1. INTRODUCTION
1.8. Spiritually Transformative Self-Narratives
El análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es una herramienta que permitiré determinar un análisis detallado de los factores internos y externos que influyen en la institución y de los aspectos que le ayudan a destacar en forma positiva. Este análisis será de mucha ayuda para la Cooperativas de Carga Pesada Presidente, ya que le permitirá conocer las variables que le afectan y tratar de disminuirlas.
A continuación se presenta el análisis FODA de la Cooperativa de Carga Pesada Presidente:
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Gráfico 14 Análisis FODA
Elaborado por: Autora
Interno Externo P os itiv o Nega tiv o Debilidades D1: Carencia de un manual de procedimiento contable y administrativo.
D2: No realizan una adecuada segregación de las funciones.
D3: Falta de pagos de las cuotas por parte de los socios.
D4: Falta de conocimientos de los socios respecto a la gestión financiera y administrativa de la Cooperativa.
D5: Personal administrativo sin capacitaciones acerca de su cargo.
D6: No aplican indicadores para medir el cumplimiento de objetivos y metas.
Amenazas
A1: Surgimiento de nuevas empresas potenciales.
A2: Altos costos en los repuestos.
A3: Situaciones económicas y políticas del país.
A4:Carreteras en mal estado.
A5:Robo de los vehículos pesados.
A6: Cambios en la normativa y leyes de transporte del país
Fortalezas F1:Alto número de socios.
F2: Cuenta con una flota moderna de vehículos pesados.
F3: Brindar un servicio eficiente y eficaz a los clientes.
F4: Años de trayectoria en el mercado.
F5: Participación continua de los socios en las reuniones.
F6: Buena relación con los proveedores.
Oportunidades
O1:Solidez económica de los clientes.
O2:. Buena imagen de la cooperativa con todo el entorno.
O3: Convenios estratégicos con grandes empresas.
O4: Construcción y mantenimiento de las carreteras a nivel nacional.
O5: Avance tecnológico para vehículos.
O6:Sistema de localización..
pág. 38 Para la realización de las matrices de comparación del análisis FODA, se tomaron en consideración los siguientes parámetros:
x Se relacionan debilidades y amenazas x Se relacionan fortalezas y oportunidades
x Se asigna una calificación que determina el grado de relación entre los factores, la cual es la siguiente:
1 = Bajo 2 = Medio 3 = Alto
x Se realizará la sumatoria de, tanto filas como columnas, resultados que serán considerados como relevantes si sobrepasan la cantidad de 12.
Tabla 15: Matriz comparativa de Debilidades y Amenazas
A1 A2 A3 A4 A5 A6 TOTAL D1 3 1 2 3 3 1 13 D2 3 2 3 1 3 1 13 D3 1 3 2 2 1 2 11 D4 3 3 2 2 2 1 13 D5 3 2 2 2 2 3 14 D6 1 2 1 1 2 2 9 TOTAL 14 13 12 11 13 10
Elaborado por: Autora
De acuerdo a la matriz comparativa de amenazas y debilidades, la carencia de un manual de procedimiento contable y administrativo, el no realizan una adecuada segregación de las funciones, la falta de conocimientos de los socios respecto a la gestión financiera y administrativa de la Cooperativa y la falta de capacitaciones al personal administrativo acerca de su cargo, son debilidades que la empresa debe minimizar a razón de que, estas le afectan negativamente.
pág. 39 Por otro lado el surgimiento de nuevas empresas potenciales, los altos costos en los repuestos y el robo de los vehículos pesados son amenazas que afectan altamente a la empresa en la parte financiera.
Tabla 16: Matriz comparativa Fortalezas y Oportunidades
O1 O2 O3 O4 O5 O6 TOTAL F1 2 2 3 1 2 1 13 F2 3 1 3 3 3 3 14 F3 3 1 3 3 2 3 13 F4 2 3 3 1 1 1 11 F5 1 3 2 1 3 2 12 F6 3 3 3 1 2 1 13 13 13 17 10 13 11
Elaborado por: Autora
De acuerdo a los resultados obtenidos en la matriz de comparación de fortalezas y oportunidades el alto número de socios, el contar con una gran flota de vehículos pesados, el brindar un servicio eficiente y eficaz a los clientes y el contar con la participación continua de los socios en las reuniones, son fortalezas esenciales que la Cooperativa debe aprovechar para mejorar su situación actual.
