Session 2: Time-lines and story-boards

~ Elaborar pronóstico de hospedaje: jóvenes, matrimonios y sacerdotes.

~ Elaborar y enviar una carta a la membresía para solicitar hospedaje y sus responsabilidades, especificando a cuántos pueden hospedar y a quiénes podrían hospedar: jóvenes, matrimonios o sacerdotes. ~ Preparar una lista con los datos de los anfitriones y entregar una

tarjeta al hospedado con los datos del anfitrión.

~ Preparar una lista con los datos de los hospedados y entregar una tarjeta al anfitrión con datos del hospedado.

~ Realizar una reunión previa con todos los anfitriones para motivarlos con la atención de los visitantes, agradecerles su apoyo y ofrecerles cualquier ayuda que necesiten en caso necesario y mencionar responsabilidades.

~ Motivar a los anfitriones que ofrezcan desayunos/cenas a las personas hospedadas.

~ Mantener contacto con los anfitriones para confirmar hospedajes. ~ Coordinar guarda-equipaje (considerar una etiqueta para el equipaje

y otra para el asistente).

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

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1.2 Transporte:

~ Asegurar y organizar transporte para la llegada y el retorno de los participantes, así como también para movilizarse durante el evento. ~ Recibir en el aeropuerto o terminal de autobuses a los participantes. ~ Llevar a los participantes a la casa de sus anfitriones, en caso que

estos no puedan ir a recibirlos.

~ Ver conveniencia de puntos de reunión.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 1.3 Alimentación y snacks:

~ Planear y ejecutar todo lo concerniente a la alimentación de los participantes durante todo el evento.

~ Planear y ejecutar los refrigerios de los participantes durante todo el evento.

~ Organizar el box lunch para el término del evento. ~ Prepara al menos 2 presupuestos de posibles alimentos. ~ Considerar la logística para el servicio de los alimentos.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ La meta es 0 (cero) enfermos, por lo que se recomiendan

establecimientos formales que tengan un buen manejo higiénico de los alimentos.

~ Seleccionar o elegir alimentos del gusto internacional.

~ Identificar, en la ficha de inscripción, si alguien no puede comer un alimento y ofrecer una alternativa para ellos (vegetarianos, alergias, etc.).

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parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 1.4 Bienestar (servicio médico):

~ Contar con un espacio para proporcionar la asistencia médica. ~ Asegurar la asistencia médica para los participantes,mínimo un

médico y una enfermera (o) con su botiquín de primeros auxilios. ~ En coordinación con la comisión de servicios auxiliares, supervisar

que los servicios sanitarios estén en óptimas condiciones.

~ Gestionar la disponibilidad de alguna clínica médica cercana al evento, en caso de emergencia.

~ Contar con una ambulancia.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 1.5 Seguridad:

~ Asegurar la ubicación de extintores y tener en un lugar visible y cercano el número telefónico de bomberos y protección civil. ~ Localizar los centros de carga eléctrica para cortar el suministro de

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~ Identificar y/o tener rutas de evacuación (preparar al equipo coordinador en este tema).

~ Contar con vigilancia en las puertas de acceso.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Dar parte a las autoridades civiles correspondientes sobre la

realización del evento.

~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono, parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 2.1 Finanzas:

~ Solicitar el presupuesto a cada comisión.

~ En coordinación con el Área III Nacional, crear una cuenta bancaria para movimientos y transferencias.

~ Conseguir o gestionar los materiales necesarios para cada comisión. ~ Establecer una cuota de inscripción, darla a conocer al equipo. ~ Llevar el control de las inscripciones (personas inscritas, cuotas,

becas otorgadas, etc.).

~ Coordinar todas las actividades para recaudar recursos económicos con la finalidad de bajar costos de inscripción.

~ Contar con una caja chica para eventualidades.

~ Realizar un inventario de los recursos materiales disponibles para el evento.

~ Preparar una lista de posibles patrocinadores y donantes, y establecer un plan de acción para realizar visitas y obtener los donativos.

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~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 2.2 Promoción y difusión:

~ Promover y difundir el evento al interior del MFC, ya sea a través de páginas creadas exclusivas para el evento y/o a través de las páginas con las que ya se cuenta y otros medios.

~ Invitar a Obispos de acuerdo al protocolo de su investidura y entregarle la temática y contenido del evento e informarles de los beneficios que se han obtenido en este tipo de eventos.

~ Mantener informado al Obispo Diocesano del evento que se realizará en su diócesis y entregarle la temática y contenido del evento e informarle de los beneficios que se han obtenido en este tipo de eventos.

