Sequence analysis

El asistente para la creación de informes, al igual que el asistente para formularios, va guiando paso a paso la creación de un informe mediante el seguimiento de una serie de cuadros de diálogo. Esta herramienta permite crear informes genéricos con diseños distintos.

Para crear un informe mediante el asistente se debe hacer clic en el botón Asisten-

te para informes dentro de la pestaña Crear y dentro del

bloque Informes. Tras abrir el asistente se deben seguir las instrucciones que se van presentando, clicando el botón Siguiente cuando el paso se haya concluido y se quiera pasar al siguiente. Estos pasos permitirán elegir los datos a incluir en el informe y su agrupación, ordenación y distribución.

Se debe tener en cuenta que los datos a incluir en el informe pueden ser de una o va- rias tablas o consultas. Los campos deseados se seleccionarán en la primera pantalla del asistente, eligiendo de cada tabla o consulta los campos a incluir. Con respecto a la agrupación, en el caso de elegir datos de diferentes tablas o consultas, el asistente indica un primer paso para determinar cómo se desean ver los datos, es decir, si se desean ver en la sección de encabezado de página los campos de una tabla principal (creándose un encabezado de grupo que mostraría los registros) y en la sección de de- talle el resto de los campos, o si desean ver todos los campos en la sección de detalle. El siguiente paso muestra el nivel de agrupamiento (en los casos en los que los datos procedan de una única tabla o consulta, el paso anterior se salta). Los regis- tros que aparecen en el informe se pueden agrupar por varios conceptos, siendo posible añadir una cabecera y pie de grupo para cada uno de los conceptos (el pie de grupo suele mostrar los totales de ese grupo). Se pueden agregar tantos nive- les de agrupamiento como sea necesario. Para añadir un nivel de agrupamiento se seleccionará el campo de la izquierda de la ventana por el que se quiera agrupar, haciendo doble clic sobre el mismo o seleccionándolo y clicando después sobre la flecha de adición. El dibujo que se muestra en la parte de la derecha presenta la estructura que tendría el informe, mostrando en la parte central los campos que se visualizarían para cada registro y, en la parte superior, los niveles de agregación

incluidos. El botón Opciones de agrupamiento permite establecer los intervalos de agrupamiento a aplicar a los campos del grupo; al clicarlo, aparecerán los gru- pos que se han definido y se podrán determinar los intervalos de agrupamiento deseados para cada uno, pudiendo establecer que se utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo, la primera letra, las dos primeras letras, etc. (ver figura 113).

Figura 113. Asistente para informes: opciones de agrupamiento

En cuanto a la ordenación, el asistente permite establecer los criterios de orde- nación e información de resumen que se deseen utilizar. Se pueden ordenar los registros hasta por cuatro campos, en orden ascendente o descendente. Para ello, el asistente presenta en la ventana cuatro filas vacías para las cuales se puede espe- cificar un campo en cada una que servirá para ordenar los registros que saldrán en el informe. En cada campo de ordenación se puede elegir entre ordenar de forma ascendente o descendente (ver figura 114). Por su parte, el botón Opciones de resumen permite, para los campos numéricos, algunas opciones de agregado y re- sumen, como sumar datos, sacar promedios, sacar mínimos y máximos o calcular el porcentaje del total por sumas (ver figura 115).

Figura 114. Asistente para informes: criterios de ordenación

Figura 115. Asistente para informes: opciones de resumen

Las opciones de agrupamiento y ordenación se pueden realizar también desde la

Vista Diseño del informe. Para ello, se debe utilizar el botón Agrupar y ordenar

dentro del bloque Agrupación ytotales de la pestaña de Diseño. Se abrirá un panel debajo del informe desde el que se podrá seleccionar el orden y el campo o expre- sión por el que se quiera agrupar, además de poder especificar totales. Las agru- paciones se podrán realizar, para cada uno de los grupos: en orden ascendente o descendente; por el valor completo o por el primer, segundo, tercer, etc., carácter; incluyendo totales; se podrá agregar título; se podrán crear secciones de encabeza- do y pie de grupo; etc. (ver figura 116).

Figura 116. Opciones de Agrupar y ordenar en un informe

Por último, con respecto a la distribución, el asistente permite elegir entre diferen- tes tipos de informes (que se explican en el apartado 14.3.) y su orientación. Para terminar de crear el informe con el asistente, se debe clicar sobre el botón Fina- lizar de la última pestaña del asistente, seleccionando antes si se prefiere ver una vista preliminar del informe o modificar el diseño. Una vez el informe esté creado, se puede modificar su diseño en el modo de vista de diseño.

Al igual que en los formularios, normalmente la vista de diseño de los informes presentará cinco secciones de un informe: Encabezado del informe (texto que apa- recerá al principio del informe), _{Encabezado de página} (texto que aparecerá al principio de cada página), Detalle (registros del origen del informe), Pie de página

(texto que aparecerá al final de cada página) y Pie del informe (texto que aparecerá al final del informe). Estas secciones se pueden ver en el siguiente ejemplo de in- forme que reporta los campos de la consulta realizada del alumnado con población Castellón (ver figura 117).

Figura 117. Secciones de un informe