencias y departamentos con un enfoque minuciosos de control de gastos y gestión.

d) Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

f) Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro, también de las funciones y los cargos.

COMPETENCIAS

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Tabla 18 Operario de Producción IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Cargo: Operario de Producción Cod. G.PD03

Área: Departamento de Producción

Jefe Inmediato: Gerente General

PERFIL DEL PUESTO

Educación: Título de Tecnólogo

Formación profesional:

Administración en producción

Experiencia: 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Estudios

Complementarios:

Computación, administración, finanzas, contabilidad, comercialización y ventas.

OBJETIVO DEL PUESTO

El objetivo de la Dirección de la producción es planificar, coordinar, controlar, ejecutar políticas, programas, convenios y reglamentos sobre el manejo de materia prima, liderando procesos de cambio para lograr un trabajador hábil, motivado y flexible para contribuir a la eficiencia y eficacia, alcanzando la productividad para impulsar el desarrollo de la

institución.

FUNCIONES ESPECIFICAS

a) Fomentar una gerencia participativa, dinámica y flexible que permita adaptar a la institución a cambios estructurales, académicos, de investigación y extensión. b) Generar programas de adiestramiento y desarrollo para el personal a fin de lograr cambios de actitud, estableciendo planes estratégicos, que permitan mejorar el desempeño del trabajador

c) Mantener el registro del personal actualizado, a fin de garantizar un dato veraz para la toma de decisiones.

d) Conocer las habilidades y fortaleza, así como las oportunidades para incrementar su productividad para la toma de decisiones justas y adecuadas en materia de ascensos. f)Asignar responsabilidades y actividades acorde a su titulación

COMPETENCIAS

 Empatía y confianza

 Comunicación eficaz

 Autonomía

Fuente: Investigación propia

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Tabla 19 Ventas

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Cargo: Ayudante de Ventas Cód.G.VTA04

Área: Departamento de Ventas

Jefe Inmediato: Gerente General

PERFIL DEL PUESTO

Educación: Título de Tecnólogo

Formación profesional:

Conocimiento logístico en el mercado

Experiencia: 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Estudios

Complementarios:

Computación, contabilidad de costos, comercialización y ventas.

OBJETIVO DEL PUESTO

Los Ayudantes de ventas son los responsables de gestionar e incrementar las ventas de los artículos, reconocimiento de la empresa en el mercado satisfaciendo las necesidades del cliente. Interactuar con la alta gerencia.

FUNCIONES ESPECIFICAS

a) Costeo de la materia prima

 b) Los nuevos diseños de los productos.

 c) La maquinaria y procesos apropiados.

 d) Los desarrollos tecnológicos

f)Asignar responsabilidades y actividades acorde a su titulación

COMPETENCIAS

 Capacidad de planificación de proyectos

 Capacidad de dirigirse de manera verbal

 Fomentar la cooperación entre los trabajadores.

Fuente: Investigación propia

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2.04.05.03. Dirección

“La dirección como etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación”. (Cruz Chimal, 2013, pág.7)

La dirección como etapa del proceso administrativo permite definir cuál será el estilo que el líder aplicará para dirigir a la microempresa de una manera eficiente

Liderazgo democrático-participativo

Tiene en cuenta la opinión de las personas que conforman un equipo de trabajo y persiguen un mismo objetivo. De esta manera, la responsabilidad de cumplir con las metas y objetivos no recae en una sola persona, ya que la opinión que se toma en cuenta es aquella que dicta la mayoría y por lo que se procura mantener abiertos los canales de comunicación.

Una vez elegido el estilo de liderazgo con el cual se trabajara en la empresa podemos decir que lo podemos aplicar de la siguiente manera:

 Tomando en cuentas todas y cada una de las opiniones que cada uno de los trabajadores aporten a la microempresa.

 Cada idea y sugerencia deberá ser muy bien recibida sin menospreciar ninguna aunque no sea la idea requerida o apropiada.

 Dar el espacio y tiempo suficiente para que los trabajadores generen sus ideas y sugerencias

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 Incentivar a los empleados a generar nuevas ideas innovadoras mediante una recompensa a la mejor idea o sugerencia dada lo cual permitirá dar

motivación a los demás empleados.

2.04.05.04. Control

“Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas”. (Gomez, 2006, pág. 30)

El control consiste en mediante estándares e indicadores medir el rendimiento de toda la empresa, para realizar el feedback o retroalimentación, preservando el orden de una empresa en función a las actividades que realiza para así detectar los problemas en la que se encuentra la entidad y que pueda afectar al cumplimiento de los objetivos.

2.04.06. Gestión Operativa

“Se entiende por gestión operativa o “gestión hacia abajo” la que realiza el directivo público hacia el interior de su organización para aumentar su capacidad de conseguir los propósitos de sus políticas”. (Arnoletto & Díaz , pág. 147)

La gestión operativa es un proceso por el cual se orienta, y se emplean los recursos y esfuerzos para llegar a la meta de la empresa, así todo el

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Simbología ANSI

SIMBOLOGIA ANSI

SÍMBOLO SIGNIFICADO PARA QUE SE UTILIZA

Inicio / Fin

Indica el inicio y el final del diagrama de flujo

Operación / Actividad

Símbolo de proceso, representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento

Documento

Representa cualquier tipo de documento que entra , se utilice, se genere o salga del procedimiento

Almacenamiento / Archivo

Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo

Decisión

Indica el punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos Figura 13 Simbología Ansi

Fuente: Investigación propia

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Flujograma Atención al cliente

ATENCIÓN AL CLIENTE CLIENTE VENDEDOR Fa se INICIO Saludar al cliente de forma amable Invitar al cliente a un lugar cómodo Escuchar de manera atenta a la solicitud del cliente Informar al cliente sobre los productos

que presta la empresa Adquiere el producto Realizar la cancelación

Despedirse de forma cortes e invitar que vuelva pronto

Entregar el producto Agradecer por la compra, despedida FIN NO SI

Figura 14 Flujograma Atención al cliente Fuente: Investigación propia

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In document Volume8, Issue8 (2)August 2018 (Page 184-192)