También, la solidez económica de los clientes, la buena imagen de la cooperativa con todo el entorno, los convenios estratégicos con grandes empresas y los avances tecnológicos para vehículos son oportunidades que la entidad debe considerar para abarcar más territorio y generar liquidez.
3.5. Factibilidad de la propuesta
La presente propuesta tiene una alta factibilidad de realizarse, en razón de que, la Cooperativa de Carga Pesada Presidente no cuenta con un manual de procedimientos
pág. 40 contables y administrativos que minimice errores en los procesos que realiza, no obstante, se cuenta con la apertura y decisión de los socios de obtener una herramienta que les sirva de gran ayuda en el correcto desempeño de sus actividades y contribuir con el desarrollo institucional.
Esta propuesta es factible en su efecto en el aspecto económico y operativo de las cuales se explica a continuación:
3.5.1 Factibilidad económica
En este aspecto es factible, debido a que, la aplicación de este manual no depende de muchos recursos económico y la cooperativa cuenta con esos recursos para implantar dicho manual en la organización y así con esto obtener mayores beneficios.
3.5.2 Factibilidad operativa
En este aspecto es factible en razón de que los socios, personal administrativo y personal contable tendrán una guía que les indica paso a paso las pautas y procesos que deben de seguir acorde a la actividad y así mejorar la gestión financiera, contribuyendo con la obtención de los objetivos institucionales.
3.6. Resultados científicos.
El manual de procedimientos tiene una estructura entendible y de fácil manejo, en su contenido tenemos; misión, visión, organigrama institucional, objetivos, alcance, niveles jerárquicos, descripción de funciones, simbología y procedimientos.
Estos últimos pretenden contribuir con los objetivos establecidos en la propuesta, además de, dotar al personal de la Cooperativa de una herramienta que le sirva de guía en el cumplimiento de las funciones.
pág. 41 Lo flujogramas permitirán una visualización adecuada y detallada de las actividades que se realizan, con el fin de que los usuarios obtengan los conocimientos necesarios para el correcto desempeño de sus labores.
A continuación se presenta el manual de procedimientos el cual será propuesto a las autoridades de la Cooperativa para que tomen la decisión de tomarlo en práctica.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
Este manual de procedimientos contable y administrativo, en el cual se asignan responsabilidades, es de cumplimiento de todo el personal administrativo y contable que ejerza una función dentro de la Cooperativa.
CONTENIDO: MISIÓN. VISIÓN. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL. OBJETIVOS. ALCANCE. NIVELES JERAQUICOS. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES SIMBOLOGÍA. SUPERVISIÓN Y CONTROL PROCEDIMIENTOS.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
1. Misión.
Ser una empresa de transporte de carga pesada de carretera que se mantenga en el mercado de la industria como la mejor opción de transporte, proporcionando un buen servicio a todos nuestros clientes con unidades modernas garantizando la seguridad de las personas y de nuestros trabajadores.
2. Visión.
Ser reconocida como la mejor empresa de transportación de carga en todo el territorio nacional brindando un servicio de calidad.
3. Organigrama Institucional
Gráfico 15 Organigrama Institucional
Fuente: Cooperativa de carga pesada Presidente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
4. Objetivos. General:
Establecer las funciones y procedimientos contables y administrativos necesarios para efectuar un correcto desempeño de las actividades de la Cooperativa.
Específicos:
Dotar a la Cooperativa de una herramienta que presente de manera estandarizada los procedimientos a realizarse en el área contable y administrativa
Proponer un guía fácil, ágil y verídica para el personal contable y administrativo Proporcionar al personal involucrado de conocimientos de cómo se realizan las
tareas encomendadas.
5. Alcance.
Aplica al personal del área contable y administrativo de la Cooperativa.
