Diagnóstico preliminar de la institución
En esta etapa del diagnóstico preliminar, conceptualmente se tiene previsto la realización de las siguientes actividades y procedimientos.
Información de la institución • Estructura orgánica
El estatuto orgánico sustitutivo de gestión organizacional por procesos del ministerio de salud pública, emitido con el acuerdo ministerial 4520 de 13 de noviembre de 2013 y publicado en el registro oficial 118 de 31 de marzo de 2014, establece la estructura orgánica del nivel distrital así:
Proceso Gobernante
Director Distrital de Salud Proceso Agrega dores de Valor
Unidad Distrital de Vigilancia de la Salud Publica
Unidad Distrital de Promoción de la Salud e Igualdad
Unidad Distrital de Provisión y Calidad de los Servicios de Salud Procesos Habilitantes de Asesoría
Gestiones distritales de Planificación, Estadística y Análisis de información de Salud.
Gestión Distrital de Asesoría Jurídica
Gestión Distrital de Tecnologías de la Información y Comunicación
Gestión Distrital de Comunicación, Imagen y Prensa Procesos Habilitantes de Apoyo
Gestiones Distritales de Talento Humano, Financiero y Administrativo
Gestión Distrital de Ventanilla Única de Atención al Usuario
Adicionalmente, según Acuerdo Ministerial 4521 emitido el 14 de noviembre de 2013, las Direcciones Distritales de Salud son las encargadas de coordinar, planifica, evaluar, controlar, gestionar y ejecutar los recursos de los
establecimientos del Primer Nivel de Atención, asignándose 46 unidades operativas, a la dirección Distrital 16D01, de acuerdo a la ubicación geográfica. Objetivos de la Entidad
El artículo 2 del estatuto de Gestión Organizacional por Procesos establece como objetivos estratégicos, los siguientes.
a. Incrementar la eficiencia y efectividad del Sistema Nacional de Salud. b. Incrementar el acceso de la población a servicios de salud.
c. Incrementar la vigilancia, regulación, control, promoción y prevención de la Salud d. Incrementar la satisfacción de los ciudadanos con respecto a los servicios de salud. e. Incrementar las capacidades y competencias del Talento Humano
f. Incrementar el uso eficiente del presupuesto
Incrementar la eficiencia y efectividad de las actividades operacionales del ministerio de Salud Pública y entidades adscritas.
g. Incrementar el desarrollo de la ciencia y la tecnología en base a las prioridades sanitarias de la salud.
Base legal
Con el Decreto Ejecutivo 3292 de 29 de abril de 1992, publicado con el Registro Oficial 932 de 11 de mayo de 1992, se establecieron los sistemas locales de salud (SILOS) mediante la modalidad de áreas de salud como nivel básico de organización y operación regionalizada de los servicios de salud del ministerio de salud pública, con capacidad resolutiva técnica, administrativa y financiera, recibiendo supervisión y asesoramiento del nivel provincial.
Con acuerdo ministerial 703 de 7 de diciembre de 2010, el ministerio de salud pública aprobó el manual de sistema de salud y capacidad resolutiva de las unidades operativas, encontrándose el Área N° 1 Puyo, con un centro de salud, tres sub centros de salud urbano y siete sub centros de salud rurales.
El Ministerio de Salud Pública, con Acuerdo Ministerial 1549 de 1 de agosto de 2012, sustituyo la denominación de Área N° 1 Puyo centro de Salud urbano Puyo por dirección Distrital de Salud N° 16D01, por lo que a partir de esa fecha inicio sus operaciones como distrito.
Con Acuerdo Ministerial 4632 de 19 de diciembre de 2013, publicando en el Registro Oficial 168 de 23 de enero de 2014, la ministra de salud pública sustituyo la denominación de la Dirección Distrital de Salud N° 16D01, por dirección Distrital 16D01 –Pastaza –Mera – Santa Clara – Salud.
