Al acceder a la página de inicio del portal de Inscripciones Deportivas en https://entries.rio2016.com, será redirigido a la pantalla de conexión. Introduzca su nombre de usuario y su contraseña. Luego, aparecerá la pantalla de bienvenida (véase la pantalla 1 a continuación). En la barra superior (véase a continuación), un botón ofrece la opción de cambiar el idioma a francés.
Nota: Al utilizar el sistema SEQ, no es posible volver a la pantalla anterior haciendo clic en el botón Atrás del navegador.
Pantalla de bienvenida
Pantalla 1: Data Entry y Utility
La pestaña Data Entry debe ser utilizada para realizar las inscripciones. La pestaña Utility debe ser utilizada para revisar, comprobar o exportar sus datos y para el envío definitivo de las inscripciones.
Opciones de Data Entry (Ingreso de datos)
Pantalla 2: Data Entry
La pestaña Data Entry ofrece tres opciones: Individual
Inscription, Group Inscription y Horses. Estas tres pestañas
deben ser utilizadas para inscribir a atletas, equipos y caballos respectivamente.
Opciones de Utility (Utilidad)
Pantalla 3: Utility
La pestaña Utility ofrece cuatro opciones: Athlete Inscriptions
Export, Organization Broken Quotas, Report Preview y Final Entries Submission. Las tres primeras opciones deben ser utilizadas para
revisar y gestionar los datos ingresados. La opción Final Entries
Submission corresponde al último paso del proceso de inscripciones,
Inscripciones individuales (pantallas 4–9)
Pantalla 4: Data Entry > Individual Inscription
Esta pantalla ofrece varias maneras de buscar al atleta que se desea inscribir:
• Número de registro • Apellido y nombre de pila
• Haciendo clic en Search y seleccionando al atleta desde la lista que aparecerá
• Seleccionando la disciplina, haciendo clic en Search y, desde la lista que aparecerá, seleccionando al atleta.
Pantalla 5: Data Entry > Individual Inscription
Use el menú desplegable Discipline para seleccionar la disciplina deseada. En el siguiente ejemplo seleccionamos AT – Athetics
Pantalla 6: Data Entry > Individual Inscription > Discipline: AT – Athletics (Atletismo) > Search:
La siguiente pantalla muestra la lista de todos los atletas correspondientes a la disciplina seleccionada. Puede utilizar la barra de desplazamiento ubicada en la parte derecha para deslizar la lista de los atletas. Si la lista ocupa más de una página, puede pasar a la página siguiente haciendo clic en la flecha verde ubicada en la parte inferior de la barra de desplazamiento. Tenga en cuenta que el número total de registros aplicables aparecerá debajo de la última línea de la lista.
Pantalla 7: Data Entry > Individual Inscription > Discipline: AT – Athletics (Atletismo) > Search > haga clic en el atleta que desea
inscribir (en este ejemplo: Matheus de Paula).
Una vez que haya seleccionado un atleta, aparecerán todos los eventos disponibles para su inscripción. En el siguiente ejemplo, aparecen todas las pruebas de atletismo que están disponibles para el atleta Matheus de Paula.
Pantalla 8: Data Entry > Individual Inscription > Discipline: AT – Athletics (Atletismo) > Search > atleta Matheus de Paula > Men’s 100m: Add Inscription > ventana emergente Men’s 100m.
Compruebe los datos en los campos predeterminados (de estar disponibles), o bien complete la información cuando sea necesario. Si identifica alguna discrepancia en los datos que aparecen en los campos predeterminados, deje un comentario en el cuadro NOC Comments. Una vez finalizado, presione en
Submit para guardar su inscripción. Puede editar, reenviar o
borrar una inscripción en cualquier momento antes de enviar sus inscripciones definitivas. No obstante, no podrá editar o borrar ninguna información una vez enviadas las inscripciones definitivas (Véase a continuación en las pantallas 18–20: Utility >
Pantalla 9: Data Entry > Individual Inscription > Discipline: AT – Athletics (Atletismo) > Search > atleta Matheus de Paula > Inscribed Events.
