New River Teaching School Alliance
Objective 2: For the second objective (school level) the strategic partners within the
DEBILIDADES. TIPO OPORTUNIDADES DE
MEJORA.
Los encargados de actualización de información en página web, deben esperar las autorizaciones de la publicación de las autoridades.
Proceso
Aprobación de información a ser actualizada a través de herramientas electrónicas.
No existe una política de actualización
ni tiempos promedio aceptados Normativa
Mejoramiento del proceso y establecimiento de políticas.
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Procesos de Apoyo: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
El análisis de valor agregado de estos procesos se detalla en el anexo 4.
Contratación.-
La Institución Colegio Los Pinos, para llevar a cabo su proceso de contratación de personal, posee actividades definidas sin embargo, de lo que se pudo verificar en el levantamiento y revisión no existe un proceso definido, ni actividades que en todos los casos se lleven de la misma manera, se ha podido identificar que aunque los actores no sean los mismos, las actividades principales corresponden a la identificación de la necesidad de personal, recepción de carpetas, selección e inducción de manera general.
Cuadro 40
Análisis de valor agregado: Contratación.
Análisis de valor agregado. VOLUMEN. TIEMPO. COSTO.
NAV 10.00 46.39 horas / mes 0.62 $
VAC 11.00 1.24 horas / mes 11.22 $
VAN 6.00 0.51 horas / mes 4.27 $
Total general 27.00 48.14 horas / mes 16.12 $
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Gráfico 36
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Debido a que el proceso no cuenta con una definición específica, las actividades que no agregan valor, son de un 37.04%, las mismas representan casi el total del tiempo invertido en el proceso. Dentro de los objetivos de la institución, se encuentra el contar con personal docente y administrativo altamente calificado, razón por la cual al realizar el proceso de selección del personal, la mayor cantidad del costo del proceso corresponde a la ejecución los responsables de estas actividades que agregan valor al cliente.
Cuadro 41
CONTRATACIÓN
DEBILIDADES. TIPO OPORTUNIDADES DE MEJORA.
No existe un proceso definido para la selección del personal, el mismo se ha generalizado a actividades que no necesariamente van en ese orden.
Proceso
Mejoramiento del proceso actual, definiendo responsables, actividades específicas entradas y salidas con la respectiva revisión.
Muchas de las personas seleccionadas no pasan por el proceso y la debida evaluación.
Proceso Elaboración de la normativa que regule el procedimiento.
La institución no posee un proceso de inducción, el mismo es generado por el personal que no es necesariamente de la misma área.
Proceso
Creación del proceso de inducción del personal de acuerdo a las necesidades de la Institución.
No se cuenta con indicadores de rotación de personal o seguimiento de los empleados que han ingresado.
Proceso
Integración de todos los indicadores y elementos del proceso a fin de construir un escenario completo de toda la revisión de nómina.
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Nómina.-
Este proceso corresponde a la revisión, actualización, registro y control, de la nómina del personal, la institución, ha definido sus actividades a fin de verificar y obtener un registro íntegro y oportuno del personal, es decir dentro de este proceso, se realiza el rol de pagos, el mismo que cuenta con una revisión cuidadosa, de todas las entradas y salidas del personal, gastos mensuales que sean necesarios descontar, regularización de los ingresos de nuevo personal, tanto con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) así como también con el Ministerio de Trabajo, de igual manera se mantiene de manera general un proceso de liquidación del personal dependiendo de
los diferentes casos. Para cada registro el Colegio Los Pinos, cuenta con registros actualizados del personal que son tomados como reporte y soporte para los diferentes cálculos o variables.
Cuadro 42
Análisis de valor agregado: Nómina.
Análisis de valor agregado VOLUMEN. TIEMPO. COSTO.
NAV 20.00 23.62 horas / mes 3.92 $
VAC 15.00 12.45 horas / mes 66.70 $
VAN 5.00 11.25 horas / mes 66.04 $
Total general 40.00 47.32 horas / mes 136.66 $
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Gráfico 37
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
El proceso de nómina se encuentra enmarcado en varias tareas que se tornan burocráticas, el 49.91% del tiempo total del proceso, está relacionado con demoras y
tiempos de espera y en una menor cantidad en reprocesos, en este caso la mitad de actividades del proceso, no agregan valor.
A fin de mantener un servicio de calidad al cliente interno, la institución ha incluido actividades que agregan valor el negocio, es decir, medidas de control que mitiguen los riesgos de omisión o equivocación al momento de realizar las actividades, estos controles se encuentran asociados directamente a una revisión y aprobación razón por la cual los elementos del costo se encuentran distribuidos entre los actores operacionales y las revisiones y aprobaciones.
Cuadro 43
NÓMINA
DEBILIDADES. TIPO OPORTUNIDADES DE MEJORA.
La nómina debe ser revisada mensualmente por la gerencia, sin embargo el tiempo de espera es alto versus el tiempo utilizado para la revisión.
Proceso
Los reprocesos existentes corresponden a correcciones a ser realizadas debido cambios en los cálculos o elementos.
Proceso
Creación de políticas de procesos que normen los tiempos y las actividades a ser realizadas.
