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CARTA DE ENCARGO N° 001-AFAV

Señor(a).

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA AGUIRRE Y CELI “ACTIVENTAS” CÍA. LTDA.

Ciudad.

Objetivo y Alcance de la Auditoria.

Han solicitado ustedes que auditemos los estados financieros de la empresa Aguirre y Celi “Activentas” Cía. Ltda., que comprende el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre del 2015, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujos de Efectivo correspondiente al ejercicio terminado en dicha fecha, y un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa. Nos complace informarles mediante esta carta que aceptamos el compromiso y comprendemos su contenido. Realizaremos nuestra auditoría con el objetivo de expresar una opinión sobre dichos estados financieros.

Responsabilidad del Auditor.

Llevaremos a cabo nuestra auditoría de conformidad con las NIA. Dichas normas exigen que cumplamos los requerimientos de ética. Como parte de una auditoria de conformidad con las NIA aplicamos nuestro juicio profesional y mantenemos una actitud de escepticismo profesional durante toda la auditoria. Así mismo:

- Identificamos y valoramos los riesgos de incorrección material en los estados financieros, debido a fraude o error, diseñamos y aplicamos procedimientos de auditoría para responder a dichos riesgos y obtenemos evidencia de auditoría suficiente y adecuada para proporcionar una base para nuestra opinión. El riesgo de no detectar

una incorrección material debido a fraude es más elevado que en el caso de una incorrección material debido a error, ya que el fraude puede implicar corrupción, falsificación, omisiones deliberadas, manifestaciones intencionadamente erróneas o la elusión del control interno.

- Obtenemos conocimiento del control interno relevante para la auditoría con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean adecuados en función de las circunstancias y no con la finalidad de expresar una opinión sobre la eficacia del control interno de la entidad.

- Evaluamos la adecuación de las políticas contables aplicadas, la razonabilidad de las estimaciones contables y la correspondiente información revelada por la Administración.

- Concluimos sobre lo adecuado de la utilización, por la Administración, del principio contable de empresa en funcionamiento y, basándonos en la evidencia de auditoria obtenida, concluimos sobre si existe o no una incertidumbre material relacionada con hechos o con condiciones que puedan generar dudas significativas sobre la capacidad de la compañía para continuar como empresa en funcionamiento. Si concluimos que existe una incertidumbre material, se requiere que llamemos la atención en nuestro informe de auditoría sobre la correspondiente información revelada en los estados financieros o, si dichas revelaciones no son adecuadas, que expresemos una opinión modificada. Nuestras conclusiones se basan en la evidencia de auditoria obtenida hasta la fecha de nuestro informe de auditoría. Sin embargo, hechos o condiciones futuros pues ser causa de que la compañía deje de ser empresa en funcionamiento.

- Evaluamos la presentación global, la estructura y el contenido de los estados financieros incluida la información revelada, y si los estados financieros representan las transacciones y hechos subyacentes de un modo que logran una representación fiel.

Debido a las limitaciones inherentes a la auditoría, junto con las limitaciones inherentes al control interno, existe un riesgo inevitable de que puedan no

detectarse algunas incorrecciones materiales aun cuando la auditoría se planifique y ejecute de conformidad con las NIA.

Responsabilidades de la Administración e identificación del marco de información financiera aplicada.

Realizaremos la auditoria partiendo de la premisa de que la Administración de la entidad reconoce y comprende que es responsable de:

- La preparación y presentación fiel de los estados financieros de conformidad con las NIIF.

- El control interno que la Administración considere necesario para permitir la preparación de los estados financieros libres de incorrección material, debida a fraude o error.

- Proporcionarnos:

- Acceso a toda la información de la que tenga conocimiento la Administración y que sea relevante para la preparación de los estados financieros, tal como registros, documentación y otro material.

- Información adicional que podamos solicitar a la Administración para los fines de la auditoría.

