Todas las instituciones del sector Público deben realizar el Plan Operativo Anual POA, la Empresa Cemento Chimborazo no es la excepción ya que el POA es un instrumento importante para darle sedimento a la gestión y así facilitar la implementación del conjunto de propuestas contenidas en el plan estratégico, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, busca una administración eficaz de los recursos y la adecuada ejecución del presupuesto. El Plan Estratégico tiene una duración de 5 años. Mientras que el Plan Operativo Anual tiene una duración de 1 año. Por lo tanto, los resultados de los Planes Operativos Anuales (POA) deben contribuir a la consolidación de la Planificación Estratégica.
La empresa emplea las definiciones: función, misión y visión institucionales; los objetivos, metas e indicadores del Plan Plurianual de Gobierno; y, su correspondencia con otros planes o agendas formuladas. Una de las utilidades que ofrece la planificación operativa es el reajuste de los objetivos, metas, programas, proyectos y acciones a las condiciones y circunstancias que se presentan cada año, y a los cambios no previstos.
La formulación de los Planes Operativos Anuales y la programación presupuestaria contemplada en los mismos, proporcionan la información necesaria para elaborar el Plan Anual de Contrataciones -PAC. Al respecto, el artículo 22 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública -LOSNCP-, prevé textualmente lo que sigue: “Art. 22.- Plan anual de contratación.- Las Entidades Contratantes, para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual de la Institución, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado…”
63 El Plan es publicado obligatoriamente en la página Web de la Empresa dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año e inter operara con el portal COMPRASPÚBLICAS.
La elaboración del PAC se realiza en consideración a la existencia de una proforma presupuestaria estimada, lo cual deja la posibilidad de cualquier reforma en el presupuesto institucional. Por otro lado, es necesario señalar que el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública -RGLOSNCP-, en su artículo 27, señala que la certificación es de disponibilidad presupuestaria, con lo cual se permite expresamente certificar la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de una contratación.
El Sistema Nacional de Contratación Pública establece que son las entidades contratantes las responsables respecto de sus contrataciones. De hecho, la LOSNCP prohíbe en su Disposición General Segunda, que las entidades contraten a través de terceros, intermediarios, delegados o agentes de compra.
La decisión de adjudicar un proceso de contratación, cancelarlo o declararlo desierto, corresponde a la máxima autoridad de la entidad contratante, que según el numeral 16 del artículo 6 de la ley citada, es quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Tanto la LOSNCP como su reglamento general contienen varias disposiciones en las que expresamente se determina que la máxima autoridad es responsable de los actos esenciales de un proceso de contratación (la adjudicación, la declaratoria de procedimiento desierto, entre otros).
Esta atribución viene ligada correlativamente a la responsabilidad que el segundo inciso del artículo 99 de la LOSNCP prevé con relación a las máximas autoridades, en los siguientes términos:
“...La máxima autoridad de la entidad, así como los funcionarios o servidores de la misma que hubieren intervenido en cualquiera de las etapas de los procedimientos precontractuales de preparación, selección, contratación así como en la ejecución misma de los contratos serán personal y pecuniariamente responsables por el cumplimiento de las disposiciones de esta Ley, sin perjuicio, de ser el caso, de la responsabilidad penal a que hubiere lugar...”.
64 Por otro lado, a través de los convenios de veeduría ciudadana vigentes por iniciativa de INCOP (y suscritos con gremios de la producción y el comercio, colegios profesionales y organismos de derecho privado sin fines de lucro relacionados directamente con la temática de la contratación pública), y de observaciones presentadas por entidades y proveedores respecto de procedimientos de contratación, hay evidencia de que se ha solicitado explicaciones a las entidades contratantes, y en caso de no ser satisfactorias - lo que incluye el no haber aceptado las recomendaciones del INCOP- hay muestras de que se ha notificado a los órganos de control competentes, y en ciertos casos se suspendido algunos procedimientos de contratación hasta que existan las aclaraciones debidas por parte de los involucrados.
Por excepción, la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública prevé en su artículo 43 que sea el INCOP quien efectúe periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes. En esta medida, si bien el INCOP selecciona a los proveedores de los bienes y servicios que constarán en el Catálogo Electrónico, son las entidades contratantes las que de acuerdo a su criterio y conveniencia seleccionan al proveedor y realizan la adquisición a través de una orden de compra que se genera en la herramienta informática del mencionado catálogo.
Para cumplir con sus responsabilidades, en casos complejos, con independencia y claridad (para evitar conflicto de intereses y participación directa en la implementación de las adquisiciones), se ha reglamentado (en el RGLOSNCP) la modalidad de Subasta Inversa Corporativa.
