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3.4.1 La entidad de certificación puede adoptar los procedimientos de elaboración de informes que mejor satisfagan sus necesidades pero que al menos aseguren que:

a) se celebra una reunión entre el equipo auditor y la dirección del suministrador en la cual el equipo auditor ofrece una indicación verbal o por escrito, antes de abandonar sus instalaciones, del grado de cumplimiento por parte del suministrador de los requisitos particulares de la certificación y le ofrece la oportunidad al suministrador de hacer cualquier pregunta sobre sus hallazgos y los criterios en los que se basan;

b) el equipo auditor entrega a la entidad de certificación un informe de sus hallazgos en relación con el cumplimiento por parte del suministrador de todos los requisitos de certificación;

c) la entidad de certificación hace puntual entrega al suministrador de un informe con el resultado del proceso de auditoria en el que se identifiquen las no conformidades encontradas que deberán ser subsanadas con el fin de cumplir con todos los requisitos de la certificación;

d) la entidad de certificación invita al suministrador a hacer los comentarios al informe que considere oportunos y a describir las acciones específicas tomadas o que piensa adoptar para la resolución de cualquier no conformidad con los requisitos de certificación encontradas en el proceso de evaluación en un plazo de tiempo determinado y deberá informar al suministrador de la necesidad de realizar una nueva auditoria, total o parcial, o si considera suficiente una declaración escrita que será comprobada durante la visita de seguimiento;

e) el informe deberá tener al menos, los siguientes contenidos:

1 fecha o fechas de las auditorías,

2 nombre de la persona o personas responsables del informe, 3 los nombres y direcciones de todos los lugares auditados,

4 el alcance de certificación evaluado, con referencia a las normas aplicadas,

5 comentarios acerca de la conformidad del sistema de la calidad del suministrador con los requisitos de certificación junto con una declaración precisa de la no-conformidad y, donde sea aplicable, cualquier comparación útil con los resultados de auditorías previas del suministrador,

6 una explicación de cualquier diferencia frente a la información presentada a la entidad en la reunión final.

3.4.2 Si el informe autorizado por la entidad de certificación difiere del mencionado en el apartado 3.4.1 c) y e), éste deberá remitirse al suministrador con una explicación de cualquier diferencia con el informe previo.

El informe deberá considerar:

a) la calificación, experiencia y autoridad del personal entrevistado;

b) la idoneidad de la organización interna y de los procedimientos adoptados por la entidad solicitante para generar confianza en su sistema de la calidad;

c) las acciones adoptadas para corregir las no-conformidades identificadas, incluyendo, si procede, aquellas identificadas en evaluaciones previas.

Directriz del IAF relativa a la cláusula 3.4

D.3.4.1 El requisito de la cláusula 3.4.1 b) de la guía no se satisface con un resumen general. El informe de los hallazgos suministrado a la entidad de certificación deberá ser lo suficientemente detallado para facilitar y respaldar una decisión de certificación y debería incluir:

• Áreas cubiertas por la evaluación (por ejemplo: áreas de los requisitos de certificación y emplazamientos/unidades/departamentos/procesos del auditado) incluyendo las líneas de investigación que han sido seguidas.

• Observaciones realizadas, tanto positivas (ej. aspectos dignos de mención) y negativos (ej. no-conformidades potenciales)

• Informe (detallado) de cualquier no conformidad detectada soportada por evidencias objetivas

Cuando forman parte de un informe integrado los cuestionarios, listas de comprobación, registros de observaciones hechas, notas de los auditores, debidamente rellenos podrían cubrir lo expuesto anteriormente.

D.3.4.2 La primera parte de la cláusula 3.4.1 e) 5) exige que el informe contenga comentarios sobre la conformidad del sistema de gestión de calidad de la organización con los requisitos de certificación. Esta exigencia se puede satisfacer mediante una breve declaración escrita que resuma las conclusiones globales de la evaluación y una declaración que incluya el juicio sobre la capacidad de la organización para cumplir sistemáticamente con los requisitos acordados para cualquier producto o servicio suministrado dentro del alcance especificado en el certificado.

D.3.4.3 La segunda parte de la cláusula 3.4.1 e) 5) requiere que estos comentarios incluyan una declaración clara de no conformidad. Ello puede ser satisfecho mediante los métodos habituales utilizados por las entidades de certificación para informar sobre las no conformidades.

D.3.4.4 La parte final de la cláusula 3.4.1 e) 5) "y, donde sea aplicable, cualquier comparación útil con los resultados de auditorías previas de la organización" no es de aplicación a las auditorias iniciales, pero si lo es para auditorias de seguimiento de acciones correctoras, re-evaluaciones parciales y visitas de seguimiento.

D.3.4.5 Además de los requisitos referentes a la elaboración de informes que se establecen en la cláusula 3.4.1 e) la información recogida durante la auditoria debería incluir:

• El grado de confianza existente en las auditorías internas

• Un resumen de las observaciones más importantes, tanto positivas como

negativas con respecto a la aplicación y eficacia del sistema de gestión de calidad

• Las conclusiones del equipo auditor.

D.3.4.6 La cláusula 3.4.2 b) requiere que el contenido del informe trate sobre la adecuación de la organización interna y los procedimientos del solicitante para transmitir confianza en el sistema de gestión de la calidad. Cualquier comentario sobre la adecuación debería estar soportado por comentarios sobre el estado de desarrollo (madurez) y la eficacia del sistema.

D.3.4.7 En una auditoria que combine evaluaciones de más de un sistema de gestión, el informe deberá identificar claramente todos los requisitos importantes de cada norma de sistemas de gestión.