Una vez que haya enviado una inscripción, podrá ver todos los eventos en los que el atleta en cuestión ya está inscrito, así como todos los eventos en los cuales aún puede ser inscrito (desplace el cursor hacia abajo para ver la lista completa). Puede continuar inscribiendo al mismo atleta en otros eventos, siempre y cuando la disciplina permita inscripciones múltiples; de lo contrario, puede volver a la pantalla Individual Inscription para seleccionar otro atleta.
Inscripciones de Grupos (pantallas 10-13)
Pantalla 10: Data Entry > Group Inscription (1)
Los CON que se hayan clasificado para las competiciones de Baloncesto (BK), Voleibol de Playa (BV), Fútbol (FB), Balonmano (HB), Hockey sobre césped (HO), Voleibol (VO), Waterpolo (WP) o Rugby (RU), antes de la puesta en marcha del sistema SEQ el 1° de junio de 2016, tendrán sus equipos ya añadidos a la base de datos de Río 2016. Estos equipos se visualizarán en la pantalla. Haga clic en un equipo, ingrese los atletas y complete todos los campos requeridos, tal y como se muestra en las pantallas 12 y 13 a continuación.
Pantalla 11: Data Entry > Group Inscription > Discipline: BD – Badminton (Bádminton) > Evento: BDX002 – Mixed Doubles>
seleccione atletas haciendo clic en las flechas verdes bajo
Reg. Number. Al presionar en una flecha verde, aparecerá una
ventana emergente con la lista de los atletas disponibles para su selección en la prueba escogida, tal y como se muestra en la pantalla 12.
Pantalla 12: Data Entry > Group Inscription > Discipline: BD – Badminton (Bádminton) > Evento: BDX002 – Mixed Doubles >
seleccione atletas haciendo clic en las flechas verdes bajo Reg.
Number. > Select athletes
Seleccione el número necesario de atletas por equipo o por grupo desde la lista.
Pantalla 13: Data Entry > Group Inscription > Add New > Discipline: BD – Badminton (Bádminton) > Evento: BDX002 – Mixed Doubles >
seleccione atletas haciendo clic en las flechas verdes bajo Reg. Number. Complete todos los campos con los datos específicos de cada
evento para cada atleta. Para ciertos deportes, algunos campos se completarán previamente con datos provenientes de la base de datos de la FI correspondiente. Si identifica alguna discrepancia con respecto a los datos predeterminados, haga llegar su comentario a través del cuadro NOC Comments. Cuando se hayan completado todos los campos, haga clic en Submit para completar la inscripción del grupo
Registro de caballos
Pantalla 14: Data Entry > Horses > Add New
Los CON que tengan atletas que participen en eventos ecuestres deberán registrar los caballos participantes y los de reserva antes de inscribir a los atletas. Todos los campos en la pantalla deben ser completados. Una vez que todos los campos hayan sido completados, haga clic en Submit para registrar al caballo.
Exportación de Inscripciones de Atletas
Pantalla 15: Utility > Athlete Inscriptions Export
Toda la información ingresada en el sistema puede ser exportada con la función Athlete Inscriptions Export. Se pueden seleccionar el número de disciplinas que se desee cada vez que se haga una exportación. Para seleccionar más de una disciplina, mantenga presionada la tecla Ctrl de su teclado y seleccione las disciplinas que desee exportar. Luego, haga clic en Search, seleccione a los atletas que desea incluir y haga clic en Athlete Data Export. Recomendamos utilizar Microsoft Excel para abrir el archivo.
Cuotas incumplidas
Pantalla 16: Utility > Organization Broken Quotas > Discipline: All > Search
Utilizando la función de búsqueda de la pantalla de
Organization Broken Quotas, obtendrá una lista de disciplinas y
eventos cuya regla de cuotas haya sido infringida (puede buscar en una o en todas las disciplinas).
Vista Previa de Informe
Pantalla 17: Utility > Report Preview
Podrá obtener una vista previa de su informe de inscripciones antes de acceder a la pantalla Final Entries Submission utilizando la función Report Preview, lo que le permitirá corroborar todos los datos tal y como aparecerán en el envío definitivo al departamento de Inscripciones Deportivas de Río 2016. Simplemente debe hacer clic en en Report Preview para que aparezca el informe.
