Sample Selection, Variable Measurement and Data Reliability

Tema: Manual de gestión del control financiero para el Comercial Escobar de Ventanas.

Antecedentes

El Comercial Escobar es una empresa cuya matriz se encuentra ubicada en Vinces en la provincia de Los Ríos, y cuenta con dos sucursales, una en la ciudad de Ventanas y otra en Echeandía.

La actividad económica sobre la cual se desenvuelve la empresa es la compra y venta de productos de consumo masivo, lo cual sugiere un flujo de efectivo intenso diariamente, que requiere a su vez un control adecuado que merme los potenciales problemas financieros que la falta de control de este flujo pueda provocar.

En la ciudad de Ventanas el Comercial Escobar tiene algo más de 1 año, manteniendo el mismo giro económico que la matriz. El aseguramiento financiero del negocio requiere primordialmente de políticas financieras, que motiven la planificación financiera, que a su vez genere controles financieros.

La sostenibilidad financiera del negocio en el tiempo depende del control financiero de la empresa.

Justificación

Un manual de gestión del control financiero para el Comercial Escobar de Ventanas permite la generación de actividades generales que apunten hacia un mismo fin, el sostenimiento financiero de la empresa durante el tiempo. Esto asegura la perduralidad de la empresa, facilita la gestión interna, ya que el administrador y los propietarios contarán con parámetros sobre los cuales medir el desempeño laboral de los empleados, el correcto desarrollo de actividades, y la situación real del Comercial en términos financieros.

De no llevarse a cabo el manual, la empresa continuará laborando de manera tradicional, sin metas financieras planteadas, sin planificación o controles, poniendo en riesgo la sostenibilidad de la empresa en el futuro.

Objetivo General

Direccionar adecuadamente los aspectos financieros del Comercial Escobar hacia el incremento de su rentabilidad anual.

Objetivos Específico

 Determinar las políticas financieras del Comercial Escobar.  Establecer la planificación financiera en base a las políticas.

 Diseñar los controles requeridos para el aseguramiento de lo planificado.

Desarrollo

Como se evidencia en la teoría existente sobre temas referentes al control, para poder generar controles, es necesario tener definidos los aspectos a controlar, para lo cual se requiere iniciar estableciendo una planificación que permita direccionar el control hacia determinado propósito.

Siendo, se inicia el presente manual de control financiero, con el establecimiento de políticas, para luego desarrollar la planificación y establecer los controles.

 Políticas financieras del Comercial Escobar.

El Comercial Escobar planifica su gestión financiera en torno a políticas que se establecen en base a las necesidades del negocio y se deciden en común acuerdo de los propietarios y la administración.

Las políticas financieras que se plantean para el periodo 2015 son:

a. El Comercial Escobar incorporará un Departamento Financiero a su estructura organizacional, para el cual considerará: 1 Jefe Financiero, 2 Asistentes Financieros.

b. Las actividades se desarrollarán en base a lo planificado a inicios del año en curso.

c. Se respetarán los procedimientos y tiempos estipulados para el control financiero.

d. Se generarán estrategias de capacitación financiera para el personal encargado de las finanzas.

e. Se incrementará la rentabilidad de la empresa un 25% con respecto al año 2014.

De acuerdo a estas políticas financieras se generan indicadores que serán incluidos en los puntos de la planificación a controlar constantemente para el alcance de los resultados finales.

 Establecer la planificación financiera en base a las políticas.

La planificación financiera del periodo 2015 inicia con la creación del Departamento Financiero que gestionará las finanzas de la empresa y dará cumplimiento al presente manual.

Departamento Financiero:

 Determinar la estructura organizacional del departamento

El departamento está conformado por 3 profesionales que laborarán como Jefe Financiero y Asistentes Financieros de acuerdo al cargo.

Los cargos requerirán de los siguientes perfiles para ejecutar las siguientes funciones:

Jefe Financiero: Perfil

 Máster en Finanzas, Auditoría o carreras afines.  Edad comprendida entre 28 y 45 años.

 Experiencia laboral en áreas afines.

 Amplio conocimientos de utilitarios computacionales.  Proactivo.

