4) Flush the Log.
6.4 Software Engineering aspects
Inicialmente se interrogó sobre la definición de las funciones en cada dependencia, a propósito de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la institución. En el cuadro 2 se presentan las semejanzas y similitudes de los testimonios obtenidos. Existió similitud en las respuestas del personal entrevistado, en el sentido de considerar que se presentó una gran transformación entre la situación antes y después de la incorporación del Sistema de Gestión de Calidad. Existe la convicción de que el sistema otorgó organización y contribuyó a redistribuir las funciones, dando orden y permitiendo que cada persona se enfocara a su respectiva labor, a diferencia del pasado, cuando existía desorden y no había claridad en la operatividad de los procesos. Adicionalmente, el Sistema de Gestión de Calidad permitió la organización de cada proceso y las funciones están protocolizadas, es decir, estandarizadas y escritas, lo cual permite que el sistema no falle ante la ausencia de un funcionario. Esto se debe además a la existencia del Manual de Funciones y Competencias, donde se estipulan con claridad todos los cargos de la institución, contemplando funciones, habilidades, formación, educación y experiencia requeridas. De acuerdo a todos estos testimonios, uno de los beneficios obtenidos por la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Universidad del Valle Sede Tuluá es el orden que se logró en los procesos y funciones, teniendo en cuenta que esta característica no existía en la situación anterior a tal implementación. El orden permite que las funciones sean desarrolladas con claridad y mayor eficiencia, beneficiando la dinámica del sistema y contribuyendo al cumplimiento de la misión institucional. Fueron pocas las diferencias encontradas en los testimonios de los funcionarios de la institución. Algunos aportes al tema indican que el Manual de Funciones y Competencias, puede sufrir modificaciones o ajustes, teniendo en cuenta la dinámica de los procesos y las consideraciones que puedan presentarse desde la Sede principal de la Universidad en Cali. En el caso del subproceso de Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de la Biblioteca, se hizo la aclaración que se toma como base los manuales de procedimientos de la Universidad del Valle Cali, los cuales, a pesar de su mayor complejidad sirven de referencia para adaptar los instructivos de la Sede Tuluá; debido a que sólo en este subproceso se realiza esta observación, es importante aclarar que todos los instructivos de procedimiento de la Sede Tuluá toman como marco los manuales elaborados en la Universidad del Valle Cali. Las modificaciones o ajustes que se realizan al Manual de Funciones y Competencias, es producto del proceso de mejoramiento continuo,
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que sugiere que el sistema es dinámico y adaptable. En este sentido, es importante señalar que dicho manual está en función de los requerimientos de la ISO, con relación a las competencias. Un aporte importante realizado como diferencia, es la necesidad de que el Sistema de Gestión de Calidad sea interiorizado por los funcionarios, teniendo en cuenta que la complejidad del mismo hace necesario su permanente revisión.
Cuadro 1. Composición de la muestra.
NOMBRE CARGO TIEMPO EN EL CARGO DEPENDENCIA PROCESO
SUBPROCESOS MISIONALES DE FORMACIÓN
Libardo Castañeda Coordinador de Tecnología en Alimentos 6 Años y Medio Coordinación Tecnología en Alimentos Gestión Programas Académicos de Pregrado José Reinaldo Sabogal Coord inador de
Contaduría Publica 2 Años
Coordinación Contaduría Publica
Gestión Programas Académicos de Pregrado
Edgar Alberto Rojas
Coordinador de Ingeniería de Sistemas 2 Años (3 Años en la Institución Anteriormente Coordinador Tecnología En Sistemas). Coordinación Ingeniería de Sistemas Gestión Programas Académicos de Pregrado Harold Castillo Coordinador de Administración de Empresas 2 Años Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos de Pregrado Enelia Cedeño Coordinadora de
Trabajo Social 2 Años
Coordinación Trabajo Social Gestión Programas Académicos de Pregrado Carlos Alberto
Gómez Secretario Académico 10 Años Secretaría Académica
Gestión Programas Académicos de Pregrado Gustavo Linero Coordinador de Investigación y Posgrados 3 Años Investigación y Posgrados Gestión de Posgrados
Luz Marina Arango Auxiliar de Biblioteca 7 Años Biblioteca
Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de Biblioteca SUBPROCESOS DE APOYO Diana Constanza Marmolejo Coordinadora Administrativa 1 Año Y 6 Meses (3 Años como Auxiliar de Coordinación Administrativa Coordinación Administrativa Gestión Financiera Gestión de Bienes y Servicios y Gestión de Contratación y Compras Yina Marcela
Holguín Auxiliar de Calidad 3 Años
Oficina de Calidad y Mejoramiento Gestión Documental (También Participa del Proceso De Gestión de Mejoramiento)
SUBPROCESOS ESTRATÉGICOS Y DE EVALUACIÓN
Lina Patricia
González Secretaria Dirección 5 Años Dirección
Gestión de Comunicaciones María Eugenia Chaparro Coordinadora de Calidad 3 Años Oficina de Calidad y Mejoramiento Gestión de Calidad y Gestión Mejoramiento Hernán López Director Ejecutivo Fundación Univalle Sede Tuluá
3 Años Fundación Gestión de
Relaciones Laborales Fuente: Trabajo de campo realizado por los autores
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Cuadro 2. ¿Considera que existe una definición clara de las funciones en cada integrante de su dependencia y en la práctica se realiza el trabajo tal como lo señala su manual de funciones e instructivos de procedimiento?