Envío definitivo de inscripciones (pantallas 18–20)
Pantalla 18: Utility > Final Entries Submission
La última etapa del proceso es el envío definitivo de
inscripciones. Para enviar todas sus inscripciones, acceda a la pantalla Final Entries Submission desde la pestaña Utility. En esta pantalla, usted debe marcar la casilla I Agree antes de presionar en Submit Entries.
Pantalla 19: Utility > Final Entries Submission > marque la casilla I Agree > presione Submit Entries
Después de haber hecho clic en Submit Entries, aparecerà un mensaje que le recordará que, una vez que haya enviado sus inscripciones, el acceso al sistema pasará a ser únicamente en modo de lectura y no podrá editar sus inscripciones. Si desea continuar, haga clic en OK.
Pantalla 20: Utility > Final Entries Submission > marque la
casilla I Agree > presione Submit Entries > presione OK. Una vez que haya hecho click en OK, el envío de sus
inscripciones habrá finalizado y ya no podrá editarlas. Cualquier modificación que desee realizar en sus inscripciones después del envío definitivo, pero antes del 18 de julio de 2016, deberá ser comunicada directamente a su persona de contacto para las inscripciones deport
ANEXO 2: PREGUNTAS Y RESPUESTAS
¿Tendré a una persona específica para hablar sobre posibles problemas en las Inscripciones Deportivas?
Sí. Un miembro del equipo de Inscripciones Deportivas será asignado a su CON y servirá como su punto de contacto hasta su DRM. Este punto de contacto será parte del equipo de Río 2016 durante los pre-DRM y estará disponible para ayudar a resolver cualquier problema durante el proceso de inscripciones.
¿Dónde puedo encontrar los criterios de clasificación para cada deporte?
Los criterios de clasificación para cada deporte se pueden encontrar en NOCnet en http://extranet.olympic.org.
¿Qué es un “P athlete” (atleta P)?
Un P alternate athlete (atleta P alternativo) es un atleta que no
compite pero que es identificado como sustituto en caso de que
un atleta deba ser reemplazado. Todas las reglas de clasificación y de elegibilidad se aplican igualmente a los atletas P.
¿Qué es un “reserve athlete” (atleta de reserva)?
Un atleta de reserva es un atleta que compite en uno o más eventos, mientras que, al mismo tiempo, es identificado como sustituto para otro evento siempre que esté clasificado. Por ejemplo, un atleta que participa en los 100m planos de atletismo podría ser sustituto para los 200m planos con la condición que esté dentro del estándar de clasificación.
¿Cuándo podemos ser capacitados para el uso del sistema?
Durante la visita del CON, Foros Regionales y los pre-DRM. Por supuesto que el equipo de Inscripciones Deportivas está disponible, en todo momento, a través de correos electrónicos o por teléfono, para asistirlo ante cualquier duda que pueda tener.
¿Habrá una línea de ayuda?
Habrá una línea directa las 24 horas del día, a partir del 1 de junio de 2016 hasta las 23:59 del 18 de julio de 2016. El número es +55 (21) 2016 6656.
¿Qué es LAR?
LAR es el acrónimo para Late Athlete Replacement o Sustitución Tardía de Atletas. Es una política del COI que define claramente las reglas y los procesos para la sustitución de un atleta, en la
¿Dónde puedo encontrar el LAR?
El LAR está disponible en http://extranet.olympic.org y en https:// rioexchange.rio2016.com. El LAR viene acompañado de un anexo, el cual es actualizado reularmente y también se puede encontrar en las direcciones ya mencionada.
¿Qué pasa si quiero realizar un cambio después del Envío Final de Inscripciones?
Tiene que entrar en contacto con el Coordinador de Inscripciones Deportivas que le haya sido asignado y explicar el tipo de cambio que desea realizar. Dependiendo del asunto, usted contará con asistencia sobre cómo proceder.
¿Se necesita conexión a Internet para acceder al sistema SEQ?
Sí.
¿Está disponible el sistema SEQ en algún idioma aparte del inglés?
El sistema tiene una opción para el idioma francés. Puede seleccionar el idioma que desee en la página de inicio. Una vez seleccionado el idioma, el sistema guardará la configuración de este idioma por defecto, por lo tanto no necesitará cambiar de idioma cada vez que se conecte.
¿Cuándo me enviarán mi nombre de usuario y contraseña?
