El objetivo de esta actividad es conseguir que el equipo se comunique de forma eficiente mientras desempeñan su trabajo en un entorno global, permitiendo así un intercambio de información eficiente y facilitando la colaboración entre individuos que se encuentran dispersos en múltiples ubicaciones geográficas.
La comunicación efectiva en un equipo de trabajo es necesaria, ya que se ha comprobado que cuanto más fluida es, mejor es el rendimiento del equipo. Esto se debe a que sus miembros se comunican más frecuentemente y mejor y, además, son menos reacios a compartir información, lo cual repercute en un incremento de la probabilidad de éxito del proyecto.
Para que la comunicación entre los individuos del equipo de trabajo sea eficiente, VTManager recomienda la recogida intensiva de datos relativos a la situación actual, tanto del equipo como del proyecto, así como de las sinergias existentes entre los miembros del equipo de trabajo.
Además en esta actividad se debe comprobar que las tecnologías seleccionadas en la fase de preparación para la realización del trabajo y para la realización de las comunicaciones y de la colaboración son empleadas de acuerdo al uso establecido en el producto de trabajo “Reglas Internas”.
Las herramientas de publicación distribuida y reuniones virtuales serán empleadas para informar a los integrantes del equipo de trabajo de los resultados periódicos de esta
actividad y para resolver de forma individualizada los problemas detectados, respectivamente.
El líder del equipo será el encargado de realizar esta tarea, y de los resultados de la misma informará al jefe de proyecto el cual supervisará las decisiones tomadas.
Figura 3-27. Actividad C2 – Regulación de la Comunicación.
Las situaciones colaborativas que se dan en la ejecución de esta actividad, así como las capacidades a soportar por las tecnologías para llevar a cabo la misma en un contexto global, se describen en el apartado 3.6.
La Figura 3-27 muestra las tareas que se tienen que realizar para llevar a cabo la actividad de regulación de la comunicación, detallando los productos de entrada y de salida, los roles que intervienen, las guías de ayuda a la realización de la actividad y las tecnologías colaborativas que soportan su ejecución en un entorno global.
2) ENTRADAS:
Los productos de entrada necesarios para poder comenzar la realización de esta actividad son:
• Reglas Internas.
• Tecnologías a Emplear. 3) ROLES:
Los roles que participan en esta actividad son: • Jefe de Proyecto.
• Líder.
4) TAREAS A REALIZAR:
Las tareas a realizar para la regulación de la comunicación son: C.2.1) Regulación de la Comunicación Virtual.
Reglas Internas
Tecnologías a Emplear
Incidencias
Reuniones
virtuales Guía de Uso de las Tecnologías Colaborativas Jefe de Proyecto Véase apartado 3.6 Regulación de la Comunicación Virtual Líder Acciones a Tomar Realización de Eventos
C.2.2) Realización de Eventos. 5) GUÍAS:
Las guías a utilizar durante la regulación de la comunicación son: • Reuniones Virtuales.
• Guía de Uso de las Tecnologías Colaborativas. 6) HERRAMIENTAS:
Las herramientas a utilizar durante la regulación de la comunicación son:
• Herramientas que implementan las capacidades descritas en el subapartado 0, para las situaciones colaborativas identificadas para la actividad de regulación de la comunicación en el subapartado 0.
7) CRITERIOS DE VALIDACIÓN:
Para comprobar que esta actividad se ha realizado correctamente, se deberá poder responder satisfactoriamente a preguntas como:
• ¿Se han analizado los procesos sociales y comunicativos que tienen lugar entre los miembros del equipo?
• ¿Se ha comprobado que los miembros del equipo conocen cuales son las tecnologías más adecuadas para cada tipo de información que desean transmitir? • ¿Se han documentado las incidencias relativas a las desviaciones individuales en el
uso de las tecnologías comunicativas?
• ¿Se han establecido las acciones a tomar para corregir las desviaciones detectadas? • ¿Se han realizado reuniones o eventos presenciales (o virtuales si no es posible)
que favorezcan el sentido de pertenencia al grupo? 8) SALIDAS:
Los productos de salida a obtener como consecuencia de la ejecución de las tareas asociadas a esta actividad son:
• Incidencias. • Acciones a Tomar.
C.2.1) Descripción de la Tarea C.2.1: Regulación de la Comunicación Virtual.
El objetivo de esta tarea es conseguir que los miembros del equipo se comuniquen de forma eficiente mientras están desempeñando su trabajo. Para ello, se realizaran revisiones periódicas en las que se compruebe la evolución de los procesos sociales y colaborativos existentes entre los miembros del equipo de trabajo, analizando las sinergias existentes entre los mismos.
Para la realización de esta tarea en un entorno global, VTManager recomienda registrar y recoger información sobre el uso de las herramientas de colaboración y comunicación, y analizar sus datos para poder determinar el grado de comunicación entre los miembros, y si la utilización de las herramientas es la definida durante la fase de preparación a través del
producto de trabajo “Reglas Internas”. Cualquier anomalía que se detecte en esta fase, será reportada mediante una incidencia por parte del líder del equipo. Éste también será el responsable de identificar las acciones a tomar para resolver el problema y establecer, en caso de ser necesario, reuniones virtuales con aquellos individuos presenten algún problema con los procesos de socialización o con el uso de las tecnologías de comunicación y colaboración.
Cualquier duda será tratada con el jefe de proyecto, quién además supervisará el trabajo realizado por el líder y le comunicará cualquier aspecto que considere oportuno, utilizando las herramientas de trabajo colaborativo o convocando reuniones virtuales.
C.2.2) Descripción de la Tarea C.2.2: Realización de Eventos.
El objetivo de esta tarea es contribuir a que los miembros del equipo se comuniquen de forma eficiente mientras están desempeñando su trabajo. Para alcanzar este objetivo, esta tarea proponer la realización de eventos presenciales o virtuales en caso de no ser posibles, en los que se traten temas diferentes a los del trabajo diario. Esto se debe a que se ha comprobado que este tipo de eventos contribuyen significativamente al incremento de la confianza entre los miembros del equipo lo cual facilita su posterior colaboración durante la realización del trabajo técnico.
El líder del equipo será el encargado de realizar esta tarea, teniendo que informar al jefe de proyecto, que será el encargado de aprobar la realización de la misma y, además, asistirá como un miembro más del equipo de trabajo. Cuando el evento no se pueda realizar de forma presencial, VTManager recomienda el uso de reuniones virtuales que traten de reproducir las características de un evento de este tipo.
Como resultado de la ejecución de esta actividad se tendrá un conjunto de incidencias con las anomalías detectadas tanto en el uso de las tecnologías de la comunicación como de las deficiencias encontradas en el seguimiento de los procesos sociales y comunicativos por parte de los distintos integrantes del equipo de trabajo; y de las acciones a tomar acordadas para subsanarlos.
3.4.3.3 C.3.- Gestión del Conocimiento.