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Es de señalar que por libros de comercio deben entenderse los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para su entendimiento completo.

Ahora bien, el artículo 28 del Código de Comercio, en su numeral 7, dispone que deberán inscribirse en el registro mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.

El artículo 49 ibídem reservó a la ley la determinación de los libros obligatorios y el artículo 48 del mismo ordenamiento consagró la libertad de procedimientos técnico-contables, que bien pueden llevarse en medios distintos al tradicional de los "libros", siempre que garanticen el "conocimiento y prueba" de la historia clara, completa y fidedigna, tanto individual como general del comerciante.

El problema de la clase y número de libros es una cuestión eminentemente técnica, que depende de los sistemas que autorice la ley y es

susceptible de variar en la medida en que lo hagan estos y los adopte la ley colombiana.

El Consejo de estado ha manifestado que "Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o juntas de socios (C.Co., art. 189, 195 y 431), el de registro de acciones (C.Co., arts 195 y 406), el libro de registro de socios en la limitada (C.Cco., art.361), el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas (C.Co., art. 1501, num 17).

En conclusión, son libros de comercio: • Los libros de contabilidad

• Los libros de actas

• Los libros de registro de acciones

A continuación se explicara cada uno de ellos. 1-Los libros de Contabilidad:

Los libros:

Las funciones que cumple la contabilidad mercantil y la importancia de las mismas han determinado un considerable progreso o perfeccionamiento en su organización y en su práctica (sistematizada en forma científica y ayudada por maquinas), al mismo tiempo que la han sometido a regulaciones expresas de la regulación comercial, con el fin de conseguir que los libros suministren una historia clara, completa y fidedigna de los negocios de los comerciantes.

La Superintendencia de Sociedades opinó, con carácter doctrinario, cuáles a su entender son los libros "indispensables" más no obligatorios, como aquellos que por corresponder a las exigencias básicas de la contabilidad señalados por el mismo código, resultan de manera razonable. Consideró así que de la obligación de registro cronológicos las operaciones (art. 53), se deduce la necesidad del libro diario; de la obligación de utilizar el sistema de partida doble (art. 50), se deduce la necesidad de llevar el mayor y del deber de hacer inventarios iniciales y periódicos, así como de un balance general (art. 52), surge la de llevar el que se conoce como libro de inventarios y balances.

a. Libro diario:

Es un libro esencialmente analítico, en el que debe llevarse la historia pormenorizada de todas las operaciones del comerciante y que, por esta razón, esta destinado a servir de fuente o de antecedente de los asientos de los demás libros. Como su nombre lo indica, es un libro de anotaciones detalladas, que se hace día por día de los movimientos del comerciante y en el que solamente pueden hacerse asientos de resumen

cuando se llevan libros auxiliares adecuados, como el de caja y el de facturas, que permiten registrar el movimiento de entrada y salidas, de compras, ventas y remesas de mercancías.

b. Libro mayor:

Es un libro destinado a resumir los asientos del diario, en el que deben abrirse las cuentas de debe y haber que sean necesarias para relacionar todas las cuantas particulares de cada persona u objeto.

c. Libro de inventarios y balances:

Esta destinado a registrar los inventarios y los balances que debe hacer periódicamente el comerciante. El inventario es sustancialmente una relación pormenorizada y valorada de todos los bienes, muebles e inmuebles, y de todos los créditos, activos y pasivos, que tenga el comerciante al comenzar sus actividades y al final de cada año, por lo menos, si se trata de comerciantes por mayor, o al final de cada dos años, si se trata de comerciante por menor. Los saldos del inventario, agrupados o clasificados debidamente, según las cuentas y subcuentas del mayor, son los que ha de llevarse al balance, que se presenta así como una síntesis valorada de todos los bienes y deudas del comerciante y que no solamente permite conocer la situación de su patrimonio sino que, al mostrar por grupos de distinta liquidez o de distinta exigibilidad esos bienes y esas deudas, permite apreciar también las posibilidades o recursos inmediatos del comerciante.

