empo. El talón de Aquiles
de cualquier direcvo.
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GESTIÓN DEL RENDIMIENTO
Son muchos los proyectos que se llevan en marcha al mismo tiempo, muchos departamentos que coordinar, muchas personas, clientes y proveedores. ¿Cuántas ve- ces al llegar el nal del día o la semana recapitulamos y descubrimos que no hemos hecho lo que realmente te- níamos que hacer?
Este es uno de los síntomas más claros de una gestión inecaz del tiempo, y esto, tarde o temprano se puede traducir en varias cosas:
> Clientes descontentos por retrasos o cosas mal he- chas por las prisas
> Empleados desmotivados y poco ecientes por la falta de planicación
> Proveedores descontentos por el alto volumen de pe- didos de extremada urgencia
> Disminución de la satisfacción personal por el trabajo realizado.
> …..
En cualquier caso, desembocará en una pérdida econó- mica por cualquier vía. Se suele decir que “el tiempo es oro” y es completamente cierto. Cobramos y pagamos por trabajar, no por perder el tiempo y existen una gran cantidad de “ladrones de tiempo” en nuestro día a día. Quizás nos suenen algunos de ellos:
> El teléfono
> El correo electrónico
> Estar haciendo una cosa cuando estás pensando en la siguiente
> Falta de planicación > Falta de priorización > Reuniones largas e inútiles > No delegar
> No saber decir no > Interrupciones
> La postergación de tareas
> Todo es urgente (por lo tanto, nada es urgente)
dida de tiempo, aunque en cada caso, posiblemente exis- tan causas concretas dadas por las circunstancias. Por norma general, el teléfono y el correo electrónico son las más comunes y más sencillas de neutralizar. Puede ser tan sencillo como reservar espacios a lo largo del día para coger el teléfono, devolver llamadas y responder al correo, por ejemplo, 10 de cada 60 minutos, o hacerlo entre una tarea y otra como “cambio de mentalidad”. Otra de las más comunes y sencillas de erradicar es la falta de planicación y priorización. Priorizar es sencillo cuando tratamos de verlo “en tercera persona”, es decir, plantearnos si la tarea es realmente urgente o importan- te de forma objetiva y, en función de esto, asignarles un tiempo y un momento.
> Una tarea urgente es aquella que por determinadas circunstancias hay que tener realizada en breve. > Una tarea importante es aquella que nos ayuda o en-
camina a cumplir con los objetivos.
Una vez tenemos claros los conceptos, en una matriz po- demos detectar cuatro cuadrantes en los que se puede trabajar en función de la clasicación de cada tarea: > Una tarea urgente y no importante se deberá hacer
en el acto y dedicarle el menor tiempo posible ya que no nos enfoca a cumplir con los objetivos.
> Una tarea importante y no urgente tendrá que ser planicada adecuadamente para que nunca llegue a ser urgente.
> Una tarea importante y urgente suele ser un gran problema ya que no le dedicaremos el tiempo necesa- rio ni la reexión conveniente para el cumplimiento de los objetivos.
> Una tarea no urgente y no importante es aquella con la que se pueden rellenar todos los tiempos muertos o huecos que nos quedarán tras hacer una buena pla- nicación de nuestro tiempo.
Una vez hecha una priorización de las tareas se ha de planicar, otro de los factores que nos hará poder llevar una adecuada gestión de nuestro tiempo, y esta acción de planicar, está muy relacionada con la acción de dele- gar y saber decir no.
> Las tareas no urgentes y no importantes se podrían delegar fácilmente en personal con poca carga de tra- bajo, siempre que estén cualicados para realizarla, o bien a otra persona que debe comenzar a tomar con- tacto con el proyecto.
> Las tareas urgentes e importantes, si por desgracia
hemos consentido que lleguen a este punto, se han http://www.isotools.org/2013/01/28/la-gestion-efcaz-del-tiempo-el-talon-de-aquiles-de-cualquier-directivo/
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Urgente e importante Imortante y no urgente Urgente y no importante No importante y no urgente Importante Urgente
de valorar con cuidado para su delegación o acometi- miento inmediato.
> Las tareas urgentes y no importantes, ya que son una de las mayores causas de pérdida de tiempo, son aque- llas con las que tendremos que practicar el aprender a decir no.
> Las tareas importantes y no urgentes, aquellas que se encuentran en la zona en la que deberíamos trabajar habitualmente, han de ser planicadas a conciencia para que nunca lleguen a convertirse en importantes y urgentes. Para esto será imprescindible una adecuada asignación de tiempos y responsables, realista y coor- dinada.
Para ello se suelen utilizar herramientas especícas como diagramas de Gantt u otro software que ayudan a la ges- tión de proyectos mediante la asignación de los mismos a responsables, gestión de calendarios, de tareas dentro de un proyecto, carga y gestión de documentos…
Una de las principales ventajas de este tipo de software es que permitirá hacer una evaluación de la eciencia de cada responsable, tarea y proyecto, así como la renta- bilidad real obtenida de cada proyecto en función de la carga de trabajo real. Además, nos ayudará a una mejora continua en la asignación de tiempos en base al aprendi- zaje sobre experiencias anteriores.
ISOTools ofrece las herramientas adecuadas y el conoci- miento especíco para la gestión de proyectos en base a una planicación estratégica adecuada, de forma que se aumente la ecacia y la eciencia en la consecución de los objetivos marcados por la organización.