1 Asistente de ventas
Identificar necesidades de
mercado
2 Asistente de ventas Establecer plan de
ventas
3 Asistente de ventas Ubicar y contactar
al cliente
4 Asistente de ventas
Analizar necesidades del
cliente
5 Asistente de ventas Asesorar al cliente
6 Asistente de ventas Elaborar cotización
7 Asistente de ventas Presentar
cotización al cliente
8 Asistente de ventas
Confirmar cotización con
cliente
9 Asistente de ventas Elaborar orden de trabajo
10 Diseñador Receptar arte digital
11 Diseñador
Entregar orden de trabajo a secretaría y pre-prensa
12 Diseñador Trabajar arte digital
13 Diseñador Confirmar negocio con cliente
14 Diseñador Enviar arte digital a
Pre-prensa
15 Pre-prensista Grabar placas en
Pre-prensa
16 Pre-prensista Enviar placas a
prensa externa
17 Pre-prensista Receptar material
impreso terminado 18 Asistente de ventas Realizar seguimiento de entrega de material impreso a cliente
19 Asistente de ventas Elaborar informe de
ventas
20 Asistente de ventas Archivar
documentación Pre-prensa
Ventas
Ventas
Ventas
Con el arte modificado se confirma con cliente si está de acuerdo con el diseño y si no, se realiza los arreglos
necesarios.
Diseño Si el diseño es aprobado, el archivo del arte se envía a Pre- prensa.
Corresponde al proceso mismo de grabado y revelado de la placa en la máquina CTP.
Pre-prensa
Pre-prensa Ventas
Mediante un segumiento se identifica las necesidades potenciales de productos y servicios que necesitaría el cliente
y se analiza estas para determinar las necesidades reales.
Ventas De acuerdo a lo que oferta la imprenta y lo que necesita el cliente se lo asesora para orientarlo a tomar una decisión.
Ventas Se elabora un cotización del producto o servicio que necesita el cliente
Se elabora el informe de ventas concretadas para contrastar con metas planteadas.
Se archiva la documentación de respaldo relzacionadas a las ventas concretadas.
Diseño
Se recepta el archivo del arte digital, el cual puede ser enviado vía correo electrónico o entregado personalmente por
el cliente.
Diseño La orden de trebajo original debe ser entregada a la
secretaría de sucursal y la copia a pre-prensa.
Diseño De acuerdo a las especificaciones del cliente y las
características del arte se realiza el trabajo Ventas Se le envía o se le presenta personalmente la cotización al
cliente.
Ventas Se espera la aprobación de la cotización, o se busca llegar a un acuerdo, caso contrario se da por terminada la venta.
Ventas Si el cliente aprueba la cotización y se acuerda los términos de pagos y entrega se elabora la orden de trabajo.
Si el cliente requiere el producto terminado se envia las placas ya grabadas a la prensa externa para elaborar el
material impreso.
Se recepta la totalidad del material impreso terminado.
Se da seguimiento a el despacho del producto terminado y se contacta con el cliente para asegurar la recepción del
material impreso. Diseño
Ventas
Una vez identificado las necesidades de mercado, se elabora un plan de ventas que permitirá orientar a la imprenta a las
necesidades del cliente y establecer metas de ventas.
Ventas Esto se lo realiza mediante llamadas, correos o visitas
personales. OBJETIVO
Identificar necesidades del mercado para ofrecer un producto y servicio de calidad.
Ventas
Se trata de investigar que es lo que necesita el mercado gráfico, para de este modo ser competitivos, ofertando
productos y servicios que satisfagan al cliente. PÁGINA: FECHA: Gestión de Ventas 20/7/20161 de 1 1 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: VERSIÓN: PROCESO ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
86
1 Secretaria Revisar inventario en Kardex
2 Secretaria
Analizar cantidad disponible de materia prima.