- Acceso ilimitado a las personas de la entidad de las cuales consideramos necesario obtener evidencia de auditoría.

Como parte de nuestro proceso de auditoría, solicitaremos a la Administración confirmación escrita de las manifestaciones realizadas a nuestra atención en relación con la auditoría.

Esperamos contar con la plena colaboración de sus empleados durante nuestra auditoría.

Nuestra firma Audiser Cía. Ltda., no se hará responsable con terceros de inconsistencias materiales que fueren encontrados ya sea por fraude o errores en la preparación de los estados financieros a ser auditados.

La prestación de nuestro servicio de auditoria tendrá una duración de 6 meses.

Nuestra firma asumirá todos los gastos relacionados con el proceso de la auditoria como: hojas, impresiones, anillados, transporte, etc.

Esperamos contar con la plena colaboración de sus empleados durante nuestra auditoría.

Les rogamos que firmen y devuelvan la copia adjunta de esta carta para indicar que conocen y aceptan los acuerdos relativos a nuestra auditoría de los estados financieros, incluidas nuestras respectivas responsabilidades.

AUDISER CIA. LTDA.

Recibido y conforme, en nombre de la empresa Aguirre y Celi “Activentas” Cía. Ltda., por:

GERENTE GENERAL

Aguirre y Celi Activentas Cía. Ltda.

Nombre de la Empresa: Aguirre y Celi “Activentas” Cía. Ltda. Nombre de la Auditoría: Auditoría Financiera.

Período: Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015.

Nombre del Papel de Trabajo: Entreviste a los principales empleados de la

empresa, para obtener un conocimiento de los hechos y transacciones más importantes de la misma.

- El día lunes, 17 de abril del 2017 se notifica al gerente de la empresa Aguirre Y Celi “Activentas” Cía. Ltda., el inicio de la auditoría financiera mediante carta de encargo No. 001-AFAV.

- Posteriormente el 19 de abril de 2017 se entrevistó a la Gerente, Contadora y Supervisor de Ventas de la empresa con el fin de conocer información general y los acontecimientos más importantes que se dio en el 2015, entre los cuales están:

La empresa, se encuentra regulada por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, el marco de información financiera aplicable para esta compañía hace referencia a las normas internacionales de información financiera NIIF´s, mediante las cuales la entidad se basó para preparar y presentar sus estados financieros.

La empresa tiene problemas de liquidez y por esta razón depende de terceros, en el año 2015 se adquirió varios créditos a corto plazo renovando dos de estos, y un préstamo hipotecario con instituciones financieras cuyos intereses son alrededor del 16% lo que incrementó los gastos financieros en este año, así mismo se obtuvo préstamos con los socios los cuales no generan intereses, la liquidez de la empresa se encuentra también afectada por la recuperación lenta de cartera que supera los 60 días establecidos por la empresa , incluso los clientes llegan a cancelar hasta los 120 días, mientras que el pago a proveedores es de 60 días, se corroboró los problemas de liquidez

mediante el cálculo de la misma que es 0,72 centavos que disponen por cada dólar de deuda de corto plazo.

En cuanto al inventario, finalizó el año 2015 elevado debido a que se hizo adquisiciones en los meses de noviembre y diciembre para cumplir con el presupuesto de compras y obtener descuentos adicionales, se añadió nuevos productos, en donde la nueva línea de pañales Pañalin no se logró vender como esperaban y es el motivo más relevante por el que disminuyó las ventas un 2,18% con relación al año anterior, se comprobó dicho porcentaje mediante el análisis horizontal del estado de resultados entre el año 2014-2015.

En el mes de febrero de 2015 adquirieron un software por la necesidad de implementar la facturación electrónica por disposiciones legales, se ha reestructurado las obligaciones con instituciones financieras lo que modifica la estructura del capital, dependiendo más con terceros.

Finalmente, los gastos operacionales disminuyeron en un 5%, debido a que se tuvo una mejor administración de estos.