6. Niveles Jerárquicos
¾ Directivos:
Los Directivos de la Cooperativa se encuentran conformado por, el Presidente, Consejo Administrativo, Consejo de vigilancia y la Junta General de Socios. ¾ Administrativos
El personal administrativo se encuentra conformado por la Gerencia General, el Contador y la secretaría los cuales en conjunto con los consejos de administración y de vigilancia coordinan las actividades y operaciones que se van a desarrollar dentro de cooperativa.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
¾ Operativo
En este nivel se encuentran los socios, los cuales operan sus vehículos para brindar el servicio que factura la cooperativa con otras entidades.
7. Descripción de funciones Asamblea General de Socios
La Asamblea General es el máximo órgano de gobierno de la cooperativa y estará integrada por todos los socios, quienes tendrán derecho a un solo voto, sin considerar el monto de sus aportaciones y que podrá ser ejercido en forma directa o mediante delegación a otro socio. Sus decisiones y resoluciones obligan a todos los socios y a los órganos de la cooperativa.
Funciones
x Administrar, y vigilar el buen funcionamiento de la cooperativa
x Discutir, aprobar, modificar o rechazar las cuentas y balances presentados por el contador.
x Resolver acerca de la forma de reparto de las utilidades, formación de la reserva legal y en casos necesarios de la reserva facultativa.
x Tomar decisiones pertinentes de la cooperativa
x Realizar reuniones ordinarias y extraordinarias presididas por el presidente de la cooperativa.
x Elegir, nombrar y remover a los consejos de administración y vigilancia.
x Dar resolución a los informes de los consejos de administración, vigilancia y de la gerencia.
x Conocer, entender y aprobar los planes estratégicos y operativos y presupuesto de la cooperativa.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
x Emitir resoluciones según amerite el caso.
x Cumplir y hacer cumplir las normativas, reglamentos y disposiciones tanto legales como de la institución.
Concejo de Vigilancia
Es el órgano de control interno de las actividades económicas que, sin injerencia e independiente de la administración, responde a la Asamblea General; estará integrado por un mínimo de tres y máximo cinco vocales principales y sus respectivos suplentes, elegidos en Asamblea General en votación secreta.
Los vocales durarán en sus funciones el tiempo fijado en el estatuto social, que no excederá de cuatro años y podrán ser reelegidos por una sola vez.
Funciones
x Controlar y evaluar periódicamente la acción de compras y erogaciones económicas realizadas por la gerencia y contabilidad.
x Establecer límites de gastos y las remuneraciones del personal administrativo. x Vigilar el cumplimiento de las presupuestaciones.
x Aplicar acciones de fiscalización de acuerdo a las normas reglamentos internos y los establecidos por la ley.
x Denunciar ante el Presidente de la Cooperativa y Gerencia de cualquier negligencia o actos ilícitos que se incurran en la cooperativa.
x Emitir informes a la gerencia y presidencia de la labor realizada. x Realización de arqueos de caja y cuentas contables.
x Verificar la veracidad y razonabilidad de la información financiera y contable. x Cumplir y hacer cumplir las normativas, reglamentos y disposiciones tanto
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
Consejo de Administración
Es el órgano directivo y de fijación de políticas de la cooperativa, estará integrado por un mínimo de tres y máximo nueve vocales principales y sus respectivos suplentes, elegidos en Asamblea General en votación secreta.
Funciones
x Asignar y nombrar al Presidente del Consejo y de la Cooperativa
x Administrar y dirigir la cooperativa de acuerdo a lo establecido en las normas leyes y reglamentos vigentes y de la mejor manera posible.
x Fijar las políticas pertinentes para el correcto funcionamiento de la cooperativa. x Examinar y verificar que los procesos administrativos y financieros realizados
por otros funcionarios se cumplan a cabalidad.
x Controlar los recursos financieros y económicos de la cooperativa mediante los informes emitidos por contabilidad y gerencia.
x Presentar presupuestos anules hasta el 15 de enero de cada año para su aprobación.
x Realizar informes de acuerdo a la Junta General de Socios de la labor que realizan.
x Cumplir y hacer cumplir las normas, leyes, reglamentos y estatutos tanto institucionales como legales.