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas Académicos Pregrado
Hoy en día existe una organización en todos los procesos correspondientes a las diferentes funciones están protocolizados y eso quiere decir que están estandarizados, escritos y montados en
Sistema de Gestión de Calidad. Coordinación
Contaduría Pública
Gestión Programas Académicos Pregrado
Todos los programas deben cumplir los procedimientos establecidos en todos los registros
del proceso de calidad que se hizo. Coordinación
Ingeniería en Sistemas
Gestión Programas
Académicos Pregrado Si efectivamente hay una asignación de funciones claras para cada proceso. Esa claridad no se presenta para cada cargo
Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos Pregrado Si, en un porcentaje en un 70 % o 80% pero de igual forma falta interiorizar mucho. En Sistema de Gestión de Calidad hay unos
normogramas unos procedimientos, que requiere
permanentemente su interiorización Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas Si, las funciones están claramente definidas y lo están por parte de la escuela de trabajo social.
Secretaría
Académica Gestión Actividades Académicas
Las funciones están definidas tanto para el cargo de Secretario Académico como para el de auxiliar,
están totalmente definidas. Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
Si, el manual ha sufrido algunos ajustes, porque aquí prima el procedimiento académico establecido
por resolución en la Universidad
El manual ha sufrido algunos ajustes.
Biblioteca
Gestión de Material Bibliográfico y Servicios
de la Biblioteca
Con respecto a la biblioteca se ha tomado como base los manuales de procedimientos de la biblioteca de Cali. Coordinación Administrativa Gestión financiera, Gestión de bienes y servicios y contratación y compras
El sistema contribuyó a organizar y a redistribuir las funciones, dando orden y cada persona se
enfocara en su respectiva labor. Oficina de
Calidad y Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión
de la Calidad)
Si, en el manual de funciones y competencias por las funciones están claramente establecidas para
cada cargo. Dirección Gestión Comunicación
Se ha establecido un manual de funciones, que anteriormente no existía, por lo que cada uno es
más consciente de sus deberes y funciones. Oficina de
Calidad y Mejoramiento
Gestión de la Calidad y Gestión Mejoramiento
Si, existe un manual de funciones y competencias ya establecido con anterioridad para todos los
cargos de la institución, en él se contempla funciones, habilidades, experiencia.
El manual está realizado en función de lo que exige la norma ISO que es la parte de
competencias. Fundación Gestión Relaciones Laborales Están claras la gente cumple con sus funciones.
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El Manual de Funciones y Competencias tiene como propósito, estipular en detalle todas y cada una de las responsabilidades de los distintos cargos implicados en los procesos y subprocesos, para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad. Sin embargo, resultó importante preguntar sobre las funciones adicionales que se realizan en la institución en cada proceso (ver cuadro 3).
Al respecto, existieron semejanzas en las respuestas de los entrevistados/as con relación a la realización de funciones adicionales a las estipuladas en el Manual de Funciones y Competencias. La razón principal para esto es que la propia dinámica del sistema y las nuevas necesidades que van surgiendo, hacen que las funciones que se realizan necesariamente todas no están contenidas o estipuladas en el manual. Esto es coherente con la Teoría de los Sistemas de Bertalanffy (2006), la cual afirma que las organizaciones son como organismos vivos, en constante interacción con el entorno, motivo por el cual se convierten en instituciones dinámicas que requieren constante ajuste para el correcto funcionamiento.48
Es factible que en el desarrollo de las diferentes funciones asignadas a los cargos, surjan nuevas actividades, por esto, al interior del Sistema de Gestión de Calidad existe un proceso de evaluación denominado Gestión de Mejoramiento, cuyo principal objetivo es precisamente incorporar esas nuevas formas de hacer las actividades según las necesidades que se vayan presentando.