Se le enviarà su nombre de usuario y su contraseña para el sistema SEQ cuando el equipo de Río 2016 haya recibido su Formulario de solicitud de cuenta de usuario y su Formulario de confirmación de autorización para inscripciones deportivas. Ambos formularios deberán ser remitidos al equipo de Río 2016 antes del 28 de febrero de 2016. Si una misma persona ha sido designada para utilizar los sistemas de Acreditación y SEQ, usará el mismo nombre de usuario y la misma contraseña para acceder a ambos sistemas.
¿Qué debo hacer si olvido mi contraseña?
Habrá un enlace llamado Forgot Your Password? (¿Olvidó su contraseña?) en la pantalla de inicio de conexión. Haga clic en el enlace y siga las instrucciones para recuperar la contraseña por correo electrónico.
¿Qué debo hacer si necesito cambiar a la persona nominada para realizar las inscripciones del CON? ¿Existe un
procedimiento específico que deba seguir?
Deberá completar nuevamente el Formulario de solicitud de cuenta de usuario y el Formulario de confirmación de autorización para inscripciones deportivas, firmado por el
Jefe de Misión del CON, el Presidente o el Secretario General, y enviarlo a su persona de contacto para las inscripciones deportivas. Su persona de contacto cancelará de inmediato las credenciales existentes y emitirá un nuevo nombre de usuario y una nueva contraseña.
¿Cuándo puedo usar el sistema SEQ?
El sistema SEQ se lanzará el 1 de junio de 2016, y permanecerá operativo para que los CON realicen cambios hasta la fecha límite de las inscripciones, esto es, a las 23:59 horas. (GMT-4) del 18 de julio de 2016.
¿Debo completar todas mis inscripciones al mismo tiempo, o puedo guardar la información y volver posteriormente para agregar más información/inscripciones.
Puede guardar información y volver a editar, borrar o revisar sus inscripciones en cualquier momento. Esta función es uno de los beneficios del sistema de inscripciones en línea.
¿Qué debo hacer si no tengo toda la información necesaria en el sistema? ¿No podré enviar mis inscripciones?
No. Puede procesar e inscribir a sus atletas incluso si parte de la información solicitada no está; sin embargo, tenga en cuenta que usted deberá entregar esta información durante su DRM o durante la reunión técnica de cada deporte, lo cual causará retrasos.
Mi CON está en espera de una reasignación de cupos. ¿Puedo inscribir al atleta y confirmar la obtención del cupo durante la DRM?
Sí. Debe inscribir al atleta en su evento correspondiente, y el equipo de Inscripciones Deportivas verificará todas las reasignaciones de cupos posibles con la respectiva FI.
¿Qué debo hacer si encuentro una discrepancia con los datos previamente cargados?
Todos los datos cargados previamente se han transferido desde las bases de datos de las respectivas FI. Existe un campo llamado
NOC Comments donde podrá indicar sus discrepancias o
desacuerdos. El equipo de Inscripciones Deportivas lo contactará inmediatamente para corroborar y clarificar la información en cuestión.
¿Cómo sé cuántos Atletas P puedo inscribir?
en los Juegos Olímpicos – Especificaciones Detalladas”), así como los detalles de todos los cupos. Los CON deben inscribir sus Atletas P para Fútbol, Balonmano, Hockey sobre césped y Esgrima. Los otros atletas P serán tratados únicamente por el equipo de Acreditación de Río 2016.
¿Debo firmar el Informe Final de Envío y enviarlo nuevamente a Río 2016?
No. El equipo de Inscripciones Deportivas tiene acceso a su informe en línea.
¿Qué sucede si no envío mis inscripciones en el plazo establecido?
El sistema pasará automáticamente a modo “sólo lectura” justo después del plazo de entrega de las inscripciones, el cual finaliza a las 23:59 (GMT -4) del 18 de julio de 2016. Transcurrido este plazo, usted no podrá editar ninguna información en el sistema.
¿Cómo puedo contactarlo?
Puede contactar directamente al Coordinador de Inscripciones Deportivas que le haya sido asignado, o bien escribirnos a [email protected]. Asegúrese de enviar siempre una copia a su persona de contacto del CON al entrar en contacto con el equipo de Inscripciones Deportivas.