Presidente
El Presidente del Consejo de Administración lo será también de la Cooperativa y de la Asamblea General, será designado por el Consejo de Administración de entre sus miembros, ejercerá sus funciones dentro del periodo señalado en el estatuto social y podrá ser reelegido por una sola vez mientras mantenga la calidad de vocal de dicho
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
Consejo, quien tendrá voto dirimente cuando el Consejo de Administración tenga número par.
Funciones
x Dirigir el Consejo Administrativo y a la Junta General de Socios.
x Proponer en la Asamblea acciones correctivas y preventivas para el buen funcionamiento de la Cooperativa.
x Convocar a Juntas de socios según lo estipulado en las normas vigentes. x Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias a los Consejos
x Denunciar cualquier negligencia o actos ilícitos que se incurran en la Cooperativa en la Junta General de Socios.
x Coordinar con la Gerencia la gestión institucional para el cumplimiento de los planes estratégicos y operativos además de los presupuestos realizados. x Exigir a los Consejos de Administración y Vigilancia los informes pertinentes. x Presidir las reuniones de Socios y de los Consejos además de asistir a eventos
donde se encuentre involucrada la Cooperativa.
x Reemplazar al Gerente en caso de falta o impedimento de la asistencia de este. x Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de las Juntas de Socios.
x Cumplir y hacer cumplir las normas, leyes, reglamentos y estatutos tanto institucionales como legales.
Gerente General
El Gerente es el representante legal, judicial y extrajudicial de la Cooperativa, siendo de libre designación y remoción por parte del Consejo de Administración y será responsable de la gestión y de su administración integral, de conformidad con la Ley, su Reglamento y el estatuto social de la cooperativa.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
En caso de ausencia temporal le subrogará quien designe el Consejo de Administración, el subrogante deberá cumplir con los mismos requisitos exigidos para el titular.
Funciones
x Representar en la parte legal, judicial y extrajudicial a la Cooperativa.
x En conjunto con el Presidente administrar todo lo concerniente a negocios, toda clase de actos o contratos que tenga la Cooperativa y todo lo concerniente a esta.
x Preparar y presentar rendición de cuentas y balances para la Junta General de Socios.
x Realizar en conjunto con el Presidente lo títulos y talonarios de las acciones de las demás actas de la Junta General de Socios.
x Velar por el cumplimiento de metas, objetivos planificados en los planes operativos anuales.
x Cumplir y hacer cumplir las normas, leyes, reglamentos y estatutos tanto institucionales como legales.
Secretaria
Esta es la persona encargada de llevar las anotaciones y registros y todo lo que compete a su cargo, tales como atención al cliente, manejo de documentación y archivos, gestión de la información entre otras.
Funciones
x Registrar con claridad y precisión todas las sesiones en los libros de actas, sin alterar o dañar las mismas.
x Atender clientes de la Cooperativa.
x Llevar registro de las asistencias de los socios a reuniones, con su debido informe.
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x Asistir a las Juntas Generales de Socios. x Encargada de la agenda gerencial.
x Responsable de la documentación de la Cooperativa y actualización de estos. x Realizar pedidos de materiales de la Cooperativa.
Contador
El Contador de la Cooperativa debe validar los registros contables, realizar cierres mensuales y anuales oportunamente, y gestionar la información contable y financiera así como de recursos materiales y económicos entre otros.
Funciones
x Prepara estados financieros y otros informes referentes a las operaciones de la cooperativa.
x Realiza el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias y prestaciones sociales de la cooperativa.
Asistente Contable
Es la persona que asiste al Contador ayudándole en la realización de los Balances y de todo lo referente a la contabilidad.
Funciones
x Recibe, examina, clasifica, y realiza los registros contables de las transacciones y operaciones que se dan en la cooperativa con su debida documentación. x Revisa y compara lista de pagos comprobantes u cheques y cualquier otro
registro de las cuentas respectivas.
x Archiva y resguarda información y documentos contables para el uso y control interno.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
8. Simbologíapara el diseño de procesos
Esta simbología no es nada más que símbolos, los cuales permitirán presentar de manera gráfica los procedimientos que se deber realizar en una determinada actividad para su adecuada ejecución.