En el balance, que en su forma más simple es esa síntesis de los saldos del inventario, debe incluirse la cuenta de pérdidas y ganancias, que no solo cumple la función de equilibrar el activo y el pasivo sino que permite conocer los resultados de las operaciones del comerciante en el periodo correspondiente, especialmente cuando se presenta debidamente detallada.

d. Libro copiador de cartas:

A pesar de que no se enuncio antes, es importante mencionarlos pues algunos doctrinantes como el Dr Gabino Pinzon lo consideran obligatorio. Sirve para conservar la correspondencia que escribe el comerciante en relación con sus negocios, pues ella no solo contiene la historia íntima de muchas de sus actividades sino que puede utilizarse, lo mismo que la correspondencia que recibe y que también debe conservar completa y ordenada, como medio de prueba en las controversias comerciales.

Los anteriores fueron los libros que se han considerado obligatorios o principales, pero pueden llevarse también los denominados auxiliares. Los auxiliares se han generalizado hoy por la costumbre mercantil, pues aclaran y completan de manera extraordinaria los principales, ellos por tanto también deben ser llevados en debida forma para que así cumplan correctamente su finalidad.

Exigencias legales en relación con los libros:

El artículo 50 del Código de Comercio establece que la contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministren una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.

No basta que la historia de los negocios del comerciante sea clara y completa, que es lo que se persigue con la exigencia de un minino de libros, es necesario además que esa historia ofrezca alguna credibilidad, para que haya alguna certeza sobre el contenido de cada uno de ellos, especialmente cuando estos se utilizan como prueba en un juicio.

Si bien es cierto que no se tiene plena certeza de la veracidad de lo que se registra en los libros, pues es físicamente imposible, también lo es que al exigirse determinados requisitos legales respecto de ellos se puede fundar una presunción razonable de verdad.

Así pues, a continuación se mirara las exigencias impuesta por la ley: El registro: Con él se asegura la integridad material de los libros y la identidad de su dueño. El registro, como ya se dijo, no consiste en dejar los libros en la Cámara de Comercio, sino que se hace llevándolos a ella donde se realiza una diligencia, en la cual el secretario verifica que estén llevados en debida forma, y si es así se rubrican (es decir, cada hoja es firmada y numerada por el secretario), además el secretario establece en el libro del comerciante quien es su propietario y cual es su objeto, por último, deja constancia de la diligencia en un libro de la Cámara. Con todo lo anterior se dificulta hacer cambios, supresiones o intercalaciones de hojas que falsifiquen su contenido, además se impide que puedan ser utilizados por otra persona distinta a su dueño.

Integridad formal: Además de la material que ya se explico, se exige la formal, que consiste en que los asientos de los libros deben estar en orden cronológico de operaciones, también se debe anotar en ellos el

numero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden (ya que ambos deben coincidir, so pena de que carezca de eficacia probatoria), por otro lado, se prohíbe que:

• Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.

• Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

• Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos no producidas en forma de nuevo asiento (debe corregirse con un nuevo asiento en la fecha que se advierta).

• Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

• Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Si se infringen estas prohibiciones, se impondrán multas, sin perjuicio de las acciones personales correspondientes. Además, los libros carecerán de valor probatorio.

Por último, es importante recordar que los libros deben ser llevados en idioma castellano. Reserva y exhibición de los libros de contabilidad:

Reserva:

La Constitución Nacional consagra de manera expresa el derecho de toda persona para impedir que sus libros y papeles privados sean interceptados y registrados, si no es por la autoridad, mediante orden de funcionario competente, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Las excepciones al principio de reserva de los libros de contabilidad, esto es, los casos en los que ellos pueden ser revisados por las autoridades y en los que, consiguientemente, tiene el comerciante la obligación de exhibirlos, se justifican en razón de las funciones que cumple la contabilidad mercantil. Dichas

excepciones no pueden deducirse sino de textos expresos de la ley, sin la posibilidad de ampliarlos por analogía a casos distintos, ni en las leyes pueden preverse tales casos si no es para los tres fines claramente previstos en la Constitución Nacional, que son los siguientes:

1. Para buscar pruebas judiciales en controversias entre comerciantes y aun entre estos y personas no comerciantes, lo mismo que en investigaciones de delitos cometidos por los comerciantes o con su participación: Pues más adelante se vará el valor probatorio que ellos tienen.

