Secret BASE Installation

A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de

activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.

B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de

PRODUCCION, este documento es donde se hace la apertura de ordenes de producción.

C – Nota Crédito: Documento que permite tener control contable de las notas

crédito bancarias o tener control de las devoluciones de factura de años anteriores, pues las cuentas que se mueven allí pueden ser cuentas diferentes a las utilizadas en la Factura de venta, al no ser del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual.

Para el caso de algunos informes con las estadísticas de ventas el sistema no tiene en cuenta la nota crédito debido a que esta mueve una cuenta global y en ningún caso se puede indicar que pertenece a descuento o cargo.

D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito

bancarias o tener control de las devoluciones de mercancías de la empresa hacia los proveedores de años anteriores, pues las cuentas que se mueven allí pueden ser cuentas diferentes a las utilizadas en el Registro de Compra.

E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las

F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la

facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorización.

El congreso de la Republica mediante la Ley 1231 de 2008, establece cambios en el código de comercio referente a requisitos legales para la Factura, las cuales aplican en el programa los artículos 4 y 5 de la presente ley que hacen referencia a pagos de facturas por cuotas y Normas relativas a la Letra de Cambio. Para ello se modifico el programa donde se realiza el cambio de leyenda en la Factura y se incluye el número de cuotas para Facturas que poseen diferentes vencimiento y/o cuotas.

G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes

pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.

H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se

presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, muestras, etc.

Puede ser cruzado por la Requisición, Orden de Pedido y Devolución de Compras.

J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones

de mercancías o devolución de facturas, el sistema realiza la contabilización de forma automática desde que la Factura sea del mismo periodo contable, su parametrización debe ser igual a la del Documento Tipo F, el único parámetro diferente es el Tercer Cargo (IVA en Devolución en Ventas).

Para el caso de algunos informes con las estadísticas de Ventas el sistema solo tiene en cuenta los descuentos y cargos de los documentos Factura de Venta y Devolución (tipo J), pues es allí donde se puede determinar claramente dichos valores y si se han causado secuencia por secuencia.

K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los

costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción. Documento únicamente utilizado en el modulo de PRODUCCION.

L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos

que no aparecen en este listado, también utilizado para los procesos automáticos del sistema Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.

N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas

internas de contabilidad.

O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la

transformación de materia prima a producto terminado. En el cual se puede realizar el proceso de Ensamble y Desensamble.

P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de las

compras de inventarios, compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad, planta y equipo. (Para lo cual se debe crear el activo Fijo en el modulo, si se tiene

R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por

cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes.

S – Nota de Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y que

posteriormente va a ser facturada a los clientes.

U – Devolución de Compras: Documento que permite tener control a las

devoluciones de mercancías realizada a los Proveedores o devolución de registro de Compras, el sistema realiza la contabilización de forma automática desde que el Registro de Compra sea del mismo periodo contable, su parametrización debe ser igual a la del Documento Tipo P, el único parámetro diferente es el Tercer Cargo (IVA en Devolución en Compras).

T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega y

un centro de costos a otro.

V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los

productos de la empresa.

Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de

mercancía hacia los proveedores.

Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las

solicitudes de mercancías hechas por los clientes.

I – Requisición: Documento de tipo extracontable que permite realizar la solicitud de un activo fijo al departamento de compras, sin tener que crear el activo en el modulo. Es utilizado cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos.

M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento de tipo extracontable que permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores, sin tener que crear el activo en el modulo. Se utiliza cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos.

X – Caja Menor: Documento extracontable que permite hacer recibos de Caja

Menor en el modulo de Tesorero, cuando está instalado.

Para saber cómo se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes campos que los componen.