Estos símbolos están entrelazados para formar diagrama de flujo el cual permitirá plasmar en una gráfica las actividades relevantes de la cooperativa poniendo paso a paso como se debe realizar dicha operación, lo que facilita a los usuarios a tener una fácil comprensión del trabajo a desarrollarse.
Entre los símbolos más utilizados tenemos los siguientes:
Símbolo Descripción
El símbolo terminal ovalo que identifica sin ninguna ambigüedad, el principio y el final de un proceso.
El símbolo actividad es un rectángulo que designa una actividad dentro de cada rectángulo se incluye una breve descripción de cada actividad
El símbolo decisión es un rombo, que señala un punto en el proceso en el que hay que tomar una decisión. En él se ramifican en dos o más vías el camino que se puede seguir (si, no, cierto, falso).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
La línea de flujo representa una vía del proceso que conecta elementos del proceso: actividades, decisión, documentos.
El conector es un circulo que se utiliza para indicar la continuidad del diagrama de flujo, se utiliza cuando el diagrama abarca dos o más hojas
El símbolo documento representa un documento generado por el proceso y es donde se almacena la información relativa a él.
9. Supervisión y control
El consejo de vigilancia será el encargado de realizar la supervisión y control de la realización de los procedimientos acordes como lo establece este manual, ejecutando las acciones de manera constantemente y dedicado al personal pertinente.
Acciones a realizar
x Sociabilizara este manual con todo el personal administrativo y contable x Poner a la disposición de todos este manual
x Supervisara su cumplimiento de forma periódica
x Comunicara a las autoridades pertinentes del incumplimiento para tomar medidas correctivas
10. procedimientos.
A continuación, se proponen esquemas a seguir para los procedimientos administrativos y contables más utilizados dentro de la cooperativa de carga pesada Presidente los cuales se describen de la siguiente manera:
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PROCEDIMIENTO DE:
Planificación estratégica
Personal
Encargado Procesos
Gerente:
1. Procede a realizar un diagnóstico interno y externo con el fin de determinar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas de la cooperativa.
2. Expone la información del diagnóstico situacional al Consejo Administrativo.
Consejo Administrativo:
3. Determina el direccionamiento estratégico que se le va a dar a la Cooperativa durante los 5 años
4. Determina los componentes estratégicos, que serán útil para las metas de la Cooperativa.
Gerente: 5. Revisa los componentes estratégicos, programas y
proyectos definidos en la planificación estratégica.
Consejo Administrativo:
6. Sistematiza los programas y proyectos que van a ser aplicados en la Cooperativa.
7. Envía al contador los programas y proyectos para establezca el respectivo presupuesto.
Gerente: 8. Elabora el borrador de la planificación estratégica.
Consejo
Administrativo: 9. Revisa el borrador de la planificación estratégica.
Gerente:
10. Elabora la propuesta definitiva de la planificación estratégica
11. Lo expone a la Asamblea General de socios para su aprobación
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Asamblea General de
Socios
x Aprueba la planificación estratégica.
Flujograma
Gráfico 16 Planificación estratégica
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PROCEDIMIENTO DE:
Planificación Operativa Anual
Personal
Encargado Procesos
Gerente: 1. Convoca a reunión al consejo administrativo para la
elaboración del plan operativo anual
Gerente y Consejo Administrativo:
2. Elaboración del plan anual operativo
Gerente:
3. Determina los supuestos ingresos y egresos que se va a tener en la cooperativa en el año de operación.
4. Desarrolla el plan operativo de acuerdo a año que se va a realizar
Consejo Administrativo:
5. Convoca a reunión de socios para exponerles el plan operativo anual
Asamblea General de
Socios
6. Aprueba el plan operativo anual
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Flujograma
Gráfico 17 Planificación Operativa Anual
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA COOPERATIVA DE CARGA PESADA PRESIDENTE
PROCEDIMIENTO DE:
Indicadores de Gestión
Personal
Encargado Procesos
Gerente:
1. En base a los requerimientos de la cooperativa determina los indicadores de gestión que le permitan medir el resultado de