Elaborado por: Los Autores. Fecha de elaboración: 19/04/2017. Supervisado por: Ing. Mónica Duque. Fecha de supervisión:

Nombre de la Empresa: Aguirre y Celi “Activentas” Cía. Ltda. Nombre de la Auditoría: Auditoría Financiera.

Período: Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015.

Nombre del Papel de Trabajo: Conozca la infraestructura, procesos y

actividades del personal de la empresa.

El mismo día, se llevó a cabo la visita a las instalaciones y oficinas, para conocimiento de las funciones que desempeña el personal y observar cómo se lleva a cabo las actividades diarias. En donde se concluye que:

La empresa se dedica a la comercialización de: insecticidas y productos de limpieza, utensilios de limpieza, productos para cuidado de bebé, productos de aseo personal, harinas y fideos, focos, cosméticos y perfumería, entre otros. Estos productos son ofrecidos a mayoristas, minoristas, instituciones públicas, farmacias, recorredores, autoservicios, ferreterías, pañaleras y demás; son comercializados en la ciudad de Cuenca y sus alrededores.

La empresa cuenta con transporte propio para entregar los productos comercializados a los clientes en sus locales, sin embargo en ocasiones se han visto en la necesidad de contratar a terceros porque la demanda es alta, también brinda atención personalizada al cliente y ésta es post-venta. Además cabe indicar, que las instalaciones son adecuadas para el almacenamiento y conservación de la mercadería, ya que cuentan con varias bodegas con capacidad adecuada para su actividad. En lo referente a compras, la gerente de la empresa es responsable de realizar los pedidos de mercadería a los proveedores, el ingreso de dichos pedidos son responsabilidad del jefe de bodega que constata lo físico con lo solicitado, también se realiza el ingreso de la factura a cargo de la auxiliar contable y finalmente la responsabilidad del pago es de la contadora de la empresa.

Elaborado por: Los Autores. Fecha de elaboración: 19/04/2017. Supervisado por: Ing. Mónica Duque. Fecha de supervisión:

Nombre de la Empresa: Aguirre y Celi “Activentas” Cía. Ltda. Nombre de la Auditoría: Auditoría Financiera.

Período: Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015.

Nombre del Papel de Trabajo: Solicite y revise la misión, visión, estructura

orgánica, políticas contables, objetivos, reglamentos, manual de funciones.

El día 20 de abril, se solicitó a la empresa la misión, visión, estructura orgánica, políticas, objetivos, reglamentos, manual de funciones:

Misión.

Abastecer de productos farmacéuticos, alimenticios y de consumo masivo a nuestros clientes mayoristas y minoristas, para cubrir el mercado con excelencia, siendo una empresa solvente que contribuirá al mejoramiento del país y de su gente. (Aguirre y Celi "Activentas" Cía. Ltda., 2015)

Visión

Ser los líderes en la distribución de productos en el Austro, incrementando la exclusividad en las líneas, con artículos de calidad y precios justos, logrando rentabilidad y la satisfacción de los clientes. “Siempre primero y mejores”. (Aguirre y Celi "Activentas" Cía. Ltda., 2015)

Objetivos.

- Incrementar las ventas en un 30% con respecto al año anterior. - Incrementar los clientes en un 10% con respecto al año anterior. - Disminuir la cartera vencida de clientes en un 70% para el año 2016. - Disponer de un sistema adecuado para el control interno de las

actividades y tareas para facilitar la toma de decisiones y sea esta precisa y oportuna.

- Incentivar al talento humano a través de la capacitación continua para mejorar y definir las tareas de cada individuo y lograr el desarrollo tanto personal como colectivo.

- Diversificar los productos a distribuir presentando a los clientes varias alternativas a su elección.

- Incrementar las zonas de mercado. (Aguirre y Celi "Activentas" Cía. Ltda., 2015)

Estructura Orgánica de la empresa.