3 Secretaria Emitir orden de compra.
4 Secretaria Realizar pedido
5 Secretaria Esperar llegada de insumos
5 Secretaria Recibir insumos y factura
6 Secretaria
Notificar a proveedor si existe
inconformidades
7 Secretaria Asignar códigos a insumos recibidos
8 Secretaria Fotocopiar facturas de proveedor
9 Secretaria
Codificar facturas de insumos
recibidos
10 Secretaria Ingresar facturas en sistema. 11 Secretaria Enviar documentación a secretaría 12 Asistente Administrativa Revisar documentación 13 Asistente Administrativa Registrar documentación en sistema general 14 Asistente Administrativa Archivar documentación Secretaría de sucursal Secretaría de sucursal Secretaría de sucursal Secretaría de sucursal Secretaría de sucursal Secretaría de sucursal Secretaría Administrativa Secretaría Administrativa Secretaría de sucursal
Si se detecta que hay desabastecimiento de materia prima se emite la orden de compra, para continuar con la
realización del pedido al proveedor
Secretaría de sucursal
Ya con la orden de compra, se contacta al proveedor, y se realiza el pedido, el horario de pedidos es hasta 10 A.M. en la
mañana y 3 P.M. en la tarde
Secretaría de
sucursal Se espera que los insumos lleguen a cada sucursal
Secretaría de sucursal
Al llegar el pedido se verifica que todo esté conforme a lo solicitado y se recibe la factura del proveedor, si existe alguna
inconformidad
Se notifica a proveedor si existe inconformidad con pedido o facturas para solucionar inconveniente.
En las cajas de las placas y envases contenedores de químicos se asigna un código.
Fisicamente se saca una copia de la factura emitida por el proveedor.
El código asignado a cada insumo se lo anota en la copia de cada factura.
Se ingresa la información de facturas en el sistema de sucursal.
La documentación se envía a la oficina de la Río de Janeiro a la secretaría administrativa.
Al llegar la documentación, esta debe ser revisada para que esté todo en orden y si existe alguna anomalía contactar con
la sucursal remitente.
La documentación debe ser ingresada al sistema contable para poder efectuar pagos.
La documentación debe ser archivada, como respaldo de la compra efectuada.
Secretaría Administrativa
1
PROCESO VERSIÓN:CÓDIGO:
Secretaría de sucursal
Se procede a revisar el Kardex con cada orden de trabajo para registrar inventario e identificar existencias.
Secretaría de sucursal
Se analiza el Kardex y se identifica si existe desabastecimiento de materia prima.
1 de 1 20/7/2016
OBJETIVO
Adquirir insumos a precios competitivos y en tiempos adecuados para asegurar materia prima para producción. Comprar insumos PÁGINA:FECHA:
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
87
1 Diseñador Receptar arte digital
2 Diseñador Revisar arte digital
3 Diseñador
Registrar requerimientos del
cliente
4 Diseñador Realizar arreglos al
arte
5 Diseñador
Confirmar modificaciones de arte con el cliente
6 Diseñador Elaborar orden de
trabajo 7 Diseñador Entregar orden de trabajo original a secretaría de sucursal 8 Diseñador Entregar copia de orden de trabajo a Pre-prensa
9 Diseñador Enviar arte digital a
pre-prensa
Se recepta el archivo del arte digital, el cual puede ser enviado vía correo electrónico o entregado personalmente por
el cliente.
El archivo debe ser revisado para ver en que condiciones se encuentra el diseño y de tal modo decidir si necesita arreglos
o si el cliente lo requiere.
En un registro personal se anota todas las especificaciones del cliente y el tipo de pedido requerido. Diseño Diseño Diseño DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PROCESO CÓDIGO: VERSIÓN:
Diseño de producto PÁGINA:FECHA:
1
OBJETIVO
Revisar el arte, y realizar arreglos de acuerdo a especificaciones del cliente. MACROPROCESO
Escribir especificaciones del tipo de pedido en la orden de trabajo. Diseño Diseño Diseño Diseño Diseño
De acuerdo a las especificaciones del cliente y las características del arte se procede a modificar el archivo.
Si el cliente se encuentra presente se le muestra el arte modificado para confirmar si está de acuerdo con los arreglos realizados y si no está presente se le envía por
correo el archivo.
Se debe entregar el original de la orden de trabajo a la secretaria de sucursal para facturación.