Sistema de archivo
La documentación sujeta al examen especial de auditoría financiera, componente medicamentos e insumos médicos, se encuentra archivada en forma cronológica en la oficina de archivo del distrito a cargo del departamento de contabilidad.
Tabla de abreviaturas Tabla 15 Tabla de abreviaturas
CUR Comprobante Único de Registro EOD Entidad Operativa Desconcentrada IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social INCOP Instituto Nacional de Contratación Publica
SERCOP Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Publica SILOS Sistema Locales de Salud
USD Dólares de los Estados Unidos de América PT.CP.1 Papeles de trabajo
PT.E 2/1 Papeles de trabajo ejecución ¥ Información tomada de los mayores √ Verificado / Conciliado
Σ Sumatoria Total
§ Cálculos realizados por el Auditor
Financiamiento Presupuesto Año 2016
Presupuesto Año 2017
Presupuesto a octubre 2018
En dólares de los estados unidos de Norteamérica, a continuación, se muestran los montos de los recursos examinados.
Tabla 16 Presupuesto de los años auditados
FUENTE ITEM 2016 2017 2018 TOTAL
Cédulas presupuestarias de los años 2016,2017, hasta octubre del 2018 53-08-09 319,400.47 253,470.34 247,602.20 820,473.01 53-08-10 5,966.01 11,591,36 2,766.40 8,732.41 53-08-26 36,214.94 77,914.22 83,034.06 197,163.22 TOTAL 361,581.42 342975.92 333,402.66 1.037,360.00
Principales políticas contables.
Las siguientes políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos específicos adoptados al inferior de los procesos y el apoyo de la secretaria distrital de salud con el fin de garantizar el procedimiento y reporte contable y oportuno de la información contable necesaria para elaborar y presentar los estados financieros.
El distrito de salud tiene varias políticas contables en la que se dividen en:
Organización contable
Integración presupuestaria y patrimonial
Gestión contable por procesos
Generación de información contable
Controles a la elaboración de los estados contables
Presentación de información contable
La cual nos permite una interrelación en los que están conectados de forma ordenada.
Tabla 17 Memorándum de planificación
DIRECCIÓN DISTRITAL 16D01 PASTAZA- MERA- SANTA CLARA- SALUD
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA FINANCIERA COMPONENTE: MEDICINAS E INSUMOS MEDICOS PERIODO: ENERO DEL 2016, 2017 A OCTUBRE DEL 2018 MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Entidad “DIRECCIÓN DISTRITAL 16D01 PASTAZA- MERA- SANTA CLARA- SALUD”
Auditoria Financiera a: “Auditoría financiera aplicada a la Dirección Distrital 16d01 Pastaza, Mera, Santa Clara, Salud, para determinar la razonabilidad de la información financiera en los procesos desarrollados durante el periodo del año 2016, 2017, a Octubre del 2018”
Preparado por: Sr. Jonathan David Tayupanda Martinéz Revisado por: Dra. Miryam Janeth Arévalo Haro
1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA Informe de auditoría, memorando de antesedentes
2. FECHA DE INTERVENCION
Orden de trabajo Orden de trabajo MSP-CZ3-DD16D01-2018-6649
Inicio del trabajo en el campo
05 de noviembre de 2018
Finalización del trabajo en el campo
28 de febrero del 2019
3. EQUIPO MULTIDICIPLINARIO
Jefe de equipo Sr. Jonathan Tayupanda 4. DIAS PRESUPUESTADOS
FASE I, conocimiento preliminar
Del 05 de noviembre al 10 de diciembre
FASE II, planificación especifica
Del 11 de diciembre al 23 de diciembre
FASE III, ejecución Del 03 de enero del 2019 al 10 de febrero
FASE IV, comunicación de resultados
Del 12 de febrero al 25 de febrero
5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
5.1 Materiales Se necesitó el uso de un computador portátil, material de oficina, servicio de Internet, varios libros para consultar, y otros instrumentos necesarios para la ejecución del presente trabajo.