Para cumplir con los principios de publicidad y transparencia, que son obligatorios dentro del Sistema Nacional de Contratación Pública, el artículo 36 de la LOSNCP manifiesta que toda entidad contratante deba constituir y mantener un expediente por cada contratación que realice, en el que constará la documentación relevante de las etapas de preparación, selección, contratación, ejecución, así como en la fase pos contractual. Conforme a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a La Información
65 Pública, publicada en el Registro Oficial (Suplemento 337) el 18 de Mayo del 2004, se establece que “El acceso a la información pública es un derecho de las personas que garantiza el Estado. Toda la información que emane o que esté en poder de las instituciones, organismos y entidades, personas jurídicas de derecho público o privado que, para el tema materia de la información tengan participación del Estado o sean concesionarios de éste, en cualquiera de sus modalidades, conforme lo dispone la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; las organizaciones de trabajadores y servidores de las instituciones del Estado, instituciones de educación superior que perciban rentas del Estado, las denominadas organizaciones no gubernamentales (ONG's), están sometidas al principio de publicidad; por lo tanto, toda información que posean es pública, salvo las excepciones establecidas en esta Ley” (no existen excepciones para el caso de la contratación pública), El Art 7, literal i de dicha ley, es explícito en la obligatoriedad de brindar acceso a la información sobre “Información completa y detallada sobre los procesos precontractuales, contractuales, de adjudicación y liquidación, de las contrataciones de obras, adquisición de bienes, prestación de servicios, arrendamientos mercantiles, etc., celebrados por la institución con personas naturales o jurídicas, incluidos concesiones, permisos o autorizaciones”.
El artículo 13 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública -RGLOSNCP- precisa qué documentos constituyen el expediente de contratación de cada proceso.43
Cabe recalcar que los documentos de un proceso de contratación que se integran al Portal www.compraspublicas.gob.ec, permanecerán allí ininterrumpidamente, los cuales están a disposición de los organismos de control. Es necesario el cumplimiento de esta disposición, porque en el Portal deben constar los actos relevantes de todo proceso de compra. Entre estos:
1. Convocatoria; 2. Pliegos;
3. Proveedores invitados;
4. Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratación;
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66 5. Ofertas presentadas por los oferentes, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos;
6. Resolución de adjudicación;
7. Contrato suscrito, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos;
8. Contratos complementarios, de haberse suscrito; 9. Ordenes de cambio, de haberse emitido;
10. Cronograma de ejecución de actividades contractuales; 11. Cronograma de pagos; y,
12. Actas de entrega recepción, o actos administrativos relacionados con la terminación del contrato.
Las contrataciones públicas dependen de la cooperación que debe existir entre el Gobierno y el Sector Privado. Esta cooperación crea el mercado para las compras públicas, donde el gobierno es el comprador y el sector privado es el proveedor de los bienes, obras y servicios necesarios. Del mismo modo, es necesario que exista el diálogo entre el Gobierno y el Sector Privado, a fin de intercambiar criterios sobre prácticas públicas y privadas que pueden llegar a socavar la efectividad competitiva del sector privado.
El artículo 81 de la LOSNCP regula las clases de recepción del objeto de contratación. En el caso de bienes y servicios, se prevé una sola recepción realizada previa verificación y la firma de un acta, por parte del contratista y una comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante, integrada por el administrador del contrato (o este mismo, de haber sido delegado en el contrato) y un técnico con conocimientos necesarios para evaluar el objeto de la contratación a recibir; adicionalmente, sobre todo en los contratos de trato sucesivo, es posible convenir en entregas parciales. En el caso de ejecución de obra, existirá una o varias entregas provisionales, y una definitiva, con la intervención de un fiscalizador. Con relación a las consultoría, la norma citada prevé la existencia de un término razonable (15 días, si el contrato no prevé otro mayor) entre la presentación del informe preliminar y el definitivo, a fin de que el consultor procese las observaciones formuladas por la entidad contratante.
67 En el caso de que la entidad contratante se niegue a recibir el objeto de la contratación, la LOSNCP contempla la existencia de la recepción presunta o de pleno derecho, a través de la cual el contratista o consultor puede efectuar la entrega a través de un Juez de lo Civil o un Notario Público.
La LOSNCP no considera como inhabilidad, la participación de quien ha elaborado los estudios previos de una obra, en la fiscalización o supervisión de la misma. Sin embargo, sí son inhábiles para contratar quienes tengan un grado próximo de parentesco con los miembros de directorios o cuerpos colegiados similares de la entidad contratante, y también lo son aquellos funcionarios, servidores o empleados que hayan intervenido de alguna manera en la etapa precontractual (incluyendo sus parientes próximos), o que hayan estado vinculados con la elaboración, revisión o aprobación de los pliegos, relacionados con el contrato a celebrarse.
“En el proceso de negociación, la entidad contratante deberá disponer de información respecto de las condiciones de mercado del bien o servicio a adquirir, para lo cual tomará en cuenta, sin que sean exclusivos, los siguientes elementos:
1. Precios de adjudicación de bienes o servicios similares realizados a través del portal www.compraspublicas.gov.ec.
2. Proformas de otros proveedores del bien o servicio a contratar.
3. Información sobre el precio del bien o servicio que se pueda obtener de otras fuentes como cámaras o bolsas de productos, Internet, entre otras.”44
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