La copia de la orden de trabajo se debe entregar a pre-prensa para que graben las placas de acuerdo a las
especificaciones del cliente. El archivo del arte modificado se envía a Pre-prensa. Diseño
Elaborar Producto 20/7/20161 de 1
ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
88 1 Pre-Prensista Recibir orden de
trabajo
2 Pre-Prensista Revisar orden de trabajo
3 Pre-Prensista Receptar arte digital
4 Pre-Prensista Revisar archivo digital en el visor de procesos (reader) 5 Pre-Prensista Revisar dimensiones, pinza y caja 6 Pre-Prensista Cambiar formato de archivo de PDF a VPS 7 Pre-Prensista Enviar archivo a programa Kodak.xpo
8 Pre-Prensista Verificar separación de colores
9 Pre-Prensista Configurar el tipo de placa a utilizar
10 Pre-Prensista Enviar archivo a grabar en máquina |
11 Pre-Prensista Grabar placas
12 Pre-Prensista
Controlar el proceso de grabado
de placa
13 Pre-Prensista Receptar placa grabada
14 Pre-Prensista Inspeccionar placa grabada
15 Pre-Prensista Colocar protección de papel a placas
16 Pre-Prensista
Registrar placas utilizadas en reporte
de placas
17 Pre-Prensista Entregar placas a cliente o mensajero
Pre-prensa Se debe revisar la orden de trabajo para cerciorarse de que no exista ningun error.
Pre-prensa
Pre-prensa Para poder procesar el archivo en el servidor de la máquina CTP se cambiar el archivo de PDF a VPS.
Pre-prensa Se envía el archivo en formato VPS al programa Kodak.xpo para verificar el arte antes de grabar en máquina.
Pre-prensa
El Pre-prensista recibe el archivo del arte en la computadora de pre-prensa para revisión
Pre-prensa
Se abre el archivo con el el reader para analizar que no se haya modificado el arte por error del sistema, o si existe algún error, se remite archivo a diseño para su corrección.
Pre-prensa
Una vez cerciorado de que no hay cambios por falla de sistema, se procede a revisar dimensiones de pinza y caja para evitar diferencias entre dimensión del archivo y el de la
placa a utilizar.
Pre-prensa Se recibe la orden de trabajo emitida por el diseñador.
Pre-prensa Se adiere una protección de papel a la placa para prevenir rayones.
Pre-prensa
Se procede a registrar la información del pedido en un formato donde consta cliente, descripción, tipo de placa ,
número de orden y nombre del operario. Pre-prensa
Al momento en que se está grabando la placa se necesita observar que la placa no se atasque en rodillos, para evitar
que se doble.
En el programa Kodak.xpo se verifica que se encuentren separados los cuatro colores CMYK del juego de placas
Pre-prensa Se entrega la placa al cliente final si está presente, caso contrario se envía con el mensajero. Pre-prensa Se retira la placa de la parte final de la máquina.
Pre-prensa
Una vez que se tiene la placa grabada se inspecciona que esta se encuentre en perfecto estado, sin rayones, sin dobleses, caso contrario la placa no sirve y se envía de
nuevo a grabar una placa nueva Pre-prensa
Se configura en el programa el tipo de placa que se va a utilizar dependiendo de los requerimientos del cliente, y se
pone la placa en la máquina.
Pre-prensa Se acepta en el programa para que se grabe la placa en máquina CTP.
Pre-prensa Corresponde al proceso mismo de grabado y revelado de la placa en la máquina CTP. CÓDIGO: VERSIÓN: Pre.-prensa PÁGINA: FECHA: 1 de 1 MACROPROCESO Elaborar Producto DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PROCESO OBJETIVO 20/7/2016 1 ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
89 1 Diseñador Receptar arte digital
2 Diseñador Revisar arte digital
3 Diseñador Elaborar orden de trabajo
4 Diseñador
Entregar original a secretaria de
sucursal.
5 Diseñador Realizar arreglos del arte
6 Diseñador
Confirmar modificaciones de arte con el cliente
7 Diseñador
Enviar archivo a computadora de impresora digital
8 Diseñador Imprimir hoja de prueba
9 Diseñador
Confirmar con cliente hoja de
prueba
10 Diseñador Imprimir pedido completo
11 Diseñador Inspeccionar producto terminado.
12 Diseñador Entregar material impreso a cliente.
1
Elaborar Producto PÁGINA:FECHA: 20/7/20161 de 1
Diseño Si el cliente está de acuerdo con la impresión se procede a imprimir el resto, caso contrario se realiza arreglos. Diseño
Diseño Revisar el material impreso completo para asegurar que no existan errores u hojas defectuosas.
Diseño
Al tener el pedido completo en buen estado y acorde a las especificaciones del cliente, se entrega el pedido completo al
cliente. Diseño
La impresión de prueba es para observar como está el diseño y para poder confirmar con el cliente si está de
acuerdo con el material impreso.