 Facilidad de trabajo en equipo.

Jefe Financiero: Funciones

 Dirección del personal del departamento.  Gestión de las finanzas de la empresa:

o Planificación

o Control

o Mejoramiento

o Alcance de metas.

 Diseño y ejecución de auditorías.

 Retroalimentación de resultados a la administración.  Planes de acción frente a los resultados.

Auxiliar Financiero: Perfil

 Ingeniero en Administración, CPA, Ingeniero Comercial o carreras afines.

 Edad comprendida entre 25 y 30 años.  Experiencia laboral en áreas afines.

 Amplio conocimientos de utilitarios computacionales.  Proactivo.

 Facilidad de trabajo en equipo.

Auxiliar Financiero: Funciones

 Apoyo en la Gestión de las finanzas de la empresa.

 Ejecución de acciones para el cumplimiento de lo planificado.  Ejecución de auditorías.

 Tabulación, gráfica y presentación de resultados.  Ejecución de planes de acción frente a los resultados.  Emisión de informes financieros periódicos.

 Destinar área para el departamento

Una vez que se cuenta con el personal del departamento financiero se planifica de acuerdo a su número para el establecimiento de adecuaciones suficientes para su correcto funcionamiento. Siendo así se establece además la necesidad de destinar un espacio para el mismo. Este espacio estará situado dentro del Comercial en Ventanas y se estructurará de la siguiente manera:

 Área de 20m2 _{en forma de cubículo.}  2 escritorios

 2 computadoras  1 impresora a color  Material de oficina

 Planificación

Una vez establecidas las políticas financieras de la empresa y contando con el Departamento Financiero responsable, se inicia la planificación de actividades que direccionarán los trabajos hacia la consecución de las metas financieras. Meta final a cumplir: Incremento de la Rentabilidad en un 25%

Actividades:

 Aumentar ingresos

 Mejorar rotación de inventarios  Reducir gastos administrativos  Pólizas de inversión

Desarrollo de actividades:

Actividad: Aumentar Ingresos

Responsables: Personal de Ventas: Percha y Caja

Estrategia:  Acompañamiento a los clientes durante sus compras: El personal encargado de perchas, acompañará o guiará atentamente a la clientela en caso de que esta o requiera guía.

 Sugerencia de productos: El personal de caja y percha sugerirá productos cada vez que sea posible, con el fin de motivar compras adicionales al cliente.  Degustaciones para motivar compra: Se establecerán pequeñas islas de degustación de diferentes productos, para motivar la compra del mismo.

 Promociones: Se establecerán promociones de productos, combos, descuentos, sorteos, entre otros para aumentar las ventas.

de ingresos activa, de tal forma que los clientes se dirijan al establecimiento para aprovechar las mismas. Presupuesto: Se destinará presupuesto para material promocional.

(Ver presupuesto)

Actividad: Mejorar rotación de inventarios Responsables: Personal de Bodega y Percha

Estrategia:  Evitar la pérdida de mercadería perecedera: El departamento de bodega gestionará el stock de productos perecederos mediante el método PEPS, de tal manera que se merme en el mayor nivel posible la pérdida de mercadería por deterioro. De la misma manera personal de percha estará atento a la rotación del producto en percha de tal forma que aquellos más cercanos a la expiración puedan ser adquiridos antes de aquellos con mayor tiempo. Periodicidad: La actividad tanto en bodego como en percha es

diaria.

Presupuesto: N/A

Actividad: Reducir gastos administrativos

Responsables: Administrador, Jefe Financiero y Secretaria

Estrategia:  Cero papel: Evitar al máximo el uso de papel y tinta de impresora, mediante el uso de documentos digitales.

 Reciclaje de elementos varios: Se establecerá una zona para el reciclaje de papel, cartón, vidrio, plástico, los cuales serán luego vendidos al mercado.  Optimizar el tiempo de trabajo: Se reducirá al máximo el tiempo de trabajo de los empleados enmarcándolo dentro de la jornada norma, evitando la

necesidad de pagar horas extras.

