4 'CLARITY AND ENERGY'
SOURCES OF DECREASE
Las simulaciones de Bizagi Modeler son muy importantes porque arrojan información valiosa para diagnosticar el funcionamiento de la Subdirección de Radiodifusión al momento de llevar a cabo el desarrollo de los trámites objeto de estudio, debido a que usa el estándar BPMN, el cual modela de manera secuencial los procesos y/o procedimientos que rigen la operación de inicio a fin (Lucidchart, 2018).
Las simulaciones en Bizagi Modeler constan de cuatro (4) niveles, los cuales se utilizan de acuerdo con los análisis a realizar. Los niveles son:
• Nivel 1: Validación del proceso • Nivel 2: Análisis de tiempo • Nivel 3: Análisis de recursos • Nivel 4: Análisis de calendarios
Los niveles superiores incorporan información más detallada que el nivel anterior, permitiendo realizar análisis coherentes de los procedimientos (Bizage Modeler, 2017). Bizagi Modeler (2017) recomienda iniciar las simulaciones por el nivel 1 y así sucesivamente hasta llegar al nivel 4. Así mismo recomienda seguir los siguientes pasos para cada simular cada nivel:
• Recopilar los datos de proceso para la simulación. • Ingresar los datos en los elementos que lo requieran. • Correr la simulación.
• Interpretar y presentar los resultados.
A continuación, se documentará el alcance de cada nivel de simulación:
1. Nivel 1 - Validación del proceso: Bizagi Modeler (2017) establece que el Nivel 1 permite asegurar que el diagrama de flujo del procedimiento se haya realizado correctamente, para lo cual se realiza una validación del mismo verificando que el número de entradas de token sea el mismo número de salidas y que las probabilidades de decisión en las compuertas estén bien definidas (Bizage Modeler, 2017).
La configuración que se realiza en este nivel consiste en establecer el número de llegadas de cada token, es decir, el número de solicitudes que entran a la Subdirección de Radiodifusión Sonora de cada trámite. Así mismo se configuran las compuertas, en el sentido de establecer la probabilidad de ocurrencia de la decisión (Bizage Modeler, 2017).
2. Nivel 2 - Análisis de tiempo: En este nivel se establece el tiempo total de ejecución del procedimiento, pero no se tiene en cuenta los recursos que se requieren para desarrollar cada actividad (Bizage Modeler, 2017). Bizagi Modeler (2017) establece que en este nivel se “asume una capacidad infinita para que no haya demoras en el flujo. Esta es la situación ideal bajo el flujo y tiempos de procesamiento dados” (Bizage Modeler, 2017).
La configuración que se realiza es la siguiente:
• Intervalo de llegadas: se define el intervalo de tiempo entre llegadas de las solicitudes, hasta que ingresen el número máximo de solicitudes establecidas (Bizage Modeler, 2017).
• Tiempo de procesamiento: se define la cantidad de tiempo que se requiere para que cada actividad del procedimiento procese una solicitud. Este tiempo se cuenta a partir que la solicitud (token) llega a la actividad hasta que sale de la misma (Bizage Modeler, 2017).
La simulación del presente nivel arroja los siguientes resultados: - Número de solicitudes completadas.
- Número de solicitudes iniciadas.
- Tiempo mínimo de procesamiento de cada actividad y tiempo mínimo total de procesamiento del procedimiento.
- Tiempo máximo de procesamiento de cada actividad y tiempo máximo total de procesamiento del procedimiento.
- Tiempo medio de procesamiento de cada actividad y tiempo medio de procesamiento del procedimiento.
- Tiempo total empleado para procesar el procedimiento.
3. Nivel 3 - Análisis de recursos: En el presente nivel se analiza el rendimiento del procedimiento teniendo en cuenta recursos finitos, es decir, los recursos que la Subdirección de Radiodifusión Sonora requiere para desarrollar cada actividad (Bizage Modeler, 2017). Teniendo en cuenta la naturaleza de la Subdirección, los recursos son los colaboradores.
Una característica importante del presente nivel es que las solicitudes (token) tendrán que esperar para ser procesadas, en algún momento, por el colaborador en cada actividad del procedimiento, generando cuellos de botella que conllevan a aumentar los tiempos de procesamiento de todo el procedimiento y así mismo se reduce su capacidad (Bizage Modeler, 2017).
Los resultados de este nivel permitirán evaluar las siguientes medidas de desempeño: - Sobre utilización de recursos
- Costos totales asociados a los recursos - Costos totales asociados a las actividades - Tiempo de esperas para procesar las solicitudes
- Estimación del tiempo de ejecución del procedimiento de manera más precisa.
La configuración que se realiza es la siguiente:
• Recursos: Se establecen los recursos que se requieren para ejecutar cada procedimiento (colaboradores). Así mismo se configura el número de recursos por actividad y sus respectivos roles. • Costo de los recursos: Por cada recurso se pueden establecer costos fijos o por hora.
o Costos fijos: Se genera cada vez que un colaborador atiende una solicitud ( (Bizage Modeler, 2017).
o Costo por hora: Se genera por cada hora que un recurso emplea procesar una solicitud (Bizage Modeler, 2017).
Realizada la simulación de este nivel, se obtienen los siguientes resultados: - Los mismos resultados de la simulación del Nivel 2.
- Tiempo mínimo que una solicitud tuvo que esperar para ser ejecutada - Tiempo máximo que una solicitud tuvo que esperar para ser ejecutada - Tiempo promedio que una solicitud tuvo que esperar para ser ejecutada
- Desviación estándar del tiempo que una solicitud tuvo que esperar para ser ejecutada. - Costo total de ejecutar una actividad durante la ejecución de la simulación.
4. Análisis de calendarios: Establece la disponibilidad de recursos en el tiempo, es decir, en este nivel se configura el tiempo en que los recursos no están disponibles. Un ejemplo de ello es cuando salen de vacaciones.
La configuración de este nivel permite aproximar más a la realidad los resultados de la simulación.
Es importante resaltar que, para el desarrollo de este proyecto no se tendrá en cuenta este último nivel, debido a que no incide de manera considerable en la ejecución de los procedimientos de la Subdirección de Radiodifusión Sonora.