La hoja de prueba se muetra al cliente para que el apruebe el trabajo realizado, o caso contrario realizar los cambios
pertinentes.
Diseño Una vez aprobada la impresión de la hoja de prueba se procede a imprimir el pedido completo. Diseño De acuerdo a las especificaciones del cliente y las
características del arte se procede a modificar el archivo.
Diseño
Si el cliente se encuentra presente se le muestra el arte modificado para confirmar si está de acuerdo con los arreglos realizados y si no está presente se le envía por
correo el archivo.
Diseño Se recepta el archivo del arte digital entregado por el cliente.
MACROPROCESO
OBJETIVO
Proporcionar material impreso en máquina digital por medio de toner de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Diseño
El archivo debe ser revisado para ver en que condiciones se encuentra el diseño y de tal modo decidir si necesita arreglos
o si el cliente lo requiere.
Diseño Escribir especificaciones el tipo de pedido en la orden de trabajo.
Diseño Se debe entregar el original de la orden de trabajo a la secretaría de sucursal para facturación.
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO VERSIÓN:CÓDIGO:
Impresión Digital
ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
90
1 Gerente Receptar el pedido
del cliente
2 Gerente
Analizar requerimientos del
cliente
3 Gerente Contactar con
socios estrategicos
4 Gerente Analizar costos de
producción 5 Gerente Elaborar presupuesto de trabajo 6 Gerente Comunicar al cliente costo del
pedido
7 Diseñador Receptar arte digital
8 Diseñador Realizar arreglos del arte
9 Diseñador
Confirmar modificaciones de arte con el cliente
10 Diseñador Elaborar orden de trabajo.
11 Diseñador Enviar arte digital a pre-prensa
12 Pre-prensista Grabar placas en pre-prensa
13 Pre-prensista Enviar placas CTP a prensa externa
14 Pre-prensista Recibir producto terminado.
15 Diseñador Inspeccionar
producto terminado
16 Diseñador Entregar material impreso a cliente. Gerencia
Con la inforamción de costos recibida de las prensas externas se decide con cual socio estrategico se va a
trabajar para obtener el producto final.
Gerencia Con la información de costos de la prensa escogida para imprimir el producto se elabora el presupuesto de trabajo.
Gerencia
Ya con el presupuesto de trabajo se le comunica al cliente cual será el costo del pedido para poder confirmar y aprobar la producción del material impreso, caso contrario se da por
terminado.
Pre-prensa Las placas ya grabadas son enviadas a la prensa escogida para elaborar el material impreso.
Pre-prensa Se recepta la totalidad del material impreso terminado.
Diseño
Se inspecciona el producto terminado para serciorarse de que el material impreso está acorde a las especficaciones
del cliente.
Diseño Escribir especificaciones del tipo de pedido en la orden de trabajo.
Diseño El archivo del arte modificado se envía a Pre-prensa.
Pre-prensa Corresponde al proceso mismo de grabado y revelado de la placa en la máquina CTP.
Diseño
Al tener el pedido completo en buen estado y acorde a las especificaciones del cliente, se entrega el pedido completo al
cliente.
Elaborar Producto 20/7/20161 de 1
OBJETIVO
Imprimir producto en prensa Offset externa según requerimientos del cliente.
Diseño Se recepta el archivo del arte digital entregado por el cliente.
Diseño De acuerdo a las especificaciones del cliente y las características del arte se procede a modificar el archivo.
Diseño
Si el cliente se encuentra presente se le muestra el arte modificado para confirmar si está de acuerdo con los arreglos realizados y si no está presente se le envía por
correo el archivo.
MACROPROCESO
1
Gerencia Se recepta por medio de llamada telefónica o vía correo electrónico, aquí se recibe las especificaciones del producto.
Gerencia Se analiza las especificaciones del producto, para asi poder planificar la producción del mismo.