~ Difundir el evento hacia el exterior del MFC: conseguir permisos para la radio, TV, prensa, etc.

~ Invitar a las autoridades municipales y de gobierno; informándoles de los beneficios que se han obtenido en este tipo de eventos. ~ Motivar a los equipos diocesanos sobre la importancia de su

participación en el evento.

~ Organizar la logística para la foto oficial con todos los participantes (buscar lugar y fotógrafo).

~ Diseñar volantes, informando sobre el evento a realizarse.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

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~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 2.3 Coordinación de grupos de voluntarios:

~ Revisar el uniforme a utilizar. ~ Definir horarios de apoyo.

~ Definir tareas en que apoyarán y responsables de cada tarea. ~ Contemplar voluntarios disponibles para cada una de las actividades. ~ Conseguir radios o diademas para facilitar la comunicación entre

los responsables de las comisiones.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 2.4 Tienda y librería:

~ Establecer una tienda de artesanías regionales y librería. ~ Definir el horario de atención.

~ Reportar las ventas a la comisión de finanzas.

~ Promover durante el evento la existencia de la tienda.

~ Tener a la venta los libros del MFC, tanto del CBF de matrimonios como juvenil, y demás libros del con los que cuenta el MFC, con lista de precios autorizados.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

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~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 2.5 Rifa de ofrendas:

~ Designar área donde se pondrán las ofrendas. ~ Definir el número de boletos a vender.

~ Definir el momento de la rifa de acuerdo al programa, provocar que sea rápida y fluida.

~ Definir cuota del boleto.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 3.1 Protocolo:

~ Conseguir maestros de ceremonia para la inauguración. Deberá ser un matrimonio para todo el evento y será el responsable de vigilar que el programa se desarrolle de forma óptima, considerando tiempos y haciendo mención de una introducción a cada tema y expositor.

~ Entregar el guión del evento a los maestros de ceremonia, previamente preparado por la coordinación general.

~ Habilitar el espacio de la ceremonia de inauguración.

~ Asegurar que se habilite la mesa para el presidium, de acuerdo al número de personas que lo conforman.

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~ Considerar edecanes para recibir a los invitados y acompañarlos al lugar asignado para ellos.

~ Diseñar banderas/banderines de los países participantes. ~ Realizar la logística para el desfile de países.

~ Conducir los himnos del MFC del país sede y del MFC Latinoamericano.

~ Honores cívicos (honores a la Bandera).

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 3.2 Formación y contenido:

~ Solicitar al SPLA Sede el programa general del evento a través de los canales de comunicación ya establecidos.

~ Proponer y sugerir a los expositores para el evento y solicitar el visto bueno del SPLA Sede, a través de los canales de comunicación ya establecidos.

~ Conformar grupos de apoyo.

~ Concentrar ponencias, previo al evento, y solicitar apoyo de fotocopiado en caso de darse memorias.

~ Llevar el control de memorias.

~ Preparar el material que se entregará a los participantes.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

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~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

responsable del área de las negociaciones y acuerdos tomados. 3.3 Turismo, eventos y agencia de viajes:

~ Proponer el programa turístico para el día marcado en el evento y obtener el visto bueno de la Coordinación General.

~ Contar con una agencia de viajes o líneas aéreas en el lugar del evento para que se encargue de confirmar boletos de retorno de los participantes, en caso de requerirse.

~ Realizar los trámites necesarios para facilitar el ingreso al país de los visitantes extranjeros.

~ Verificar los requisitos de migración y facilitarlos a los visitantes extranjeros (visas, cartas, invitaciones, etc.).

~ Programar y realizar un acto cultural latinoamericano con la participación de todas las delegaciones de acuerdo al programa, para ello, es necesario avisar con tiempo a las delegaciones para que traigan lo necesario para su participación y, verificar y/o conseguir un lugar que cuente con la infraestructura para este acto cultural.

~ Tener opciones de paseo turístico, previo y posterior al evento, y notificar a los participantes que requieran de esos servicios.

~ Realizar su plan de trabajo o cronograma y obtener el visto bueno. ~ Formar su equipo de trabajo (pasar datos: nombre, teléfono,

parroquia, etc.).

~ Realizar su presupuesto (en caso de que sea necesario) y entregarlo al área correspondiente; especificando en qué tiempo se requieren los recursos materiales y/o económicos.

~ Realizar el informe final y entregarlo al área correspondiente. ~ Coordinarse con las comisiones correspondientes, informando al

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In document How do adolescent girls experience having a mental health issue whilst at secondary school? A narrative study using creative arts. (Page 58-61)