2. Para la tasación de impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones: Porque el Estado tiene la necesidad de conocer o establecer en cualquier momento la verdad del patrimonio y de la renta del comerciante, pues la equidad de los impuestos que lo gravan se subordinan a esa verdad.

3. Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común: Porque la Constitución le ha encomendado al ejecutivo la inspección sobre ellos y le ha dado el derecho de inspeccionarlos y vigilarlos para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas, y que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los fundadores

Cuando el revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros, viole la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso.

Exhibición obligatoria:

Este es un derecho que se concede a los particulares que tengan necesidad de utilizar los libros del comerciante como prueba de hechos controvertidos, también es un derecho del Estado para informarse y hacer una adecuada tasación de los impuestos o hacer una fácil investigación de ciertos delitos. Por su parte es una obligación que tiene el comerciante de exhibir sus libros de contabilidad. La autoridad facultada para exigir la presentación de los libros no tiene que intentar o proponer la acción especial de exhibición regulada en el Código de Procedimiento Civil, pues le basta ordenar que se pongan a su disposición los libros. Pero el particular que necesite utilizarlos como prueba en una controversia, ha de pedir su exhibición en la forma legal, expresando con claridad los hechos que se propone demostrar.

Exhibición total o general:

Solamente cuando el legislador mismo ha considerado que puede ser necesaria la inspección o examen de todos los libros es posible que sea ordenada la exhibición de todos ellos. En otras palabras, si la exhibición

constituye una excepción a la reserva, la exhibición general es, a su vez, una excepción dentro de esa excepción.

La exhibición general de los libros del comerciante no pueden ordenarse por los jueces o tribunales civiles sino en los casos que expresa y taxativamente se han previsto en el Código de Comercio, esto es, “en los casos de liquidación obligatoria y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades”, lo mismo que en los procesos penales.

Exhibición parcial de los libros:

Esta exhibición no puede decretarse por los jueces y tribunales sino para fines exclusivamente probatorios, pues solamente las finalidades que se han analizado se han previsto en la Constitución como excepción a la reserva. Pero la exhibición ha de hacerse solamente en la parte pertinente de los libros, según los hechos que se trate de demostrar.

Ambas exhibiciones se practicaran en las oficinas del comerciante, en presencia de él o de la persona que lo represente. Lo primero que hará el juez, es verificar si son llevados conforme a lo establecido por la ley, para reconocerles o no el correspondiente valor probatorio. Por último, hará constar los hechos y asientos verificados.

Sanción por no acatar la obligación de exhibición:

El cumplimiento de la obligación de exhibir está garantizado con las sanciones previstas en la ley para la ocultación de los libros cuya exhibición haya sido debidamente ordenada. Tales sanciones no son las mismas ni operan del mismo modo, por eso es conveniente distinguir los siguientes casos:

1. Si la exhibición se solicita por un funcionario administrativo, en desarrollo de las funciones de inspección o de intervención oficial prevista en la Constitución y reguladas en las leyes: La ocultación o no presentación puede ser sancionada con las multas que se establecen en la ley contra quienes no acatan o no cumplen las ordenes de las autoridades competentes.

2. Si es un funcionario de instrucción criminal el que solicita la exhibición: La ocultación o no presentación puede generar que dicho funcionario disponga y practique el allanamiento y registro de las oficinas del comerciante, pues en la ley se le faculta para tomar tales medidas cuando sea necesario para buscar efectos o instrumentos de la infracción o libros o papeles que sirvan para comprobar el delito o para descubrir sus autores o participes.