5.2 Viáticos y pasajes Para la movilización se estima gastar aproximadamente $50 dólares americanos, los mismos que son asumidos por el equipo de trabajo.
6. ENFOQUE DE LA AUDITORIA 6.1 Información general de la entidad
Misión Ejercer la rectoría, regulación, planificación, coordinación, control y gestión de la Salud Pública ecuatoriana a través de la gobernanza y vigilancia y control sanitario y garantizar el derecho a la Salud a través de la provisión de servicios de atención individual, prevención de enfermedades, promoción de la salud e igualdad, la gobernanza de salud, investigación y desarrollo de la ciencia y tecnología; articulación de los actores del sistema, con el fin de garantizar el derecho a la Salud.
Visión El Ministerio de Salud Pública, ejercerá plenamente la gobernanza del Sistema Nacional de Salud, con un modelo referencial en Latinoamérica que priorice la promoción de la salud y la prevención de enfermedades, con altos niveles de atención de calidad, con calidez, garantizando la salud integral de la población y el acceso universal a una red de servicios, con la participación coordinada de organizaciones públicas, privadas y de la comunidad.
Objetivos El artículo 2 del estatuto de Gestión Organizacional por 36
Procesos establece como objetivos estratégicos, los siguientes.
a. Incrementar la eficiencia y efectividad del Sistema Nacional de Salud.
b. Incrementar el acceso de la población a servicios de salud.
c. Incrementar la vigilancia, la vigilancia, la regulación, de control, la promoción y prevención de la Salud d. Incrementar la satisfacción de los ciudadanos con
respecto a los servicios de salud.
e. Incrementar las capacidades y competencias del Talento Humano
f. Incrementar el uso eficiente del presupuesto
g. Incrementar la eficiencia y efectividad de las actividades operacionales del ministerio de Salud Pública y entidades adscritas.
h. Incrementar el desarrollo de la ciencia y la tecnología en base a las prioridades sanitarias de la salud.
Financiamiento Las fuentes de financiamiento serán responsabilidad del Estado y de las personas con capacidad de contribución. El aseguramiento social será responsabilidad final del IESS, estableciéndose una etapa transicional de protección social bajo el modelo mejorado de la Ley de Maternidad Gratuita y Atención a la Infancia
Componentes orientadas hacia razonabilidad de los estados financieros
53-08-09 Existencias de Medicamentos
53-08-10 Dispositivos Médicos para Laboratorio Clínico y Patológico
53-08-26 Dispositivos Médicos de Uso General 6.2 Enfoque a:
Enfoque orientada hacia la razonabilidad de la informacion financiera
Verificación de la razonalidad de los procesos financieros
6.3 Objetivos
6.3.1 Objetivo general Desarrollar un Examen Especial de Auditoría Financiera al Componente medicinas e insumos médicos del Distrito 16D01 PASTAZA-MERA-SANTA CLARA-SALUD, en la ciudad de Puyo para determinar la razonabilidad de los saldos entre el año 2016,2017, hasta octubre del 2018.
6.3.2 Objetivo específico Realizar la planificación del Examen Especial de Auditoría Financiera.
Ejecutar el trabajo por medio del análisis de documentos y técnicas de verificación de un examen especial, para determinar los hallazgos basados en evidencia suficiente, pertinente y relevante.
Emitir el comunicado de resultados a través del respectivo informe final de auditoría para la aplicación de las acciones correctivas por parte de la Gerente/Propietaria.
Especificos por cada uno de los Componentes
Dterminar la existencia real de los valores que reflejen en los estados financieros
Determinar la razonabilidad delas cuentas mencionadas anteriormente
Determinar la utilizacion adecuada de los recursos presupuestaria asignados a la cuenta de medicina he insumos medicos.
6.4 Alcance: De acuerdo con el plan de auditoría previsto en el desarrollo de la presente investigación se realizará con el transcurso de 56 días laborables, el alcance de la auditoría corresponde a la Dirección Distrital de Salud pública de Pastaza que comprende del año 2016, 2017, octubre del 2018, así que pretende proporcionar soluciones viables y constructivas para garantizar el cumplimiento de los recursos financieros y lograr un mejor control de las actividades.
