En la actualidad, se tienen proyectos en la empresa de Consultoría de tamaños medianos y grandes que no cuentan con el soporte de una Oficina de Proyectos (PMO). No se cuenta con el soporte necesario dentro de los Proyectos de la División de BPO, ya que la metodología existente se usa en un 50% y no tiene un soporte adecuado.
La metodología de Dirección de Proyectos existente no se usa de manera eficiente, salvo cuando se tiene algún tipo de auditoria interna en base al Sistemas de Gestión de Calidad (ISO 9000 V 2008). El personal que participa en la Dirección de Proyectos no se encuentra capacitado en la metodología. Los proyectos se enfrentan sin tener un plan de dirección ni procedimientos de gestión de riesgos. Además, existen todavía muchos procesos manuales en la Dirección de Proyectos.
Por otro lado, los proyectos (servicios implementados) presentan un alto riesgo frente a la aplicación de altas penalidades por parte de los clientes. No se cuenta con la información centralizada que se genera en los proyectos, lo que ocasiona que la búsqueda de algún documento tome demasiado tiempo como días, semanas y meses. No se puede estimar con un buen nivel de exactitud las posibles penalidades que nos puedan aplicar los clientes en el Portafolio de Proyectos.
Se tienen proyectos grandes donde no se tiene un control de los entregables que se tienen que presentar en las fechas predefinidas en el cronograma. Asimismo, no se cuenta con un sistema de alertas o de semáforos que indique con anticipación la fecha de presentación. Por ejemplo, que alerte sobre el vencimiento de las fechas de los más de 1000 entregables en un proyecto de 3 años que actualmente tiene la Empresa de Consultoría.
No se cuenta con un plan de gestión de riesgos que pueda realizar un buen seguimiento a los diferentes tipos de riesgos que tenemos y no se conoce la forma de mitigar los riesgos de manera oportuna. Asimismo, no se tiene un Plan de Dirección del Proyecto para saber hacia dónde se dirige el Proyecto. Además, no se tiene un buen balance de línea automático para los proyectos y los servicios, y no se tiene una cultura de monitorear y controlar el proyecto.
No se seleccionan bien a los proveedores, ya que no se cuenta con un buen procedimiento definido para tomar decisiones sobre que proveedor elegir. Por no tener el procedimiento bien definido de adquisiciones, se tienen que realizar comités de compras con el área de administración, sobre todo para los casos de proyectos grandes. En el caso de ejecutar proyectos en consorcio, se debe convocar a Comité de compras una vez a la semana, como mínimo, en la etapa pre operativo del proyecto.
En los primeros meses, se tiene un exceso de documentación que cada proyecto lo gestiona como puede y según su capacidad de recursos. No se tiene mapeados en algunos proyectos y/o servicios cada uno de los procesos y si se realiza, no se tiene una mejora continua del proceso. Además, no se cuenta con planes de contingencia para las sedes regionales (Piura, Chiclayo, Trujillo, Arequipa, Ica, Junín).
No se cuenta con Plan de Continuidad de Negocios (PCN). Se viene trabajando el día a día y como no se tiene un órgano de control y de soporte dependiendo del Proyecto cada Gerente de Proyecto o Jefe de Proyecto trata de alguna forma de adoptar una forma de trabajo, lo que genera un proceso no estandarizado, lo cual no se puede medir y por lo tanto difícil de controlar. Asimismo, no se tiene una uniformidad de la forma en cómo deben de ejecutar el proyecto y/o servicio. Por ello, se necesita de un ente que pueda ayudar en la Dirección de Proyectos que permita estandarizar los
procesos de gestión y apoyar a los gerentes de proyectos para lograr los objetivos de los proyectos. Este ente o estructura funcional que se necesita es la PMO de la BPO propuesta.
CAPÍTULO 4
PROPUESTA DE DISEÑO DE LA PMO
En este capítulo se elabora el diseño de la PMO de la BPO para la Empresa de Consultoría que incluye la definición del tipo de PMO a implementar a base de su situación actual. Para elaborar este diseño se toma en cuenta las expectativas, beneficios esperados, la cultura de la empresa, la estructura de la organización, el nivel de madurez de la Dirección de Proyectos y las restricciones de la organización. Luego se continuará con la definición del planeamiento estratégico de la PMO de la BPO que incluye la definición de la misión, visión, valores, factores críticos de éxito y beneficios esperados de la PMO de la BPO. Luego del diseño estratégico, se procederá al diseño funcional donde se definirán los procesos y funciones principales, se identificarán a los interesados, así como sus roles. Se desarrollarán las funciones propuestas a base del tipo de PMO elegida. Luego se propondrá un plan para el diseño a mediano plazo, identificando los riesgos e indicando un plan de respuesta a estos riesgos. Finalmente, se presentarán los costos estimados del propuesto de la PMO de la BPO.