Debido a lo anterior, el Manual de Funciones y Competencias incorpora unas responsabilidades primordiales, dejando espacio para el desarrollo de otras adicionales al incluir el concepto “todas las demás funciones asignadas por la dirección” que constata la naturaleza dinámica del sistema.
Entre las diferencias encontradas en las respuestas de los entrevistados/as, se encontraron aspectos concretos como el caso del proceso Gestión de Posgrados, el cual indica que no se tienen funciones fuera de lo estipulado y no existe un ámbito libre de participación. En este caso se sustenta la afirmación en torno a que no se pueden exceder los límites de la normatividad que es impuesta por el Manual de Funciones y Competencias, en el caso que llegase a existir una diferencia sustancial, prima la normatividad institucional, además se admite la existencia de casos puntuales en los cuales se puede encontrar un vacío lo cual es propio de un sistema dinámico.
Otro aspecto importante encontrado en la realización y comparación de las entrevistas, tiene que ver con la dificultad que existe en algunas áreas para identificar las funciones que deben realizar y cuáles no. Esta falta de claridad se presenta en la Coordinación de Administración de Empresas, considerando que
48
BERTALANFFY, Ludwig Von. Teoría general de los sistemas: fundamentos, desarrollo, aplicaciones. Trad. de Juan Almela. 2ª ed. México: FCE, 2006
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los coordinadores de los programas académicos nombrados son docentes, y coordinan programas lo cual puede generar ambigüedad en sus funciones.
Cuadro 3. ¿Qué tipo de funciones adicionales a las estipuladas en su manual de funciones realiza?
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas Académicos Pregrado
Debido a la dinámica del sistema y las nuevas necesidades que van surgiendo, es claro que las funciones que se realizan
necesariamente todas no están en el manual. Lo que se hace es registrarlas y
luego incorporarlas a través del área de calidad al proceso.
Coordinación
Contaduría Pública Académicos PregradoGestión Programas
En el manual de funciones quedan establecidas las que deben realizar los
coordinadores, sin embargo en el transcurso de sus funciones es factible
que aparezcan cosas nuevas. Coordinación
Ingeniería en Sistemas Académicos PregradoGestión Programas
Las funciones que se realizan están en el manual de funciones. Se realizan modificaciones normales de acuerdo al
mejoramiento continuo, pero las funciones que se realizan son las que
están en el manual. Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos Pregrado En el caso de los coordinadores se presentan problemas para identificar las
funciones, debido a que son docentes nombrados
coordinadores de un programa académico que es
de Cali, rigiéndose por las normas de ésta, pero en la Sede se les asigna otras funciones. Por lo tanto, es difícil identificar a través del manual de funciones, cuáles se deben realizar y cuáles no. Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas
No, todas están contempladas en el manual
de funciones. Secretaría Académica Gestión Actividades Académicas
Dentro de los procedimientos se estipulan las funciones primordiales de lo que se debe manejar dentro del área, pero hay unas funciones adicionales, pero que no se escriben porque no son periódicas. Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
No tenemos funciones fuera de lo estipulado, es decir no
hay un ámbito libre de participación. Biblioteca
Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de
la Biblioteca
Si se realizan funciones adicionales y otras que están estipuladas no se realizan. Se pide el ajuste del manual pero en ocasiones no son aceptados.
54 Continuación cuadro 3.
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Administrativa
Gestión financiera, Gestión de bienes y servicios y contratación y compras
En el seguimiento a los convenios institucionales se
realizan algunas funciones relacionadas con la parte financiera específicamente por los recursos financieros que se involucran, pero en el manual de funciones no está estipulado que correspondan
a la gestión financiera. Oficina de Calidad y
Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión de
la Calidad)
Se realizan ajustes porque los procesos son dinámicos.
Dirección Gestión Comunicación
Ninguna, puede que existan algunas actividades que no estén tan explicitas en
el manual de funciones, pero se incluye en “todas las demás funciones asignadas
por la dirección” Oficina de Calidad y
Mejoramiento
Gestión de la Calidad y Gestión Mejoramiento
No, en el momento los manuales se encuentran actualizados, y los procedimientos cada dueño de proceso
debe estar pendiente si el hizo algún cambio de ir a actualizar inmediatamente Fundación Gestión Relaciones Laborales
Se realizan otro tipo de actividades, porque la dinámica de la Universidad lo
requiere.
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