6.5 Resumen de los resultados de la evaluación del control interno.
Se realizara y aplicará el cuestionario del sistema de control interno por cada componente
6.6 calificacion de los factores de riesgo de auditoria.
Se valorará la calificación respectivamente por cada componente.
6.7 Grado de confianza. Se adjuntara la matris de riesgo por componente en la cual se indica en grado de confianza
6.8 Trabajo a realizar por los auditores en la face de ejecucion
Se aplicara el cuestionario, procedimientos sustantivos y de control, los cuales se destacan en el programa de auditoria, matriz preliminar de riesgo y calificación de ponderación de riesgos.
7. Colaboración de la entidad auditada
Facilidad de información general y financiero de la entidad para el desarrollo de la investigación.
Aplicación de cuestionarios, encuestas, entrevistas, procedimientos sustantivos y de control
8. COLABORACIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA
9. Otros aspectos El presente trabajo fue creado con base del conocimiento de la entidad y la información obtenida en la fase de conocimiento preliminar
10. Firma de responsabilidad
de la planificación Sr. Jonathan Tayupanda Auditor operativo 11. Firma de aprobación de
la planificación Dra. Miryan Arévalo Jefe de Equipo
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Objetivo: Alcanzar un conocimiento general de la entidad, a fin de realizar una evaluación de la estructura organizacional con el propósito de determinar los procedimientos de auditoría a aplicarse.
N° PROCEDIMIENTO REF.P/T ELAB. POR: FECHA
1 Constituir un acuerdo entre la entidad y el auditor para el desarrollo de las actividades de auditorías.
PT.CP.1 J.T 05/11/2018
2
Ejecutar la revisión de la estructura orgánica de la entidad para conocer sus procesos y operaciones que manejan cada departamento.
PT.CP.2 J.T 03/12/2018
3 Elaborar y aplicar el cuestionario de conocimiento control Interno.
PT.CP.3 J.T 20/12/2018
CARTA DE PRESENTACIÓN
Figuras 3 Carta de presentación
PT.CP-1 1/3
CARTA DE ACEPTACIÓN PT.CP-1 2/3
Figuras 4 Carta de presentación
Figuras 5 Carta de presentación
PT.CP-1 3/3
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LAS DIRECCIONES DISTRITALES
Figuras 6 Organigrama estructural
PT.CP-2 1/1
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Tabla 18 Cuestionario N° PREGUNTAS RESPUESTAS OBSERVACIÓN SI NO
1 ¿Se ha realizado anteriormente auditoria en la entidad?
10 Si se han realizado
anteriormente en la entidad auditoria. 2 ¿Se dan a conocer por medio de
informes las funciones ejercidas o realidad por el personal al director?
7 3
3
¿El personal que disfruta de vacaciones es sustituido por alguien durante su ausencia? 10 No se sustituye al personal de su puesto de trabajado cuando se encuentra en vacaciones 4 ¿Se mantiene un registro detallado
de los informes y registros que llegan a la institución?
5 5
5 ¿Se almacena las existencias de forma sistemática?
9 1
6 ¿Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por la máxima autoridad de la entidad?
6 4
7 ¿Los funcionarios de la institución cumplen con la jornada laboral establecida por el ministerio de relaciones laborales?
10
Todos los funcionarios de la entidad si cumplen con las hojas de jornada establecidas. 8 ¿Están definidos los puestos y
cargos de cada uno de los
PT.CP-3 1/2
funcionaros de la institución?
10 9 ¿Se mantiene información
actualizada y estadísticas de precios que permitan detectar los momentos oportunos de compra?
7 3
10 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los proveedores?
10
No se solicita cotizaciones de precios 11 ¿Se preparan Órdenes de Compra
para todas las Adquisiciones?