Periodicidad: Las estrategias se cuidarán y aplicarán todos los días. Presupuesto: Se destinará presupuesto para material motivacional

sobre el reciclaje y adecuar el área.

Actividad: Pólizas de Inversión

Responsables: Administración y Jefe Financiero

Estrategia:  Generar una investigación en cuanto la oferta de tasas de inversión para los instrumentos financieros ofrecidos por la banca., de tal forma de iniciar a invertir en pólizas, y así darle movimiento y productividad al dinero que se encuentra inmovilizado en las cuentas.

Periodicidad: Cada 3, 6, 9 o 12 meses dependiendo de las oportunidades de inversión y la disponibilidad de recursos.

Presupuesto: N/A (es dinero usado para inversión y no para gasto)

 Diseñar los controles requeridos para el aseguramiento de lo planificado.

El control financiero se realizará mediante auditorias constantes que permitan evidenciar el estado de las estrategias y su nivel de cumplimiento.

Las actividades e indicadores que formarán parte del control financiero son:

o Aumentar ingresos

Indicador: Aumento del 5% por encima de los ingresos de los periodos similares al año inmediato anterior.

o Mejorar rotación de inventarios

Indicador: Margen de pérdida de productos perecederos dentro del 5% del total de productos en stock.

o Reducir gastos administrativos

Indicador: Reducción del gasto administrativo en un 10% menos al periodo inmediato anterior.

o Pólizas de inversión

Indicador: Mínimo el 50% del dinero inmovilizado se destina a pólizas de inversión a mediano y largo plazo.

Proceso de la auditoria de control financiero:

De los procesos de auditoría financiera estará encargado el personal del departamento financiero, cuando el proceso sea dirigido a áreas y procesos internos, controlados por el departamento. Este tipo de auditoría se deberá realizar mínimo dos veces al año.

Existirán ocasiones en que la auditoría sea externa, y esté dirigida al personal del departamento administrativo. Este tipo de auditoría se deberá realizar una vez al año.

a. Planificación

 Establecer cronograma de auditorías.

 Seleccionar procedimientos o actividades a auditar.  Seleccionar responsables.

b. Aprobación

 Desde Administración. c. Comunicación

 Socializar, en caso de no ser auditoría sorpresa, el proceso a llevarse a cabo con el área a auditar.

d. Ejecución

 Llevar a cabo lo planificado. e. Análisis

 Generar tabulación, gráfica y análisis de resultados. f. Retroalimentación

 Compartir resultados con los participantes y la administración. g. Mejora

 Generar proyectos de mejora en torno a los resultados obtenidos.

Presupuesto de la propuesta:

Actividades Presupuesto

 Aumentar ingresos: Material promocional $500  Reducir gastos administrativos: Material

motivacional y adecuación de área de reciclaje.

$400

 Infraestructura del departamento: Cubículo. 2 escritorios 2 computadoras 1 impresora a color Material de oficina $450 $400 $1.300 $350 $200  Subtotal $3.600  Imprevistos (10%) $360  Total

$3.960

Es importante indicar que los valores mostrados en el cuadro del presupuesto no refleja el valor por contratación de personal nuevo, esto se debe a que se

lo considera personal fijo y es un rubro de tipo mensual que se mantendrá indefinidamente.

Costo beneficio de la propuesta

La inversión requerida asciende a $3.960, la misma que beneficiará a la empresa en los siguientes aspectos:

 Incremento de la rentabilidad anual.

 Mejor nivel de desempeño laboral al trabajar por metas.

 Mejor control a las actividades de mayor importancia de la empresa.  Mayor movimiento al flujo de efectivo, lo cual evita que se tengan

recursos estancados, sin producir.

2.4. Conclusiones parciales del capítulo

Una vez finalizado el capítulo dos se puede establecer que la propuesta ha sido elaborada en base a la realidad de la empresa y a su necesidad, atendiendo temas de control que nacen de una planificación financiera, lo cual permite generar indicadores de gestión que tendrán luego ser evidenciados por el personal a cargo, generando así un control organizado y bien fundamentado.

CAPÍTULO III

VALIDACIÓN