3. Cuando la exhibición se ordene con fines probatorios en una controversia entre comerciantes: Recuérdese que ambos entonces deben llevar contabilidad en libros. Aquí se pueden dar tres hipótesis:

• Que, como ya se dijo no los exhiba a quien se le exigió, pero su contraparte sí los lleva y los tiene ajustados a las exigencias legales entonces, el fallo ha de fundarse totalmente sobre el contenido de estos libros, sin que el litigante que los ha ocultado pueda aducir prueba alguna en su favor.

• Si quien solicito la exhibición lleva sus libros pero no conforme a la ley, se desecharan y ambas partes podrán aducir otros medios probatorios. No puede colocarse a quien oculto los libros en posición de confeso, pues la contraparte se encuentra en posición de infractor de una obligación legal que se sanciona del mismo modo.

• Si quien solicito tampoco los lleva, se fallara con los demás medios probatorios que aduzcan 4. Cuando la exhibición se ordene con fines probatorios en una controversia entre comerciante y no

comerciante: Han de aplicarse las reglas del derecho común o del Código de Procedimiento Civil, por cuanto es una situación que no tiene reglamentación o sanción especial en el Código de Comercio. El Código de Procedimiento Civil establece que cuando hay oposición a la exhibición, si los hechos de los libros son susceptibles de confesión, se tendrán como probados, en caso contrario se tendrán como indicio en contra del renuente.

5. Cuando quien solicito la exhibición (comerciante o no) ofreció estarse o someterse solamente a lo que constara en dichos libros: En este caso al no presentarse los libros, el juez puede según las circunstancias, deferir el juramento supletorio a la parte que hubiere exigido la exhibición, es decir, entregar hasta cierto punto la suerte del juicio a la buena fe de la persona que de buena fe ofreció estarse a lo que conste en los libros de su contendor.

Hay que diferenciar primero si los libros se harán valer en un asunto civil, o en uno mercantil, pues varia tal valor.

Asuntos Civiles:

Aquí los libros hacen fe contra el que los ha escrito o firmado, pero solo en aquello que aparezca con claridad y de manera completa, y con tal que el que quiera aprovecharse de ellos no los rechace en la parte que le fuere desfavorable. (es un documento común y corriente y para servir de prueba se deben observar todas las

normas del Código de Procedimiento Civil).

Asuntos Mercantiles: Entre comerciantes:

Los libros y papeles del comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí. Como se puede ver aquí hay tarifa legal, pues bastan los libros del comercio, no es necesario ningún otro medio probatorio, lo que no sucedería en materia civil, pues ellos eventualmente

deberían ser complementados por otros medios probatorios.

Entre comerciante y no comerciante:

Los libros en este caso constituirán un principio de prueba por escrito, que necesitará ser complementado con otras pruebas legales.

La eficacia probatoria de los libros no es absoluta, pues esta subordinada al cumplimiento de una serie de condiciones que el legislador ha considerado necesarias para que puedan utilizarse con fines probatorios. Esas condiciones son las ya estudiadas párrafos atrás.

Eficacia probatoria de los libros en litigios entre comerciantes:

Pueden suceder varias cosas para las cuales se tienen las siguientes reglas:

a) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.

b) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuanta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión.

c) Si los libros de una de las partes se ajusta a la ley pero los de la otra no, se falla conforme a lo establecido en los bien llevados. No obstante, el que los llevo mal puede aducir cualquier medio probatorio y si con ellos logra destruir o desvirtuar el contenido de los libros de su contraparte, se fallara con base en los medios probatorios allegados.

d) Si los libros de ambas partes no se ajustan a la ley, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomaran en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio.

e) Si una de las partes lleva los libros ajustados a la ley y la otra no los lleva, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario, es decir, el que no los llevo ni siquiera podrá intentar aportar otras pruebas que desvirtúen el contenido de los llevados, y en caso de que las intente aportar le serán

inadmitidas.

La fe debida a los libros es indivisibles, es decir, quien se quiera beneficiar con los libros de un comerciante tiene que aceptar todas las enunciaciones que ellos tengan, sean o no favorables.

Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra. Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.