8 2
12 ¿Existen normas sobre autorizaciones de compra basadas en el monto o límite de la misma?
6 4
13 ¿Existen normas de control interno en la entidad?
9 1
14 ¿Se actualizan las políticas de acuerdo con las circunstancias?
7 3
TOTAL 94 46
REVISADO POR: Dra.: Miryan Arévalo
DETERMINACION DEL NIVEL DE RIESGOS
Confianza ponderada = calificación total * 100 = 118*100 = 67.14% Ponderación total 140 140
Tabla 19 Matriz de evaluación del nivel de riesgo
GRADO DE CONFIANZA CALIFCACION PORCENTUAL NIVEL DE RIESGO
BAJO 15% - 50% ALTO
MEDIO 51% – 75% MEDIO
ALTO 76% - 99% BAJO
Resultados:
Nivel de riego corresponde a: 100% - 67.14% = 32.86%, por lo tanto, se puede determinar que el nivel de confianza y el nivel de riesgo es medio.
Puntos de interés para la auditoria
De la evaluación realizada por la auditoria se determinan varias observaciones preliminares, que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la auditoria es que la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:
• No hay registros contables oportunos
En el distrito de salud de Pastaza existe un gran problema con el registro contable oportunos con la cuenta de medicinas e insumos médicos, que en su mayoría no son registradas e informadas en su debido momento y así causando un desorden y problemas al departamento administrativo financiero que vienen arrastrando los mismos inconvenientes años atrás.
• Presentación de informes de inventarios inoportunos
Los informes de los inventarios en su mayor parte no son entregados en su debido momento o a su vez entregan con fallas teniendo que volver a realizar un nuevo informe tardando más tiempo en entregar los informes de inventarios que son de suma importancia.
PT.CP-4 1/2
• Registros erróneos
En el registro de los mayores de la cuenta de medicamentos se encuentran fallas que aún no son corregidas adecuadamente con lo que nos da una confusión entre las cuentas y saldos registrados erróneos.
• Ausencia de acta entrega recepción de los diferentes períodos anteriores
La falta de las acta entrega recepción de períodos anteriores es la causante para no poder constatar los saldos de los años anteriores causando problemas en el registro contable y perjudicando al departamento administrativo financiero.
Programas específicos de trabajo
En anexos adjuntos se presenta el programa específico de trabajo, obtenido a base de la evaluación del control interno realizando la auditoria.
Fase II Planificación Específica PROGRAMA DE AUDITORÍA
OBJETIVO: alcanzar un conocimiento general de la entidad, a fin de realizar una evaluación de la estructura organizacional con el propósito de determinar los procedimientos de auditoría a aplicarse.
Nº PROCEDIMIENTO REF.P/T ELAB.
POR:
FECHA
1 Estructurar el programa de trabajo, la matriz preliminar de riesgos.
PT.PE. 6 J.T
2 Estructurar, analizar y evaluar el sistema de Control Interno de los tres componentes, Determinar el nivel de riesgo, analizar y emitir conclusiones
PT.PE. 7 J.T
4 Verificar los montos y recursos examinados de los años 2016, 2017, octubre 2018
PT.PE. 8 J.T
6 Determinar Hallazgos del sistema de control interno
PT.PE. 9 J.T
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA Cuestionario de conocimiento específico Tabla 20 Programa de trabajo
DIRECCIÓN DISTRITAL 16D01 PASTAZA- MERA- SANTA CLARA- SALUD
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA FINANCIERA AL COMPONENTE MEDICINAS E INSUMOS MÉDICOS PERIODO: Enero del 2016,2017, a Octubre del 2018 PROGRAMA DE TRABAJO
COMPONENTE: MEDICINAS E INSUMOS MEDICOS
N° OPERACIÓN HORAS E. HORAS R. HECHO POR FECHA 1 Objetivo de la auditoria
Determinar la existencia, integridad presición y oportunidad con que se administran las medicinas e insumos médicos de la Dirección Distrital 16d01 Pastaza-Mera-Santa Clara-Salud.