Muchos de los reportes son realizados de manera manual, su utilización futura, depende de los registros manuales.
Software
No se ha potenciado las herramientas informáticas para el desarrollo de reportes.
Software
Potenciar las herramientas informáticas a fin de minimizar los reportes realizados manualmente y obtener reportes confiables y seguros de los registros sistemáticos que posee la institución. Tales como las entradas y salidas del personal.
Fuente: Investigación realizada.
Procesos de Apoyo: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Adquisiciones.-
El proceso de adquisiciones o compras en la institución, se encuentra asociado, al control presupuestario. Dentro de este proceso, se realiza la revisión, selección y aprobación de proveedores y compras dependiendo de las necesidades de la institución.
Debido a que se cuenta con un servicio de catering, que es operado por las alumnas de la modalidad vespertina a manera de prácticas pre-profesionales, la institución ha considerado importante, potenciar las actividades que van entorno a este proceso, a fin de mantener un portafolio de proveedores, calificado, el proceso inicia con la identificación de la necesidad y culmina con la recepción de la compra del bien o servicio.
Las adquisiciones de materiales correspondientes al área de sistemas, se encuentra operando por el personal correspondiente al área, a pesar de tratarse del mismo objetivo, se han desconcentrado el proceso en dos áreas a fin de mantener un mejor control de la calidad en los equipos y suministros adquiridos.
Cuadro 44
Análisis de valor agregado: Adquisiciones
Análisis de valor agregado VOLUMEN. TIEMPO. COSTO.
NAV 12.00 67.59 horas / mes 33.51 $
VAC 23.00 52.37 horas / mes 315.58 $
VAN 8.00 4.05 horas / mes 25.71 $
Total general 43.00 124.00 horas / mes 374.80 $
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Gráfico 38
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Este proceso, se encuentra diseñado para satisfacer las necesidades tanto del cliente interno como externo; al adquirir un producto o un servicio de calidad, se beneficia la institución en casos como el ahorro de gastos futuros o innecesarios, y al mismo tiempo se beneficia el cliente externo, puesto que se brinda un servicio de calidad, con herramientas y materiales previamente verificados. Tomando en cuenta estas consideraciones el 84.20% del costo total del proceso se encuentra en el personal que
realiza estas actividades; existen MUDAS en el proceso, que muchas veces no dependen de la ejecución del personal, y dependen de la realización de actividades del proveedor.
Cuadro 45
ADQUISICIONES.
DEBILIDADES. TIPO OPORTUNIDADES DE
MEJORA.
El proceso se encuentra desconcentrado en dos áreas distintas, lo que genera que muchas actividades sean llevadas a cabo sin control.
Proceso
No existe una política definida de los actores que intervienen en el proceso de compras, muchas ocasiones se desarrolla mediante subjetividades.
Normativa
Definición de un proceso mejorado en el que se determinen las actividades necesarias para obtener un producto / servicio de calidad.
Existen políticas de aprobación de proveedores, mas no existe un documento aprobado final.
Documento Propuesta de elaboración de manual de aprobación y calificación de proveedores.
El área de adquisiciones no mantiene un kárdex o reporte del sistema de las compras, muchas de ellas son realizadas manualmente, no hay normativa ni control.
Proceso
Normativa Establecimiento de políticas de control interno, para la mitigación de riesgos de omisión o fraude.
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Gestión de operaciones y logística.-
La Institución Colegio Los Pinos, mantiene un proceso general para aquellos eventos en los cuales se requiera de una organización adicional, tales como es el caso de Eucaristías, casas abiertas, salidas de campo, reserva de salas, entre otros.
Estas actividades han sido enmarcadas de manera general en la gestión de operaciones y logística, la responsabilidad de la coordinación y organización se centra en la gestión de las coordinadoras académicas y la autorización y aprobación final de las rectoras.
Estos eventos, no poseen un proceso específico, sin embargo poseen actividades generales que son utilizadas para llevar a cabo las solicitudes.
Cuadro 46
Análisis de valor agregado: Gestión de operaciones y logística
Análisis de valor agregado VOLUMEN. TIEMPO. COSTO.
NAV 9.00 364.01 horas / mes 1.29 $
VAC 18.00 11.93 horas / mes 70.56 $
VAN 8.00 7.17 horas / mes 18.80 $
Total general 35.00 383.10 horas / mes 90.65 $
Fuente: Investigación realizada.
Elaborado por: Carolina Campos.
Gráfico 39
Fuente: Investigación realizada.
El 95,02% de las actividades que no agregan valor, corresponden a tiempos de espera principalmente, cuando la continuidad del proceso depende de algún tipo de compra para su desarrollo, lo cual hace que el tiempo de espera dependa de la eficiencia de dicho proceso, estas esperas y las correspondientes a la aprobación de cronogramas o solicitudes hacen que existan actividades que no agregan valor a la Institución. El 77,84% del costo del proceso, se ve enfocado a actividades que agregan valor al cliente, esto corresponde a que la elaboración de los programas, son de carácter semanal, lo cual ocasiona que dichos programas deban someterse a revisión y aprobación por parte de las autoridades.
Cuadro 47