Gerencia
Una vez comprendido el tipo de producto a elaborar, se contacta con los socios estratégicos que tienen las prensas,
donde se obtendra el material impreso. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO CÓDIGO:
VERSIÓN:
Impresion Offset externa PÁGINA:FECHA:
ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
91
1 Gerente Realizar junta
2 Gerente Analizar situación
actual
3 Gerente Establecer objetivos
4 Gerente Determinar estrategia para sucursales 5 Gerente Asignar recursos para el cumplimiento de objetivos 6 Personal de las imprentas Implementar estrategia 7 Gerente Verificar y controlar el cumplimiento de objetivos de la estrategia
8 Gerente Evaluar resultados
9 Gerente Tomar acciones
correctivas
Gerencia Al tener la estrategia y objetivos establecidos se pone en acción el plan estrategico.
Gerencia Se lleva a cabo una reunión entre el gerente, secretaria administrativa y asistente de ventas. Gerencia En la reunión se evalúa y analiza la situación por la que
atraviesa la imprenta y de tal modo tomar decisiones. Gerencia Tomando como base la evaluación de la situación actual se
establece los objetivos que se planea alcanzar.
Gerencia Se asignan los recursos económicos, materiales y técnicos necesarios según la estrategia para lograr los objetivos.
1 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: VERSIÓN: PROCESO Gerencia
Se reformula la estrategia y se lleva a cabo las acciones correctivas en los procesos que no tienen un buen
desempeño acorde a lo planificado. Gerencia Analizando los indicadores y resultados de cada proceso se
evalúa el desempeño y se establece las medidas a tomar .
OBJETIVO
Planificar, ejecutar y controlar el efectivo cumplimiento de los objetivos de la empresa.
1 de 1 20/7/2016
Gerencia Mediante los indicadores establecidos se verifica y controla el logro de objetivos planteados
Una vez establecidos los objetivos se determina la estrategia que servirá como medio para alcanzar dichos objetivos.
PÁGINA: FECHA:
Gestión Administrativa
Gerencia
ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
92
1 Secretaria Receptar orden de trabajo
2 Secretaria Elaborar y registrar factura
3 Secretaria Revisar información de factura
4 Secretaria Corregir errores
5 Secretaria Entregar factura al cliente
6 Secretaria Identificar clientes por cobrar
7 Secretaria Contactar a clientes por cobrar
8 Secretaria Realizar cobros a clientes
9 Secretaria Ingresar factura al sistema
10 Secretaria Emitir recibo de caja
11 Secretaria
Actualizar cartera de clientes por
cobrar
12 Secretaria Elaborar reporte de caja
13 Secretaria Archivar documentación Secretaría de
sucursal Se recibe la orden de trabajo emitida por el diseñador.
Secretaría de sucursal
Se elabora la factura y se registra la información conserniente a esta.
Secretaría de sucursal
Se procede a verificar que la informcaión de la factura esté conforme
Secretaría de sucursal
Se archiva la documentación conserniente a los cobros y facturación.
Secretaría de sucursal
Una vez ingresado al sistema el ingreso, se imprime el recibo de caja con IVA y sin IVA
Secretaría de
sucursal Se actuliza, registrando los cobros efectuados.
Secretaría de sucursal
1
Gestión Financiera 20/7/20161 de 1
Una vez realizados los cobros se emite un reporte que evidencie los valores cobrados. Secretaría de
sucursal
Si existe clientes por cobrar se los contacta vía telefónica, correo o personalmente para realizar el cobro de la cuenta pendiente. Si no se consigue contactar al cliente, se continua
con esta actividad.
Secretaría de
sucursal Se lleva a cabo el cobro de cuenta pendiente.
Secretaría de
sucursal Se ingresa información de factura cobrada al sistema. Secretaría de
sucursal
Si existe una no conformidad en la factura, se realiza las correciones pertinentes
Secretaría de sucursal
Se entrega la factura al cliente, se lo realiza personalmente si el cliente está presente o por medio del mensajero.
Secretaría de sucursal
Si el pago es a crédito se realiza el correspondioente seguimiento al cliente para el cobro, aquí se realizan
llamadas, correos o visitas al cliente moroso.
OBJETIVO
Establecer un registro de lo que se cobra y de lo que adeudan clientes para controlar los ingresos de Express Color Facturación y cobros PÁGINA:FECHA: Gestión de caja
MACROPROCESO
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO SUBPROCESO VERSIÓN:CÓDIGO:
ACTIVIDAD
ENTIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
93
1 Secretaria Receptar facturas de proveedores
2 Secretaria Revisar facturas de proveedores
3 Secretaria Registrar retención
4 Secretaria Elaborar registro de cuentas pendientes