J.T 21/01/2019
2 Objetivo especifico
Determinar la existencia e integridad de las compras de medicamentos e insumos médicos
Determinar los movimientos en el proceso de distribución y almacenaje de los medicamentos e insumos médicos en la bodega del Distrito
Determinar la razonabilidad de la información contable física en la bodega respecto a los medicamentos e insumos médicos.
J.T 21/01/2019
3 PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 1.1 Aplicar un cuestionario de control
interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo.
1.2 Revisar mediante la técnica combinada de observación y confirmación que los medicamentos entregados sean entregados conformemente a las unidades.
J.T J.T 24/01/2019 24/01/2019 PT.PE. 6 – 1/2 49
1.3 Verificar mediante la técnica de observación un recorrido por el área de bodega constatando que los Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos se encuentren registrados.
1.4 Evidenciar mediante la técnica documentada si las medicinas y los productos farmacéuticos entregadas a las diferentes unidades de salud coinciden con los registros documentados por bodega.
1.5 Verificar mediante la técnica de documentada si los responsables del Distrito entregan sus respectivas acta entrega recepción al
departamento administrativo financiero. J.T J.T J.T 27/01/2019 28/01/2019 29/01/2019 4 PROSEDIMIENTOS SUSTANTIVOS 4.1 Verificar que las medicinas y productos farmacéuticos se encuentren en un excelente estado
4.2 evidenciar mediante la técnica de observación los documentos de la entrega de medicina a los diferentes sub centros y unidades móviles.
4.3Verificar mediante documentacion el consumo de los medicamentos en los diferentes unidades de salud.
4.4 verificar la contatación de las medicinas con los documentos de acta entrega recepción a los responsables de su respectiva entrega. J.T J.T J.T J.T 04/02/2019 04/02/2019 04/02/2019 04/02/2019
Elaborado por: J.T Revisado por: Dra. M.A
FECHA: 04/02/2019
MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGOS Tabla 21 Matriz preliminar de riesgo
DIRECCIÓN DISTRITAL 16D01 PASTAZA-MERA-SANTA CLARA-SALUD
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA FINANCIERA AL COMPONENTE MEDICINAS E INSUMOS MÉDICOS PERIODO: Enero del 2016,2017, a Octubre del 2018 MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGOS
COMPONENTE CALIFICACIÓN DE RIESGO CALAFICACIÓN DE RIESGO ENFOQUE PRELIMINAR INHERENTE FUNDAMENTO CONTROL FUNDAMENTO
Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos Medio *No registran adecuadamente la entrega de documentos de acta entrega recepción *No es legible las palabras en los recetarios en muchos de los casos. Medio *Incumplimiento de los registros de recetarios dirigidos a los pacientes de las unidades *Escasa revisión de los documentos de recetarios de consumos en los diferentes sub centros *comprobar con la observación que los registros de los recetarios sean legibles y correctos
Elaborado por: J.T Revisado por: Dra. M.A Fecha: 05/02/2019 PT.PE.6 – 2/2
CUESTIONARIO DE COTROL INTERNO Tabla 22 Cuestionario de control interno
DIRECCIÓN DISTRITAL 16D01 PASTAZA- MERA- SANTA CLARA- SALUD
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA FINANCIERA AL COMPONENTE: MEDICINAS E INSUMOS MÉDICOS PERIODO: Enero del 2016,2017, a Octubre del 2018 CUESTIONARIO DE COTROL INTERNO
N° FACTOR DE RIESGO SI NO OBSERVACIÓN
COMPONENTE: Medicamentos e insumos médicos
Subcomponente: Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos 1 ¿La dispensación de medicamentos es de
vital importancia y requiere condiciones físicas adecuadas?
X
2 ¿Se registran los egresos de bodega las medicinas entregadas a los diferentes sub centros de salud y unidades móviles?
X
La máyoria de veces no son registrados los medicamentos entregados a las unidades de